日報とは？「書くことがない」のは運用の仕方が正しくない？エンゲージメント向上の観点から解説

日報の目的

1日の業務の振り返りと上司への進捗報告

■株式会社八神製作所の事例 上司と部下のコミュニケーションや育成の観点で日報を運用していた株式会社八神製作所。アプリで日報提出ができるようになり業務が効率化し、日報をオープンにしたことでナレッジの横展開も実現しました。 ＞＞日報活用から情報が集まる場所作りへ。創業150周年を迎える老舗企業の取り組みとは

現場の頑張りの見える化・従業員へのフォロー

■株式会社ファミリーの事例 株式会社ファミリーでは、ただ業務を報告するのではなく「今日1日の仕事を通じて感じたこと」、つまり「感情の部分」を書くというルールで日報を運用。日報で落ち込んでいる従業員がいると、先輩や他の従業員から声かけやケアがされており、代表も日報を通して「書いてる個人の『気持ちのバロメーター』」を見ているそうです。 ＞＞称賛文化が浸透し、お客様への意識も向上した取り組み。「感情」を伝え合うことが次につながる。

日報に必要な項目例

・今日の目標

・今日の業務内容及び成果

・良かった点

・課題及び改善点

・明日の目標

日報を記入する時の注意点

定量的に表現すること

× 悪い例

・今日の業務内容及び成果 10:00-12:00　テレアポ 13:00-14:00　○○様と打ち合わせ 14:30-17:00　納品処理 17:00-18:00　○○ミーティング

○ 良い例

・今日の目標 アポ獲得2件（15/20件） 納品処理3件（8/10件）   ・今日の業務内容及び成果 10:00-12:00　テレアポ（コール数20件、獲得2件） 13:00-14:00　○○様と打ち合わせ 14:30-17:00　納品処理4件 17:00-18:00　○○ミーティング（議事録：URL〜〜〜）   ・良かった点 納品処理に慣れてきて、2時間30分で4件こなせるようになりました。   ・課題及び改善点 ○○様との打ち合わせでシステムに対する質問を多数いただきましたが、全部回答することができませんでした。次回、他で同様の質問をいただいた際は回答できるよう先輩に教えてもらい自分の知識にします。   ・明日の目標 アポ獲得1件（16/20件） 今日の○○ミーティングでの決定事項の通り、○○を徹底して実施

効率的に良い日報を提出するコツ

一日の最後にまとめず、都度残していく

日報のテンプレート例

▼事務職編

・今日の業務内容 ・気づき、共有事項 ・明日の業務 ・一言

▼営業職編

・今日の業務内容 ・数字の進捗 ・良かった点、課題 ・明日の業務内容

日報でコミュニケーション活性化

日報でコミュニケーション活性化に取り組むなら『TUNAG』

1）スマホから簡単に利用できる

2）PDCAを回しやすい

3）過去の日報を振り返ることができる

日報などの社内の取り組みはPDCAが重要

日報と社内コニュニケーション

日報というと、どこの会社も行っている業務の一つだといえるでしょう。インターネットの普及とともに、社内の取り組み全般がIT化していく時代の中、日報もIT化が進み、アプリで運用する会社が年々急増しています。では、なぜ日報アプリを運用する会社が増えているのでしょうか？

近年、社内のコミュニケーションに課題があると感じている企業が約8割あります。


その理由としては、

・経営層が社員に会社の方向性や社員に期待していることを伝えていない。

・表面上のコミュニケーションのみで、業務上のコミュニケーションが取れていない。

・コミュニケーションの機械づくりが、意図されていない。

・お互いの問題点や課題を指摘し合わないし、直接言おうとしない。

・部門間や部署間など、役職や拠点が離れると情報共有できない。

など、企業規模や組織の風土によって様々です。

(参照：HRプロ(2016)「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告)

上記のような企業が、今「日報アプリ」を利用しています。

日報アプリのメリット

日報アプリを運用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

様々なコストが削減できる

日報は、今もなお紙で運用している会社も多いと思います。しかし、一つ一つ直接提出してもらい、確認してから部署単位や個人単位で管理していくという工数がとても大変だと感じている企業は少なくありません。

日報をアプリで運用することにより、ペーパーレス化の促進や管理コストの削減が行えます。それにより、管理者は、いちいち全員から紙の配布や収集をしなくて済みます。また、提出者もスマホやPCで提出できることで、いつでもどこでも報告を行うことができます。

