社内掲示板ツールおすすめ4選！失敗しない選び方や成功事例も紹介

社内掲示板は、効率的に社内へ情報共有ができるため、多くの企業で活用されています。

従来は社内の見やすいところへ紙を掲示して共有することが一般的でした。しかし近年では、社内掲示板ツールを活用して、PCやスマホで情報共有をする企業が増えてきました。

社内掲示板ツールを活用することは、通知漏れの防止や業務効率化など、企業と社員の双方にとって多くのメリットがあります。

現在、社内掲示板として活用できるツールは多く存在しており、どのツールを選べば良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。本記事では、社内掲示板ツール導入時のポイントやおすすめのツールについて詳しく解説します。

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社内掲示板とは

社内掲示板とは、社内においてスケジュールや業務連絡など様々な情報を共有するためのボードもしくはソフトウェアのことを指します。

社員全員へ通知したいときに使う連絡手段として利用され、内容は企業によって様々です。業務連絡やイベントの周知はもちろん、代表メッセージを発信やナレッジの共有、売上の進捗管理などとしても活用されています。

社内掲示板といえば、これまではホワイトボードに手書きしたり、紙を貼り出して通知するアナログな運用方法が主流でした。しかし近年では、テレワークの普及や業務効率化のために、ツールを導入してデジタルで情報共有を行う企業も増えてきています。

社内掲示板ツールを導入するメリット

社内掲示板をオンラインで運用することは、従業員と運用担当者どちらにも大きなメリットがあります。ここでは、社内掲示板ツールを導入するメリットについて詳しく解説します。

場所や時間を選ばすに情報が検索できる

社内掲示板ツールを導入する最大のメリットは、情報が検索できることです。アナログの掲示板では、実際に掲示板のある場所へ見に行かなければ情報を得ることができません。社内掲示板ツールに情報を一元化することで、必要な情報をいつでもどこでも検索して確認することができます。

場所や時間を選ばすに情報を確認できるようになるため、外出している社員やテレワークを行う社員を多く抱えている企業は、特に大きなメリットを感じることができるでしょう。

確実に情報を届けることができる

社内掲示板ツールでは、情報を確認して欲しい社員へ通知することができます。また、閲覧履歴や既読機能が搭載されているツールも多いので、誰が情報を見たのかを確認することも可能です。アナログの掲示板では直接掲示を見に行く必要があったり、本当に確認したのかを把握することはできないので、メリットと言えるでしょう。

業務効率化につながる

社内掲示板ツールを導入し、各従業員が見たい情報に簡単にアクセスできるようになることで、情報の探索や確認にかかっていた時間の削減につながります。管理部門などでは、社内掲示板ツールを社内FAQとして活用したり、コメント機能利用することで、社員から同じような質問を減らすこともできるでしょう。

また、社内掲示板ツールにはさまざまな情報を蓄積することができるため、活用方法も多岐にわたります。会社からのお知らせを通知するだけでなく、ナレッジやノウハウなどを共有すれば、マニュアルとして活用もでき、業務の引き継ぎや教育時間の削減にもつながるでしょう。

社内掲示板ツールを導入する際の注意点

社内掲示板ツールの導入はメリットも大きい一方、注意すべき点もいくつか存在します。

導入費用やランニングコストが発生する

多くのツールでは、月額費用が設定されていたり、初期費用やメンテナンス費用がかかる場合があります。アカウント数や機能によっても必要な費用が異なるため、導入コストについては事前に細かく確認する必要があるでしょう。

PCを使わない従業員へ通知されない

オンラインで社内掲示板を運用すると、製造業、建設現場等でPCを日常的に使用していない従業員に対して通知漏れが発生する恐れがあります。社内掲示板を確認できる社員から伝達するケースもありますが、本来の意図とは違った形で伝わる可能性があります。

このような懸念を解消するためには、PCを利用しない従業員もスマホで閲覧できるツールを導入するのが良いでしょう。難しければ、別途現場向けに紙での掲示やデジタルサイネージの設置が必要になってくるかもしれません。

セキュリティ対策が必要

社内掲示板では、社内の重要な情報を扱うことがあるため、万全なセキュリティ対策を行う必要があります。情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、ツールにどのようなセキュリティ対策がされているのかを導入前に詳しく確認するようにしましょう。

