社内通達とは？書き方やテンプレート、社員に正しく伝えるポイントも解説

社内通達とは

社内通達とは、社内における新制度やルールなどを通知したり、指示や命令などを行うための文書です。具体的には社内ルールの改定や解雇、懲戒処分などを社員へ伝える際にときに用いられます。

社員に対して一律にルールを守らせることや、社内の業務をスムーズにするための指示・命令を守らせることが社内通達の大きな目的です。このような性質から社内通達は、社長や役職者など一定の権限を持つ社員に対して提示されます。

会社で一定の権限を持つ役職者になると、社外に向けた文書ばかりでなく、社内通達などを作成する機会もあるでしょう。しかし日頃から社内通達を作成していなければ、その基本構成や書き方など、そもそもどのように書けばいいのか分からない方も多いはずです。

そこで今回は、企業における社内通達書の書き方や注意点、書式のサンプルなども交えながら分かりやすく解説します。

通達とは

通達とは、上の機関が下の機関へ告げ知らせることを意味しています。
行政機関において作成・発出される文書形態の一つであり、上級機関から下級機関に対して、職務に関して命令するために作成および発出されます。

通達は、指揮監督関係にある間柄で用いられます。たとえば「国土交通省から地方整備局へ通達を出す」といったケースもその一つです。なお通達に記載される内容は、法令の解釈・運用・取り扱い基準などが記されます。
このように通達とは、本来は行政機関内部において使用される言葉ですが、一般企業においても、上の組織から下の組織に対し指示や命令をする際に使われる場合があります。

社内通達と社内通知の違い

「社内通達」と似ている言葉の一つに「社内通知」があります。これらにはどのような意味の違いがあるのでしょうか。

まず「社内通達」とは、前述したとおり、役職者が下の部署へ指示・命令を出す際に使われます。わかりやすく言うと、上の組織が下の組織に対して「～をしなさい」と指示を出すことです。当然ながら下の組織は上の組織の指示に従わなければいけません。

一方「社内通知」とは、社員全員や一部の社員に対して、必要な事項を知らせることです。通知には、基本的に法的な強制力はなく、あらかじめ社員に内容を知らせる行為を意味する場合が多いです。
たとえば人事部の場合であれば、「本社に採用の通知が届いた」といったケースなどで用いられます。

それぞれの言葉の特徴をみると、「社内通達」と「社内通知」には、どちらも伝えるという点においては共通していますが、強制力の有無に大きな違いがあります。したがって「社内通知」よりも強制力のある言葉が「社内通達」ということになります。         

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社内文書の種類

社内での業務や情報共有を円滑にするための文書で、さまざまな種類があります。以下で主な社内文書を紹介します。

通知・案内

重要な情報や決定事項を社内全体に知らせるための文書です。文書に含まれる日付、場所、時間などの情報が正確であり、必要な情報を過不足なく簡潔に伝えることが重要です。

通知・案内に関する社内文書の例

・会議案内、社内イベントの案内
・人事異動の通知
・定期健康診断のお知らせ
・システム障害等による緊急通知

稟議・提案

社内で意思決定を行う際に必要な手続きや重要な案件を提案するための文書です。上司や関係部署の承認を得るために発信されます。稟議・提案に関する社内文書を作成する際は、具体的な提案内容や施策を示し、いつまでに承認して欲しいかを明確にすることに注意しましょう。

稟議・提案に関する社内文書の例

・システム導入に関する稟議書
・新規プロジェクトに関する提案書

届出・報告

日々の業務において、情報の伝達や業務の進行などを行うための社内文書です。社内の意思決定、進捗管理、問題発生時の対応などにおいて重要な役割を果たします。届出や報告を行う際は、適切な形式で正確かつ簡潔に伝えましょう。

届出・報告に関する社内文書の例

・休暇届、退職届
・業務報告書
・始末書、顛末書

指示・指令

上司や上層部が部下や担当者に業務や作業の遂行に関する指示を出すために作成される文書です。文書を作成する際は、業務を円滑に進められるように指示内容や手順を詳細に伝えることが重要です。

指示・指令に関する社内文書の例

・業務指示書
・残業指示書

記録

議事録や社内データなどの社内情報を共有するための文書です。議事録では、会議の日時、参加者、決定事項などを記録し後から確認できるようにしておくことが重要です。

記録に関する社内文書の例

・議事録
・業務報告書
・統計データ

社内通達の書き方

社内通達には、一般的な構成と最低限記述しなければならない項目があります。これから社内通達を書く担当者は、以下でご紹介する構成や項目を事前にしっかり確認した上で、作成を進めましょう。

社内通達の構成

社内通達は、基本的に以下で構成されます。

・指示・通達の日付
・宛先
・発信者
・タイトル
・本文 
・記書き
・結び

社内通達の項目

指示・通達の日付
日付は、和暦・西暦どちらも使用されます。文書を作成した日ではなく、発信する予定の日を記載しましょう。

宛先
社員各位や役職名など、誰に伝えたい用件なのかを示します。
例：「社員各位」「〇〇部長、〇〇課長」「〇〇室長殿」

発信者名
発信者は、氏名だけを書く場合や「人事部長 〇〇」のように部署と氏名を併せて書く場合があります。

タイトル
社内通達の内容を簡潔に表すタイトルを付けます。
例：「人事異動のお知らせ」「勤怠に関する制度変更のお知らせ」

本文
はじめに指示・命令の内容の摘要を書きます。別記にて箇条書きで内容を書く場合が多いです。

記書き
日付・場所など情報がある場合には箇条書きにします。

結び
本文 の最後に、右下に「以上」と記載し、締めくくります。