パート・アルバイトの入社手続きをペーパーレス化：「ポムの樹」がアプリで実現した、業務効率化＆スムーズな情報共有

オムライス専門店「ポムの樹」を展開する、株式会社ポムフード様。北海道から鹿児島まで、FC店を含め全国で94店舗を運営しています。パート・アルバイトを含め、グループ全体の従業員数が1,000名を超える同社では、 「全ての従業員に情報が行き渡る組織」を目指して、スマホアプリで情報共有ができるTUNAG（ツナグ）を導入しました。

同社がTUNAG上で行なっている「入社手続きのペーパーレス化・効率化」「福利厚生制度の運用」「店舗日報でのコミュニケーション」などについて、専務取締役の出原様、社長室兼内部監査室 室長の山口様、管理部総務課の眞崎様（以下、敬称略）にお話を伺いました。

※ポムフード様に関して記載の内容は、インタビュー時点の情報です。

パート・アルバイトへの情報共有や、入社手続きの非効率さが課題だった

会社の方針や想い、業務連絡を、現場のパート・アルバイトまで伝えたかった

※管理部総務課:眞崎様

〜TUNAG導入前に感じていた課題を教えてください〜

眞崎：弊社は、北海道から鹿児島まで全国に店舗があります。TUNAG導入前は、現場の従業員に直接情報を伝えることが困難で、本部からエリアマネージャーへ、あるいは本部から店舗へ、社長の方針、お客様のクレームなどを、電話やメールで連絡していました。

しかし、「店長や社員で情報が止まっているのではないか？」と感じていて、実際エリアマネージャーでさえ忙しくて情報を見ていないときもありました。お客様からすると、店員が正社員なのか、パート・アルバイトなのかは関係ないので、全従業員に直接、統一の情報を伝えられたらいいなと思っていました。


※専務取締役:出原様

出原：全国に店舗を展開していることで、会社の想いや進むべき方向を皆さんと共有できておらず、会社全体の問題だと感じていました。本部からメールで一方的に発信することは多かったのですが、店舗の従業員が情報をどう認識して、どのような行動に移れば良いのか不明確でした。

そういった課題を解決するために、いろいろな社内SNSや情報共有ツールを探しました。最終的に、TUNAGともう1つのサービスを検討したのですが、TUNAGは1つのツールで、「情報共有」と「従業員の頑張りの承認」という2つが揃っているところが一番気に入って、導入に至りました。

パート・アルバイトの入社手続きが紙ベースで、「店長のさじ加減」で行われていた

〜業務効率の面で感じている課題はありましたか？〜

眞崎：各店舗で新しくパート・アルバイトの方が入ったとき、通帳コピーやマイナンバー、学生証、保護者の同意書など、多くの書類を店長や社員が取りまとめて、メールやファックスで本社に送る必要があり、すごく時間がかかっていました。特に新店舗だと、一気に20名ほど入社してくることもあり、「この書類がないよ」「ここ不備があるよ」と確認や差し戻しに時間や手間がかかっていたと思います。

本部で不備を見つけたときも本人に直接連絡はできないので、店長や社員を介して「提出書類に不備があったので、本人に再提出をお願いしてください」とやり取りしていたのですが、「今日はお休みなんです」「今週は来ないんですよ」ということもよくありましたね。

出原：いつ入社手続きがあって、いつ書類が送られてくるのか、店長のさじ加減で行われていて、本部で待機時間が生まれてしまっていました。

段階的にパート・アルバイトまで導入、委員会で運用のアイデアを出す

幹部から一般社員、パート・アルバイトへと、段階を踏んで導入

〜全従業員にTUNAGを使ってもらうにあたり、どのように導入を進めていきましたか？〜

出原：幹部から使い始めて、次に一般社員、それからパート・アルバイトという順番で進めていきました。正社員とパート・アルバイトでは職位も立場も違うので、どういう形でTUNAGを広げてログイン率を高めるかというのは、苦戦したポイントですね。

山口：まっさらな状態から「じゃあ皆さん投稿してください」と始めても「誰が最初に投稿するの…？」となってハードルが高いと思ったので、スマホやSNSが得意な店長に「TUNAGっていうのを導入するんだけど、こんな感じで投稿してくれない？」と事前にお願いして、投稿してもらうようにしました。そこから、「あの人が投稿してるから、自分もやってみよう」と、少しずつTUNAGを広げていけたと思います。


