月間10時間以上の時間削減を実現：社員が集まる情報共有プラットフォームを目指し、TUNAGを活用

「解体」に特化した施工管理サービスを提供する株式会社光様。約70名の従業員を擁し、名古屋と東京に拠点を構えています。 もともと、チャットツールや自社開発の日報ツールを導入していたという光様ですが、社内の情報共有をよりスムーズにするため、「ここを見にいけば会社の情報がわかる」という情報共有プラットフォームを作ることを希望されていました。 光様がTUNAG（ツナグ）を導入する決め手となったのは何だったのか、TUNAGを活用し、実際にどんな取り組みをされているか。採用や評価制度・研修教育など人事まわりの業務を担当する企画部主任 草薙結衣様（以下、敬称略）にお話を伺いました。

導入前に課題に感じていたこと

情報共有のプラットフォームが欲しかった

〜TUNAG導入前、貴社ではどんな課題を感じていましたか〜 草薙：弊社ではTUNAGを導入する前に、チャットツールや、自社開発の日報ツールを導入していました。従業員にタブレットを配布して、アナログだったところをシステム化したんです。 ですが、ほかに個人のSNSでのやり取りも使われていたりして、人によって情報を取りにいくツールがバラバラで。情報共有の部分で統一化したいというのが大きかったですね。「ここを見に行けば、会社の情報が取れる」という情報共有のプラットフォームがあるといいなと思ったんです。

チャットだけでないコミュニケーションができる点に惹かれ導入

〜TUNAG導入の決め手となったのはどんな部分でしたか？〜 草薙：一番惹かれた部分でいうと、いろんな申請業務ができることと、SNSっぽさですね。チャットだけじゃないコミュニケーションができるということで、よりコミュニケーションが活発になるかなと導入を決めました。 ※企画部 主任：草薙 結衣 様

TUNAGの活用について

各種申請からマニュアル、同好会まで、社内の情報をTUNAGに一本化

〜実際にTUNAGを活用してどんな取り組みをしているか、お聞かせください〜 草薙：まず、申請業務をTUNAG上で行えるようにしたのと、会社からのお知らせを一本化できるように制度を作りました。ほかにも、マニュアルを格納したり、仕事以外のコミュニケーションを活性化できるように同好会の活動報告ができるようにしました。 申請業務でいうと、有給申請や欠勤届などの勤怠関係や、PCの持ち出しをする際の申請などもTUNAGでできるようにしています。 直近でいいなと思ったのは、カレンダー機能です。会社の共通のカレンダーとして使っていて、そこを見たら会社の共通のイベントごとがわかるようにしています。すごくいいですね。

※左右の画像は、株式会社光様の実際のTUNAG画面です。情報発信からマニュアルや申請まで、TUNAGで運用しています。中央の画像は、カレンダー機能のイメージ画像です。全社の予定や各従業員の予定を、会社共通のカレンダーで可視化することができます。

ミッション機能で、日報の提出漏れを防ぐ

〜TUNAGを使って日報の提出漏れを防ぐ「日報提出報告」という制度を設けているそうですね〜 草薙：TUNAGを開くとToDoみたいな感じでミッション機能が出てきて、「日報を提出しなきゃ」と気づきやすくなります。おかげで提出の抜け漏れがなくなりましたね。日報を提出していない社員を見つけやすくもなりました。 自社開発の日報ツールにはアラート機能がなかったので、上長の人も、部下が日報を出したのか、出してないのか、わからないまま過ぎてしまうという。日報を提出したかどうかTUNAG上でわかるようにしたことで、抜け漏れをなくすようにしました。

人事制度を改善し従業員満足度を高めるためにTERASを活用

〜貴社ではTERAS（※）を実施されましたが、なぜ実施されたか、今後どう活用したいか、教えてください〜

※光様では、組織状態を可視化して打ち手を設計するサービス「TERAS」も活用しながら、エンゲージメント向上に取り組まれています。

草薙：実施した目的は大きく2つあって。1つ目は、弊社は2022年8月に組織体制を変更したので、社内の組織状態を把握したいというものです。 2つ目は、人事制度の部分です。評価制度や採用基準、教育体制、社内の就業規則とか、全部を改善・改革していこうというプロジェクトができまして、そこに社員の声を反映させていくことで、帰属意識や満足度につなげようということで、TERASを導入しました。 会社としてどの部分に課題があるか、改善すべき点がどこかというのが数字になって表れるので、数字が低い部分に優先度を高く注力して、まずそこを改善できればと思っています。

