月間10時間以上の時間削減を実現:社員が集まる情報共有プラットフォームを目指し、TUNAGを活用

導入前に課題に感じていたこと
情報共有のプラットフォームが欲しかった
〜TUNAG導入前、貴社ではどんな課題を感じていましたか〜 草薙:弊社ではTUNAGを導入する前に、チャットツールや、自社開発の日報ツールを導入していました。従業員にタブレットを配布して、アナログだったところをシステム化したんです。 ですが、ほかに個人のSNSでのやり取りも使われていたりして、人によって情報を取りにいくツールがバラバラで。情報共有の部分で統一化したいというのが大きかったですね。「ここを見に行けば、会社の情報が取れる」という情報共有のプラットフォームがあるといいなと思ったんです。チャットだけでないコミュニケーションができる点に惹かれ導入
〜TUNAG導入の決め手となったのはどんな部分でしたか?〜 草薙:一番惹かれた部分でいうと、いろんな申請業務ができることと、SNSっぽさですね。チャットだけじゃないコミュニケーションができるということで、よりコミュニケーションが活発になるかなと導入を決めました。
TUNAGの活用について
各種申請からマニュアル、同好会まで、社内の情報をTUNAGに一本化
〜実際にTUNAGを活用してどんな取り組みをしているか、お聞かせください〜 草薙:まず、申請業務をTUNAG上で行えるようにしたのと、会社からのお知らせを一本化できるように制度を作りました。ほかにも、マニュアルを格納したり、仕事以外のコミュニケーションを活性化できるように同好会の活動報告ができるようにしました。 申請業務でいうと、有給申請や欠勤届などの勤怠関係や、PCの持ち出しをする際の申請などもTUNAGでできるようにしています。 直近でいいなと思ったのは、カレンダー機能です。会社の共通のカレンダーとして使っていて、そこを見たら会社の共通のイベントごとがわかるようにしています。すごくいいですね。
※左右の画像は、株式会社光様の実際のTUNAG画面です。情報発信からマニュアルや申請まで、TUNAGで運用しています。中央の画像は、カレンダー機能のイメージ画像です。全社の予定や各従業員の予定を、会社共通のカレンダーで可視化することができます。
ミッション機能で、日報の提出漏れを防ぐ
〜TUNAGを使って日報の提出漏れを防ぐ「日報提出報告」という制度を設けているそうですね〜 草薙:TUNAGを開くとToDoみたいな感じでミッション機能が出てきて、「日報を提出しなきゃ」と気づきやすくなります。おかげで提出の抜け漏れがなくなりましたね。日報を提出していない社員を見つけやすくもなりました。 自社開発の日報ツールにはアラート機能がなかったので、上長の人も、部下が日報を出したのか、出してないのか、わからないまま過ぎてしまうという。日報を提出したかどうかTUNAG上でわかるようにしたことで、抜け漏れをなくすようにしました。人事制度を改善し従業員満足度を高めるためにTERASを活用
〜貴社ではTERAS(※)を実施されましたが、なぜ実施されたか、今後どう活用したいか、教えてください〜※光様では、組織状態を可視化して打ち手を設計するサービス「TERAS」も活用しながら、エンゲージメント向上に取り組まれています。
草薙:実施した目的は大きく2つあって。1つ目は、弊社は2022年8月に組織体制を変更したので、社内の組織状態を把握したいというものです。 2つ目は、人事制度の部分です。評価制度や採用基準、教育体制、社内の就業規則とか、全部を改善・改革していこうというプロジェクトができまして、そこに社員の声を反映させていくことで、帰属意識や満足度につなげようということで、TERASを導入しました。 会社としてどの部分に課題があるか、改善すべき点がどこかというのが数字になって表れるので、数字が低い部分に優先度を高く注力して、まずそこを改善できればと思っています。TUNAGの運用について
TUNAGへのアクセスは全員支給の社用携帯で
〜現在のTUNAGの運用体制について教えてください〜 草薙:運用に関しては、新しい制度を作ったり、制度を見直したりするのは、私がメインでやっています。各種申請を承認するのは、総務の方の担当です。今後は人数を増やしてやっていこうかなと思っています。有志を募るか、人事制度のプロジェクトのメンバーを入れようかと。 〜従業員のみなさまは、TUNAGをどのような端末で利用されていますか?〜 草薙:以前は私用の携帯電話にチャットツールを入れて使ってもらっていたんですが、TUNAGの場合はチャットだけじゃなく会社の情報がたくさん入っているので、情報管理の観点からどうなの?という意見が出ました。当時は会社からタブレットが支給されていたんですが、現場の人からすると大きすぎて不便な部分があったので、「それなら」と全員会社支給のスマートフォンに変えました。TUNAGを利用できる雇用形態としては、弊社は派遣の方は単発なので、現在は正社員のみですね。 〜運用のスタートにあたって苦労された点はありますか?〜 草薙:弊社は30代、40代の社員が多くて、全体の1割くらいは50〜60代なんですが、やはり50〜60代の社員は覚えるのに時間がかかりましたね。途中で投げ出してしまう人もいれば、がんばって覚えようとしている人もいて。そこを根気よく教えていくのが大変でした。 ただ、以前チャットツールを導入したときに一度その大変さを経験してるので、TUNAGの導入時にはそんなに負荷はかかっていないですね。
「導入して終わり」ではないサポートがありがたい
〜当社のカスタマーサクセスについてはいかがでしょうか〜 草薙:導入時、カスタマーサクセスの方に社員に向けた説明会をしてもらえたので、こちら側の負担が減ったのはすごくありがたかったです。結構こういうツールって、導入すると「その後の運用は自社でやってください」ということが多いと思うんですが、定期的に進捗の確認もしてくれたので、助かりました。 あと、TUNAGは機能もいろいろ改善されているので、こちらも快適に使えますし、カスタマーサクセスの方を通じて機能改善の要望を伝えやすいのもいいですね。TUNAGの効果について
ペーパーレス化で、月間で10時間以上の時間削減を実現

新入社員の自己紹介を起点に、社内コミュニケーションが変化
草薙:弊社は現在採用を強化しているので、結構な人数の社員が入社するんですよ。その都度TUNAGにアカウント登録をしてもらって、自己紹介をしてもらっています。そのプロフィールが話のネタになるというか、「あの人ここの出身なんだね」っていうのは社員間でも話が出たりして、そこはすごくいいなって思ってますね。 昔だと新入社員の自己紹介はチャットツールでパッと流すだけだったので、「あの人、いつの間に入社したの?」とかがあったんですが、コミュニケーションが変わったように思います。今後TUNAGで実現したいこと
「人を大事にする会社」を体現するためにTUNAGを活用したい

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