社内通達とは？書き方やテンプレート、社員に正しく伝えるポイントも解説

社内通達とは

社内通達とは、社内における新制度やルールなどを通知したり、指示や命令などを行うための文書です。具体的には社内ルールの改定や解雇、懲戒処分などを社員へ伝える際にときに用いられます。

社員に対して一律にルールを守らせることや、社内の業務をスムーズにするための指示・命令を守らせることが社内通達の大きな目的です。このような性質から社内通達は、社長や役職者など一定の権限を持つ社員に対して提示されます。

会社で一定の権限を持つ役職者になると、社外に向けた文書ばかりでなく、社内通達などを作成する機会もあるでしょう。しかし日頃から社内通達を作成していなければ、その基本構成や書き方など、そもそもどのように書けばいいのか分からない方も多いはずです。

そこで今回は、企業における社内通達書の書き方や注意点、書式のサンプルなども交えながら分かりやすく解説します。

通達とは

通達とは、上の機関が下の機関へ告げ知らせることを意味しています。
行政機関において作成・発出される文書形態の一つであり、上級機関から下級機関に対して、職務に関して命令するために作成および発出されます。

通達は、指揮監督関係にある間柄で用いられます。たとえば「国土交通省から地方整備局へ通達を出す」といったケースもその一つです。なお通達に記載される内容は、法令の解釈・運用・取り扱い基準などが記されます。
このように通達とは、本来は行政機関内部において使用される言葉ですが、一般企業においても、上の組織から下の組織に対し指示や命令をする際に使われる場合があります。

社内通達と社内通知の違い

「社内通達」と似ている言葉の一つに「社内通知」があります。これらにはどのような意味の違いがあるのでしょうか。

まず「社内通達」とは、前述したとおり、役職者が下の部署へ指示・命令を出す際に使われます。わかりやすく言うと、上の組織が下の組織に対して「～をしなさい」と指示を出すことです。当然ながら下の組織は上の組織の指示に従わなければいけません。

一方「社内通知」とは、社員全員や一部の社員に対して、必要な事項を知らせることです。通知には、基本的に法的な強制力はなく、あらかじめ社員に内容を知らせる行為を意味する場合が多いです。
たとえば人事部の場合であれば、「本社に採用の通知が届いた」といったケースなどで用いられます。

それぞれの言葉の特徴をみると、「社内通達」と「社内通知」には、どちらも伝えるという点においては共通していますが、強制力の有無に大きな違いがあります。したがって「社内通知」よりも強制力のある言葉が「社内通達」ということになります。         

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社内通達の書き方

社内通達には、一般的な構成と最低限記述しなければならない項目があります。これから社内通達を書く担当者は、以下でご紹介する構成や項目を事前にしっかり確認した上で、作成を進めましょう。

社内通達の構成

社内通達は、基本的に以下で構成されます。

・指示・通達の日付
・宛先
・発信者
・タイトル
・本文 
・記書き
・結び

社内通達の項目

指示・通達の日付
日付は、和暦・西暦どちらも使用されます。文書を作成した日ではなく、発信する予定の日を記載しましょう。

宛先
社員各位や役職名など、誰に伝えたい用件なのかを示します。
例：「社員各位」「〇〇部長、〇〇課長」「〇〇室長殿」

発信者名
発信者は、氏名だけを書く場合や「人事部長 〇〇」のように部署と氏名を併せて書く場合があります。

タイトル
社内通達の内容を簡潔に表すタイトルを付けます。
例：「人事異動のお知らせ」「勤怠に関する制度変更のお知らせ」

本文
はじめに指示・命令の内容の摘要を書きます。別記にて箇条書きで内容を書く場合が多いです。

記書き
日付・場所など情報がある場合には箇条書きにします。

結び
本文 の最後に、右下に「以上」と記載し、締めくくります。

社内通達の例文・テンプレート

ここでは、社内通達の例文・テンプレートをご紹介します。社内通達を作成する際はぜひ参考にしてみてください。
なお、企業によっては社内通達書のフォーマットがある場合も多いので、これらに従うのが妥当といえるでしょう。

例文1．人事異動通知書

人事異動通知書の書式例文・テンプレートです。

▼テンプレートをダウンロード
人事異動通知書（docx形式）

例文2．辞令    

辞令の書式例文・テンプレートです。

▼テンプレートをダウンロード
辞令（docx形式）

例文3．　解雇通知書

解雇通知書の書式例文・テンプレートです。

▼テンプレートをダウンロード
解雇通知書（docx形式）

例文4．懲戒処分通知書

懲戒処分通知書の書式例文・テンプレートです。

▼テンプレートをダウンロード
懲戒処分通知書（docx形式）

社内通達を作成する際の3つの注意点

社内通達を作成する際に押さえておくべき注意点が3つあります。

最新の情報をもとに作成する

社内通達は、最新の情報によって作成されている必要があります。通達には強制力があるため、古い情報をもとに作成されたものでは意味がありません。それに加えて、通達内容はすでに決定している内容であることも大切です。
社内通達を作成する際は、通達が持つ強制力を考慮した上で、最新の決定事項を載せるように注意しましょう。

誰にでも間違いなく伝わる文章にする

社内通達は、内容に間違いがないことが重要です。また、その内容に複数の解釈ができてしまわないようにすることにも注意しなければなりません。このようなことを防止するために、箇条書きでわかりやすく簡潔に書くなどの工夫をしましょう。

メールで共有すると見落とされる可能性がある

社内通達を共有する場合、メールや社内掲示板のお知らせなどで発信するといった方法をとる担当者も多いかと思います。特にメールで社員に共有する場合は、他のメールと混じってしまい、見落とされて読まれない可能性があることも注意しておかなくてはいけません。

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社内通達を読んでもらうために

社内通達は、業務の規律や事柄を通知したり指示・命令したりするための大切な文書です。そのため、社内通達を社員が確実に読んでもらう仕組みを構築する必要があると言えます。

社内通達を読んでもらうには、前述したメールを活用する方法以外にも、「情報共有ツール」などを活用することも有用です。

情報共有ツールを活用することで、オンライン上で必要な情報を集約し、メンバーがリアルタイムで確認・更新（編集）することができます。もちろん、情報共有における課題は、社員の人数に比例して増えていきます。

そのため、社員の人数が多い会社は、とくにこうしたツールを活用することで、社員全員に確実に情報が伝わるような仕組みづくりを構築することができるでしょう。

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まとめ

今回は、社内通達の書き方や注意点、文例などを交えて解説しました。社内通達文を作成する際は、一般的な構成と最低限記述しなければならない項目があります。

また社内通達は、業務の規律や事柄を社員へ指示・命令したりするなど強い拘束力を持つので、十分注意して作成したいところです。

これから社内通達文を作成する担当者は、ぜひ今回ご紹介した例文・テンプレートを参考に、正しい通達文を作成しましょう。