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社内掲示板ツールの失敗しない選び方

社内掲示板は社員が頻繁に利用するツールとなるからこそ、選び方がとても重要です。

ツール選定を始める前に、まずは自社が社内掲示板ツールを導入する目的を明確化させましょう。その後、自社にとって必要な機能を洗い出し、優先順位をつけてツールを選定していきます。実施にツールを選ぶ際には、以下の項目に注目してみると良いでしょう。

自社の目的にあった機能が揃っているか

社内掲示板を選ぶ際には、自社が社内掲示板を運用したい目的にあった機能が揃っているか最優先で確認しましょう。多くの機能が搭載されていてカスタマイズできるツールもあれば、必要最低限の機能で誰もが使いやすいツールもあります。

従業員が使いやすいか

全従業員が利用するツールとなるので、使いやすさはとても重要です。ITツールに不慣れな従業員がいることも考慮し、なるべくシンプルで複雑でないツールを選ぶと良いでしょう。

情報の検索はしやすいか

オンラインで社内掲示板を運用する最大のメリットは情報が検索できることです。しかし、情報が思うように検索できなければ使いにくいツールとなってしまいます。どのような情報が検索できるのか事前に確認しておくことが重要です。

社内掲示板ツールおすすめ4選

社内掲示板として活用できるツールは多数あり、それぞれ機能や金額が異なります。目的別におすすめのツールを4つご紹介します。

LINE WORKS

LINE WORKSは、メッセージアプリ「LINE」のビジネス版アプリです。チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事で活用できる充実した機能が揃っています。LINEは日頃から慣れているUIのため使いやすいメリットがあります。掲示板機能にはカテゴリー毎に仕分けする事ができ、コメント欄や既読の把握もできるため、管理しやすいツールです。料金は使える機能によって異なりますが、1アカウント月額300円から利用可能です。

Workplace

WorkplaceはMeta社が提供しているビジネス向けのコラボレーションツールで、個人単位ではなく、チーム単位でページを作れます。UIもFacebookとほぼ同じため、Facebookユーザーは使いやすいでしょう。またビジネス向けのサービスのためGoogle Driveなどのビジネスツールとの連携もカスタマイズしやすい仕様です。また、イベント機能もあり社内のイベントや飲み会などチームメンバーの出欠管理も可能です。料金はスタンダード版は無料で使えますが、管理者機能などを利用するには1アクティブユーザーにつき月額3ドルの有料版があります。

Talknote

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSですが社内掲示板として利用することもできます。オーバーワーク検知、タスク管理なども実装されています。料金は期間限定の無料トライアルもありますが、月額980円〜の他に初期費用が必要となります。

TUNAG

TUNAGは、社内の施策や社内制度など、あらゆる取り組みを運用することができるプラットフォームです。社内掲示板として経営陣のメッセージを発信したり、社内イベントの通知を行うことはもちろん、情報共有やお客様の声の掲載など、従業員自ら自由に投稿する仕組みを設けることも可能です。TUNAGでは、会社と従業員、従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、縦と横の関係が信頼関係で結ばれる、エンゲージメントの強い組織づくりの支援をしています。社内掲示板として活用しながら、そのような「つながり」の醸成をデータで把握し、PDCAをまわしていけるところに特徴があります。

社内掲示板ツールを運用する際の注意点

多くのメリットがある社内掲示板ツールですが、従業員にとって使いにくいツールとなってしまっては意味がありません。

ここでは、社内掲示板ツールを従業員に適切に利用してもらうために、運用時に気をつけたい点を3つ紹介します。ツール導入後は、実際に配信する内容や対象者をイメージしながら運用方法を検討しましょう。

運用や発信のルールを決める

社内掲示板ツールは、社内の情報を一元化できるメリットがある一方、あまりにも多くの情報で溢れてしまうと混乱を招きます。自分にとって不要な情報が多くなると、掲示板自体を閲覧しなくなってしまったり、重要な情報を見落としてしまう可能性も出てきます。適切な情報を社員に通知していくために、全社通知または部内通知等に区分けを行うなど、発信する情報のルールを策定し運用していきましょう。

