社内ポータルサイトの基礎知識

まず最初に、社内ポータルサイトとは何かを解説します。

社内ポータルサイトとは？

社内ポータルサイトとは、社内向けの様々な情報や、アプリケーションにアクセスするための「入口（Portal）」を集約したWEBサイトのことを言います。省略して「社内ポータル」とも呼ばれます。企業によっては、「業務ポータル」や「社内サイト」と呼ぶこともあるでしょう。

一般的に「ポータルサイト」と聞くと、検索エンジンを中心とした「Google」や「Yahoo! JAPAN」、またはインターネット通信サービスを提供する「livedoor」や「goo」のような大手のウェブサイトを思い浮かべることが多いでしょう。

しかし、社内ポータルはこれらの公開サイトとは異なり、企業内部の情報共有や業務効率化を目的とした専用のサイトとして設計されています。

社内ポータルは業務マニュアルや社内報を集約させて、情報をストックさせる倉庫といった役割を果たしてきましたが、昨今では、社内コミュニケーションの場としての役割も担うように変化しました。

社内ポータルサイトが必要とされている背景

近年、多くの企業が社内ポータルサイトを導入している背景には、情報の増加やリモートワークの一般化があります。

企業が取り扱う情報の量が増加しており、顧客データ、取引履歴、人事や財務の情報、契約文書、技術資料など、多様な情報が存在します。これらが散在していると、情報の共有や連携が難しくなり、ビジネス上の機会を逃す可能性が高まります。

さらに、リモートワークが一般化したことも大きな要因です。リモートワークが増える中、外部からも社内情報へのアクセスが必要となりました。この状況で、社内ポータルは仮想的なオフィス空間としての役割を果たしています。

また、連絡ツールが複数存在しており、その管理が大変であること、従業員間での情報が行き届かないこと、テレワークによる社内交流の難しさ、そして情報共有の不足による生産性の低下などの問題が浮上しています。

社内ポータルを用いることで、社内の情報を1箇所に集約することが可能となり、情報共有や社内交流を活性化させ、組織パフォーマンスを最大化させることが期待されます。

社内ポータルサイトと類似の情報ツールとの違い

企業内での情報共有やコミュニケーションをサポートするツールは多岐にわたります。その中でも、社内ポータルサイトと類似するツールとして、社内SNS、グループウェア、社内掲示板、社内イントラサイトが挙げられます。それぞれの特徴や役割を詳しく解説します。

社内SNS

社内SNSは、一般的なSNSプラットフォームの機能を社内専用にカスタマイズしたもので、FacebookやTwitterのような形式を持っています。

これは、社員間のコミュニケーションや情報共有を促進するためのツールとして開発されており、TUNAGやLINE WORKS、Yammerなど、多くのサービスが提供されています。

関連記事：「社内SNSの成功事例2選と6つの導入ポイント｜TUNAG」
関連記事：「社内SNSとビジネスチャット、グループウェアとの違いを理解する」

グループウェア

グループウェアは、業務の効率化を目的として、スケジュール管理、メール、ドキュメント共有などの機能を一つにまとめたツールです。

サイボウズやdesknet's NEO、Microsoft Office 365、G suiteなどが代表的なサービスとして知られています。

関連記事：「グループウェアの選び方とよくある課題を解説｜TUNAG」

社内掲示板

社内掲示板は、アナログとデジタルの2つの形式に大別されます。

アナログ形式は、社内の壁に設置されたボードに手書きで情報を掲示するものを指し、デジタル形式は、大型ディスプレイやWebサイト上で情報を公開するものです。

どちらの形式も、社内の情報を広く周知する目的で使用されます。

関連記事：「社内掲示板 導入時のポイントやコンテンツ例を解説｜TUNAG」

社内イントラ

社内イントラサイトは、企業の内部ネットワーク上に構築されるWebサイトのことを指します。

これは外部からのアクセスが制限され、社内からのみ閲覧可能なため、機密情報の共有や専用の業務アプリケーションの利用などに適しています。

一方、社内ポータルサイトも社内の情報共有を目的とするものの、より広範な情報やツールへのアクセスポイントとして機能します。

社内イントラはその中の一部として位置づけられることもあり、特定の部署やプロジェクト専用の情報を集約するのに対し、社内ポータルは企業全体のニュース、通知、各種ツールへのリンクなど、幅広い情報を一元的に提供する役割を持ちます。

