社内ポータルサイトとは？作り方とおすすめツール、運用事例を解説

業務効率化を目指し、社内ポータルの導入を検討している方は少なくありません。社内ポータルサイトは、業務マニュアルの参照やスケジュール共有など、社員の作業効率を向上させ、円滑なコミュニケーションを促進するために多くの企業で採用されています。

しかし、実際に社内ポータルサイトを構築しようとすると、「どのように始めればいいのか？」と迷うこともあるでしょう。

この記事では、社内ポータルサイトの構築方法について具体的に解説しています。社内ポータルを成功させるためのポイントを押さえ、ぜひ参考にしてください。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトは、従業員が社内の様々な情報やアプリケーションにアクセスするための集約されたウェブサイトです。ポータル（Portal）とは英語で「入口」を意味します。

一般的に「ポータルサイト」と言うと、GoogleやYahoo! JAPANのような検索エンジンを中心としたサイトや、livedoorやgooのようなインターネット通信サービスを提供する大手ウェブサイトを思い浮かべるかもしれません。しかし、社内ポータルはこれらの公開サイトとは異なり、企業内部でのみアクセス可能な専用サイトです。

社内ポータルの目的は、情報を一元管理し、効率的な共有を促進することにあります。これにより、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。

1990年代から2000年代にかけてインターネットの普及と共に登場した社内ポータルは、時代と共に進化を遂げてきました。そのため、一部の企業では古いシステムを現在も使用している場合があります。社内ポータルの構築や運用にあたっては、現代のビジネスニーズに合致する使いやすさや拡張性を考慮することが重要です。

近年の社内ポータルは、単なる情報の集約や保管の役割を超え、社内コミュニケーションの活性化や、スマートフォンやタブレットからのアクセス容易性、現代的なデザインなど、ユーザーフレンドリーな機能を取り入れることで、企業のDXを支える重要なツールへと変貌を遂げています。

社内ポータルサイトのメリット

社内ポータルサイトを社内に導入することで、様々なメリットを得ることができます。

情報やツールを一箇所で管理できる

社内ポータルサイトによってデータが一元管理されることで、従業員が社内の様々な情報やアプリケーションにアクセスしやすくなります。これにより、データを探す時間を削減できるという大きなメリットがあります。

社内FAQシステムを提供する株式会社Helpfeelが2023年に発表した「エンタープライズサーチ(企業内検索)に関する実態調査レポート」によると、1日の中で社内情報を調べている時間は平均1時間5分であり、調べた結果として問題が自己解決できた割合は22%であるということがわかりました。また、同調査では、社内の情報を見つけづらい、整備されていないことでストレスを感じた社員は約69%ににものぼるという結果も出ています。

社内情報へのアクセスのしづらさは従業員のストレスの原因になるだけではなく、時間をかけて調べた結果として解決に至らずに生産性を低下させてしまう可能性があります。社内ポータルサイトの導入により、社内の情報が整理され、調べやすくなることで、組織全体の生産性向上が期待できるでしょう。

ペーパーレス化を推進する

社内ポータルサイトに、業務マニュアルや就業規則、社内ルールといった情報を格納することで、ペーパーレス化を推進できます。また、従業員からの各種申請の手続きや報告書も社内ポータルで運用すれば、短時間で書類の承認や確認ができるため、業務効率化にも繋がります。

紙媒体での情報共有が減れば、印刷コストや情報の修正に伴う労働時間の削減も期待できるでしょう。

組織全体の円滑なコミュニケーションを実現する

社内ポータルサイトで各事業部や部署、拠点の情報を閲覧できるようにすることで、部門間を超えた情報共有がスムーズになり、相互理解が促進されます。近年では、経営戦略のグローバル化や働き方の多様化により、様々な場所から業務ができるようになった一方で、部署・拠点間の物理的な距離が離れることで、対面で気軽なコミュニケーションをとることが難しくなりました。

情報共有における課題は、普段パソコンを使わずに現場で作業することが多いノンデスクワーカーが多く従事する企業（飲食・小売・製造・物流などの業界）で、特に重要な組織課題となっています。社内ポータル「TUNAG」を提供する株式会社スタメンの「ノンデスクワーカーの働き方実態調査2024」によると、ノンデスクワーカーの61.6%が「情報共有に抜け漏れがある」と回答し、63.3%が「他部署・他拠点のこと」に関して情報共有が不十分であると回答しました。口頭や紙による情報共有が行われ、現場の従業員に社内の情報が伝わりきっていない状況にあると言えそうです。

