日々の業務内容や活動状況を記録する日報ですが、
といったお悩みを抱えている方も多いようです。
本記事では、日報に関する課題を解決するために、日報の概要から日報を書く際のポイント、効果的な運用の方法まで網羅的に解説します。
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効果的な日報運用についてまとめたお役立ち資料です。
ノウハウから成功事例まで、25ページでまとめてご紹介します。
・よくある日報運用の失敗例3選
・日報運用における4つの注意点
・効果的な日報の運用事例2社
日報とは、業務内容や活動状況を記録するための文書で、主に仕事の振り返りや情報共有の手段として活用されます。日報は、紙や電子フォーマット、最近ではアプリやクラウドツールを用いて作成されることが多く、記録や報告の形式は職場や業務内容によってさまざまです。
一般的には、1日の業務内容、進捗状況、発見や気づき、次回の目標などが簡潔にまとめられます。日報の形式や項目はシンプルなものから詳細なものまで多岐にわたり、組織の特性や運用方針に応じて異なります。
「会社の決まりだから」となんとなく毎日日報を書いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。せっかく毎日時間を費やして記入する日報ですから、有意義なものにしたいですよね。そのためには、まず日報の目的をしっかり把握することが重要です。
関連記事：作業報告書の書き方のポイントと電子化のメリット・デメリット | 社内ポータル・SNSのTUNAG
日報には、1日の仕事を振り返るという目的があります。仕事の終わりに改めて振り返る時間を設けることで、課題や反省点を整理したり、よかった点や新たな気づきを発見することが期待されます。また、上司への仕事の進捗や成果の報告及び共有も目的の一つです。
日報を活用することで、各社員が日々の業務を通じて得た知識や工夫を全社に共有することができます。例えば、新しい業務方法や成功事例、業務上の課題とその解決策など、個人の中に留まりがちなナレッジを組織全体で活用することで、業務の効率化や生産性の向上につながります。
特に、デジタルツールを活用した日報では、キーワード検索や過去の記録の確認も容易になるため、社内の情報を効率よく活用できる仕組みが整います。
株式会社木曽路の事例
株式会社木曽路では、TUNAGを活用してパート・アルバイトを含む全従業員への情報共有を強化しています。これにより、シフトが不規則な外食産業特有の課題を解決し、全員が最新の情報を共有できる環境を整備しました。また、各店舗の好事例をエリアマネージャーがTUNAG上で紹介することで、店舗間の競争意識が高まり、全体のサービス品質向上につながっています。
関連記事：ナレッジとは？ノウハウとの違いや関連用語、蓄積・共有するメリット
日報は、運用方法を工夫すれば、社員同士のコミュニケーションを促すツールになります。
例えば、日報ツールを活用して他の社員が日報に記載した気づきや成功事例にコメントしたり、アドバイスをすることで、日常的な情報共有が活発になるでしょう。また、「こういう場面でこう対応した」といった具体的な事例や、業務を通じて感じたことを共有することで、職場内での共感や新しい発見が生まれることもあります。
株式会社オールハーツ・カンパニーの事例
株式会社オールハーツ・カンパニーでは、これまでメールで行っていた日報の共有をTUNAGに移行することで、店舗間のコミュニケーションを活性化させました。日報をTUNAG上で共有することで、普段接点のない店舗同士でも、情報共有やコメントを通じて連携が深まりました。また、新入社員が「100日日報」制度を通じて上司や同僚からコメントや応援をもらうことで、不安を軽減し、早期離職の防止にもつなげています。
一般的な日報として、必要な項目は以下があげられます。 おすすめな書き方は、各項目に対してだらだらと長い文章を書かず、できるだけ短い文章で、箇条書きにすると読みやすくなります。 また、定性的な内容と定量的な内容を織り交ぜることで読む側に伝わりやすくなります。日報も上司に自分をアピールする場として、わかりやすい内容にしていきましょう。
その日ごとに設定した目標を書きましょう。目標を書くことで頑張る方向が会社と合っているのか擦り合わせることができます。