関連記事：「社内イントラとは？無料でも作れる？導入メリットや有名ツールを紹介｜TUNAG」

社内ポータルサイトの事例：TUNAGのアプリを例に

社内ポータルサイトを実際に企業で導入した事例をご紹介します。

ここでは、社内ポータル『TUNAG（ツナグ）』の導入事例をもとに紹介します。

株式会社光の事例

「解体」に特化した施工管理サービスを提供する株式会社光様。約70名の従業員を擁し、名古屋と東京に拠点を構えています。

株式会社光は、社内コミュニケーションと業務効率の向上を目指して、社内ポータル「TUNAG」を導入しました。このポータルを通じて、社員間のコミュニケーションが活発化し、情報共有がスムーズに行えるようになりました。

また、業務プロセスの効率化も図られ、社員一人ひとりが自分の役割と責任を明確にし、目標に対して一丸となって取り組むことが可能になりました。

TUNAGの導入により、株式会社光は企業文化の強化と業績の向上を実現しています。

関連記事：「月間10時間以上の時間削減を実現：社員が集まる情報共有プラットフォームを目指し、TUNAGを活用」

京都信用金庫の事例

京都信用金庫様は、預金量、貸出金量ともに信用金庫業上位の規模を誇ります。京都を中心に、滋賀、大阪にも店舗を構え、地域に密着したネットワークを活かし、お客様のゆたかな暮らしのお手伝いをされています。

京都信用金庫では「日本一コミュニケーションがゆたかな会社」を目指して、全職員との“対話”に取り組んでいます。そんな中、「情報がリアルタイムに集まる場所がない」「2,000人の職員の顔と名前が分かるようにしたい」という課題を感じていました。

そこで、縦・横・斜めのコミュニケーションを作るために、情報が集まるポータルサイトを導入。イベントやメディア掲載など、組織の情報共有をするだけのポータルサイトではなく、2,000人がつながるきっかけづくりを行えるよう、「グルメマップ」「つなごう2000人の輪」などカジュアルなコンテンツ、職員の人となりが知れる「職員インタビュー」なども運用しました。



結果、京都信用金庫の動向がリアルタイムに伝えられるようになり、さらに意外な人のつながりや発見が生まれるて職員同士「知る」きっかけができ、リアルなコミュニケーションが生まれるようにもなりました。

関連記事：「京都信用金庫の取り組み：2,000人全職員との“対話”を徹底して行うために。つながりの場としてTUNAGを活用」

ポールトゥウィン株式会社の事例

ポールトゥウィン株式会社様は、ゲームのデバッグやソフトウェアの第三者による検証、モニタリング、顧客サポートなどを主要な業務としており、本社は愛知県名古屋市千種区に位置しています。

ポールトゥウィン株式会社は2022年2月にグループ3社の統合を行い、新しく社内ポータルサイトを設けて、全社員向けのお知らせや、規程、マニュアルの公開場所として利用していました。しかし、実際に利用してみると、知りたい情報にたどり着くのに時間が掛かったり、新しいお知らせに気が付かないということもあり、ポータルサイトの機能に課題を感じていました。

また、３社が統合したことにより、初めて顔を合わせる従業員同士がいたり、「他部署では何をしているのか見えづらい」という声も挙がっていました。リプレイス先を検討するにあたり、既存の機能だけでなくインナーコミュニケーションが活発になるよう、部署間、従業員間がつながっていけるサービスを探す中で、TUNAGの導入を決めました。

TUNAGで今後取り組みたいことや実現したいこととしては、会社のビジョンを従業員へ浸透させ、全員が同じ方向を向いて仕事ができるような環境作りを、TUNAGを通して行ないたいとのことです。また、社内に関することはTUNAGを見ればすぐに分かるような、利便性にも期待しているようです。

関連記事：「デバッグやネットサポート等のサービスを国内外問わず提供するポールトゥウィン株式会社様、「TUNAG」を導入」

社内ポータルサイトの機能一覧

社内ポータルサイトは多岐にわたる機能を提供しており、日々の業務を効率的に進めるための強力なツールとなります。基本的な機能をいくつか紹介します。

チャット

チャット機能は、社員間のリアルタイムなコミュニケーションをサポートします。テキストベースのメッセージのやり取りだけでなく、ファイルの共有やグループチャットの設定も可能で、日常の業務やプロジェクトの進行において迅速な意思疎通を実現します。

日報

日報機能を利用することで、社員はその日の業務内容や達成度、課題点などを簡潔に記録・共有することができます。上司やチームメンバーはこれを通じて、業務の進捗や社員の状況を把握することが容易になります。

社内ポイント

社内ポイントは、社員の業績や貢献度に応じて付与される仮想通貨のようなものです。これを使用して、社内の報奨制度や福利厚生の一部として利用することができ、モチベーションの向上や業績の可視化に寄与します。