常に最新の情報を掲載する

ツールを活用することで情報の蓄積は可能ですが、掲載されている内容が最新の情報でなければ、誤解を招いてしまう恐れがあります。掲示板の内容が最新の状態を保てるよう、運用方法をあらかじめ決めておきましょう。

情報漏洩対策を行う

全ての情報に誰でもアクセスができてしまうと、情報漏洩のリスクが高まります。すでに社内掲示板を利用している大手企業では「社員のみ、社員及び派遣、部門のみ」参照可能とした制御が行われています。顧客情報であれば特定の一部の部署のみ参照可能、というようなセキュリティ対策も考慮しなければなりません。適切な情報を、適切な社員にのみ参照できるよう、セキュリティ、アクセス権の付与も考慮し、情報漏洩対策を行いましょう。

社内掲示板ツールの成功事例

従業員への情報共有にツールを活用している3社の事例を紹介します。

株式会社ヤマハミュージックマニュファクチュアリング

静岡県に複数の拠点を構え、楽器音響機器を製造する株式会社ヤマハミュージックマニュファクチュアリングは、普段パソコンを使用していない生産現場の社員とパソコンを使用する社員との情報伝達の差が課題でした。生産現場の社員は、主に紙の掲示物や上司からの伝達で情報を得ていましたが、TUNAGを導入し、現場の社員も会社からの情報をいつでも自分のスマートフォンで見ることができるようになりました。 TUNAGでは、社内からの通達、社長メッセージ、部活動や新入社員の紹介、自社製品の紹介などさまざまなコンテンツを配信し、TUNAGを見れば会社からの情報についてほとんど触れることができるようにしています。

▼事例の詳細はこちら
「組織として固まっていきたい」 現場職にも間接業務者にも平等に情報を届ける、楽器音響機器メーカーのTUNAG活用法

株式会社ピーアンドエム

レディースファッションのアパレル事業部(40店舗)、インポート寝具のリビング事業部（７店舗）を展開する株式会社ピーアンドエムでは、情報共有や社内連絡をスタッフ個人のSNSでしており、セキュリティに不安を感じていました。また、本部や会社からの情報が各店舗に伝わりにくいという課題もあり、TUNAGを導入しました。 TUNAGでは、売上や店舗の状況を「日報」として共有したり、各部署からのお知らせ、ノウハウの共有などを行っています。導入の効果として、日報の既読率が上がり、数値や店舗の状況への意識が高まっています。実際に前年同期比で売上高111％、客単価108％、セット率105％と業績にも良い影響が現れました。

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情報共有から帰属意識の醸成まで、TUNAGに一本化：ピーアンドエムが挑むコミュニケーション改革

株式会社活美登利

「回し寿司活」「寿司活」を展開する株式会社活美登利では、本部から現場への情報共有や、各種申請業務の煩雑さに悩んでいました。TUNAGを導入し、日常業務の報告から情報共有、コミュニケーションまで幅広く活用しています。店舗から本部へはレシピの試作や納品報告を、本部から店舗へは入荷鮮魚情報や会社からのお知らせを共有をしています。 TUNAGを活用することで、アルバイトも含め全員に情報が行き渡るようになりました。また、これまで紙で記録していたHACCPもTUNAGに移行し、年間で約用紙520枚分のコストカットも実現しています。

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店長で止まっていた情報が、アルバイトまで行き届く。回転寿司店が現場DXを推進し、称賛文化の醸成に取り組む

全従業員が使いやすい社内掲示板TUNAG

「TUNAG」は、複数ある情報共有ツールを一元化することによって、生産性向上や従業員エンゲージメントの向上を支援するITサービスです。マルチデバイス対応で、全従業員が使用可能。会社の情報を部署や個人ごとにパーソナライズして発信することもできます。

さらに社内掲示板としても活用することができ、これまで一方的なメール送信や、アナログで行っていた情報発信を、TUNAGを通して行うことで代表のメッセージの既読率が大幅に増加した事例などがございます。社内イベントの開催案内や、実施状況の共有など、気軽なコミュニケーションの場としても活用いただいています。また、発信した内容やチャットでのやり取りがプラットフォームに蓄積されるため、過去の情報やナレッジを簡単に検索することも可能です。

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