2024.10.28

Workplaceサービス終了への対応策！代替ツールの選び方と移行手順を解説

Meta社が提供する「Workplace from Meta」のサービス終了が発表されました。利用中企業の担当者の方は、移行先の選定に頭を悩ませているのではないでしょうか。そこで本記事では、Workplaceからスムーズに移行するための代替ツールの選び方や、移行手順について詳しく解説します。移行先の参考として具体的な代替ツールも併せてご紹介します。

自社に最適なツールを選択し、計画的に移行を進めることで、移行に伴う混乱を最小限に抑えることができるでしょう。

Workplaceサービス終了の概要と対応の必要性

Workplaceのサービス終了が発表され、企業は代替ツールへの移行の検討を迫られています。ここでは、サービス終了のスケジュールと、早期の対応が重要である理由について解説します。

Workplaceのサービス終了までのスケジュール

Workplaceのサービス終了までのスケジュールは下記の通りです。

2025年8月31日まで：通常通り利用可能
2025年9月1日から2026年5月31日まで：データの引き継ぎ・読み取り・エクスポートのみ可能
2026年6月1日：サービス終了

Workplaceは2026年6月1日をもってサービスを終了し、アクセスできなくなります。そのため、既存ユーザーは2026年5月31日までにデータのエクスポートや代替ツールへの移行を完了させる必要があります。サービス終了後は、データへのアクセスができなくなるため、計画的な移行が求められます。

移行の必要性と早期対応の重要性

Workplace終了の日程が決定しているため、企業の対応時間には限りがあります。そのため、早急な行動が必要です。Workplaceのサービス終了までに移行を完了させないと、業務が中断され、支障をきたす可能性があります。また、新たなツールの選定、データ移行、従業員トレーニングなどには一定の時間を要するため、すみやかに移行準備を開始することをおすすめします。

Workplaceの代替ツールの選び方

自社のニーズに合った代替ツールを選ぶことは、今後の業務効率や生産性に大きな影響を与えるでしょう。ここでは、代替ツールを選ぶ際に考慮すべき要素について解説します。

自社が求めている機能が含まれてるか

代替ツールには、チャット機能、ファイル共有、タスク管理、ビデオ会議など、Workplaceにも搭載されている様々な機能が備わっています。候補に挙がっているツールが自社のニーズを満たすことができるかどうかを精査し、必要であれば各ツールのトライアル期間を利用して実際にその機能を試してみることをおすすめします。

また、Workplaceで利用していた機能と同等以上の性能を有しているか、従業員が使いやすい画面設計になっているかも重要なポイントです。

移行コストの考慮　

代替ツールへの移行には、一定のコストが発生します。ライセンス費用だけでなく、データ移行や従業員へのツール利用の教育にかかる費用も考慮する必要があります。費用対効果を考慮し、予算を設定した上で選定を進めることが重要です。

移行のサポートが手厚いか

ツールを移行する前に移行中のトラブル時の対応スピードや、カスタマーサポートの体制を確認しておきましょう。

また、ツール移行が完了した後の運用支援も見逃せないポイントです。新しいツールを導入する際には、社内での使い方の浸透やスムーズな運用が求められます。そのため、提供元がどれだけの運用支援をしてくれるかを確認しましょう。アップデートに関する定期的な情報提供や、新機能リリース時のガイドライン、トラブルシューティングのマニュアルといったサポートがあると安心です。

運用開始後も安心して使い続けるためには、充実した支援体制がバックアップとして整っていることが非常に重要です。満足のいくサポートを受けられるかどうかは、移行の判断材料の一つとなります。

Workplaceからのツール移行のステップ

Workplaceから新たなツールへの移行を成功させるには、入念な準備と計画的な実行が求められます。ここでは、移行先の比較検討から、移行後のトラブルシューティングまでの一連のステップについて解説します。

移行先の比較と移行計画を立案する

まずは、自社のニーズに合った代替ツールを比較検討し、移行先を絞り込みます。各ツールの強みと弱みを理解した上で、自社の優先順位に基づいて選定しましょう。その際、移行にかかるコストや期間、必要なリソースなども考慮し、現実的な移行計画を立案しましょう。移行のスケジュールや体制、役割分担などを細かく定義することが、円滑な移行の助けとなります。

デモ環境を従業員に使ってもらう

移行先ツールの選定後は、デモ環境を用意し、実際に従業員に使ってもらうことが重要です。ユーザーインターフェースや操作性、業務への適合度などを評価し、運用における問題点や改善点を洗い出しておきましょう。従業員の意見を取り入れることで、移行後のスムーズな運用につなげることができます。

代替ツールの決定と移行スケジュールの周知

デモ環境での検証を踏まえ、最終的な代替ツールを決定します。その後は、移行スケジュールの詳細を全社員に周知します。具体的な移行日や移行に伴う影響、移行スケジュールにおける重要な節目を明確に伝えることが重要です。事前のコミュニケーションをしっかり行うことで、従業員の不安を軽減し、移行がスムーズになります。

移行後のトラブルシューティングと対応

移行が完了した初期の段階では、予期しない問題が発生する可能性が高くなります。サポートチームを中心に、問題の検出と解決をスピーディーに行い、必要に応じて社内での調整を重ねましょう。また、従業員が新しいツールを最大限に活用できるよう、継続的なサポートと情報共有の体制を確立することも重要です。

Workplaceの代替ツールの具体例

Workplaceの代替ツールとして、具体的なサービスを以下でご紹介します。各ツールの特徴や料金体系、移行支援体制などを比較検討し、自社に最適なものを選びましょう。

TUNAG（ツナグ）　

公式サイト：社内SNSはTUNAG｜Workplace利用企業向け救済プランあり

TUNAGは、従業員のエンゲージメント向上を目的とした社内コミュニケーションツールです。TUNAGを導入すると、サンクスカード機能や社内SNS機能を通じて、従業員同士のつながりが強まり、組織全体の一体感が高まります。また、タスク管理やデータ分析機能により、業務の効率化と課題を可視化することができます。リモートワークでも円滑な連携が可能であるため、離職率の低下や従業員の満足度向上にも貢献します。

【Workplace from Metaを利用中の企業様へ】

TUNAGではWorkplaceサービス終了に伴う救済プランを提供しています。

救済プランの概要は以下の通りです。

TUNAG導入時の初期費用免除
初年度に限りTUNAGの月額費用を減額
Workplaceからのデータ移行（有償）

まずはお気軽にお問い合わせください。

TUNAGのサービス内容を詳しく見てみる

Microsoft Viva Engage　

公式サイト：従業員コミュニケーションプラットフォーム | Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva Engageは、Microsoft 365との連携が強みのコミュニケーションツールです。既存のMicrosoft製品との親和性が高く、スムーズな移行が可能です。Web会議やチャットなどの業務上の情報共有を促進する機能に加えて、「ストーリーライン」というコミュニティやプロジェクトに属さない、自分に関連したメッセージをつぶやくのに適した機能なども利用できます。

Talknote　

公式サイト：情報共有プラットフォーム「Talknote」

Talknoteは、シンプルながら効率的なコミュニケーションを実現するためのサービスです。特に社内全体の情報共有やプロジェクト管理が強みです。リアルタイムのチャットやタスク管理機能を活用して、チームの日常業務を効率化することができます。柔軟な設定オプションにより、組織の規模や業種にかかわらず、適切なカスタマイズが可能です。