ワークフロー

ワークフロー機能は、業務の承認フローや手続きをデジタル化し、効率的に管理するためのものです。書類の申請や承認、業務の進行状況などを一元的に確認・操作することができます。

カレンダー

カレンダー機能は、社員のスケジュール管理や予定の共有をサポートします。会議やイベントの日程調整、重要なタスクの期限設定など、日常の業務を円滑に進めるための基盤となります。

アンケート

アンケート機能を使用することで、社員の意見やフィードバックを簡単に収集することができます。新しい制度の導入やイベントの評価など、多岐にわたるテーマでの意見収集が可能です。

マニュアル

マニュアル機能は、業務手順やシステムの使い方、企業の方針などを文書化し、社員がいつでも参照できるようにするものです。これにより、新入社員の教育や業務の標準化が効率的に行えます。

タスク依頼

タスク依頼機能を利用することで、特定の業務やタスクを他の社員に依頼し、その進捗状況を確認することができます。明確な期限や優先度を設定することで、業務の進行をスムーズに管理することが可能です。

社内ポータルサイトの比較

GoogleのG suite、MicrosoftのOffice365/SharePoint等の外資系企業のサービスに、国内スタートアップのサービスなど、「社内ポータルサイト」に関連するサービスは数多くあり、選定側の企業担当者としては、比較表を作成するだけで苦労します。導入検討にあたっては、まず、社内ポータルサイトに期待する「目的」を整理しましょう。新しい情報基盤を導入することで解決したい「組織の課題」と、「理想像」を整理するのです。目的が明確になれば、要件が決まって、必要な機能も明らかになり、サービス選びの判断軸となります。

自社の要件を整理する

有名で、レビュー評価が高いツールが、自社にマッチするとは限りません。自社特有の条件、例えば、現状の情報共有手段の課題、社員のデバイス環境（PC/タブレット/スマホ）、社員のITリテラシー、業務内容との関連性、社員規模、予算、セキュリティ要件等を整理することからスタートすべきかもしれません。また、ツール導入後の成果指標（KPI）を定めておくことで、ツール選定の担当者としては、導入前後の比較で評価をしやすくなります。

社内ポータルサイトの作り方【3パターンを比較】

社内ポータルサイトの構築方法は、大きく3つに分類できます。

1.無料ツールを利用するパターン

サーバー等別途費用を除いて、Googleサイトや、WordPressを使えば無料でWebサイトを作ることができます。特にGoogleサイトは、社内でWeb制作の知識がなくても編集できるのがメリットです。一方で、レイアウトやデザインに制限があったり、コメント機能等の双方向のコミュニケーションはあまり想定されていないため、Web版の社内掲示板といった存在になるでしょう。

2.パッケージツール（アプリ）を利用するパターン

社内の情報を集約するパッケージサービスは、数多くあります。自社の要件を整理して、相性の良さそうなものを選んだら、実際の画面をデモで体験してみましょう。機能スペックも重要ですが、従業員が毎日使うPCやスマホの画面が使いやすい、と思うものが良いでしょう。同じ課題感を持つ企業や、同業他社の活用事例を参考にして自社の運用に反映できる点も、メリットです。月額及び年間の費用がかかりますが、独自に開発するより費用の計画が立てやすいというのも特徴です。

3.スクラッチ開発するパターン

スクラッチ開発は、最も費用と時間がかかると考えられる構築方法です。自社独自の要件を叶えるために、外部の制作会社や社内の開発リソースを使用して、独自のシステムを構築します。一度初期構築が完了すれば、月額の費用が抑えられますが、新たな機能やコンテンツの追加に更なる開発費用がかかる恐れがあります。

社内ポータルサイトの近年のデザイントレンド

近年、SaaS型のパッケージサービスの導入が増加しており、これが社内ポータルサイトの構築トレンドとして注目されています。特に、英語圏のサイトデザインのトレンドは、日本のWebデザインにも影響を与えていると言われています。

英語圏のサイトのトレンド例
・Intranet Design Trends for 2022/23 — Origami
・The 10 Best Intranets of 2022: Trends in Design and Process - Nielsen Norman Group

以下では、Webデザインの観点から、社内ポータルサイトのデザイントレンドを詳しく探ることとします。

情報設計のデザイントレンド

1.業務に関連するアプリケーションへのアクセスを集約

業務のDX化や、SaaSの増加等を受けて、従業員が業務で使用するソフトウェアの数は数多くあります。平均的な労働者は一人当たり、9.4個のアプリケーションを使用しているという調査もあります。