1日の仕事内容について具体的に書きましょう。業務内容や成果を書くことで、上司は進捗を確認しフォローしたり、成果を評価することができます。
自分が成長したことを日々実感するためにも、良かった点は意識して探して書くようにしましょう。良かった点がなかなか思い浮かばないという人は、学んだ点に着目してみましょう。
課題や改善点を振り返り、考えることは成長へと繋がります。できれば、考えられる解決策をセットで書くのが良いのですが、分からない場合はぜひ上司に相談しましょう。
目標を意識して業務に取り組むことで生産性の向上に繋がります。明日の目標を設定して、1日を終わるようにしましょう。
前述にもあるように、日報は定量的に書くことがポイントです。 以下の悪い例と良い例を比べてみてください。悪い例では業務内容と成果がわかりづらくなっています。
定量的な内容が書かれていないと、上司は適切に評価することができません。 定量的な内容と、前向きな姿勢をしっかり記載しましょう。
また、打ち合わせやミーティングがあった際は、議事録や決定事項を分かるように共有することも大事なポイントです。上司に業務内容を正確に伝えることを意識していきましょう。
・今日の業務内容及び成果 10:00-12:00 テレアポ 13:00-14:00 ○○様と打ち合わせ 14:30-17:00 納品処理 17:00-18:00 ○○ミーティング
・今日の目標 アポ獲得2件（15/20件） 納品処理3件（8/10件）
・今日の業務内容及び成果 10:00-12:00 テレアポ（コール数20件、獲得2件） 13:00-14:00 ○○様と打ち合わせ 14:30-17:00 納品処理4件 17:00-18:00 ○○ミーティング（議事録：URL〜〜〜）
・良かった点 納品処理に慣れてきて、2時間30分で4件こなせるようになりました。
・課題及び改善点 ○○様との打ち合わせでシステムに対する質問を多数いただきましたが、全部回答することができませんでした。次回、他で同様の質問をいただいた際は回答できるよう先輩に教えてもらい自分の知識にします。 ・明日の目標 アポ獲得1件（16/20件） 今日の○○ミーティングでの決定事項の通り、○○を徹底して実施
日報を書く際は、5W1H（When:いつ、Where:どこで、Who:誰が、What:何を、Why:なぜ、How:どのように）を意識すると、より具体的で分かりやすい内容になります。
例えば、「今日の業務内容」を記載する場合、単に「会議をしました」ではなく、「10:00から会議室で、営業チーム全員で新製品の販売計画について議論しました」のように書くことで、誰が何を行ったのかを明確に伝えられます。
5W1Hを活用することで、内容が曖昧にならず、上司や同僚も必要な情報を効率よく把握することができるため、具体的なフィードバックや次のアクションにつながりやすくなります。
関連記事：5W1Hとは？構成要素の意味や正しい順番、具体的な活用事例を紹介
日報を効率的に運用するためには、会社や業務内容に適したツールを選ぶことが重要です。例えば、リモートワークが中心の企業であれば、クラウド型の日報ツールを活用することで、どこからでも記入や確認が可能になります。
一方、現場作業が多い業種では、スマホアプリ対応のツールが便利です。また、テンプレート機能やコメント機能が備わったツールを選ぶと、記入の手間が省けるだけでなく、上司からのフィードバックをスムーズに受け取ることができます。
業務内容や組織の特性を考慮してツールを選定することで、日報が単なる報告書ではなく、業務改善やコミュニケーションの活性化を促す効果的なツールとなります。
日報では、業務内容を端的に表現することが重要です。無駄な情報を省き、必要な内容だけを整理することで、確認者が短時間で内容を把握できます。
さらに、会社によっては日報専用のテンプレートが用意されている場合があります。このようなテンプレートを活用することで、日報を書く際の手間を省きながら、一定の品質を保つことが可能です。
特に、以下のようなポイントを意識しましょう
最後に、日報を短時間で書くためのコツをご紹介します。日報は1日の業務の終わりに提出するものですが、書くのも1日の終わりでないといけない訳ではありません。 業務内容については、1日の終わりに書こうとすると思い出すのに時間が掛かってしまうことがあります。
