社内ポータルとは、社内のお知らせや規程、業務ツールへの入口などを1か所に集めた、従業員向けのWebサイトやアプリです。
従業員が「どこを見れば必要な情報があるか」で迷わなくなるため、情報共有の効率化や社内コミュニケーションの土台として使われています。
一方で、導入しても利用されないと意味がないので、作った後も使われ続ける仕組みづくりまで気にする必要があります。
この記事では、社内ポータルの基本的な考え方から、メリット、成功させるポイント、TUNAGを活用した企業の事例までを解説します。
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本資料では、厳選した11社の社内ポータルの機能や特徴、強みを一目で比較できます。
▼こんな方におすすめ▼
・社内ポータルを導入する前に比較検討したい方
・短時間で最適な社内ポータルを見つけたい方
・稟議書の作成など社内ポータルを上申する予定のある方
社内ポータルとは、社内に散らばる情報やシステムへの入口をまとめた「社内の玄関口」となるWebサイトやアプリのことです。
「ポータル (portal)」は英語で「入口」や「玄関」を意味します。社内ポータルを開けば必要な情報や業務ツールにすぐたどり着けるようになるので、情報伝達の漏れなども防げます。
社内ポータルに掲載される主な情報は、次のとおりです。
掲載する内容は自社の課題に合わせて決めるのが基本なので、自社に合った社内ポータルを導入しましょう。
社内ポータルが求められる背景には、働き方の多様化と社内ツールの増加があります。
テレワークや直行直帰、シフト勤務が広がり、従業員が同じ場所で顔を合わせる機会は以前より限られるようになりました。
その結果、掲示板や朝礼で伝えていた情報が、全員に届きにくくなっているでしょう。
さらに、チャット・メール・共有フォルダなど社内ツールが増えるほど、情報の置き場所はばらばらになりがちです。
社内ポータルは、こうした情報の分散を整理し、全員が同じ情報に触れられる場をつくることができます。
社内ポータルは「情報への入口をまとめる場所」、グループウェアは「チームで業務を進めるための機能の集まり」という違いがあります。
どちらも社内の情報共有に使われるため、混同されやすいツールです。
比較項目 | 社内ポータル | グループウェア |
|---|---|---|
主な目的 | 社内の情報やツールへの入口を一本化する | 日々の業務やチームの共同作業を効率化する |
主な機能 | お知らせ、規程・マニュアル、リンク集、社内報 | スケジュール共有、設備予約、ワークフロー、掲示板 |
主な利用者 | 全従業員 (現場・パート・アルバイトを含む場合も多い) | 業務でPCを使う従業員が中心になりやすい |
情報の性質 | 全社で共有したい情報を整理して届ける | チームや部署内でのやり取りが中心 |
表から分かるように、社内ポータルは「全社に向けた情報の整理」、グループウェアは「業務を進める道具」に重心があります。
ただし、最近はグループウェアにポータル画面が備わっていたり、社内ポータル側に申請などの機能があったりと、境界はあいまいになっています。
ツールの名称で選ぶよりも、「自社が解決したい課題は情報の整理なのか、業務の効率化なのか」を基準に考えると判断しやすくなるでしょう。
社内ポータルを利用するメリットは、主に4つあります。
それぞれのメリットが、どのような社内の悩みに効くのかを整理しました。
自社の課題に近いものから読み進めると、社内ポータルを導入する目的も整理しやすくなります。
社内ポータルを使うと、ばらばらに保管されていた社内の情報を1か所に集約できます。
情報が集まっていれば、従業員は「どこを探せばよいか」で迷う時間を減らすことが可能です。
たとえば、就業規則は共有フォルダ、申請書はメール添付、イベント案内はチャットという状態では、新入社員ほど必要な情報を見つけにくくなります。
総務や人事への「あの書類はどこですか」という問い合わせが減れば、管理部門の負担軽減にもつながるでしょう。
実際に集約するときには、すべてを詰め込むのではなく、よく探される情報から優先して掲載するのがコツですよ。
クラウド型の社内ポータルなら、オフィス・自宅・店舗・外出先など働く場所を問わず業務情報にアクセスできます。
社内ネットワークに接続しないと見られない仕組みでは、テレワーク中の社員や現場スタッフが情報から取り残されがちです。
スマートフォンに対応した社内ポータルであれば、休憩時間や移動中にもお知らせやマニュアルを確認できます。