従業員は毎日、閲覧するアプリケーションを切り替えたりするのに大量の時間と労力を費やしています。

ポータルサイトは、複数のアプリケーションへのアクセスを集約することで、従業員の業務効率化に貢献できます。


上記の図は、社内ポータルTUNAGの外部リンク導線です。

2.Webサイト風のニュースカルーセル

情報が詰め込まれたイントラサイトのTOPページのデザインは、読む側の集中力が散漫になる原因になります。Webサイト風のニュースカルーセルであれば、すっきりとして見え、集中して読むことができます。ニュース以外にも、仕事に必要なリソースやリンクにも簡単にアクセスできるようになります。

デザイン例はPinterestで検索すると、イメージが掴めるかもしれません。

3.コンテンツのパーソナライズ

ユーザーの集中力を削がないための対策の一つとして、各ユーザーにとって関連性の高い情報に絞ることが考えられます。これは、ポータルサイトへのエンゲージメントを高めるための施策の一つになります。具体的には、以下のような方法が考えられます。

• 職種別に必要なリンクを表示すること
• 役職や部署に応じた情報を配信すること

UI（User Interface）のトレンド

1.マルチデバイス対応

タブレット・スマートフォンの業務利用や、リモートワークの普及の流れを受けて、社内ポータルサイトもマルチデバイス対応が求められています。従業員のデバイス環境を把握し、よく使われるデバイスで見やすいサイトを作ることが求められています。

2.アクセシビリティとインクルージブデザイン

全ての従業員が社内の情報にアクセスできるようにするには、アクセシビリティとインクルージブデザインの発想が必要でしょう。視覚や聴覚に障害のある人だけでなく、言語、人種、性別、経歴等もインクルージブデザインで考慮すべき範囲と考えられます。具体的には、スクリーンリーダー・ボイスオーバー対応、音声や動画への字幕、画像の代替テキスト、フォントサイズが変更可能であること等、自社の従業員に合わせた対応が求められるでしょう。

3.角丸デザイン

Webサイトの要素の角が丸いデザインは、角ばったデザインよりも、優しく、フレンドリーな印象を与えます。Webデザインのトレンドの一部でもあり、温かい印象を与えるため、従業員間の交流を目的とする社内ポータルサイトとの相性も良いでしょう。
参考：Pinterest

4.フラットデザイン

フラットデザインは、平面的でシンプルなデザインを指します。2013年に、iPhoneのiOS7に反映され、Webを中心としたデザインで広く浸透していきました。立体感やグラデーションを排除し、デザイン的な加工を少なくすることで抽象化されたデザインです。マルチデバイスに対応しやすい特徴があります。近年では、ボタン等の要素にグラデーションや影をつけるフラットデザイン2.0や、Googleが提唱したマテリアルデザイン等が注目されています。

参考：Pinterest

社内ポータルサイトのメリット

社内ポータルを活用することで、社内の情報を循環させ、コミュニケーションを活性化することができます。以下は、その主なメリットについての説明です。

情報を一箇所に集約できる

社内ポータルサイトを導入することで、散在する情報やドキュメントを一元的に管理・共有することが可能となります。これにより、情報の検索やアクセスが迅速になり、業務効率が向上します。

従業員のモチベーションアップにつながる

社内ポータルサイトには、社員の業績やプロジェクトの進捗、社内イベントの報告などが掲載されます。これにより、社員同士の連携や共感が生まれ、一体感を持って業務に取り組むことができます。

また、社長のメッセージを現場にそのまま届けることができたり、現場のスタッフからの報告を全社に届けることも可能です。デバイスや、勤務地に関わらず情報が広く行き来することで、会社の方向性や一体感を生み、働く動機付け（モチベーション）に貢献するでしょう。

他部署・他組織とのコラボレーションの促進

部署や組織を横断して、情報が共有されることで、他の部署のどんな人が、どういう業務をしていて、どういう目標で動いているのかを知ることができます。これは、他の部署が援助したり、コラボレーションする発想を生み出すきっかけになります。組織が有機的に繋がることで、全社的な協働作業が実現しやすくなります。

関連記事：「社内コラボレーションの方法とは？ツールやコツ、メリットを解説｜TUNAG」

生産性の向上

新入社員や、社歴の浅い社員は、どの部署にどんな人がいるのかといった、組織の人材に関する知識が少ないです。また、過去の事例や資料といったリソースを探すことに時間がかかることが多いのではないでしょうか。社内ポータルを通して、誰もが情報にアクセスしやすい環境を作れば、社内の情報を探す時間を大幅に短縮できるはずです。