打ち合わせがあった際の議事録も、「どこに保存したかな……？」と後で探していると時間がかかってしまいますが、打ち合わせ後にURLだけ日報に貼り付けておけば時間はかかりません。そのため、業務の区切りに少しずつ書くことをおすすめします。
アプリやクラウドのツールで運用している場合は、外出先で書けますのでぜひ実践してみてください。慣れてしまえば時間をかけずに書けるようになります。
紙やメールを利用して一部の社員間だけで日報を運用していませんか？日報は社内コミュニケーションの活性化にも効果を発揮するような設計もできるため、できれば多くの社員が自由に見ることができるアプリやクラウドのツールを利用することがおすすめです。 日報の目的は、1日の振り返りと上司への共有・報告ですが、日報に「今日の一言」という項目を追加し、思ったことや個人的なことなどを書いてもらってみてはいかがでしょうか。 それによって、各個人の人となりを知ることができたり、思わぬコミュニケーションが生まれます。 一方的に日報を提出して終わりでは、書く方のモチベーションが下がってしまうことも。上司はぜひ積極的にコメントを返しましょう。
上記でご紹介したような日報をTUNAGで運用することが可能です。TUNAGで日報を運用するメリットを3つご紹介します。
TUNAGはPCとアプリで利用でき、外出先でも簡単に日報を作成することができます。写真やファイルももちろん添付可能。また、他の人の日報も簡単に閲覧できコメントを入れることができます。
日報は部署や役職ごとに異なるテンプレートを使用しますが、TUNAGではテンプレートの作成・変更が簡単に行えます。また、管理者は日報の提出状況も把握できますので、利用状況を確認しつつ日報のスタイルを変更していくことができます。
関連記事：PDCAはもう古い？メリット・デメリットや回し方、OODAとの違いを紹介 関連記事：5W1Hとは？構成要素の意味や正しい順番、具体的な活用事例を紹介
提出された日報はTUNAGに蓄積されていきます。過去の日報を遡って見たいときに、自分だけではなく他の人の日報も簡単にみることができます。
※弊社で運用している日報のコンテンツの一部です。気軽にコメントを残すことができ、シンプルな見た目で利用も簡単。 日報は上手く運用することで、色々な効果をあげることができます。ぜひ自社に合った日報を運用していきましょう。
『TUNAG』では日報からサンクスカード・社内報・社長メッセージまでさまざまな取り組みを運用可能。従業員の利用データをもとに、取り組みのPDCAを回すことができるます。
さらに、トレーナーが施策の設計、ツールの運用から改善までを一貫してサポートします。 自社に合った施策運用で、きちんと効果の出る取り組みにしたい。そんな方は、ぜひ一度資料をご覧ください。
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3分でわかるTUNAG
日報というと、どこの会社も行っている業務の一つだといえるでしょう。インターネットの普及とともに、社内の取り組み全般がIT化していく時代の中、日報もIT化が進み、アプリで運用する会社が年々急増しています。では、なぜ日報アプリを運用する会社が増えているのでしょうか？
近年、社内のコミュニケーションに課題があると感じている企業が約8割あります。
その理由としては、
・経営層が社員に会社の方向性や社員に期待していることを伝えていない。
・表面上のコミュニケーションのみで、業務上のコミュニケーションが取れていない。
・コミュニケーションの機械づくりが、意図されていない。
・お互いの問題点や課題を指摘し合わないし、直接言おうとしない。
・部門間や部署間など、役職や拠点が離れると情報共有できない。
など、企業規模や組織の風土によって様々です。
(参照：HRプロ(2016)「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告)
上記のような企業が、今「日報アプリ」を利用しています。
日報アプリを運用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
