みなさんの会社では、日報（週報）を利用していますでしょうか？ 日報は、業務の可視化のためや、日々の業務を振り返る機会とすることを目的として実施していることが多いと思います。しかし、運用開始から時間が過ぎると徐々に形骸化してしまうことも。そんな日報を、コミュニケーション活性化につなげるためにスタメンで取り入れていることをご紹介します。 ⇒お役立ち資料「日報運用ガイド」はこちら

日報にちょっとだけ“遊び”の要素を入れてみる

日報と聞くと、「業務内容を上司に報告するもの」というイメージがあります。もちろんメインは業務の報告ですが、それだけではなく、日報に少し“息抜き”できる場を用意してみてはいかがでしょうか？ スタメンでの日報の項目はこちらです。 1）今日のメモ・業務進捗 2）明日の業務・予定 3）今週の目標・マイルストン 4）共有＆困っていること＆課題など 5）ポエム 6）写真 1〜4は、よくある日報の項目です。ポイントは5と6。必須入力ではありませんが、今日起こったこと、プライベートでのできごと、お昼のランチ……などなど、どんなことでも構いませんので自由に入力できる欄を設けています。実はスタメンではこの「ポエム」がメンバーのコミュニケーションにつながっている重要な項目になっています。 ※ある日報の「ポエム欄」です。 この「ポエム」は、任意項目となっていますが、スタメンでは高い割合で何かが入力されています。内容も幅広く、「ランチで〜〜に行ってきた」、「お客様と写真を撮りました」「休日はXXに遊びに行ってきました」など、本当に自由に記載していただいています。

日報に「写真」を入れる

文字ばかりで並んでいるより、ちょっとした写真が添えてあるとよりその日の様子や考えていることが表現できます。InstagramやFacebookなどのSNSツールでも、文章だけで投稿するより、写真を添付するケースが当たり前になってきました。日報でも写真を添付できるようにするだけで見た時の印象がかなり異なります。 また、「あ、これ日報にのせよう」という写真を撮るようになる効果も。ある部署では、一緒にメンバー同士でランチに行ったり、営業同行しているときのふとした写真。ある部署では読んだ本や漫画、好きな趣味の写真が多く投稿されるかもしれません。写真がたまっていくと、そのチームの雰囲気が日報を見るだけで分かるようになりますね。 新しく入ったメンバーが過去の日報を見た時に、自分の部署の人たちのキャラクターを参考にできたり、人事部門の方が採用情報などで社外に発信するために良い写真が蓄積されたりするのも大きなメリットの1つです。

日報にコメントする

日報がなんとなく形骸化してしまう理由の1つに、「どうせ誰も読んでないでしょう」という書き手の気持ちがあります。そこそこ時間をかけて提出しても上司は無反応、そこから少しずつ日報の内容を手抜きし始めても気づかれない……。そうなると、段々と日報の目的から外れてしまい、日報作成＝「時間の無駄」と感じてしまうかもしれません。 日報が提出されたら、コメントなどのアクションをすることが重要です。コメントなどの反応があるからこそ、書き手は「見てもらえた！」と感じ、「書き続けよう」と思うことができます。 ただ、毎日似たような業務日報ですと、コメントする側も同じようなコメントになってしまいがちなのも事実。そこで、先程の「ポエム」のようなフリー項目を入れておくことが、コメントによるコミュニケーションをとりやすくする1つの工夫になっています。（スタメンでは日報を全メンバーで共有していますので、他の部署の人でも自由にコメントできます。） 日報が業務的な内容だけの場合は、他部署の人がコメントするのは難しいですが、「ポエム」項目があるからこそ、他部署の人でも気軽にコメントできるきっかけになっているのではないでしょうか。

業務日報を“読みたい日報”に

日報はメンバーの動きを把握するために有効な施策です。業務の報告をさせるだけでなく、ご紹介したように自由に入力できたり写真を投稿させることで、メンバーのコンディションを把握するためにも実はおすすめです。 「ポエム」の項目がいつもより元気が無い、もしくは、いつも入力されているのに今日は入力が無い……ということがあれば、「もしかすると何か悩んでいるかもしれない」「忙しいのかもしれない。」そんなヒントを得ることも可能です。日々の日報がマンネリ化しているな、と感じる場合は、このように項目欄を工夫してみてはいかいかがでしょうか？ TUNAGでは日報も運用可能です！スマホでも入力できますので、外回りが多い職種の方でも簡単に利用できます。入力項目も随時変更でき、改善しながら運用することが可能です。

▼『TUNAG』について 『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。 会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。 「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、下記フォームよりお問い合わせください。