これらの課題に対しては、掲示板機能やチャット機能などが備わっている社内ポータルサイトを活用することで、円滑なコミュニケーションを実現することができます。部署間連携が強化されることで、業務の質が向上したり、新たなビジネスアイデアの創出にも繋がります。

その際には、現場従業員からの積極的な発信や共有が重要になるため、「社内ポータルで日報や報告書を運用する」「インセンティブ制度を設ける」など、従業員が発信しやすい仕組みを構築することが大切です。

社内ポータルサイトのデメリット

社内ポータルサイトを導入することで、様々なメリットがある一方で、デメリットもいくつか存在します。

一から構築する必要がある

社内ポータルサイトを導入するにあたり、システムの設計や機能の選定、開発、テスト運用など、構築に多くの時間や労力がかかります。もし、既存のシステムを使用せずにゼロからサイトを構築する方法を採択する場合、システム会社とのコミュニケーションや導入後の運用・保守といった専門的な開発の知識も必要です。

既存の社内ポータルシステムを導入することで、開発の専門的な知識は少なくて済むものの、従業員が使いやすい社内ポータルにするための全体設計（格納する情報の種類や見せ方）を考える必要があります。そのため、事前に社内のリソースの確保をしたり、社内ポータルの目的を明確にしてくことが重要です。

利用習慣が定着しないことがある

社内ポータルサイトの構築や導入に成功した場合でも、運用が軌道に乗らず、従業員の利用が定着しない可能性があります。これは、従業員が新しいシステムに対して抵抗を感じたり、社内ポータルサイトの使い勝手や機能が不十分である場合、既存のコミュニケーション手段に頼ってしまうためです。

社内ポータルサイトを新しく導入する際は、導入目的を明確にした上で、従業員に対してこれまでのシステムとの違いや運用方法などを丁寧に説明する必要があります。また、新しいシステムを導入する際には、システムに訪れるきっかけや導線を作ることが重要です。日報や有休申請などの従業員が使う必要がある機能を統合したり、社内ポータルに投稿した従業員にインセンティブを付与するといった工夫を施しましょう。

社内ポータルサイトの必要性が高い企業とは

社内ポータルサイトが必要かどうかは、企業の規模、業務の性質、既存のコミュニケーション手段の有効性など、多くの要因を考慮して決定されるべきです。社内ポータルがもたらすメリットを理解し、それが企業のニーズと合致するかどうかを慎重に評価することが重要です。

例えば、下記のような特徴を持つ企業は、社内ポータルサイトを導入する必要性が低いといえそうです。

その一方で、社内ポータルを作成することで大きなメリットが期待できる企業もあります。ここでは、社内ポータルを作成する必要性が高い企業の特徴を解説していきます。

複数のITツールを業務で使用している企業

社内ポータルサイトは、複数の情報やデータ、ツールを一元化できる特徴があります。そのため、複数の社内ツールを日常的に使用している企業は、社内ポータルサイトの必要性を検討してみると良いでしょう。

近年では、様各企業が生産性の向上や業務効率化を目指し、自社の課題にあった様々なITツールを導入しています。その一方で、社内で活用しているツールが増えすぎて、情報が分散しやすくなり、必要なデータを見つけるのに時間がかかることがあります。

社内ポータルサイトの活用により、必要なデータが一箇所にまとまるだけではなく、メール・チャット・プロジェクト管理・ファイル共有など、さまざまなツールが社内ポータルサイトを通じて連携されます。これにより、情報へアクセスしやすい環境を構築し、結果として組織全体の生産性の向上が見込めるでしょう。

社員数が多く、部門間での情報共有の促進を目指す企業

社員数が多く、部門間のコミュニケーションを活性化させたい企業にとって、社内ポータルサイトは大きな価値をもたらします。

なぜなら、社内ポータルサイトに備わっている掲示板やチャット機能を通じて、従業員が他部門の動きや数値進捗を把握しやすくなり、部門間の相互理解が促進されるためです。結果として、部門間連携や社内コラボレーションが促進されて、共通の目標に向かって動く組織文化を育むこともできるでしょう。

社内ポータルサイトの作り方

社内ポータルサイトを導入する際には「パッケージ製品の利用」、「フルスクラッチでの開発」、「既存のツールを用いて自作する」の3パターンが考えられます。

それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

① パッケージを活用する

TUNAGやDesknet's NEOなど、社内ポータル向けに設計されたサービスを導入する方法です。

これらのサービスは、基本的な機能を提供しつつ、必要に応じてカスタマイズが可能です。プログラミングの知識がなくても、社内ポータルサイトの構築と運用が可能であり、他社の導入事例を参考にすることで安心して利用できます。