特に、店舗や工場、配送など社用PCを持たない従業員が多い職場では、スマホで見られるかどうかが利用率を大きく左右するでしょう。
導入前に、自社の従業員がふだんどの端末を使っているかを確認しておくと安心です。
社内ポータルを情報発信の正式な窓口にすると、情報共有の抜け漏れを防ぎやすくなります。
口頭やチャットだけで伝えた情報は、その場にいなかった人やメッセージを見落とした人に届きません。
社内ポータルに掲載すれば、後から入社した人や休暇明けの人も、同じ情報を確認できます。
既読状況を確認できるツールを選べば、「誰に届いていないか」を把握して個別にフォローすることも可能です。
重要な通達は社内ポータルに必ず掲載するなど、発信ルールをあわせて決めておくと効果が安定します。
社内ポータルは情報を届けるだけでなく、社内コミュニケーションを活性化する場としても活用できます。
社内報や社員紹介、他部署の取り組みを掲載すると、普段接点のない社員同士がお互いを知るきっかけになるでしょう。
コメントやリアクションの機能があれば、経営層のメッセージや現場の投稿に対して、従業員が気軽に反応を返せます。
「他の部署が何をしているか分からない」という声がある組織では、部署紹介の企画から始めるのも一つの方法です。
一方通行の掲示板で終わらせず、双方向のやり取りが生まれる設計にすると、社内ポータルを開く習慣も定着しやすくなりますよ。
社内ポータルを成功させるポイントは、ツール選びと運用体制の両面から4つあります。
ツールの使いやすさと社内の運用体制がそろってはじめて、社内ポータルは日常的に使われる場になります。
社内ポータルのツールは、ITに詳しくない従業員でも直感的に使えるシンプルなものを選びましょう。
画面が複雑で目的の情報までの手順が多いと、従業員は社内ポータルを開かなくなってしまいます。
選定時には、次のような点を確認すると判断しやすくなります。
無料トライアルやデモがあれば、現場の従業員にも実際に触ってもらい、使いやすさを確かめるのがおすすめです。
社内ポータルを定着させるには、無理なく更新し続けられる運用の仕組みを作ることが欠かせません。
担当者1人がすべての情報を更新する体制では、業務が忙しい時期に更新が止まりやすくなります。
各部署に更新担当を置き、掲載する情報の種類ごとに責任範囲を分けておくと、特定の人に負担が集中しません。
あわせて、投稿のテンプレートや掲載期限、古い情報を整理するタイミングを決めておくと、情報が古いまま放置される状態を防げます。
最初から完璧なルールを作る必要はなく、試験運用で出た課題をもとに少しずつ見直していく進め方が現実的です。
社内ポータルを設置する前に、「何のために作るのか」という目的を明確にしましょう。
目的があいまいなままだと、掲載する情報の優先順位がつけられず、情報があふれた見づらい社内ポータルになりがちです。
たとえば「本部から店舗への通達を速くしたい」のか「理念を現場に浸透させたい」のかで、トップページに置くべき情報は変わります。
目的を決めたら、お知らせの既読率や問い合わせ件数など、効果を確かめる指標もあわせて設定しておきましょう。
指標があると、経営層への報告や運用の見直しも進めやすくなります。
社内ポータルを継続して改善していくために、運用全体を見る責任者を決めておきましょう。
責任者がいないと、使われていないページの整理や新しい機能の活用など、誰も判断できない課題が後回しになります。
責任者は、利用状況の確認、各部署の更新担当との調整、従業員からの要望の取りまとめなどを担います。
人事・総務・広報など、全社に向けた情報発信を担う部署から選ぶと、社内の調整がスムーズに進みやすいでしょう。
経営層にも運用の目的や成果を共有し、社内ポータルを会社としての取り組みに位置づけておくと、利用の呼びかけにも説得力が生まれます。
現場の従業員を含めた全社で使える社内ポータルを探しているなら、TUNAG (ツナグ) を選択肢として考えてみてください。
TUNAGは、株式会社スタメンが提供する従業員体験プラットフォームで、社内コミュニケーションと情報共有の促進を目的に開発されています。
社内ポータルとして活用できる主な特徴は、次のとおりです。
情報を「集める・届ける」だけでなく、従業員同士の交流や組織の状態の把握までを1つのツールで進められる点が特徴です。
また、専属のサポート担当が取り組みの設計から運用まで支援するため、社内に運用ノウハウがない企業でも始めやすい体制が整っています。
社内ポータルの導入を具体的に検討したい方は、TUNAGの社内ポータル紹介ページや、機能と事例をまとめたTUNAGがすぐわかる資料3点セットもあわせてご覧ください。
