社内を巻き込み、コミュニケーションを促進するために担当者は何をすべきか？〜前編〜 【エンゲージメントアワード2019 トークセッション】

2019年12月4日、『TUNAGエンゲージメントアワード2019』を開催いたしました。 当社サービス『TUNAG』を導入する企業様からエントリーを受け付け、弊社内での審査を経て選出した「エンゲージメント向上を目的とした素晴らしい取り組みを行う企業」を発表するイベントです。 イベント内では、授賞式に加え、「TUNAGをどのように運用しているか」、「エンゲージメント向上への取り組み」などの発表、導入企業のご担当者様を交えたトークセッションを行いました。実際に社内制度の設計から運用まで、会社を巻き込みながら取り組まれているご担当者様に、どのように取り組まれているかお話を伺いました。 【イベント実施日】 2019年12月4日   【トークセッションパネラー】 ・ココネット株式会社 経営企画室 室長 萩原 哲也様 コミュニティコンシェルジュ事業・食品宅配事業 従業員数 600名 拠点・店舗数 200拠点 TUNAG利用期間 約5ヶ月   ・FSX株式会社 情報システム室 室長 瀬尾 竹蔵様 おしぼりレンタル・販売事業 従業員数 145名 拠点・店舗数 3拠点 TUNAG利用期間 約10ヶ月   ・株式会社八神製作所 経営企画部 グループリーダー 岸 寛之様 医療機器商社 従業員数 1,064名 拠点・店舗数 45拠点 TUNAG利用期間 約10ヶ月

TUNAG導入背景や導入時の課題について

日報の紙の運用のIT化、良い情報をよりオープンにしたい

※左より、株式会社八神製作所 岸様、FSX株式会社 瀬尾様、ココネット株式会社 萩原様 〜TUNAGの導入背景目的とご導入時にかかえていた課題をお伺いできますでしょうか？〜 株式会社八神製作所 岸様（以下、岸様）：日報をより効果的・効率的に運用したいというのが導入のきっかけでした。これまでは担当者がWordで日報を作って、上司にデータをメールで送って……という流れだったのですが、ここからさらに、上司が印刷して、赤入れをして担当者に返す。という運用でした。 交換日記みたいな形で、1対1の運用をしており、部下への丁寧な指導という面からは良かったのですが、「働き方改革」の流れの中で、日報を書くために、営業先から会社に戻ってきてパソコンで作って、上司は紙で見て、赤入れして、部下に戻す……という運用は、さすがに継続するのが難しくなり、コミュニケーションツールの導入を検討することになりました。 SFAのように営業管理をすることも考えましたが、そうではなく、TUNAGのようなSNS型のコミュニケーションツールを使って、オープンで風通しの良い職場にしたいということもあり、TUNAGを導入しました。 〜ありがとうございます。八神製作所さんは歴史ある会社ですし、アナログからの切り替えにおいて、現場の抵抗は無かったでしょうか？〜 岸様：確かに、1対1の丁寧なコミュニケーションが自社の強みだという考えの人も少なからずいて、私もその通りだと思います。ですが、やはりそれ以上に、紙で印刷して赤入れして戻す作業にかかる時間を考えて、切り替えなければならないと判断しました。 また、チームで動くことも多いので、1対1のやり取りに閉じずに、タイムリーに情報共有しながら営業活動をした方が生産性も上がり、チームとしての一体感も生まれるということを説明し、理解してもらえるように動きました。 〜ココネット株式会社 萩原様はどのような背景でTUNAGを導入されましたか？〜 ココネット株式会社 萩原様（以下、萩原様）：1つはチャットツールやコミュニケーションツールが乱立していて、統一したいという事情があった点。もう1つは、顔と名前が一致しておらず、会社に所属しているという感覚を持っている人が少なかった点ですね。拠点が200ほどありますので。 ある人に、「5年ぐらい働いていますが、会社に所属しているという感覚がないんです」と言われたことがあって、エンゲージメント向上や信頼関係の構築を目指すにあたり大きな課題だなと思ったのがきっかけです。

制度利用を促進させるための工夫

地道に想いを伝えることで、応援してくれる人が増える

〜TUNAGのスコアを高める上で制度利用を盛り上げたりする工夫が必要ですが、みなさんどんな工夫をされていますか？〜 岸様：元々紙で日報を運用していましたので、日報の運用自体は定着していました。ただ、業務の一環で使っているということもあって、日報以外の柔らかいネタといいますか、コラムみたいな使い方には抵抗があったようです。ですので、最初は運営側から投稿をお願いしながら地道に進めていきました。 すると、だんだん自ら投稿してくださる方が増えて、自分で「ツナグラマー」と名乗る若手が現れたり、盛り上がりが出てきたりしました。ちなみに「ツナグラマー」にはエンゲージメント向上のためのプロジェクトに入ってもらったりしていますね。 〜ありがとうございます。運営の事務局は何人くらいで運用されているのでしょうか？〜 岸様：明確に人数は決まってないのですが、最初運営していたメンバーだけでなく、応援してくださっている方もいて、合計6〜7名くらいですね。

個人ではなく、部署ごとに投稿を促進する

〜TUNAGのスコアは、ユーザーの登録率とプロフィール画像の設定率、コメント率とログイン率。この4つの要素で構成されています。このスコアが20点満点中19点と、すごく高いFSX株式会社の瀬尾様、どういった工夫をされていますか？〜 FSX株式会社 瀬尾様（以下、瀬尾様）：TUNAGのコンサルタントの方から、「まずTUNAGを使ってもらうところから始めましょう」とアドバイスをもらい、アナログで行っていた日報や週報をTUNAGで運用し、「今週のホットトピックス」という形で部署別にいい情報を投稿しやすくするような制度をつくり、工夫していきました。 部署別でそれぞれが情報発信してもらう形にしたことで、部署別に利用状況を確認できるようになったのですが、そうするとどの部署が投稿していないかが目立ちます。それもあって、自然と「投稿するものだ」という風に広まっていったように思いますね。

プライベートな内容も気軽に投稿し、オープンな場づくりを実施

〜萩原さんは、コメントや制度利用を促すコツはありますか？〜 萩原様：弊社は別のSNSを使っていたこともありコメントなどの抵抗感は最初からあまり無かったですね。ただ、以前のSNSツールの時は業務報告として少し強制的に投稿してもらっていたのに対し、TUNAGはプライベートなことも織り交ぜて書き込むことを許容しています。その結果、カジュアルな雰囲気が作れたので、コメントや制度利用が促進されたと思います。   〜前編では、アナログで行っていた日報などの取り組みを、ただデジタル化するのではなく、その運用に会社の想いや人と人をつなぐ仕組みを入れていくという点において、各社様の工夫を伺いました。 後編では、TUNAG導入後の変化や、今後行っていきたいことについてご紹介しております。〜 ※後編はこちらから