※社長室兼内部監査室 室長：山口様

運用担当者以外に、TUNAG推進委員会を設置して協力体制を敷いた

〜現在、TUNAGの運用体制はどのようになっていますか？〜

眞崎：全体設計やコンテンツの作成・運用は、主に、出原・山口・私の3名で行なっています。普段の投稿は、広報の責任者やクレーム対応の担当者、FCのマネージャーなどが情報発信することもありますね。

出原：社内で「TUNAG推進委員会」も立ち上げて、まずは「どうやってTUNAGを見に来てもらうか？」をテーマに、色々な施策を実施しました。委員会のメンバーが面白いことをやっている動画を上げたりとか、もちろん業務につながることではあるんですけど、とにかく従業員を飽きさせないように工夫してきました。

最初は、メインの運用担当の人数も少ない中で、導入当初の準備に不安がありました。ただ、TUNAGは担当の方が付いてくれて、初期設計のサポートも手厚かったと感じています。導入後も、担当の方が継続的にいろいろな提案をしてくれたり、今の課題を一緒になって考えてくれていますね。

アプリでの入社手続き、福利厚生、日報などをTUNAGで実現

パート・アルバイト本人がアプリで入社手続き、本部から直接連絡も可能

〜入社手続きを紙からTUNAGに移行したとお伺いしましたが、どのように実施していますか？〜

眞崎：パートやアルバイトの方がTUNAGアプリで入社書類を提出し、私たち本部が審査します。例えば「通帳のコピーがないですよ」「ちょっと不備があります」というときも、本人とTUNAG上で直接やり取りできます。

出原：入社のタイミングでTUNAGに登録して、そのまま入社手続きをしてもらう仕組みにしています。アプリ上で順に手続きを踏むので漏れが少ないですし、入社した段階でTUNAGへのログインも完了しているので、非常に生産性の高いやり方で進められています。

パート・アルバイト含め、全従業員を対象にした福利厚生を導入

〜TUNAG上で社内通貨を運用されているとのことですが、詳しく教えていただけますでしょうか？〜

山口：TUNAGで社長の投稿にコメントしたり、日報を投稿するとポイントが貯まる仕組みです。「〇ポイント貯めたらギフト券をプレゼントします」「〇ポイント以上の方が社内イベントに参加できます」というように、正社員はもちろん、パート・アルバイトの方にも福利厚生として還元できる制度になっています。

「ポイントが貯まればいいことがあるんだな」「じゃあTUNAGにログインしてみよう」と、TUNAGにログインするきっかけ作りになればと思い、始めました。


〜福利厚生サービス「TUNAGベネフィット（※）」も利用されていますね。〜

眞崎：「TUNAGを使うとこんなにお得なことがあるんだ」「だったら、自分も入ってみようかな」というように、こちらも従業員がTUNAGにログインするきっかけになればと思って、活用しています。

（※）TUNAGベネフィットは、TUNAGが提供する福利厚生サービスです。フィットネス、グルメ、レジャーなど、各種サービスの割引やクーポンを、パート・アルバイトの方も含めてご利用いただけます。2023年8月現在、リリースに向けて開発中であり、一部の導入企業様にてテスト利用を実施しております。

カジュアルな日報「現場なう」などで、コミュニケーションを促進

〜その他に、TUNAGをどのように使っていますか？〜

眞崎：正社員、パート・アルバイト関係なく、その日あったことを気軽に投稿できる「現場なう」というコンテンツを作りました。一言や二言だけでも良いですし、極端な話、業務の内容ではなく「今日暑かったですね」「水分補給しましょうね」みたいな投稿でも良いことにしています。

真面目で堅苦しい投稿だけだとハードルが上がってしまうので、「あ、こういう気軽な投稿でもいいんだな」と思ってもらい、いろいろな方が投稿しやすくするのが目的です。また、同じポムフードで働く従業員として、店舗を超えてコミュニケーションが取れるとも思いました。

出原：実際にコメントを通して、普段顔を合わせることのない九州の店舗と関東の店舗でつながりが生まれるとか、そういうことができていますね。他にも本部として、現場でどんなことがどんな形で起きているか、いち早く周知するという目的もあります。

ちょっと工夫している部分としては、その日の気持ちを「悲しい・嬉しい・楽しい・疲れた」の絵文字の中から選んで、そこから「今日こんなことがありました」と投稿できるようにしています。