TUNAGの運用について

TUNAGへのアクセスは全員支給の社用携帯で

〜現在のTUNAGの運用体制について教えてください〜 草薙：運用に関しては、新しい制度を作ったり、制度を見直したりするのは、私がメインでやっています。各種申請を承認するのは、総務の方の担当です。今後は人数を増やしてやっていこうかなと思っています。有志を募るか、人事制度のプロジェクトのメンバーを入れようかと。 〜従業員のみなさまは、TUNAGをどのような端末で利用されていますか？〜 草薙：以前は私用の携帯電話にチャットツールを入れて使ってもらっていたんですが、TUNAGの場合はチャットだけじゃなく会社の情報がたくさん入っているので、情報管理の観点からどうなの？という意見が出ました。当時は会社からタブレットが支給されていたんですが、現場の人からすると大きすぎて不便な部分があったので、「それなら」と全員会社支給のスマートフォンに変えました。TUNAGを利用できる雇用形態としては、弊社は派遣の方は単発なので、現在は正社員のみですね。 〜運用のスタートにあたって苦労された点はありますか？〜 草薙：弊社は30代、40代の社員が多くて、全体の1割くらいは50〜60代なんですが、やはり50〜60代の社員は覚えるのに時間がかかりましたね。途中で投げ出してしまう人もいれば、がんばって覚えようとしている人もいて。そこを根気よく教えていくのが大変でした。 ただ、以前チャットツールを導入したときに一度その大変さを経験してるので、TUNAGの導入時にはそんなに負荷はかかっていないですね。

「導入して終わり」ではないサポートがありがたい

〜当社のカスタマーサクセスについてはいかがでしょうか〜 草薙：導入時、カスタマーサクセスの方に社員に向けた説明会をしてもらえたので、こちら側の負担が減ったのはすごくありがたかったです。結構こういうツールって、導入すると「その後の運用は自社でやってください」ということが多いと思うんですが、定期的に進捗の確認もしてくれたので、助かりました。 あと、TUNAGは機能もいろいろ改善されているので、こちらも快適に使えますし、カスタマーサクセスの方を通じて機能改善の要望を伝えやすいのもいいですね。

TUNAGの効果について

ペーパーレス化で、月間で10時間以上の時間削減を実現

〜TUNAGを導入したことで感じられた効果があれば教えてください〜 草薙：これまでは、各種申請が紙ベースでおこなわれていて、申請書への記入時間や管理作業の時間が多く発生していました。確認作業もアナログで、ムダなやり取りが多かったんです。このうち、有給申請と休日出勤申請をTUNAG上でできるようにしたところ、月間で10時間以上も時間削減できたんです。 ほかに、各種マニュアルを紙ベースでの管理からTUNAGに格納したことで、「マニュアルの閲覧依頼」→「対応者が確認して送付」→「依頼者が確認」→「完了報告」という一連の流れを簡略化することができました。社内ルールの「知らない」を「知る」に変換することができて、不要な問合せが減ったことは大きな効果だと思っています。

新入社員の自己紹介を起点に、社内コミュニケーションが変化

草薙：弊社は現在採用を強化しているので、結構な人数の社員が入社するんですよ。その都度TUNAGにアカウント登録をしてもらって、自己紹介をしてもらっています。そのプロフィールが話のネタになるというか、「あの人ここの出身なんだね」っていうのは社員間でも話が出たりして、そこはすごくいいなって思ってますね。 昔だと新入社員の自己紹介はチャットツールでパッと流すだけだったので、「あの人、いつの間に入社したの？」とかがあったんですが、コミュニケーションが変わったように思います。

今後TUNAGで実現したいこと

「人を大事にする会社」を体現するためにTUNAGを活用したい

〜今後、株式会社光様として実現したい姿や、どのような組織を作っていきたいか、お聞かせください〜 草薙：弊社は「人がありき」で成り立っている会社だと思っています。重機を持っているわけではなく、施工管理の職種の人を各解体現場に派遣する形の仕事なので、その人自身の能力・技量ですとか、魅力という部分が一番大事になってくる事業内容です。これからも「人を大事にする会社」という軸は変わりませんし、「人で勝負する会社」を作っていきたいなと思っています。 市場の需要が伸びている業界でもあるので、現在の弊社の売上70億円を、3年後には倍にしようということで、3年〜5年後に向けた経営計画を立てて、いろいろと取り組んでいるところです。ただ、それだけ売上を伸ばすとなると、人の採用も必要です。しかも、建設業の仕事って、技術が身について一人前になるまでに3〜5年かかると言われていて。 優秀な人を採って、その方が辞めてしまわないように組織体制も作って、プラスアルファで教育とかも作っていって、いいサイクルが生まれるように。今いる社員を大事にしつつ、より採用を強化していける組織を作っていきたいですね。そういったところにTUNAGを活用できればと思っています。 社員間のコミュニケーションをより活発にしたり、TERASを使って社内の状況を定量的に数値で把握したり、そういった形で、社員が集まってくるプラットフォームとして今後も活用していきたいですね。 〜草薙様、お話いただきありがとうございました！〜