また、ナレッジの共有等が円滑に進むことで、組織の営業力、開発力等の向上に繋がり、会社としての生産性を上げることができます。

海外の記事にはなりますが、「10 Things Executives Should Know About Intranets - Nielsen Norman Group」という記事では、優れたイントラネットは生産性を向上させ、モチベーションを高める優れたツールとなり得ることが説明されています。

オンライン・オフラインのコミュニケーションを円滑にする

新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワークを導入しました。これにより、オフィスにいなくても業務を継続するためのリモートワーク環境の構築が求められています。社内ポータルサイトは、リモートでの情報共有やコミュニケーションを円滑に行うためのツールとして、その需要が高まっています。

新入社員のオンボーディングをサポート

新入社員が企業の文化や業務フローを迅速に理解するために、社内ポータルサイトは大きな役割を果たします。教育資料や先輩社員のアドバイス、業務手順などを一元的に提供することで、新入社員の成長をサポートします。

セキュリティの強化

情報の漏洩は企業の大きなリスクとなります。社内ポータルサイトでは、アクセス権限の管理やセキュリティ対策が強化されており、安全に情報を共有・管理することができます。

社内ポータルサイトのデメリットとその対策

社内ポータルサイトの導入は多くのメリットをもたらしますが、デメリットも無視できません。以下では、主なデメリットとその対策について詳しく説明します。

コストの問題

どのような企業活動においても、初期投資や維持費用というコストが発生します。社内ポータルの導入も例外ではありません。

そのため、導入後の効果を定期的に検証し、ROIを確認することが重要です。具体的な指標としては、以下のようなものが考えられます。

• 効率化によるコスト削減や時間の節約
• 社内制度の利用率の向上
• 離職率の低下や採用費の削減
• 新規の企画やアイディアの提案数
• 売上の増加
• 従業員の満足度や意識の変化を測るアンケート結果

利用習慣の定着の難しさ

新しいツールや仕組みの導入は、従業員の受け入れや習慣化が難しい場合があります。

そのため、ツールの選定や導入時のアプローチが非常に重要です。以下のポイントを意識することで、利用習慣の定着を促進することができます。

• 企業の文化やニーズに合ったツールを選択する
• 導入の初期段階から従業員や役員を巻き込む体制を構築する
• 利用者が実際の利益を感じられるような仕組みを提供し、また楽しむことができる環境を作る

社内ポータルサイトを定着させるポイント

社内ポータルは、単なる情報共有ツールとしての役割を超え、組織のコミュニケーションや業務効率の向上を実現するための重要なプラットフォームとなり得ます。しかし、その成功はリリース後の運用や継続的な改善にかかっています。ここでは、社内ポータルサイトが「作って終わり」にならないように、社内で定着するようなポイントを紹介します。

情報の質と最新性

社内ポータルの情報は、常に最新かつ正確であることが求められます。情報の古さや不正確さは、信頼性の低下を招きます。例えば、社内規定や業務マニュアルが変更された場合、速やかにポータル上の情報も更新することが必要です。また、各部署ごとに情報の更新担当者を設定し、定期的な情報の見直しを行うことで、情報の質を維持することができます。

ユーザビリティの向上

社内ポータルのデザインや操作性は、全ての従業員がストレスなく利用できるように最適化する必要があります。特に、日常業務でPCをあまり使用しない従業員もいるため、直感的な操作が可能なシンプルなデザインが求められます。また、情報を探しやすくするための検索機能の強化や、よくアクセスされる情報へのショートカットの設置など、ユーザビリティの向上を図る取り組みが必要です。

モバイル対応とアクセス性

現代の働き方に合わせて、社内ポータルはモバイルデバイスにも対応していることが必要です。外出先や自宅からでも情報にアクセスできるように、レスポンシブデザインを採用し、スマートフォンやタブレットでの閲覧にも適したデザインを実現しましょう。

継続的なブラッシュアップとフィードバックの取り込み

社内ポータルは、組織の変化や技術の進化に応じて、継続的に改善されるべきです。大きな変更を一度に行うのではなく、小さな改善を繰り返し行うことで、従業員の適応を促進します。また、従業員からのフィードバックを定期的に収集し、それを反映させることで、より使いやすいポータルの実現を目指しましょう。

社内での周知と教育

社内ポータルの存在や利点を社内で積極的に伝えることで、利用者を増やし、その価値を最大化することができます。新入社員向けの研修や定期的なワークショップを開催することで、ポータルの活用方法を伝え、利用を促進することができます。

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