入社手続きの効率化や、パート・アルバイトへの情報共有に効果を実感

入社手続きが効率化、無駄な待ち時間もなくなった

〜業務効率について、感じている効果はありますか？〜

出原：TUNAGを活用することで、入社手続きの待機時間が改善されましたね。店舗にとっても良し、本部にとっても良しだと思います。

また、入社するパート・アルバイトの方にとっても、「きちんと本部で受け取れているんだな」というのがTUNAG上で分かりますし、非常に効率化されているなと思っています。

眞崎：紙の書類だった時は店長を挟んで連絡をしていましたが、本人とリアルタイムで直接やり取りができるので、スピード感を持って手続きができるようになって、すごく良いですね。店長がギリギリで送ってくると、本部が慌ててしまいミスが発生したりとかもあったんですけど、今はかなりスムーズになったと思います。

高単価商品の出数比が8%から15%になった店舗も

〜売上に関連する部分ではいかがでしょうか？〜

山口：店舗のチームワークがぐんと上がったのを、すごく感じます。一部の店舗では、単価が高い商品やその結果をTUNAGで共有したところ、「じゃあもっと出数を伸ばそう」ということになり、出数比が8%から15%に上がったそうです。

新人アルバイトが社長にコメント、幹部からの周知もスムーズに

〜パート・アルバイトの方への情報共有について、効果を実感していることはありますか？〜

眞崎：これまでエリアマネージャーや店長・正社員でストップしていた情報が、パート・アルバイトまでしっかり伝わっているなと感じています。毎月社長から「社長通信」が配信されるのですが、あるときアルバイトの方が「〇〇店の〇〇です、先月入社しました」とコメントしていたんです。

以前までは社長の名前すら知らないパート・アルバイトの方もいたと思うんですけど、こうやって社長の想いが、入社して間もない、ある1つの店舗のアルバイトの方まできちんと伝わっているんだなと感じます。

出原：情報共有の話だと、私も幹部と話したときに「情報共有がスムーズになりましたよね」という声を聞きます。

TUNAGの導入前は、いちいちメールを開いて、返信して、他にも全体周知のメールを打って…と手間がかかるので、「ちょっと今は無理だな」とタイミングが合わないことも多かったそうです。それに比べてTUNAGは、例えば電車の移動時間とかに「あ、これお店に送っておかないと」とスムーズに周知ができるようになったと聞いています。

本部と店舗、店舗と店舗で、コミュニケーションやつながりが生まれた

〜コミュニケーションを意図した取り組みも実施されていますが、効果としてはいかがでしょうか？〜

眞崎：例えば、それまで関わりのなかった関東の店舗の社員の方が、TUNAGで私のプロフィールを見て「これ好きなんですね！」と声をかけてくれて、ちょっと話が盛り上がったことがありました。これまで業務の連絡をするときは表面上のコミュニケーションだったのが、人となりを知ることができて、電話もメールも気軽にしやすくなりましたね。

出原：「現場なう」の最近の投稿でも、「施設の衛生検査で〇点を取りました！」という内容に対して、「自分も頑張ります」「自分たちも、もっと上に行けるように工夫したいです！」というコメントが書かれていました。

役職や店舗を問わず、グループ全体で会社の発展を目指す

パート・アルバイトを含めた全従業員で、同じ方向を見ていきたい

〜今後、ポムフード様としてどんな組織を作りたいと考えていらっしゃいますか？〜

眞崎：全国に店舗を展開している中でも、TUNAGを通して、離れた店舗の面識のない従業員同士で気軽にコミュニケーションがとれて、店舗改善に向けた情報交換ができる場を作っていきたいと思います。

正社員だけでなく、パート・アルバイトを含めた全従業員が同じ方向を見て、会社全体の発展につなげていきたいと思います。

FC店舗との情報共有など、グループ全体でのTUNAG活用にも取り組みたい

出原：パート・アルバイトの方が700〜800名いる中で、TUNAGに積極的な方と、そうでない方で、まだまだ二極化しているんですね。現状TUNAGに興味を持っていない人たちに対して、どういった形で対策を打つか？ それが今後の課題です。作戦を練って、皆さんが楽しみながらTUNAGを見に来てくれるように、今後も取り組んでいきます。

また、FC店舗はまだTUNAGを使い始めて数ヶ月なので、今後はFC店舗との情報共有や、頑張りの承認も進めていこうと思っています。直営店と同様、まずはログイン率を上げていくことをテーマに、これまでのTUNAG運用の知識を活かして、グループ全体でTUNAGをうまく活用していきたいと思います。



〜出原様、山口様、眞崎様、お話しいただきありがとうございました！〜