「製造現場にも情報が早く正確に下りてくる」牛乳石鹸共進社が取り組む、全員が同じ方向を向いて働く体制づくり

大阪市内に本社と製造拠点を構え、国内に5ヶ所、海外に2ヶ所の営業拠点を展開する、牛乳石鹸共進社株式会社様。「情報の伝え方がさまざまで、情報が正確に伝わっているとは言えない状況でした。コミュニケーションに関しても、『顔は知っているけど、顔と名前が一致しない』といったことが多発していたんです」。そう語るのは、総務・人事部 副主任の関裕樹様（以下、敬称略）です。 固形石鹸やボディソープ、入浴剤などを製造・販売する同社では、メーカーの製造現場ならではの悩みを抱えていました。そうした中、なぜTUNAG（ツナグ）の導入に至ったか、TUNAG活用によってどんな効果が得られたか、お話を伺いました。

導入前に課題に感じていたこと

情報の伝え方や部署を超えたコミュニケーションに問題

〜TUNAG導入前に感じていた課題について教えてください〜 関：情報の伝え方やコミュニケーションに問題がありました。パソコンを支給されている方にはグループウェアで情報を発信していて、パソコンがない方については上司から紙で配布したり、口頭で情報を伝えるっていうふうなやり方をしていたんです。この方法だと正確に情報が伝わり切れていないっていうところがあって。例えば、弊社の商品が雑誌に載っているのを、友だちから聞いて初めて知ったみたいなことが起こったりしてたんです。 コミュニケーションについても、関連部署についてはつながりがあったんですが、その他の関連がない部署同士のつながりは個人同士の繋がり由来で。「顔は知ってるけど名前は知らない」「名前はわかるけど顔がわからない」みたいなことが多発していましたね。 ※総務・人事部 副主任　関 裕樹 様

TUNAG導入のきっかけ

会社をタテとヨコでつなぎ、「ワンフロア化」できるのが決め手だった

〜今回、どういった目的でTUNAGを導入されたのでしょうか〜 関：それまでの情報の伝え方に難があったので、社員同士お互いに顔が分かる状態にしてコミュニケーションを活性化することと、社員に対して情報を均一に下ろしていくっていうこと、あとは、全社に情報を届けるツールとして、社訓とか経営理念をしっかり浸透させていく目的で導入しました。 展示会などで他にもいろんなツールを紹介されたんですが、「コミュニケーション」と「情報をどう伝えていくか」っていう部分でピタッとはまったのがTUNAGでした。説明を聞いたとき、担当の方に「情報を伝えるにはタテ串・ヨコ串をクロスすることが非常に重要なので、会社の中をワンフロア化していきましょう」といったお話をいただいて導入を決めました。

TUNAGの運用・活用方法

全社員にしっかり情報提供することを軸に制度を設計

〜どのような体制でTUNAGを運用されていますか？〜 関：運営については、専務を筆頭に4〜5人くらいの体制でやっています。総務・人事部で主に管理者が2名と、制度設計が2名ぐらい。あと、問い合わせ担当が1名。システム的な絡みもあるので、総合システム部からも1〜2名協力いただいて運営しています。 制度設計では、どんな情報発信が必要かっていうところと、発信の方法を管理者のメンバーで話し合って、問題を洗い出すところからスタートしました。一番大きな問題は情報が伝わりきっていないところだったので、そこにアプローチできるように制度を見やすく作ったり。情報を全社員にしっかり提供するっていうことをメインに設計していきました。 〜TUNAGを運用するうえで大変だったこと、苦労されたことがあれば教えてください〜 関：やり慣れていないことをやっていくというところで、立ち上げの部分が一番大変でした。やってみるとどんどん慣れていって、すごく使いやすい機能も多々あるとわかったんですけれども、ゼロからのスタートで「どんな制度を作ったらいいんだろうか」というところはすごく悩みました。