パッケージ製品を利用する最大の利点は、デザイン性や機能性に優れたテンプレートが既に用意されており、ゼロから作成する必要がないことです。直感的な操作が可能で、標準機能も豊富です。

費用は初期費用と月額費用で構成され、サーバー費用や価格の変動がないため、予算計画が立てやすいというメリットもあります。

② フルスクラッチ開発する

フルスクラッチ開発は、既存のシステムを使用せずにゼロからサイトを構築する方法です。

カスタマイズ性が高く、他のコンテンツとの細かな連携が可能ですが、高額な費用と長期間の開発期間が必要となることが懸念材料です。

フルスクラッチ開発とパッケージ製品の選択は、企業がどれだけエンジニアリング組織や文化を重視するかによります。ポータルサイトの外見が同じであっても、内部が異なると、インシデントが発生した際にプラットフォームを責めるのか、自社で書いたコードを自社で修正するのかといった点でエンジニア組織の運営方針が大きく変わります。

どちらを選ぶかは、企業の目標やリソースの配分に基づいて戦略的に行うべきです。

初期構築後は月額費用が抑えられますが、新機能やコンテンツの追加には追加の開発費用が発生する可能性があります。

③ 既存のツールを用いて自作する

SharepointやWordPress、Notionなどの低コストまたは無料のツールを使用して社内ポータルサイトを自作する方法です。

社員数が少なければ、これらのツールで構築した小規模なサイトでも十分な場合があります。しかし、社員数が多い場合や機密情報が多い場合は、セキュリティ上の懸念から、パッケージ製品の利用やフルスクラッチ開発が推奨されます。

また、これらの一般的なドキュメント管理ツールを社内ポータルとして使用する場合、適切に機能させるためには、ある程度のITスキルとサイト設計に関する知識が必要です。

関連記事：イントラネットとは？死語？今の時代に合うおすすめの社内ポータルを紹介！

有名な社内ポータルサイトはどこ？

社内ポータルサイトの選定には、一つの明確な答えはありません。自社のニーズと導入規模、用途に応じて、最も適したプラットフォームを選ぶ必要があります。

社内ポータルの選定過程では、価格だけでなく機能性やユーザビリティなど、多岐にわたる要素を考慮する必要があります。特に、実際に活用する現場の視点から使いやすさを重視して選定したいものです。

どのサービスも、資料請求やトライアルを無料で提供しています。社内ポータルの導入を検討する際には、必ずサービス資料を請求して詳細を確認したり、実際に画面を見ながら触ってみたりして、2、3社を比較するようにしましょう。

TUNAG

引用：TUNAG

TUNAGは、業務DXを超えて、会社と現場の双方向でコミュニケーションを取ることができる社内ポータルサービスです。社内のチャット、ナレッジ蓄積、掲示板、ワークフローなど複数のツールを一元化し、社内情報を一か所に集約することで、情報共有や社内交流を活性化させます。これにより、組織の生産性を最大化し、一体感のある組織作りを実現します。TUNAGはスマホにも対応しており、どこからでもアクセス可能です。700社以上の導入実績と99%以上の継続率を誇るTUNAGで、社内コミュニケーションの活性化と業務効率化を図りましょう。

Yappli UNITE

引用：Yappli UNITE

Yappli UNITEは、社内アプリを通じて組織エンゲージメントを強化するサービスです。ビジョンの浸透から人材育成、業務効率化まで、社内コミュニケーションのあらゆるニーズに応えるオールインワンソリューションを提供します。社内報の閲覧や業務マニュアルのアクセス、さらには社員間のコミュニケーション活性化など、スマホから簡単にアクセスできる使い勝手の良さが特長です。Yappli UNITEを導入することで、組織内の情報共有がスムーズになり、イキイキとした職場環境を実現できます。

Sharepoint

引用：Sharepoint

Sharepointは、Microsoft 365の一部として提供される、情報共有、整理、検出を支援するコラボレーションソフトウェアです。プロジェクトチーム、部門、部署が動的で生産性の高いチームサイトを利用し、ファイル、データ、ニュース、リソースを共有することができます。Sharepointは、セキュリティを維持しながら組織内外のチームメンバーとの共同作業を、Windows PC、Mac、モバイルデバイスで簡単に行うことが可能です。また、強力な検索機能により、必要な情報や専門知識、インサイトを迅速に見つけ出し、効率的な意思決定と行動を支援します。

