社内を巻き込み、コミュニケーションを促進するために運用担当者は何をすべきか？〜後編〜 【エンゲージメントアワード2019 トークセッション】

  TUNAGエンゲージメントアワードにて、実際に社内制度の設計から運用まで、会社を巻き込みながら取り組まれているご担当者様に、どのように取り組まれているかお話を伺いました。今回は前編に引き続き、導入後の社内の変化や今後取り組みたいことについて伺っています。 ※前編はこちらから 【イベント実施日】 2019年12月4日   【トークセッションパネラー】 ・ココネット株式会社 経営企画室 室長 萩原 哲也様 コミュニティコンシェルジュ事業・食品宅配事業 従業員数 600名 拠点・店舗数 200拠点 TUNAG利用期間 約5ヶ月   ・FSX株式会社 情報システム室 室長 瀬尾 竹蔵様 おしぼりレンタル・販売事業 従業員数 145名 拠点・店舗数 3拠点 TUNAG利用期間 約10ヶ月   ・株式会社八神製作所 経営企画部 グループリーダー 岸 寛之様 医療機器商社 従業員数 1,064名 拠点・店舗数 45拠点 TUNAG利用期間 約10ヶ月

TUNAG導入後の社内の変化

孤独に働いていた配送スタッフ同士に「チーム感」が出てきた

※左より、株式会社八神製作所 岸様、FSX株式会社 瀬尾様、ココネット株式会社 萩原様 〜TUNAGを導入して、社内に起こった良い変化、悪い変化、何かありましたか？〜 瀬尾様：TUNAGを導入したきっかけにも戻るのですが、アルバイトの配送の方は、外に出て一人になってしまうんです。帰ってくる時間も異なりますし、朝も早いですし。その中で夜遅くに会議をやろうとすると疲れてしまいますよね。そういう点もあり、これまではチームで動いているという認識はなかったと思います。 それが、TUNAGで1on1を始め、それぞれがコミュニケーションをとり、共有することで、少しずつチームの意識が生まれているのを感じています。 先日、飲み会の場などで、リーダーが「こうしなきゃいけないよね」というような意見を私に伝えくれたんですよ。これまではどう配送して、どう回収して、みたいな業務的なところだけだったんですが、そういう声が生まれてきたのは大きな変化ではないでしょうか。 TUNAGをツールとしてただ使うだけでなく、リアルの場でのコミュニケーションにつながるように運用していましたので、実際にそういう声をもらうことで、TUNAG導入の効果を感じました。 これまでは他のツールを使っていましたが、コメントや投稿をお願いしても盛り上げが難しく、こちらが依頼しても「何を投稿したらいいんですか」という反応で、なかなか続かなったんです。 TUNAGを導入してからは1on1などの「社内制度」を使うことがベースになっていて、“週何回実施する”とか、細かな設定ができるようになったのが継続的に続いている理由かなと思います。

経営層がプライベートな情報をオープンにすることで、縦のコミュニケーション量が増えた

〜瀬尾さんは、TUNAG以外のところでもコミュニケーションの場を推進していますよね。そういった地道な従業員と会社の関係構築が、組織を活性化する秘訣なのかなと思いました。岸さんはいかがでしょうか？〜 岸様：弊社は創業が古い会社ということもあり、よく言われるような横のつながりだけでなく、縦のつながり（上下関係）にも課題意識を持っていました。それを改善するために、執行役員の方が週替りで“趣味”や“休日の過ごし方”に関する話などを紹介する制度があるのですが、それをきっかけに執行役員と若手社員との会話が生まれたりしています。 例えば、マラソンが趣味だという執行役員の方に対して、あまり会話をしたことのない若手の社員が「マラソンが趣味なんですね」と声をかけることができたりします。そういう点では、TUNAG導入後は、今までよりも格段にコミュニケーションのきっかけが増えていると思います。

リアルな場での会話や社内イベントの機会が増えた

〜ありがとうございます。岸さんの会社では、最初は日報の電子化からスタートされ、社内報や役員の方コラムの投稿なども始めていらっしゃいますが、他にもユニークな制度がありますよね。退職される方のメッセージの制度について教えていただいてもいいですか？〜 岸様：弊社は新卒採用が中心で、そのまま定年まで勤められる方も多くいらっしゃいます。そういった方が退職する際に、現役社員へメッセージを残す制度「定年退職者メッセージ」があります。 拠点が離れていると、現役社員の立場からすると退職される方にお礼を言う場がなかなか無く、一方で退職される方の立場からは、約40年間勤めあげた人にしか味わえない、会社に対する想いや人生観などを伝える場がありませんでした。 「若い頃はこんなこともあったよ」とか、今ではコンプライアンス上きわどい内容も含めて、おもしろおかしく紹介されています。私も、この人、会社にこんな想いを持ってくれていたんだな、と時にはグッとくることもあります。そしてこの投稿にはコメントがものすごく多いんです。 実際にそこから還暦をお祝いする飲み会の開催につながったりしていて、若手からベテラン社員まで幅広く人気のあるコンテンツになっているのかなと思います。 〜萩原さんは、何か変化はありましたでしょうか？〜 萩原様： 離れた拠点の人同士がコメントでやり取りを始め、つながっていくのがすごくいいなと思いますね。拠点が多い中、リアルでつながるのが難しいのですが、そこをオンラインで補えたという点は、社内でも大きな変化だったと思います。 個人的に感じた変化ですが、私の顔はTUNAGでよくでてきますので、出張で現場に顔を出した時に「萩原さんですね」って言われるようになったのは嬉しいですね。TUNAGが浸透していることを実感します。

