- 人と組織が強い会社の深イイ仕掛け - 日々の状況をレポートしていく“日報”は、みなさんの業務においても馴染み深いものだと思います。TUNAGでも、幅広い企業で社内制度として運用されています。 日報は、個人単位で実施する場合もあれば、部署・組織単位などで報告をするケースもあります。報告の内容も、業務的な報告をする内容もありますし、状態把握を目的としたものもあります。 最近はコロナウイルスの感染拡大によりリモートワークが普及してきていますが、リモートワーク下でも成果を出していくためには、日報で日次の報告がきちんと行い、生産性・生産高が落ちないようにすることが重要になってきます。 多くの場合には、日報をマネジメントや報告目的として活用しているのではないかと思いますが、今回は「エンゲージメントの観点」から日報運用についてまとめていきます。 ⇒お役立ち資料「日報運用ガイド」はこちら

エンゲージメントとマネジメントの違い

アプローチに大きな違いがある

マネジメントとは、一般的に「管理」の意味で用いられますが、ビジネス上ではマネジメントは管理だけでなく組織の成果を向上させるための道具や機能、機関という意味でも使われます。 会社の資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を管理し、最大限の効果を得ることを目的とするため、その一環として、日報から「ヒト・モノ・カネ・情報」を報告させることが求められます。 マネジメントでは「管理」することが主目的になるため、部下から上司もしくは組織や個人から経営への発信の要素が強くなります。大雑把にこの流れを表現すると「報告する→受け取る」の一方通行になります。 エンゲージメントの観点ですと、もちろん上記のような目的もありながら最大の効果は「共有・伝播」させていくことが大事になると僕は考えています。そのため情報の矢印は、一方通行でなく上下左右に発信されていくことが理想的だと考えます。 TUNAGでは「相互の信頼関係」が構築された状態をエンゲージメントが高い状態と定義しています。究極的には、自部署や個人以外にあたるすべての他部署や他者に知らせることができるかが非常に重要になると思っています。 ※イメージ図

マネジメント目的の「日報」に、エンゲージメント向上の観点を取り入れてみる

エンゲージメント診断を実施すると「他部署とのコミュニケーション」が課題として出てくる企業があります。企業規模や事業形態などによって、あがりがちな課題の一つです。 「コミュニケーションの機会が不足していること」を、課題の背景と捉え、部署を横断したランチや交流会などの施策に進みがちですが、むしろ身近な「日報」という社内制度にそのきっかけづくりの要素が含まれています。 日報はどの企業でも何らかの形で行っていることが多いですし、日報を新しく始めるとしても、そこまでハードルが高いものではありません。マネジメント目的の「報告」が主となっていることが通常ですが、ここにエンゲージメントの観点を取り入れることで、コミュニケーションの機会をつくることが可能なのです。

日報をより効果的に運用する方法とは

TUNAGには、株式会社オールハーツカンパニー様の事例があります。「日報だけでエンゲージメントを高めた事例」としてご紹介させていただいていますが、従業員数も2,700名近く、150もある店舗運営をする同社が取り組んだ日報運用のポイントについて、更に深掘りしてご紹介していきます。

ポイント1：日報を届ける「媒体」を変える

日報を運用している企業の多くは、メールを利用しているのではないでしょうか。メールの特性としては宛先を毎回自由に設定できたり、メーリングリストを活用すれば必要な人に手軽に届けることができます。 オールハーツ社も、最初はメールで日報を運用していました。しかし、メールでは多数のメンバーへ手軽に情報共有できますが、一方通行になりがちで、コミュニケーションの起点を生むことは難しいという側面もあります。 また、他のメールや業務連絡と混ざり大事な情報を見落としてしまう。読まれているのか分からず、ただ送るだけの作業になり、送ること以上に何か得られることが無い点も課題としてあがっていました。 また事業の特性上、日報に書かれた内容には、普段の業務に活用できるアイデアやノウハウが多数詰まっているのですが、メールはフロー型ですので、情報を探す手間がかかっていたそうです。 上記の懸念事項はTUNAGを活用することで大幅に解消されました。図でご紹介しているとおり、伝える項目をアレンジし、カスタマイズできる点、情報が整理されストックされる点などから、一方通行だったものを縦横斜めに伝わるように改善できたのです。 ただ一つの日報をとりあげてみても、理想と現実のギャップがかなりあります。「どこでどのように日報を投稿するのか」を変えるだけでも、その後の日々の業務の改善や、コミュニケーションの機会を生むことができます。