社内連絡や経営理念の発信を集約、全員が同じ方向を向くことを目指す

〜実際に、TUNAGをどのように活用されていますか？〜 関：メインで使っているのは、情報発信と社内規程、申請ですね。会社から従業員に向けて、提出物の依頼や、全社的に発信する必要のある情報、社員として知っておいたほうがいいような商品の情報とか、プロジェクト、社内報を発信しております。あとは社訓や経営理念についても定期的に配信しておりまして、全社員に浸透させて、全員が同じ方向を向いて仕事をしていくことを目指して活用しています。   〜さまざまな社内制度を運用されていますが、具体的な内容について教えてください〜 関：情報発信では「社長メッセージ」や「総務・人事部からのお知らせ」の制度を設けています。 これまで、実際に集まって社長がメッセージを直接話す機会が年間4回あったんですが、コロナ禍になってから朝礼・昼礼ができなくなりましたので、TUNAGで同じペースで年間4回、社員に対して社長の言葉でメッセージを配信してもらっています。季節的なこととか、その時社長が触れておきたいこととかを発信している感じですね。 他に発信している情報としては、総務・人事部から法改正の対応の連絡をしたり、広報から社内的にこんなことやってますよっていうイベント情報をリアルタイムで発信したり、マーケティングから商品プロモーションの情報なども発信してもらっています。

給食のメニューから社内規程まで掲載、各種申請もTUNAGより

〜社員の方にTUNAGを見てもらえるよう、どんな工夫をしていますか？〜 関：「見てもらいやすい情報」や「見ないといけない情報」をTUNAGで届けるようにしています。見てもらいやすい情報でいえば、例えば給食の情報であったりとか。本社と安田工場で給食を提供してまして、月単位でメニューが決まっております。それを1週間ごとにTUNAGで流すというふうな取り組みをしております。 関：他にも、TUNAGに社内規程っていう制度を作って、いつでも見られる状態にしたり。制度の説明書きの部分に目次みたいな形で見やすいように仕分けして、社内規程のリンクを貼っております。例えば産休・育休であったりとか、他にも就業規則であったりとか、休みの取り方とかをそこで見ていただいて、社員の方に対応していただくっていうふうな運用の仕方をしています。 あとは、これまで各種申請は紙ベースでやっていましたが、TUNAGに申請フォーマットをリンクして電子申請できるようにしております。

TUNAGの効果について

情報の共有に関して従業員の満足度が向上

〜TUNAG導入後、効果を実感されたエピソードはありますか？〜 関：3年に1回、従業員意識調査というものをやっているんですが、「情報」の項目に関して例年よりも満足度の水準が高くなりました。 以前の意識調査では、特に製造現場ではパソコンやスマートフォンが完全に支給しきれていない中で、「情報が遅い」「情報が届かない」っていう声があったんです。それが、TUNAGを導入したことによって「情報が早く正確に下りてくるようになった」「情報の整理ができて助かってます」「TUNAGで情報を流してもらえるのは非常にありがたい」という声が多々あがってきています。なので、管理者だけが自己満足してるっていうわけじゃなくて、現場の方から見ても、しっかり情報が下りてきていて、満足度が非常に高まっているなと感じております。 情報を伝えられる体制が整ったこととか、細かい情報までしっかり落とし込めるようになったこととか、担当者も仕事を伝える場ができたというのは、効果として大きいものがあったんじゃないかなと感じております。 〜TUNAGはどんな企業におすすめだと感じますか？〜 関：やっぱり、メーカーで製造現場にパソコンを支給していないところが多いと思うので、そういった企業さんにはおすすめですね。製造現場では情報が届かない現状が「当たり前」になりがちなんですが、情報をちゃんと伝えることによって変わっていこうという意識になるかなと思います。 弊社だと、60〜70人くらいが個人スマホでTUNAGを見ているような感じです。新入社員から60歳を超えている方もいるので、年齢層は幅広いです。

今後TUNAGで実現したいこと

TUNAGを情報発信ツールとして全社員に社訓の浸透を図りたい

〜今後理想の組織を作っていくにあたって、TUNAGで実現したいことを教えてください〜 関：今のところ会社からの情報発信がメインになっていますが、将来的には社員同士で連絡を取り合ったり、情報をより細かく見やすい状態にしたり、例えば内定者のフォローだとか、いろんな用途に使えたらなと考えております。それによってコミュニケーションを活性化させて、社内のタテ・ヨコのつながりを強めていきたいなと。 TUNAGによって全社的な情報発信のツールが整ったので、こちらを使って、全社員に社訓の浸透を図りまして、全員が同じ方向を向いてしっかりと仕事をしていけるような体制を作っていきたいと考えております。 〜関様、お話いただきありがとうございました！〜