今後どう活用していきたいか

経営層からのメッセージが伝わる仕掛けを取り入れる

〜TUNAGを今後どう活用していきたいですか？〜 岸様：弊社は現段階では経営層から直接的にメッセージを発信する機会が少ないので、エンゲージメント向上のためにもその部分に力を入れたいと思っています。 〜経営層を巻き込んでいくために、どう働きかけていこうと思っていますか？〜 岸様：運営事務局が動くというのではなく、若手社員を後押しして、若手自ら経営層に訴えかけていくことが効果的だと思っています。「現場の生の声」が一番です。実際、普段経営層に接する機会の少ない若手社員にはメッセージを聞きたいという想いがあるわけですから。 TUNAGをコミュニケーションツールとして積極的に活用してくれている人がいますので、そういった社員を巻き込みながら進めたいですね。 〜瀬尾さん、萩原さんはいかがでしょうか？どんな活用をしていきたいですか？〜 瀬尾様：同じように、まだまだ経営層からのコメントなどのアプローチが少ないと思っています。経営層は「トップから色々コメントすると、やらされ感につながらないかな」という遠慮があるのですが、それ自体がまだ壁がある証拠だと思うので、その壁を取り除いていかなければならないですね。 そのために中間層の方、リーダー層の方に、「TUNAGを使うことで自分の想いを届けていけるよ」ということを伝えながら進めています。中間層が現場と経営層をつなぐ役割を果たしていくと思っているので。そこはTUNAGのコンサルタントの方の力も借りて、引き続き行っていきたいですね。

ポイント機能を活用し、インセンティブ制度を取り入れたい

萩原様：制度の運用はそれなりに盛り上がってきているので、今後は、頑張ったことや良い行動に対してポイントなどを付与したりして、モチベーションを上げるインセンティブ制度みたいなものを取り入れてみたいですね。ポイント制度は活用していきたいです。 TUNAGの運用担当者をやってみて分かったのは、やはり経営者の方がちゃんとコミットするべきだということです。どんな会社にしたいのか、そういう理念や方針を伝えることはさらに強化していきたいです。

現場に浸透させるための工夫

操作は難しくないので、まずは使ってもらう呼びかけを

〜最後に、会場からいただいた質問なのですが、TUNAGの勉強会や浸透の工夫は行っていますか？〜 萩原様：勉強会はしていないです。基本的には使いながらやってもらいますね。スライド一枚ぐらいのマニュアルを用意して、「誰でもできますよ」と言いながら使ってもらっています。まずは投稿して、使ってみて、分からなければ直接聞いてくださいという感じですね。

制度とうまく絡めることで浸透していく

瀬尾様：勉強会はしていないですね。使ってもらえば直感的に分かると思うので。いかに積極的に使ってもらうかを訴えていくかという工夫で言うと、例えばリーダーを集めて「カタリバ」という制度を作って中間層にTUNAGでやりたいことなどを説明しています。それが勉強会といえば勉強会かな、という風に思います。 今まで部署をまたいでリーダー同士が話をするのは、オフィスの立地の問題もあり機会が無かったです。そもそも飲み会に行く文化もあまり無かったですし。その中で、お酒を飲まなくても、仕事の内容と関係ない場所でコミュニケーションをとる場所をあえてつくるというのは心がけています。 岸様：日報の運用からスタートしたので、当初から利用率は高かったんですが、日報公開範囲の設定はこだわりましたね。部署を飛び越えて共有したい情報（例えば営業部門と管理部門の情報共有）もあり、その見せ方や設定はTUNAGのコンサルタントの方に無理を言って色々お願いしました。 組織図通りに公開範囲を設定する方がその後のメンテナンスも簡単ですが、利用者目線で使い勝手を考え、なるべく要望をかなえられるよう、個別にカスタマイズしています。その結果がTUNAGの運用定着につながっていると思うので、今後もコンサルタントの方に相談して、情報共有やチームの一体感醸成を促進したいと思います。 〜ありがとうございます！運用にまつわる色々なお話を伺うことができ、明日から参考になる情報もあったのではないでしょうか。改めてみなさまありがとうございました！〜 ※前編はこちらからご覧いただけます