ポイント2：定量的と定性的な情報をバランスよく組み合わせる

次に日報自体の内容についてです。日報は業務の報告をするものですので、売上や目標数値など、定量的な情報を簡潔に記載する傾向があります。オールハーツ社も、当初は定量的な報告にとどまっていました。 もちろん、定量的な数値報告は重要です。ですが、定量のみの報告ですと、「コミュニケーションのきっかけ」を生み出すことは難しくなります。必要なのは、その数値や行動量が、「どうして生み出されたかというストーリー」や、業務における「感情・熱量・喜怒哀楽」などの定性的な情報です。 日報には、定量的な情報と定性的な情報をバランス良く組み合わせることをおすすめしています。逆に、定性的な情報だけが並んでしまっても実態がわかりにくくなります。 定量と定性のバランス＝報告と共有・伝播が上手く組み合わさった日報にすることがベストだと思います。その方が単純に伝える側も受け取る側も読んでいて楽しいですよね。

ポイント3：利用実績を定点観測しながら運用改善する

「日報の提出率」と「業績やパフォーマンス」は相関すると考えています。業績がいい時ほど、良い報告ができますので、日々の業務の報告を「知らせたい」という前向きな行動につながります。 日報で「知らせたい」という前向きなモチベーションを持つことで、さらに、日報を書くうえで日々の目標に向き合い、業務のPDCAがさらにまわり、結果が出る……。そのような良いサイクルに向かっていくのではないかと思います。 「鶏が先か、卵が先か」という話ではないですが、うまくいっている組織とそうでない組織を見極める際、日報の提出率はなんらかの相関関係があるはずです。しかし、そもそも日報がちゃんと提出されているか分からない状況ですと、このような関係を見つけることはできません。 日報の提出実績をしっかりと定点観測し、運用改善をしていくことが日報運用の本来の姿のはずです。しかし、そこまで運用を一貫して実施している企業はほとんどありません。 TUNAGでは、この提出実績や書かれている内容などの集計からレポートまでが一元管理できる強みがあります。

日報の運用だけでも、エンゲージメントは向上する

奇抜な施策ではなく、地道な運用がエンゲージメント向上につながる

日報運用という使い古された社内制度でも、実はとても奥深いものです。徹底的に運用と改善をしていけばエンゲージメントは高まります。 オールハーツ社の事例からもその効果はご確認いただけると思います。今回お伝えしたいことは、「やっているだけ」の社内制度と「徹底的に運用と向き合っている」場合とでは、大きく効果が変わってくるということです。 よく「どんな社内制度がエンゲージメント向上に役立ちますか」という質問をいただくのですが、その答えは今回ご紹介した事例です。 日報という至って一般的な社内制度でも、しっかりと制度運用と改善をしていくことで必ず今以上の効果をもたらしますし、エンゲージメントを高めることは奇抜な施策でなくこのような地道な運用部分にもしっかりと向き合い、徹底的に運用をしていくことなのです。 「言うは易く、行うは難し」とはまさにこのことで、社内制度は企画よりも運用の方が難易度が高いものです。告知して終わりになってしまっていたり、ただの作業になってしまっていたり、そもそも誰も目的を理解していなかったりと、ふたを開けてみるとそのような状態になっていることはよくあることです。 TUNAGはこのような社内制度の「実行」を支援しており、国内で唯一の「社内制度のプラットフォーム」を提供しています。社内制度を色々と実施しているものの、その効果を感じにくい場合には、是非運用を徹底的に見直してみるがいいのではないでしょうか。

▼『TUNAG』について 『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。 会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。 「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。