社内の状況が可視化される

日報を通したやり取りは基本、提出した人↔受け取った人の2者間で成立するものです。例えば、日報の内容に沿って面談を行ったり、マネージャーが新人の日報を見て、次のマネジメント施策を考えたりするといったような具合です。しかし、アプリで運用することにより、日報内容が全社員に共有され、1↔nのやり取りが生まれます。つまり、社内のコミュニケーションが活性化するのです。例えば、営業部のAさんが日報で、「今日は、〇〇のようなトークを意識して話すと、相手から購入の合意をいただきました！」という内容を共有したとします。その日報を見た同期のBさんは、「具体的にどうしたのか詳しく知りたい！」とAさんに聞きに行くコミュニケーションが生まれたり、上司のCさんは、「もっとこうすればより良くなりそうだ、アドバイスしよう。」といったタイムリーなフィードバックが生まれたりします。

組織の風土や文化に合わせて利用できる

紙運用の日報は、項目が予めフォーマット化されており、それに沿って記入するようになっています。いつも同じ内容で、読んでも何も成長が感じられないなと思った上司の方もいらっしゃるのではないでしょうか。人間誰でも飽きがくるもので、いつも同じ内容だと、書くことが目的になってしまい、日々の振り返りや部下のマネジメントという本当の目的を見失ってしまいがちです。

アプリでの運用であれば、定期的に内容を変えることが可能です。例えば、「最近、経営理念や行動指針が浸透できていないな。」という時に、日報の内容の中で、【今日意識した経営理念・行動指針】という項目を作って、従業員が常に意識できるような環境にできます。また、「日報を主体的に楽しく提出してもらいたい」という企業は、【写真・動画欄】を追加して、カジュアルな日報提出をしてもらうこともできます。組織の風土や文化に合わせて、日報をカスタマイズできるのは、管理者にとっても提出者にとっても良い影響を与えるでしょう。

「日報」でエンゲージメントを高める方法とは？

エンゲージメントとマネジメントの違いがあります。

アプローチに大きな違いがある

マネジメントとは、一般的に「管理」の意味で用いられますが、ビジネス上ではマネジメントは管理だけでなく組織の成果を向上させるための道具や機能、機関という意味でも使われます。

会社の資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を管理し、最大限の効果を得ることを目的とするため、その一環として、日報から「ヒト・モノ・カネ・情報」を報告させることが求められます。

マネジメントでは「管理」することが主目的になるため、部下から上司もしくは組織や個人から経営への発信の要素が強くなります。大雑把にこの流れを表現すると「報告する→受け取る」の一方通行になります。

エンゲージメントの観点ですと、もちろん上記のような目的もありながら最大の効果は「共有・伝播」させていくことが大事になると僕は考えています。そのため情報の矢印は、一方通行でなく上下左右に発信されていくことが理想的だと考えます。

TUNAGでは「相互の信頼関係」が構築された状態をエンゲージメントが高い状態と定義しています。究極的には、自部署や個人以外にあたるすべての他部署や他者に知らせることができるかが非常に重要になると思っています。

マネジメント目的の「日報」に、エンゲージメント向上の観点を取り入れてみる

エンゲージメント診断を実施すると「他部署とのコミュニケーション」が課題として出てくる企業があります。企業規模や事業形態などによって、あがりがちな課題の一つです。

「コミュニケーションの機会が不足していること」を、課題の背景と捉え、部署を横断したランチや交流会などの施策に進みがちですが、むしろ身近な「日報」という社内制度にそのきっかけづくりの要素が含まれています。

日報はどの企業でも何らかの形で行っていることが多いですし、日報を新しく始めるとしても、そこまでハードルが高いものではありません。マネジメント目的の「報告」が主となっていることが通常ですが、ここにエンゲージメントの観点を取り入れることで、コミュニケーションの機会をつくることが可能なのです。

日報をより効果的に運用する方法とは

TUNAGには、株式会社オールハーツカンパニー様の事例があります。「日報だけでエンゲージメントを高めた事例」としてご紹介させていただいていますが、従業員数も2,700名近く、150もある店舗運営をする同社が取り組んだ日報運用のポイントについて、更に深掘りしてご紹介していきます。

ポイント1：日報を届ける「媒体」を変える

日報を運用している企業の多くは、メールを利用しているのではないでしょうか。メールの特性としては宛先を毎回自由に設定できたり、メーリングリストを活用すれば必要な人に手軽に届けることができます。

