2018.8.30

「縦と横のつながり強化を」会社の想いに共感したプロジェクトチームでTUNAGを運用

会社名：株式会社オープンストリーム従業員規模：301〜1,000名事業内容：システムインテグレーション事業、プロダクト事業、自社サービス事業、IT技術者教育支援サービス会社HP：https://www.opst.co.jp/

▼POINT 課題:合併による社員数の増加で「知らない人」が増えてきた運用：プロフィール機能で相互に興味を持てる仕掛け運用：定期的にトップや管理職の考えを配信効果；社内で写真の投稿が増加、情報共有やコミュニケーション意識が高まった

株式会社オープンストリーム様は先端技術を活用したシステムインテグレーション事業、自社パッケージソフトウェアの開発・販売、自社サービス事業の企画・開発・販売等を行っています。「情報技術と社員力でお客様を成功に導く」を経営理念に掲げ、高い技術力を強みに事業イノベーションをもたらすサービスを提供しています。情報システムにおける技術力を強みとしながら一方でサービスの原点は「人」であるということを掲げ、「技術力」×「社員力」の強みをより伸ばすため社内でのコミュニケーション活性化に対して意欲的に取り組まれていました。「コミュニケーション活性化については今よりもさらに高いところを目指している」そうお話するのは取締役の出合様。普段から社員同士の交流はあったが、情報の集約とさらなる活性化を進めるためにTUNAG（ツナグ）を導入しました。約20名というTUNAGプロジェクトメンバーが集まりエンゲージメント向上のための施策を現場のメンバーが進めておりますが、その経緯や導入後の取り組みについて出合様と松尾様にお話を伺いました。

感じていた課題、TUNAG導入の流れ

合併による社員数の増加で「知らない人」が増えた

〜もともと感じられていた課題について教えてください〜 松尾：もともと社員旅行や忘年会などを定期的に行っており、それぞれ委員会を立ち上げて推進し部活動も盛んに活動したり、勉強会なども自発的に開催していました。ただ、常にメールでの案内でしたので、それらの情報が集約されておらず、流れてしまっているのがもったいないと感じていました。また、昨年（2017年）8月に合併し、従業員数が100名以上増えたため、顔と名前が一致しなくなってきました。何か打ち手を打つタイミングだと感じていましたね。〜他の会社に常駐して業務を行っているエンジニアの方もいるため、オフィスにいない方が多いですよね。コミュニケーションがさらに難しいのではないかと思います。〜 出合：「名前は知っていても、顔は分からない」というような状態でしたね。当社の場合、プロジェクトによってメンバーが増えたり変わったりということが頻繁にありますので、お互いを知ったうえでプロジェクトをスタートしているという状況を作る必要がありました。

事前に管理職の納得を得たうえで導入を決定

〜導入を決めた背景、運用開始まではどのように進めたのでしょうか？〜 松尾：TUNAGを導入するかどうかについては、会社のキーマンである管理職を意思決定プロセスに組み込み、みんなが納得して使ってもらえるものにしたいと思っていました。ですので、スタメン社の方に管理職が集まるミーティングの場でプレゼンをしてもらい、アンケートをとりました。アンケートの中では管理職の方が感じているコミュニケーションの課題もヒアリングしたうえで、導入に対する意見を聞きました。結果、課題感がクリアになり概ね賛成という結果が出ましたので、導入を決めました。また、ツールの提供だけでなく、利用促進の継続的なコンサルティングも行っているという事も決め手の一つとなりました。 〜そのアンケートではどのような声があがったのでしょうか？〜 「色々行っていることの全体感が見えない」ですとか、「中途入社の方に会社の文化がうまく伝えられない」などの意見があがっていました。また、「部署間の壁を感じる」、「拠点間の壁を感じる」という声もありましたね。

