TUNAGで「組織コミュニケーションの要」を確立。介護業界で新卒の離職率が75％から0％に

「100年続く強くて優しい会社」をビジョンに掲げ、千葉県内で訪問介護やデイサービスなどの介護事業を展開する、株式会社アヴァンス様。

同社では、「紙ベースの情報共有によるタイムロス」「新卒社員の離職」などの課題を解決するためにTUNAGを導入し、その後、離職率が大きく改善しました。

スマホでの日報提出や社員がお互いを認め合う動き、代表からのメッセージ発信など、TUNAGを活用した取り組みについて、生活相談員の小松様（以下、敬称略）にお話を伺いました。

※記載の内容はインタビュー時点の情報です。

業務効率化や新卒社員の離職に大きな課題

紙ベースでの業務手続きにより、タイムロスを生んでいた。

〜導入前に感じていた課題について教えてください。〜

小松：私はTUNAGの導入とほぼ同時期に新卒で入社したので、実際に体験したわけではないのですが、私が入社するまでは日報や経費申請を紙で行っていました。

当時、社員からは「紙に書いて提出するのは時間がかかって大変だ」という声が出ていたようです。

新卒の気持ちを拾いきれず、 離職が発生してしまった

〜その他に課題に感じていたことはありましたか？〜

小松：弊社は2022年度に初めて新卒採用を始めたのですが、その年は4名の新卒社員が入社して、1年で3名が離職してしまったんです。

仲良くしていた利用者さんが亡くなったショックなどもあったと聞きましたが、会社として、新卒社員の不安や「こんなアドバイスが欲しかった」という気持ちを拾いきれなかった部分もありました。

当時も日報で情報共有はしていたものの、代表が悩みの相談なども含めて報告してほしいと思っていた一方で、新卒社員からは業務報告のみが上がっており、「共有すべき情報」の認識にギャップがある状態でした。

双方向のやり取りができ、直感的なデザインのTUNAGを導入

〜TUNAG導入のきっかけについて教えてください。〜

小松：DXを推進する時代の潮流があり、新卒の若い社員もどんどん入ってくるので、「会社として変わっていかなければならない」とDXツールを探していました。当時はTUNAGの他に、チャットツールやグループウェアも検討していますね。

〜TUNAGのどのような点が導入の決め手になりましたか？〜

小松：複数の社員で1つのアカウントを使うのではなく、社員一人ひとりが個人アカウントとして投稿でき、それに対して他の社員がコメントできる。そういう双方向のコミュニケーションができる点ですね。

また、弊社には年配の社員も多く、スマホやパソコンを使うのが苦手な人もいるんです。TUNAGはそういった方でも使いやすいUIやデザインで、見た目の分かりやすさが他社のサービスと比較してよかったです。

スマホで日報提出、代表からのメッセージも発信

日報を電子化、写真付きで車両清掃報告

※アヴァンス様の実際の画面です。アプリから日報を投稿でき、画像付きで分かりやすく情報を共有できます。

〜ペーパーレス化の取り組みについて教えてください。〜

小松：日報を紙からTUNAGに移行して、社用のスマホで提出できるようにしました。

お客様に上質なサービスを提供するために、その日したことや、明日以降やっていくことを共有し、社員同士で確認や反応をしています。

「こういうことをしてくれてありがとう」と他の社員に感謝をしたり、「こういうことをお願いします」と依頼する内容もありますね。

また、送迎で使う車両を掃除した後、スマホで写真を撮って「車両清掃報告」としてTUNAGに投稿しています。写真を撮って共有するというプロセスを定めておくことで、清掃業務の流れを統一化して、同じ品質でみんながサービスを提供できるようにという目的です。

代表からメッセージを発信し、ビジョンや方向性を明確化

〜サービス向上のためのコンテンツもあるそうですね〜

小松：代表のビジョンや視座を共有することで社員全員が視座を高めるという目的で、代表から「中嶋社長の愛のメッセージ」を発信しています。

会社という船がどこに向かっているのか分からないと船に乗っている社員は不安ですが、この発信によって会社の方向性を明確にして、全社員と共有できています。

また、社員がちょっとしたミスをしてフォローが必要な時や、ヒヤリハットが起きたときに、「今一度、意識を高く持ちましょう」というリマインドとしても機能していますね。

当事者意識の向上のため、委員会制度を運用

〜その他にTUNAGで運用している取り組みはありますか？〜

小松：「コンプライアンス」「IR（広報）」「採用」「プロジェクト管理・企画」などの各委員会からの報告や共有をTUNAGに投稿しています。

本来は事業所の管理者が担当する領域なのですが、オーバーワークになりやすいんですよね。管理者の負担を減らしつつ、現場の社員に当事者意識を持ってもらうという目的で、各委員会を社員が担当しています。

以前までは各個人がそれぞれの委員会を担当していたのですが、皆さん責任感が強すぎて一人で抱えてしまうことが多く、社員同士のコミュニケーションがあまり活発になりませんでした。なので、最近は委員会の数を減らし、各委員会に2名を配置しています。

ペーパーレス化で日報提出の時間削減、新卒社員の離職も改善

日報作成が効率化し、情報共有や承認への意識が高まった

〜ペーパーレス化で得られた効果について教えてください。〜

小松：日報を記入する時間はだいぶ削減されましたね。紙での日報提出を経験している先輩社員も、「スマホで日報が出せて効率的だし、他の人の日報も見られるのが良いね」と言っていました。