NotePM

引用：NotePM

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できるサービスで、マニュアル作成、社内Wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先情報共有など、多岐にわたるシーンで活躍します。情報が散らばって探しづらい、情報共有が浸透しない、属人化しているなどの課題を解決し、社内の「知りたい」がすぐに見つかる環境を提供します。高機能エディタとテンプレートを用いて、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成でき、強力な検索機能により必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。NotePMは、組織内のナレッジ共有を促進し、一体感のある組織づくりを実現します。

Desknet's NEO

引用：Desknet's NEO

Desknet's NEOは、スケジュール管理からノーコードシステム開発まで、業務課題をワンストップで解決するグループウェアです。中小企業から官公庁まで、幅広い組織でのDX推進を支えるオールインワン業務改善プラットフォームとして活躍します。組織内の情報共有、スケジュール調整、業務効率化、ペーパーレス化など、あらゆる業務課題を解決する機能がオールインワンで提供され、抜群のコストパフォーマンスを発揮します。ノーコード業務アプリ作成ツール「アップスイート」と組み合わせることで、さらに組織の業務改善のスピードアップを後押しします。

社内ポータルパッケージの選び方

社内ポータルを選ぶ際には、単に価格や機能性だけで決めるべきではありません。

機能面では多くの社内ポータルが似たり寄ったりのサービスを提供していますが、実際の使い勝手や現場での受け入れやすさが、最終的な選定の決め手となります。

どんなに多機能であっても、直感的でないUIや不便なアプリケーションの連携は、日常業務におけるストレスの原因となり、結果的に利用率の低下を招きます。社員一人ひとりがストレスなく、かつ効率的に業務を遂行できる環境を提供することが、社内ポータル選定のゴールです。

そのためには、社内でのITリテラシーの平均レベルを把握することも重要です。ITリテラシーのレベルに応じて、"使いやすい"の基準は大きく変わります。情報システム部門だけでなく、一般の社員のITスキルも考慮に入れ、全員がストレスなく使えるレベルのポータルを選ぶべきです。

すべてのサービスが、資料請求やトライアルを無料で提供しています。社内ポータルの導入を検討する際は、必ず各サービスの資料を入手して詳細を確認し、実際に画面を操作しながら比較検討することをお勧めします。

全社員が使いやすい社内ポータルならTUNAG

TUNAGは「社内の業務上の情報共有」から「コミュニケーション」まで一元化できる、クラウド型の社内ポータルサービスです。

社内の情報を1箇所に集約することで、情報共有や社内交流を活性化させ、組織パフォーマンスを最大化させます。

マルチデバイス対応で全社員が使いやすい

バラバラになっている社内ツールを一元化できる

情報共有・社内交流に必要な機能が揃っている

情報を届けるための設定が簡単にできる

関連記事：社内コミュニケーションツール10選！課題別の選び方と注意点を解説

社内ポータルの類似ツールとの違い

社内ポータルと同様、情報共有の促進や業務効率化を実現するツールは他にもあります。ここでは、社内ポータルと類似しているツールをいくつかピックアップし、各ツールの目的を表にまとめました。

各ツールで様々な特徴がありますが、社内ポータルは社内の情報や利用されているツールへの導線を集約するための機能が豊富です。

グループウェアは、スケジュール管理やワークフロー、ファイル管理といった機能を有していることからも、コミュニケーションよりも業務に寄っているツールである傾向が見られます。

社内Wikiは、ナレッジ共有やノウハウ蓄積がメインのツールであり、機能としても絞られているため価格が安くなる場合があるでしょう。

社内SNSは、より組織内の横断的なコミュニケーションをサポートして、一体感を醸成する機能が備わっています。

社内掲示板は、社内のお知らせを流す場として活用されることが多く、社内ポータルや社内SNS的な側面も有しています。

業務の効率化・社内の情報管理を重視する場合は、社内ポータル・グループウェア・社内wikiで、コミュニケーションにより重視する場合は社内SNSや社内掲示板という区分けになっていると言えそうです。

ただし、昨今では各ツールに代表される機能を複数搭載したプラットフォームも開発されています。用途や機能が多角化している中でツールを選定する際は、組織の課題・従業員規模、企業文化、予算などを総合的に判断することが重要です。

社内ポータルTUNAGの導入事例

社内ポータルサイトを実際に企業で導入した事例をご紹介します。

ここでは、社内ポータル『TUNAG（ツナグ）』の導入事例をもとに紹介します。

■ 全社員が使いやすい社内ポータル
TUNAGを社内ポータルとして活用しませんか？
（公式サイト：https://biz.tunag.jp/solution/portal）
利用中企業数700社以上！ 社内ポータルの活用実績多数