TUNAG導入をどのように進めたか

プロジェクトメンバーを全社会議の場で募集

〜オープンストリーム様では、20名ほどのプロジェクトメンバーが定期的にミーティングをしながらTUNAGを運用されていますが、そのきっかけは何だったのでしょうか？〜 松尾：先程の導入決定までの流れとも似ていますが、トップダウンで「TUNAGを使いなさい」という押し付けはしたくなかったんです。TUNAGは“自分たちのツール”であり、“自分たちで自由に創っていけるんだ”ということを知ってもらいたかったので、プロジェクト形式で行うことにしました。ちょうど年に2回開催する、全社員が参加する“全社会”があり、そちらでTUNAGの導入についてお話をしました。そこでみなさんに「推進するメンバーを募集します！」と発表しました。「1人〜2人しか来なかったらどうしよう」と不安でしたが、蓋を開けてみると16名ほど手をあげてくれ、嬉しかったですね。 〜どのような方が手をあげてくださったのでしょうか？〜 松尾：どのメンバーも新しいことが好きだったり、会社を良くしていきたいというポジティブな気持ちを持った方でした。新卒の若い人から中途入社の方、管理職の方など、さまざまです。手をあげてくれたのが嬉しかったというのと同時に、こういうところがオープンストリームのいいところなんだなと改めて実感したできごとでしたね。

まずはTUNAG運用の目的をプロジェクトメンバーで明確に

〜プロジェクトメンバーで定期的にミーティングをしているそうですが、どう進めているのでしょうか？〜 松尾：プロジェクトではTUNAGの目的を「情報の集約とコミュニケーションの活性化を通し帰属意識向上につなげる」こととしています。コミュニケーションに関してはタテとヨコの両方を意識しています。初回はTUNAG運用における目的とメンバーの役割を明確にするために、時間を長くとってブレストしました。「会社の想いはこうだよね」「ここの課題はどうしていこう？」という議論を重ね、目的、目指す姿、KPIなどをみんなでまとめました。 1回目としてはとても良かったですね。今でも運用において悩む時はありますが、目的に立ち返って考えることができています。

TUNAGを通したタテとヨコのコミュニケーション活性化の取り組み

プロフィール機能を充実し、自然にお互いに興味を持てる仕掛けを作った

〜タテとヨコ、それぞれのコミュニケーションについて取り組みを伺えますか？〜 松尾：横のつながり強化は一番要望があったところですので、まずは「会社にどんな人がいるのか」というところを知る事が出来るようにするところから始めました。弊社のシステムインテグレーション事業ではプロジェクトごとにメンバーを集めて業務を行いますが、全く知らない人が集まるのと「こういう人らしい」とベースがあったうえで人が集まるのとではスタートのスムーズさが違います。ですので「お互いを知る」という試みとして、TUNAGでプロフィールをしっかり入れてもらうことをお願いしています。ただ、「入力してね」と言うだけでは難しいため、プロフィールの更新を毎月テーマを決めて入力してもらっています。そのプロフィールの更新がTUNAGのコンテンツにもなっていますので、みなさんのプロフィールを知る機会が増えました。「それが好きなんだ、意外」ということも多いです。毎月更新を重ねてきた結果、楽器を演奏出来る方が多いなど意外な発見がありました。そういう共通点の中からまたコミュニケーションが生まれそうです。

※毎月、一つテーマを決めてご自身のエピソードを投稿しています。TUNAGのタイムラインに流れ、みなさんが見ることができます。

定期的にトップや管理職の考えを配信

松尾：縦のコミュニケーションについては、会社が大きくなるにつれてトップの声が伝わりづらくなるということを実感していたので、月に1回トップのメッセージを投稿しています。最近では「ラインマネジャー質問リレー」といって、マネジャーがリレー形式で投稿するコンテンツを始めました。各部署の上長が投稿した時は、「マネジャーの投稿があったよ」とプロジェクトメンバーが声をかけることもあります。

※トップメッセージやCTOからの発信、マネジャーのコンテンツなどを用意しています。投稿されるとタイムラインに表示されます。 松尾：当社では業務上で関わらなければ接点が無いという人も多数います。これまで場をつくることを意識して忘年会や社員旅行などのイベントを行っていましたが、TUNAGはそういった「場」を継続的に提供できる役割を果たしていると思います。

TUNAG導入後の効果・影響

イベントや気軽なお誘いなど、コミュニケーションの場が増加

〜TUNAG導入後、何か変化や効果はありましたか？〜 松尾：もともと勉強会や社内イベントの企画は活発で、メンバーを募りたい時は全社メールで告知を行っていました。ただ、小規模な集まりやちょっとしたことで人を募りたい時に全社にメールするとなると心理的にハードルが高く、公になっていないものもありました。TUNAGがあることで比較的声をかけやすくなったのではないかと思います。 出合：図工部とかゲーム部とか少し変わったものがあります。「全社メールだと誘いづらいけど、TUNAGなら声かけやすいかな」という感じで開催されています。最近では数学を研究する部「数理部」が人気でしたね。 松尾：意外な人が手をあげたりしてますよね。「あ、それ好きだったんだ」みたいな。