〜時間削減の他にも、社内に良い影響はありましたか？〜

小松：TUNAGを導入してから、総じて情報共有への意識が高まり、情報が社内に回るようになりました。

また、報連相や確認、返信への意識も向上しています。自分の日報に他の社員から反応をもらえると、「見てくれてるんだ」みたいな、承認してもらえたと感じる。だからこそ、「他の人のことも承認しよう」と自分もコメントをしたり、コメントに返信できているんだと思います。

新卒社員の離職率が75%から0％に大幅改善

〜新卒の方の離職について、変化はありましたか？〜

小松：TUNAGを導入してから現在まで、新卒社員の離職はありません。2023年卒や2024年卒の新卒は離職がなく、定着率100％となっています。

委員会制度では、新卒社員と先輩社員が同じ委員会になることで、コミュニケーションが円滑になり、距離も縮まりますね。業務の面でも、連携が取れてきたんじゃないかと思います。

私自身、「投稿見たよ」と声をかけてもらうことも多いですし、TUNAGの投稿を見て「また新しいプロジェクトやってるんだ」というコミュニケーションが生まれていますね。

代表からのメッセージが伝わりやすくなった

〜それ以外に感じている効果はありますか？〜

小松：代表の気持ちが伝わりやすくなりました。最初はメッセージを読んで「なるほど」で終わる社員が多かったのですが、最近は「ありがとうございます」とコメントしたり、スタンプを押したりしています。

代表と社員の面談でも、「TUNAGでの発信で、こういうお話があったと思うんですけど…」と話題に出ているそうなので、社員にしっかり良い影響が出ているんじゃないかと思います。社員が共通の目的を持てるようになり、社内全体として関わりが強くなりましたね。

組織コミュニケーションの要として、必要不可欠なツール

〜アヴァンス様の中で、TUNAGは一言で表すとどのような存在でしょうか？〜

小松：情報共有を通して、社員の中に「自分もこの組織のメンバーなんだ」という自覚とか、当事者意識が生まれるツールだと感じたので、「組織コミュニケーションの要」ですかね。

〜効果実感を踏まえ、TUNAGはどのような組織におすすめだと思われますか？〜

小松：弊社のように、社員の年齢層が親子ぐらい離れている会社さんにおすすめです。TUNAGをきっかけに年配の社員が「これどうやって投稿するの？」「これ教えて」と若い社員にスマホの使い方を教わる場面もあり、情報共有の面はもちろんですが、社内コミュニケーションのきっかけになるという意味でも良いと思います。

あとは、介護や福祉の事業をやっている会社さんは、20〜30名の中小企業でも、事業所ごとの動きになりやすい大企業でも活用できると思います。

導入のメリットを伝え、年配の社員にも納得感を持って使ってもらう

デジタルが苦手な年配の社員をサポート

〜TUNAGを導入していく中で苦労したことがあれば教えてください。〜

小松：各コンテンツの入力欄に、何をどのように記入するのかという説明を分かりやすく書いたり、「こういう時はこのコンテンツに投稿しましょう」という共通認識を作るのには苦労しましたね。

今でも、コンテンツを新しく作ったり更新するときは、最初に目的と用途をはっきり伝えるようにしています。

〜アヴァンス様は年配の社員も多いそうですが、どのようにサポートしましたか？〜

小松：デジタル化に苦手意識を持っている人も、絶対できないわけじゃなくて、やろうと思うかどうかじゃないですか。なので、情報共有をデジタル化する目的や、そうすることで得られる利益、会社や個人にとっての価値をしっかり伝えて納得してもらうという、動機づけを行いました。

幸運なことに、弊社は事業所同士が近くにあり、困ったことがあればすぐに相談できます。また、職業柄コミュニケーションが上手な方が多いため、分からないことをそのままにせず聞きやすいんです。心理的に安全な環境が整っていることもあり、みんなでTUNAGの使い方を勉強していくことができましたね。

カスタマーサクセスに相談しながら運用を推進

〜これまでの当社の支援でTUNAG運用に生きている部分があれば教えてください。〜

小松：全社員に導入する段階で説明会を実施したのですが、そこでTUNAGを導入する目的や利用すべきタイミングなど、どのように社員と共通認識を作るかという点でお世話になりました。

年齢層が離れている方への説明方法や、社員により詳しい情報を共有してもらうための伝え方についても、相談に乗ってもらっています。

あとは、たとえば日報の運用をもう少し工夫したいと思ったときに「写真を載せられるようにしますか？」「こういう項目を追加して、この項目は削除しましょう」などのアドバイスもしてもらっています。

「100年続く強くて優しい会社」を目指す

〜最後に、今後の展望について教えてください。〜

小松：弊社のビジョンは、「100年続く強くて優しい会社」です。これを達成するには、「圧倒的良好な人間関係」と「好業績・好待遇」という両輪を回して会社を運営していくことが必要だと思っています。

〜そのためにTUNAGを活用できそうなイメージなどはありますか？〜

小松：主に「圧倒的良好な人間関係」を目指す上で、非常に重要になってくると考えています。

単に情報を共有するだけでなく、「こういうことをしてくれてありがとう」という社員への承認や、「この人はこういうことを求めてるんだな」という社員の願望の見える化、そして社員同士の協力関係を築くというところで、TUNAGは有用なものになってくると考えています。

〜小松様、お話いただきありがとうございました！〜