TUNAGを社内ポータルとして活用し、組織の課題改善につなげた3社の事例を紹介します。
自社と課題が近い事例から読むと、取り組みのヒントを見つけやすくなります。
美容サロンを展開する株式会社ルプラボウでは、TUNAGの導入から1年で、2025年度の新卒スタッフ (美容学校卒) の離職が0になりました。
導入前は店舗間の連絡を私用のチャットアプリを活用していたため、情報が散らばる状態でした。売上の目立つスタッフに評価が偏り、裏方の貢献が見えにくいことも、同社が抱えていた課題です。
そこで連絡をTUNAGに集約し、日報で各店舗の好事例を全社に共有する仕組みを整えました。
目標達成や他店舗へのヘルプ出勤に社内ポイントを付与したり、サンクスカードも月30〜40件ほど共有されているほどエンゲージメントが高まっています。
現在の平均ログイン率は8割ほどと高水準で、現場スタッフの取り組みが経営層にも届くようになることで働きがいに繋がっています。
情報を届ける仕組みと、頑張りを認め合う仕組みをセットで設計した点は参考になるでしょう。
詳しくは株式会社ルプラボウのTUNAG導入事例をご覧ください。
株式会社NS丸和ロジスティクスでは、組織の状態をデータで把握して取り組みを進め、風通しの良い職場を作っています。
改善までにかかった期間は約1年。同社は急成長の中で教育体制の整備が追いつかず、早期離職が続いていました。
TUNAGの導入後は、現場の従業員一人ひとりに直接情報が届くような体制ができており、新人の自己紹介や「祝！独り立ち」といった企画で、入社1年未満の従業員がつながるきっかけづくりにも取り組みました。
管理者向けの1on1や研修も含めた取り組みを経て、社内で実施するエンゲージメントサーベイでは8項目中7項目でスコアが上がったようです。
感覚だけに頼らず、データで課題を確かめてから手を打つ進め方が参考になる事例です。
詳しくは株式会社NS丸和ロジスティクスのTUNAG導入事例をご覧ください。
大阪・堺で1850年に創業した株式会社つぼ市製茶本舗では、TUNAGの導入後、部署を超えた助け合いが増えています。
同社は製造・販売・カフェ運営を自社で行っており、部署間で顔を合わせる機会がほとんどありませんでした。
情報は口頭で伝えられ、マニュアルもなかったため、業務に支障が出ることもあったといいます。
そんな中でTUNAG導入後からは、経営陣からの発信に加え、マニュアルの整備やお客様の声の共有も進めました。
繁忙期に製造部がヘルプ出勤を呼びかけた際は、当日多くの社員が手伝いに駆けつけています。
また紙の年賀状をTUNAG上の新年の挨拶に切り替えたことも、利用が広がるきっかけになりました。利用を強制せず、「楽しいから見る」場をつくる考え方は、自社の運用にも取り入れやすいでしょう。
詳しくは株式会社つぼ市製茶本舗のTUNAG導入事例をご覧ください。
社内ポータルの導入を検討する際によく寄せられる質問と、その回答をまとめました。
イントラネットは社内だけで使うネットワークそのものを指し、社内ポータルはその中やクラウド上に置かれる「情報の入口となるサイト」を指します。
つまり、イントラネットは通信の仕組み、社内ポータルはその上で使うWebサイトという関係です。
最近はクラウド型の社内ポータルも多く、社内ネットワークに接続しなくても使えるものがあります。
無料プランのあるツールや、すでに契約しているサービスの機能を使えば、費用をかけずに社内ポータルサイトを作成できる場合があります。
ただし、無料の範囲ではユーザー数や機能、セキュリティ、サポートに制限があることも少なくありません。
全従業員で長く使う前提なら、運用の手間や情報管理のリスクも含めて、有料ツールと比較して判断しましょう。
社内ポータルサイトは、目的の整理から始めて、試験運用を経て全社に公開する流れで作るのが一般的です。
試験運用で出た意見を反映してから全社に広げると、公開後に使われなくなるリスクを抑えられます。
社内ポータルサイトのデザインでは、情報を詰め込みすぎず、よく使う情報にすぐたどり着けることを最優先にしましょう。
トップページには最新のお知らせやよく使うリンクなど、利用頻度の高い情報だけを配置するのが基本です。
あわせて、スマートフォンでの見え方や更新日の表示も確認しておくと、現場でも信頼して使われる社内ポータルになります。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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