オールハーツ社も、最初はメールで日報を運用していました。しかし、メールでは多数のメンバーへ手軽に情報共有できますが、一方通行になりがちで、コミュニケーションの起点を生むことは難しいという側面もあります。

また、他のメールや業務連絡と混ざり大事な情報を見落としてしまう。読まれているのか分からず、ただ送るだけの作業になり、送ること以上に何か得られることが無い点も課題としてあがっていました。

また事業の特性上、日報に書かれた内容には、普段の業務に活用できるアイデアやノウハウが多数詰まっているのですが、メールはフロー型ですので、情報を探す手間がかかっていたそうです。

上記の懸念事項はTUNAGを活用することで大幅に解消されました。図でご紹介しているとおり、伝える項目をアレンジし、カスタマイズできる点、情報が整理されストックされる点などから、一方通行だったものを縦横斜めに伝わるように改善できたのです。

ただ一つの日報をとりあげてみても、理想と現実のギャップがかなりあります。「どこでどのように日報を投稿するのか」を変えるだけでも、その後の日々の業務の改善や、コミュニケーションの機会を生むことができます。

ポイント2：定量的と定性的な情報をバランスよく組み合わせる

次に日報自体の内容についてです。日報は業務の報告をするものですので、売上や目標数値など、定量的な情報を簡潔に記載する傾向があります。オールハーツ社も、当初は定量的な報告にとどまっていました。

もちろん、定量的な数値報告は重要です。ですが、定量のみの報告ですと、「コミュニケーションのきっかけ」を生み出すことは難しくなります。必要なのは、その数値や行動量が、「どうして生み出されたかというストーリー」や、業務における「感情・熱量・喜怒哀楽」などの定性的な情報です。

日報には、定量的な情報と定性的な情報をバランス良く組み合わせることをおすすめしています。逆に、定性的な情報だけが並んでしまっても実態がわかりにくくなります。

定量と定性のバランス＝報告と共有・伝播が上手く組み合わさった日報にすることがベストだと思います。その方が単純に伝える側も受け取る側も読んでいて楽しいですよね。

ポイント3：利用実績を定点観測しながら運用改善する

「日報の提出率」と「業績やパフォーマンス」は相関すると考えています。業績がいい時ほど、良い報告ができますので、日々の業務の報告を「知らせたい」という前向きな行動につながります。

日報で「知らせたい」という前向きなモチベーションを持つことで、さらに、日報を書くうえで日々の目標に向き合い、業務のPDCAがさらにまわり、結果が出る……。そのような良いサイクルに向かっていくのではないかと思います。

「鶏が先か、卵が先か」という話ではないですが、うまくいっている組織とそうでない組織を見極める際、日報の提出率はなんらかの相関関係があるはずです。しかし、そもそも日報がちゃんと提出されているか分からない状況ですと、このような関係を見つけることはできません。

日報の提出実績をしっかりと定点観測し、運用改善をしていくことが日報運用の本来の姿のはずです。しかし、そこまで運用を一貫して実施している企業はほとんどありません。

TUNAGでは、この提出実績や書かれている内容などの集計からレポートまでが一元管理できる強みがあります。

日報の運用だけでも、エンゲージメントは向上する

奇抜な施策ではなく、地道な運用がエンゲージメント向上につながる

日報運用という使い古された社内制度でも、実はとても奥深いものです。徹底的に運用と改善をしていけばエンゲージメントは高まります。

オールハーツ社の事例からもその効果はご確認いただけると思います。今回お伝えしたいことは、「やっているだけ」の社内制度と「徹底的に運用と向き合っている」場合とでは、大きく効果が変わってくるということです。

よく「どんな社内制度がエンゲージメント向上に役立ちますか」という質問をいただくのですが、その答えは今回ご紹介した事例です。

日報という至って一般的な社内制度でも、しっかりと制度運用と改善をしていくことで必ず今以上の効果をもたらしますし、エンゲージメントを高めることは奇抜な施策でなくこのような地道な運用部分にもしっかりと向き合い、徹底的に運用をしていくことなのです。

「言うは易く、行うは難し」とはまさにこのことで、社内制度は企画よりも運用の方が難易度が高いものです。告知して終わりになってしまっていたり、ただの作業になってしまっていたり、そもそも誰も目的を理解していなかったりと、ふたを開けてみるとそのような状態になっていることはよくあることです。