日報は、今もなお紙で運用している会社も多いと思います。しかし、一つ一つ直接提出してもらい、確認してから部署単位や個人単位で管理していくという工数がとても大変だと感じている企業は少なくありません。
日報をアプリで運用することにより、ペーパーレス化の促進や管理コストの削減が行えます。それにより、管理者は、いちいち全員から紙の配布や収集をしなくて済みます。また、提出者もスマホやPCで提出できることで、いつでもどこでも報告を行うことができます。
日報を通したやり取りは基本、提出した人↔受け取った人の2者間で成立するものです。例えば、日報の内容に沿って面談を行ったり、マネージャーが新人の日報を見て、次のマネジメント施策を考えたりするといったような具合です。しかし、アプリで運用することにより、日報内容が全社員に共有され、1↔nのやり取りが生まれます。
つまり、社内のコミュニケーションが活性化するのです。例えば、営業部のAさんが日報で、「今日は、〇〇のようなトークを意識して話すと、相手から購入の合意をいただきました！」という内容を共有したとします。
その日報を見た同期のBさんは、「具体的にどうしたのか詳しく知りたい！」とAさんに聞きに行くコミュニケーションが生まれたり、上司のCさんは、「もっとこうすればより良くなりそうだ、アドバイスしよう。」といったタイムリーなフィードバックが生まれたりします。
紙運用の日報は、項目が予めフォーマット化されており、それに沿って記入するようになっています。いつも同じ内容で、読んでも何も成長が感じられないなと思った上司の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
人間誰でも飽きがくるもので、いつも同じ内容だと、書くことが目的になってしまい、日々の振り返りや部下のマネジメントという本当の目的を見失ってしまいがちです。
アプリでの運用であれば、定期的に内容を変えることが可能です。例えば、「最近、経営理念や行動指針が浸透できていないな。」という時に、日報の内容の中で、【今日意識した経営理念・行動指針】という項目を作って、従業員が常に意識できるような環境にできます。
また、「日報を主体的に楽しく提出してもらいたい」という企業は、【写真・動画欄】を追加して、カジュアルな日報提出をしてもらうこともできます。組織の風土や文化に合わせて、日報をカスタマイズできるのは、管理者にとっても提出者にとっても良い影響を与えるでしょう。
エンゲージメントとマネジメントの違いがあります。
マネジメントとは、一般的に「管理」の意味で用いられますが、ビジネス上ではマネジメントは管理だけでなく組織の成果を向上させるための道具や機能、機関という意味でも使われます。
会社の資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を管理し、最大限の効果を得ることを目的とするため、その一環として、日報から「ヒト・モノ・カネ・情報」を報告させることが求められます。
マネジメントでは「管理」することが主目的になるため、部下から上司もしくは組織や個人から経営への発信の要素が強くなります。大雑把にこの流れを表現すると「報告する→受け取る」の一方通行になります。
エンゲージメントの観点ですと、もちろん上記のような目的もありながら最大の効果は「共有・伝播」させていくことが大事になると僕は考えています。そのため情報の矢印は、一方通行でなく上下左右に発信されていくことが理想的だと考えます。
TUNAGでは「相互の信頼関係」が構築された状態をエンゲージメントが高い状態と定義しています。究極的には、自部署や個人以外にあたるすべての他部署や他者に知らせることができるかが非常に重要になると思っています。
エンゲージメント診断を実施すると「他部署とのコミュニケーション」が課題として出てくる企業があります。企業規模や事業形態などによって、あがりがちな課題の一つです。
「コミュニケーションの機会が不足していること」を、課題の背景と捉え、部署を横断したランチや交流会などの施策に進みがちですが、むしろ身近な「日報」という社内制度にそのきっかけづくりの要素が含まれています。
日報はどの企業でも何らかの形で行っていることが多いですし、日報を新しく始めるとしても、そこまでハードルが高いものではありません。マネジメント目的の「報告」が主となっていることが通常ですが、ここにエンゲージメントの観点を取り入れることで、コミュニケーションの機会をつくることが可能なのです。