社内コミュニケーション活性化としての社内ポータル活用例

導入事例：「月間10時間以上の時間削減を実現：社員が集まる情報共有プラットフォームを目指し、TUNAGを活用」

「解体」に特化した施工管理サービスを提供する株式会社光様。約70名の従業員を擁し、名古屋と東京に拠点を構えています。

株式会社光は、社内コミュニケーションと業務効率の向上を目指して、社内ポータル「TUNAG」を導入しました。このポータルを通じて、社員間のコミュニケーションが活発化し、情報共有がスムーズに行えるようになりました。

また、業務プロセスの効率化も図られ、社員一人ひとりが自分の役割と責任を明確にし、目標に対して一丸となって取り組むことが可能になりました。

TUNAGの導入により、株式会社光は企業文化の強化と業績の向上を実現しています。

リアルタイムな情報共有としての社内ポータル活用例

導入事例：「京都信用金庫の取り組み：2,000人全職員との“対話”を徹底して行うために。つながりの場としてTUNAGを活用」

京都信用金庫様は、預金量、貸出金量ともに信用金庫業上位の規模を誇ります。京都を中心に、滋賀、大阪にも店舗を構え、地域に密着したネットワークを活かし、お客様のゆたかな暮らしのお手伝いをされています。

京都信用金庫では「日本一コミュニケーションがゆたかな会社」を目指して、全職員との“対話”に取り組んでいます。そんな中、「情報がリアルタイムに集まる場所がない」「2,000人の職員の顔と名前が分かるようにしたい」という課題を感じていました。

そこで、縦・横・斜めのコミュニケーションを作るために、情報が集まるポータルサイトを導入。イベントやメディア掲載など、組織の情報共有をするだけのポータルサイトではなく、2,000人がつながるきっかけづくりを行えるよう、「グルメマップ」「つなごう2000人の輪」などカジュアルなコンテンツ、職員の人となりが知れる「職員インタビュー」なども運用しました。

結果、京都信用金庫の動向がリアルタイムに伝えられるようになり、さらに意外な人のつながりや発見が生まれるて職員同士「知る」きっかけができ、リアルなコミュニケーションが生まれるようにもなりました。

一体感のある組織づくりとしての社内ポータル活用例

導入事例：「デバッグやネットサポート等のサービスを国内外問わず提供するポールトゥウィン株式会社様、「TUNAG」を導入」

ポールトゥウィン株式会社様は、ゲームのデバッグやソフトウェアの第三者による検証、モニタリング、顧客サポートなどを主要な業務としており、本社は愛知県名古屋市千種区に位置しています。

ポールトゥウィン株式会社は2022年2月にグループ3社の統合を行い、新しく社内ポータルサイトを設けて、全社員向けのお知らせや、規程、マニュアルの公開場所として利用していました。しかし、実際に利用してみると、知りたい情報にたどり着くのに時間が掛かったり、新しいお知らせに気が付かないということもあり、ポータルサイトの機能に課題を感じていました。

また、３社が統合したことにより、初めて顔を合わせる従業員同士がいたり、「他部署では何をしているのか見えづらい」という声も挙がっていました。リプレイス先を検討するにあたり、既存の機能だけでなくインナーコミュニケーションが活発になるよう、部署間、従業員間がつながっていけるサービスを探す中で、TUNAGの導入を決めました。

TUNAGで今後取り組みたいことや実現したいこととしては、会社のビジョンを従業員へ浸透させ、全員が同じ方向を向いて仕事ができるような環境作りを、TUNAGを通して行ないたいとのことです。また、社内に関することはTUNAGを見ればすぐに分かるような、利便性にも期待しているようです。

総括｜社内ポータルで組織の生産性を高めよう

社内ポータルは、情報共有、スケジュール管理、業務の効率化、疑問解決、レポート提出、ワークフローの申請といった多岐にわたる機能を提供し、組織のパフォーマンスを大きく向上させる可能性を秘めています。

ただし、社内ポータルの構築は時間とコストを要する大規模なプロジェクトです。しかし、この初期投資が、従業員の日常業務の効率化という形で大きなリターンをもたらすことにつながります。

資料請求、無料トライアル、詳細なヒアリングを通じて、自社に最適な社内ポータルの作り方を見極めましょう。徹底的な調査と検討を重ねることで、自社にぴったり合った社内ポータルの構築方法が見えてくるはずです。

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