TUNAGはこのような社内制度の「実行」を支援しており、国内で唯一の「社内制度のプラットフォーム」を提供しています。社内制度を色々と実施しているものの、その効果を感じにくい場合には、是非運用を徹底的に見直してみるがいいのではないでしょうか。

株式会社スタメンでの日報の活用事例

日報は、業務の可視化のためや、日々の業務を振り返る機会とすることを目的として実施していることが多いと思います。しかし、運用開始から時間が過ぎると徐々に形骸化してしまうことも。そんな日報を、コミュニケーション活性化につなげるためにスタメンで取り入れていることをご紹介します。

日報にちょっとだけ“遊び”の要素を入れてみる

日報と聞くと、「業務内容を上司に報告するもの」というイメージがあります。もちろんメインは業務の報告ですが、それだけではなく、日報に少し“息抜き”できる場を用意してみてはいかがでしょうか？

スタメンでの日報の項目はこちらです。

1）今日のメモ・業務進捗
2）明日の業務・予定
3）今週の目標・マイルストン
4）共有＆困っていること＆課題など
5）ポエム
6）写真

1〜4は、よくある日報の項目です。ポイントは5と6。必須入力ではありませんが、今日起こったこと、プライベートでのできごと、お昼のランチ……などなど、どんなことでも構いませんので自由に入力できる欄を設けています。実はスタメンではこの「ポエム」がメンバーのコミュニケーションにつながっている重要な項目になっています。

※ある日報の「ポエム欄」です。

この「ポエム」は、任意項目となっていますが、スタメンでは高い割合で何かが入力されています。内容も幅広く、「ランチで〜〜に行ってきた」、「お客様と写真を撮りました」「休日はXXに遊びに行ってきました」など、本当に自由に記載していただいています。

日報に「写真」を入れる

文字ばかりで並んでいるより、ちょっとした写真が添えてあるとよりその日の様子や考えていることが表現できます。InstagramやFacebookなどのSNSツールでも、文章だけで投稿するより、写真を添付するケースが当たり前になってきました。日報でも写真を添付できるようにするだけで見た時の印象がかなり異なります。

また、「あ、これ日報にのせよう」という写真を撮るようになる効果も。ある部署では、一緒にメンバー同士でランチに行ったり、営業同行しているときのふとした写真。ある部署では読んだ本や漫画、好きな趣味の写真が多く投稿されるかもしれません。写真がたまっていくと、そのチームの雰囲気が日報を見るだけで分かるようになりますね。

新しく入ったメンバーが過去の日報を見た時に、自分の部署の人たちのキャラクターを参考にできたり、人事部門の方が採用情報などで社外に発信するために良い写真が蓄積されたりするのも大きなメリットの1つです。

日報にコメントする

日報がなんとなく形骸化してしまう理由の1つに、「どうせ誰も読んでないでしょう」という書き手の気持ちがあります。そこそこ時間をかけて提出しても上司は無反応、そこから少しずつ日報の内容を手抜きし始めても気づかれない……。そうなると、段々と日報の目的から外れてしまい、日報作成＝「時間の無駄」と感じてしまうかもしれません。

日報が提出されたら、コメントなどのアクションをすることが重要です。コメントなどの反応があるからこそ、書き手は「見てもらえた！」と感じ、「書き続けよう」と思うことができます。

ただ、毎日似たような業務日報ですと、コメントする側も同じようなコメントになってしまいがちなのも事実。そこで、先程の「ポエム」のようなフリー項目を入れておくことが、コメントによるコミュニケーションをとりやすくする1つの工夫になっています。（スタメンでは日報を全メンバーで共有していますので、他の部署の人でも自由にコメントできます。）

日報が業務的な内容だけの場合は、他部署の人がコメントするのは難しいですが、「ポエム」項目があるからこそ、他部署の人でも気軽にコメントできるきっかけになっているのではないでしょうか。

業務日報を“読みたい日報”に

日報はメンバーの動きを把握するために有効な施策です。業務の報告をさせるだけでなく、ご紹介したように自由に入力できたり写真を投稿させることで、メンバーのコンディションを把握するためにも実はおすすめです。

「ポエム」の項目がいつもより元気が無い、もしくは、いつも入力されているのに今日は入力が無い……ということがあれば、「もしかすると何か悩んでいるかもしれない」「忙しいのかもしれない。」そんなヒントを得ることも可能です。日々の日報がマンネリ化しているな、と感じる場合は、このように項目欄を工夫してみてはいかいかがでしょうか？