TUNAGには、株式会社オールハーツカンパニー様の事例があります。「日報だけでエンゲージメントを高めた事例」としてご紹介させていただいていますが、従業員数も2,700名近く、150もある店舗運営をする同社が取り組んだ日報運用のポイントについて、更に深掘りしてご紹介していきます。
メール | TUNAG |
|---|---|
一方通行になりがち | 情報伝達をアレンジすることができる |
コミュニケーションの基点になりにくい | コミュニケーションの起点になりやすい |
その他の業務関連の連絡に埋没してしまう | 伝えたいことに集中させることができる |
ストック型ではないため、探しにくい | 整理整頓されていて、過去を振り返りやすい |
日報を運用している企業の多くは、メールを利用しているのではないでしょうか。メールの特性としては宛先を毎回自由に設定できたり、メーリングリストを活用すれば必要な人に手軽に届けることができます。
オールハーツ社も、最初はメールで日報を運用していました。しかし、メールでは多数のメンバーへ手軽に情報共有できますが、一方通行になりがちで、コミュニケーションの起点を生むことは難しいという側面もあります。
また、他のメールや業務連絡と混ざり大事な情報を見落としてしまう。読まれているのか分からず、ただ送るだけの作業になり、送ること以上に何か得られることが無い点も課題としてあがっていました。
また事業の特性上、日報に書かれた内容には、普段の業務に活用できるアイデアやノウハウが多数詰まっているのですが、メールはフロー型ですので、情報を探す手間がかかっていたそうです。
上記の懸念事項はTUNAGを活用することで大幅に解消されました。図でご紹介しているとおり、伝える項目をアレンジし、カスタマイズできる点、情報が整理されストックされる点などから、一方通行だったものを縦横斜めに伝わるように改善できたのです。
ただ一つの日報をとりあげてみても、理想と現実のギャップがかなりあります。「どこでどのように日報を投稿するのか」を変えるだけでも、その後の日々の業務の改善や、コミュニケーションの機会を生むことができます。
次に日報自体の内容についてです。日報は業務の報告をするものですので、売上や目標数値など、定量的な情報を簡潔に記載する傾向があります。オールハーツ社も、当初は定量的な報告にとどまっていました。
もちろん、定量的な数値報告は重要です。ですが、定量のみの報告ですと、「コミュニケーションのきっかけ」を生み出すことは難しくなります。必要なのは、その数値や行動量が、「どうして生み出されたかというストーリー」や、業務における「感情・熱量・喜怒哀楽」などの定性的な情報です。
日報には、定量的な情報と定性的な情報をバランス良く組み合わせることをおすすめしています。逆に、定性的な情報だけが並んでしまっても実態がわかりにくくなります。
定量と定性のバランス＝報告と共有・伝播が上手く組み合わさった日報にすることがベストだと思います。その方が単純に伝える側も受け取る側も読んでいて楽しいですよね。
「日報の提出率」と「業績やパフォーマンス」は相関すると考えています。業績がいい時ほど、良い報告ができますので、日々の業務の報告を「知らせたい」という前向きな行動につながります。
日報で「知らせたい」という前向きなモチベーションを持つことで、さらに、日報を書くうえで日々の目標に向き合い、業務のPDCAがさらにまわり、結果が出る……。そのような良いサイクルに向かっていくのではないかと思います。
「鶏が先か、卵が先か」という話ではないですが、うまくいっている組織とそうでない組織を見極める際、日報の提出率はなんらかの相関関係があるはずです。しかし、そもそも日報がちゃんと提出されているか分からない状況ですと、このような関係を見つけることはできません。
日報の提出実績をしっかりと定点観測し、運用改善をしていくことが日報運用の本来の姿のはずです。しかし、そこまで運用を一貫して実施している企業はほとんどありません。
TUNAGでは、この提出実績や書かれている内容などの集計からレポートまでが一元管理できる強みがあります。
関連記事：やりがいのある会社は業績も向上する！従業員がやりがいを感じる方法
