イベント運営はエンゲージメントで勝負する。 スタメン流、組織を強くする方法

− 人と組織が強い会社の深イイ仕掛け - − 株式会社スタメンは、5月29〜31日に第7回東京HR EXPOに出展しました。3日間で約7万人以上の来場があるHR業界ではトップクラスの展示会です。 弊社は前年の東京開催に初めて出展をして以降、2018年11月大阪・2019年2月名古屋と3回の出展を経験してきました。今回の東京開催においては、出展企業800社の中でトップクラスのブース規模でかつ、入口付近の好立地な区画への出展をしています。詳しい記事はコチラをご覧ください。 今回の出展は、スタメン史上一番の高額な投資であり、出展区画は展示会場の中でも一番のメインとなる場所。周囲にはHR業界を牽引される各分野のリーディングカンパニーが陣取る……という、なんともハードな状況でした。 そんな大勝負のイベントだったのですが、設定していたKPIを大幅に達成する結果となりました。その理由は短期間においてエンゲージメントを高めた状態でイベントに臨めたことだと思います。今回のコラムでは「イベント運営」を通じて実践した“エンゲージメント醸成”の方法についてご紹介をしていていきます。 ⇒お役立ち資料「エンゲージメント向上施策50選」はこちら

役割と目的を明確にしたチーム体制

社員の半数以上の30名を招集し、4つのグループにチーム分け

内容をより理解していただきやすくするために全体像をまずはご紹介していきます。HR EXPOとは、総務・人事・経理分野の日本最大級の商談イベントで、働き方改革や、会計財務など、あらゆるサービスが一堂に出展します。その中の1カテゴリとしてHRが位置付けられています。 スタメンはその中の、エントランス直結のメイン会場に今回出展しました。 来場される方は経営層から総務・人事・経理を担当されている7万人以上になる大規模なものですので、スタメンでは社員の半数以上の30名が全国の拠点から集まりました。 3日間という短期決戦。取締役の大西がnoteに書いている通り、このようなイベントは『お祭り』のようにメンバーの気持ちが一気に盛り上がる瞬発力があります。 そういった前提があるからこそ、効果的にエンゲージメントが高い状態で運営できるのですが、その前提がありながらも手前味噌ですが、今回スタメンのブースは一番エンゲージメント高く運営ができていたのではないかと僕は感じています。 まずはこの30名のメンバーを、4つのグループに分けて事前準備を進めます。

・プレゼンテーション：サービスのプレゼンテーション ・キャッチアップ：来場者をブースへの案内 ・セールス：ブース来場者への商談 ・バックヤード：商談記録の集計や目標管理

更にキャッチアップとセールスの担当メンバーを、混同で3チーム編成としました。1チーム6〜7名×3チームが、キャッチアップとセールスを現場で担当します。事前に各チームの役割や目標、準備や当日の動きを、チームごとに設定し、綿密に計画立てて動いていました。

各チームにリーダーを置き、細部まで想定した事前準備の徹底

後でも述べますが、当日に向けてメンバーの熱量を高めていくことも、エンゲージメント向上に寄与します。グループ分けしたチームそれぞれにリーダーを置き、当日の役割や想定されることに対する準備など、かなり細部まで想定した準備を行いました。 当たり前のことですが、このような事前準備を踏まえたうえで、当日の運営につなげていきます。

短期間でエンゲージメントを高める3つのキーワード

今回、エンゲージメントを高めるために徹底的に3つのキーワードを意識しました。

1.共通

1つ目は、“共通”です。イベントという性質上、通常業務と役割や業務が異なりますし、目標も変わります。それ以上に、スタメンの場合、普段メンバーは東京、名古屋など、各拠点をベースに働いています。メンバーの多くは同じ空間で仕事をすることが初めてですので、“共通認識”や“共通理解”という部分にまずは力を入れました。 対象となるモノは「目標・役割・オペレーション」などの業務的な部分はもちろんですが、「個人のキャラクター・特徴・得意分野」など、パーソナルな部分も重要です。 とにかくメンバー同士で「共通事項」をどれだけ作れるかを考えていきました。「ユニフォームを着る」という選択肢も、その一環だったりします。

2.共有

“共有”は期間中の状態を正確に判断し、PDCAサイクルをスピード感もって実行していく上では非常に重要な要素になります。 代表的な例ですと、イベント開催期間中に目標達成の進捗を1時間ごとに細かく共有をしました。全員がリアルタイムにその共有を受け取り、進捗を確認することができる環境を作ることで、上記にもある目標達成における“共通認識”のズレを防止することにもつながります。（このあたりの仕組みはTUNAGが得意な分野なのですが……本題と逸れるため割愛します） また、一日が終わった段階で、個人単位・チーム単位での成功事例や失敗事例の共有も、翌日への成果につながりました。 上記は一部ではありますが、事前準備を含めて“共有”することを、ある程度の粒度とリアルタイムで絶えず行うことを徹底しました。そうすることで共通認識と共通理解のある状態を高めていき、組織全体や各自の齟齬やギャップをなくしていこうと考えました。