会社の「雰囲気」を表現する写真が増加

松尾：TUNAGは写真や動画を投稿するということができるので、イベントや部会時「TUNAG用に写真撮ろう」という会話が出るようになりました。実際写真の投稿は増えてきていて、情報の記録、蓄積、共有の意識が自然に高まってきていると感じています。 〜これまで「会社でのできごとを写真に撮る」ということはあまりなかったのでしょうか？〜 松尾：大きなイベントでは撮りますが、普段から積極的に写真を撮るとか共有するというような意識はあまり高くなかったです。過去の会社でのできごとを集めて会社の紹介を作ろうとした時、「過去の写真が無いね」という事がありました。Facebookの投稿でかろうじて残っていたのを見つけた……というような感じです。 出合：時々、TUNAGで「写真投稿忘れました。反省しています。」って投稿があるくらいです（笑） 〜組織風土とか社内の雰囲気などの言語化しづらいものは写真だと伝わりそうですね！〜 松尾：若い方にとって写真の投稿はInstagramなどで親しみがあるので、受け入れやすいようです。TUNAGで写真を蓄積して、会社の“歩み”を表現できるようにしていきたいですね。

ポイント制度で、TUNAGからリアルなコミュニケーションにつなげる

〜オープンストリーム様は、TUNAGでポイント制度も活用されていますね、ポイントを通じて何かできごとはありましたか？〜 松尾：そうですね、印象的な例ですと、ポイント制度で一定期間ポイントをみなさんに貯めてもらい、上位3名にはランチ補助、ということを行いました。こちらとしては、そのランチにTUNAGをまだ使っていない人を誘ってもらって投稿してほしいなと思っていましたが、まさにそのようなことが起こりました。ランチの様子と一緒に「○○さん、TUNAG初投稿です！」というような内容が投稿されたんです。TUNAGの活用からリアルのランチにつながって、さらにその様子がTUNAGに上がり、それを見にくる……というような循環が生まれました。このような仕掛けを引き続き続けていきたいですね。

今後の課題、目指しているところ

自己研鑽やスキルアップにつながる交流を増やしたい

松尾：今はどちらかというと気軽なコミュニケーションが主流で、技術的な話題は別の場で行われていることもあるので、そういったノウハウや知識が集約できるよう、TUNAGでもストックしていきたいと思っています。コミュニケーションの幅を広げ自己研鑽する文化をもっと根付かせたいと思います。

データの活用を通してエンゲージメントを高める仕組みを取り入れたい

松尾：データがもっと蓄積されてきたら、誰がどんな自己研鑽をしているのかですとか、見えてくることもあると思います。新しい気づきが得られる気がしていますね。 出合：サンクスメッセージもやりたいと思っています。「ありがとう」って声に出してあんまり言えないことが多いと思います。“ちゃんと声に出して伝える”ということもTUNAGで社内に広めていきたいですね。今はTUNAGの導入により、「エンゲージメント向上のためのスタート地点に立った」という感じです。タテのコミュニケーションではビジョンや目指す姿をトップや管理職が継続的に発信し続け、全社員がしっかり理解し共感した上で自発的に行動できている、また、社員も会社をよくする為の提案や意見などを積極的に発言できるというところがゴールです。ヨコのコミュニケーションでは部署や勤務地の壁を超えて社員が仕事に直接関係ある事からプライベートの事まで自由に気軽に発信し、お互いを尊重して受け入れられるという状態にしたいです。そう考えると我々の目指すところはまだまだ先で、その為にやれること、試したいことは沢山あります。スタメンさんからも他社事例の紹介、データ分析、アドバイス、TUNAG機能のさらなる開発などをサポート頂き、我々も積極的にTUNAGを活用してエンゲージメント向上を目指していこうと思っています。 〜出合様、松尾様、お話ありがとうございました！〜

▼『TUNAG』について『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。