社内の情報共有不足は業務の非効率化や問題発生の原因となるため、多くの職場で課題となっています。
例えば、ミスによるクレーム発生や管理職の指示が現場に伝達されず施策が実行されないといった問題があります。
今回はこうした課題を解決するための、社内の情報共有を促進する施策を紹介します。情報共有がされない職場の特徴や企業の解決事例なども紹介しますので参考にしてください。
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社内情報の遮断は、生産性の低下だけでなく、顧客満足度の低下やナレッジの蓄積不足など、組織成長を脅かすリスクにつながります。本資料では、抽象的になりがちな「情報の透明性」を整理し、風通しの良い組織をつくるための考え方やポイントを解説します。
▼こんな方におすすめ▼
・情報の透明性を高めたいが、どこから取り組めば良いのか分からない方
・情報共有のツールや仕組みはあるのに、なぜか社内の風通しが悪い企業の方
情報共有がされない職場には、いくつか共通する特徴があります。ここでは情報共有がされない職場でよくある特徴について解説します。
社員の多くが情報共有が業務の効率化や意思決定の迅速化につながることを知らず、情報共有の必要性を感じていないことがあります。「小さなことなので情報共有する必要はない」「情報共有が面倒だからしない」などといった理由で情報共有を重要視していないケースです。
さらに、自分では十分に情報共有しているつもりであっても実際には細かな情報が不足しており、業務のスムーズな進行を妨げていることもあります。
情報共有する内容やタイミング、手段などのルールが統一されていない職場では、社員がどのように情報共有すれば良いのか分からず情報共有に消極的になります。
情報共有をするかどうかの判断が個人の裁量に委ねられ、量や質・タイミング・手段にばらつきが出てしまい、社内で共通認識を持てなかったりコミュニケーションに齟齬が生じたりします。
職場での情報共有でメール・チャット・口頭・社内SNSなど様々な手段が乱立している状況は、情報共有の非効率化を招いています。
例えば、必要な情報を見つけるためには複数の手段を確認しなければならず、収集に時間がかかってしまうでしょう。
また、情報量が多すぎると処理しきれずにストレスを感じたり、常に複数の情報源に注意を払う必要があり集中力が低下したりします。
社風や文化によっては情報共有しにくい雰囲気となっている場合があります。
例えば、トップダウン経営が強い職場では上層部のみで意思決定が行われ、部下が意見を言いづらい雰囲気があるかもしれません。
さらに、縦割り組織の職場はコミュニケーションの範囲が限定的で、他部署・拠点間との情報共有が円滑に進まないことがあります。
また、テレワーク中の社員との連携が取りづらい場合も重要な情報が遅れて伝わり、業務遂行に支障が生まれることがあります。
情報共有されないことが原因でさまざまな問題が発生する可能性があります。ここでは情報共有がされない職場で起こりがちな問題を具体的に紹介します。
情報共有が不足すると業務に必要な情報が伝達されず、ミスが発生しやすくなります。その結果、顧客満足の低下や売上の損失にもつながってしまう可能性もあります。
例えば飲食業であれば、社員同士の情報共有不足で食材の発注漏れや誤った数量の発注が起き、お客様に希望の料理を提供できない状況が発生することが考えられます。
情報共有が不足すると、業務が属人化して特定の担当者にしか分からない状況が発生する可能性があります。その担当者が不在となった場合、業務がストップしてしまうことも考えられます。
例えば、製造業において製造手順や品質管理のノウハウが属人化している場合、担当者は経験や勘に頼らざるを得ない状況に陥ります。 その担当者が長期休暇を取得したり病気や怪我で働けなくなったりした場合、業務を代替できる人がおらず生産が止まってしまうかもしれません。
関連記事：属人化とは？生じるリスクや回避すべき業務、解消の手順について解説