日報運用という使い古された社内制度でも、実はとても奥深いものです。徹底的に運用と改善をしていけばエンゲージメントは高まります。
オールハーツ社の事例からもその効果はご確認いただけると思います。今回お伝えしたいことは、「やっているだけ」の社内制度と「徹底的に運用と向き合っている」場合とでは、大きく効果が変わってくるということです。
よく「どんな社内制度がエンゲージメント向上に役立ちますか」という質問をいただくのですが、その答えは今回ご紹介した事例です。
日報という至って一般的な社内制度でも、しっかりと制度運用と改善をしていくことで必ず今以上の効果をもたらしますし、エンゲージメントを高めることは奇抜な施策でなくこのような地道な運用部分にもしっかりと向き合い、徹底的に運用をしていくことなのです。
「言うは易く、行うは難し」とはまさにこのことで、社内制度は企画よりも運用の方が難易度が高いものです。告知して終わりになってしまっていたり、ただの作業になってしまっていたり、そもそも誰も目的を理解していなかったりと、ふたを開けてみるとそのような状態になっていることはよくあることです。
TUNAGはこのような社内制度の「実行」を支援しており、国内で唯一の「社内制度のプラットフォーム」を提供しています。社内制度を色々と実施しているものの、その効果を感じにくい場合には、是非運用を徹底的に見直してみるがいいのではないでしょうか。
さまざまな組織課題を解決するオールインワンプラットフォームの「TUNAG（ツナグ）」上で、日報を活用して店舗間のコミュニケーションを活性化させている企業の事例を紹介します。日報がどのようにコミュニケーション改善に貢献しているのか、ぜひ参考にしてください。
株式会社山梅様は、樹木生産、造園工事、緑地のメンテナンスなどの総合造園業を営んでいます。同社では、社内コミュニケーションのタイムラグや、重要情報がストックできないことを課題に感じてTUNAGを導入したという経緯があります。
業務日報を運用する中で、リアルタイムに閲覧やコメントできないことに課題を感じていましたが、TUNAGを導入後、スマホで見られてコメントもすぐでき、リアルタイムでやり取りが可能になりました。
日報を通じて社員同士のコミュニケーションが取りやすくなったことや、優れた取り組みが全社で共有されることで、店舗間の横のつながりが強化され、企業全体の一体感が醸成されています。
▼株式会社山梅様の事例記事はこちら▼
リアルタイムのコミュニケーションをアプリで実現。業務日誌や部署間交流で「社員の喜び」をつくる
レディースファッションのアパレル事業部(40店舗)、インポート寝具のリビング事業部（7店舗）を展開する株式会社ピーアンドエム様では、TUNAGの日報機能を活用して数値に対する意識や店舗状況への意識を高めています。
日報で前日の営業内容を共有することで、翌日の朝礼の時間を短くでき、1店舗あたり月に150分ほど業務時間が短縮できたことも取りあげられています。
日報を通じて情報共有が素早く的確になったことで、コミュニケーションが円滑になったことや、業務効率化が進みました。
▼株式会社ピーアンドエム様の事例記事はこちら▼
情報共有から帰属意識の醸成まで、TUNAGに一本化：ピーアンドエムが挑むコミュニケーション改革
日報は、日々の業務内容を報告するだけでなく、業績の向上や社員同士のつながりを深めるための有効な手段です。業務の振り返りや目標設定を通じて、業務改善や個人の成長を促進できます。また、日報に自由な項目を加えたり、写真やコメントを取り入れることで、社員同士のコミュニケーションが活性化し、職場の雰囲気がより良いものになります。
さらに、日報の提出率や内容を定期的に確認し、運用を改善していくことで、日報が単なる報告書ではなく、組織の成長を支えるツールとして機能します。日報が形骸化してしまう課題を抱える企業にとって、適切なツールや運用方法を選ぶことが重要です。
日報を活用することで、業務の効率化や組織全体のつながりが強化され、結果的にエンゲージメントの向上や職場環境の改善につながるでしょう。業務に合った方法で日報を活用し、組織のさらなる成長を目指してみてください。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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