3.協働

協働は、複数の主体が何らかの目標を共有し、ともに力を合わせて活動するという意味合いを持っています。 “共通・共有”は実施できたとしても、一体感を持ち熱量高く運営していくためにはこの協働状態の構築が必要不可欠です。逆に一番難しい分野かもしれません。いくら“共通・共有”を徹底しても協働する状態を作ることにたどり着かないケースも多くあります。 ここで重要になってくるのは“ビジョン”です。目標は多くの企業が設定すると思います。しかし、「目標達成の先にどんな価値提供をしたいのか・どんな価値を出して目標を達成していくのか」という“ビジョン”が欠けていることがほとんどなんですよね。 組織運営では、経営理念をはじめとする大上段の概念がそれにあたります。これがイベントのような限定的なものであればあるほど見失われがちで、目標（成果）に激しくフォーカスが当たること多いんです。その場合、初速はいいものの継続されず、尻下がりにトーンダウンしていく傾向が高いと僕は思っています。 今回のイベントであれば、スタメンメンバーは下記のようなことを全体の共通理解として認識し、協働していました。 もちろん数値的な成果は狙っていくのですが、「協働してこの状態を作り出しながら成果もあげて勝つ」という強烈なメッセージを全員が持っていました。実はこれ、経営理念を少しだけ変えたものです。 そして、作り出される一体感は時として、以下のような苦しい場面ほど力を発揮することにつながります。

・ブース内を動き回って商談をするため、体力的に厳しい時間帯 ・なかなか、上手く商談ができない状況

このような形で3日間のイベント運営を走りきったのですが、結果は大幅に目標達成するものでした。目標達成もさることながら、日替わりでヒーロー・ヒロインがうまれたり、今までのイベントではなし得れらなかったことを実現できたりと、非常に実り多い機会となりました。 何年後かに振り返ってみると、きっといくつかあるターニングポイントのひとつになっていることでしょう。

エンゲージメントは持続性が高いもの

高い熱量を保つには、エンゲージメント向上が効果的

イベントがまさにいい例ですが、成果が出ずに精神的に辛くなる人、体力的に辛くなる人がわかりやすくあらわれます。普段の組織運営でもあらわれるこのような変化が、HR EXPOの3日間という短い期間では、より濃くあらわれるんですよね。そういった各自の状態に影響されると、組織の強さも上下にブレてしまいます。 このようなブレが生まれると、せっかくのイベントも途中からトーンダウンしてしまい、成果につながらなくなってしまうでしょう。 エンゲージメントは持続性が高いものだと僕は思っています。よく従業員満足度を上げることや、報酬待遇でのインセンティブ効果との違いを下記のように説明しています。 これは組織の強さを表しているグラフなのですが、実際に今回のイベントでも準備期間から徐々に盛り上げ、良い状態でイベントの初日に入れました。2日目・最終日とその温度が冷めることなくむしろ上昇し続け、最終日にピークを迎える理想的な状態で運営をすることができたのです。ピークを迎えた温度は最後まで持続していきました。もちろん、今も続いています。 足腰強く、持続性高く成長させていくことができるのがエンゲージメントの本来の効果です。単発的な施策や飛び道具的な施策では一時的に上昇するものの、冷めていくスピードも早く、その場凌ぎにしかなりません。むしろその後はもっと刺激的な施策でないと動かない組織になることも。 本当の意味でエンゲージメントの高い組織を作ることは地道で泥臭く、簡単なものではありません。イベントという短期決戦では、その違いがより濃く現れたのではないかと僕は思います。 弊社ごとで大変恐縮ではありますが、僕たちが目指す本質的なエンゲージメントの実例だったためにご紹介させていただきました。エンゲージメント経営のパイオニアとして、さらなるサービス向上に引き続き、精進していきたいと思います。

▼『TUNAG』について 『TUNAG』では、会社として伝えたい理念やメッセージを、「社内制度」という型として表現し、伝えていくことができます。 会社様ごとにカスタマイズでき、課題に合ったアクションを継続的に実行できるところに強みがあります。 「施策が長続きしない」「定着しない」というお悩みがございましたら、「現在のお取り組み」のご相談を無料で行っておりますので、お問い合わせください。