複数の社員で一つの業務を分担・協力して進める場合、情報共有が不足すると生産性が低下します。
例えば、お互いの進捗状況が不明瞭で自分がやるべきタスクが明確にならず、作業の重複や遅延が発生することがあるでしょう。
情報共有不足が原因でミスが発生すると、人間関係の悪化にもつながります。
例えば、進捗状況が共有されておらず同じタスクを二重に処理してしまうケースです。単に作業時間が無駄に増えるだけでなく、ミスが発覚した場合には「言った・言わない」の言い争いが生まれ、お互いを責め合い状況の悪化を招くこともあります。
職場で情報共有がされない場合、どのような施策を行い改善を行なっていけばいいのでしょうか。ここでは4つの具体的な施策を紹介します。
情報共有のルールを定めるには、共有すべき情報・タイミング・方法を整理しましょう。
共有すべき情報では、機密情報や顧客情報など重要度や機密性ごとに分類して共有範囲や方法を明確にします。
また、タイミングでは「最新情報は発生後24時間以内に関係者に共有する」「定期情報は毎週月曜日に共有する」など、種類や重要度に応じて適切なものを決めましょう。
方法は「重要案件は会議で共有する」「イベント情報は社内ポータルで告知する」など、種類や共有範囲に適した方法を選択してください。
取り決めたルールはマニュアルにまとめて全社員に周知し、徹底されるよう社員への教育も行いましょう。
企業風土により情報共有不足が起こっている場合、社内への呼びかけだけでは改善することは難しいでしょう。
風通しの良い環境作りには、社員が相談しやすい仕組みづくりや、気軽なコミュニケーションが生まれる施策を行いましょう。
例えば、1on1で上司と定期的に話す場を設けたり、社員同士がコミュニケーションを行える社内SNSの導入、フランクに交流できるランチタイムの開催などが挙げられます。
関連記事：効果的な「1on1」は上司のやり方が全て。部下が成長する進め方とは
情報共有がされない職場では、ツールがうまく活用されてないケースがあります。抱えている課題によって最適なツールを選定しましょう。
例えば、情報共有が限定的で属人化が進んでいる場合は、ノウハウの蓄積・共有ができる社内Wikiツールがおすすめです。必要な情報を探すのに時間がかかり非効率である場合は、社員全員がアクセスできる情報共有ツールが適しています。
すでに複数の情報共有ツールを導入している場合は、それぞれのツールの役割を明確にして使い分けられます。しかし、ツールが増えすぎると情報が分散して共有が難しくなる場合もあるため、一つの情報共有ツールに統合することも検討しましょう。
関連記事：社内の情報共有を促進するアプリ8選を目的別に一挙紹介！
情報共有を促進するためには社員にその重要性を理解してもらい、情報共有への意識を高めることが重要です。
まずは意識調査を行い、社員が情報共有をどの程度重要視しているのか、普段どれほど積極的に情報共有を行っているのかを把握しましょう。
次に調査の結果に基づき、社内研修を実施します。研修では情報共有の重要性や具体的な方法を伝えて、実践的な演習を通して情報共有のスキルを磨きます。
さらに、情報共有の目的・対象範囲・方法・責任分担などを規定したガイドラインを作成して配布することで、運用方法とその重要性を伝えましょう。
実際に情報共有の課題を解決した企業の事例を3社紹介します。
株式会社プレジャーカンパニーは、関東を中心に21店舗の飲食店を展開する企業です。
同社は報連相に私用のSNSやコミュニケーションツールなど複数のサービスを使っており、情報が散らばり報連相の抜け漏れが発生していることが課題でした。また、マネージャーや本部の知らないところで店舗独断の取り組みが発生するということも発生していました。
そこで社内ツールを一元化できる「TUNAG」を導入しました。
本部からのお知らせを「マネージャーやシェフまで」「正社員まで」などと役職や雇用形態別に発信場所を変え、伝えたい相手にだけ一斉に伝達するようにしました。
情報発信の場所を統一したことで情報へのアクセスがしやすくなり、情報を探す手間や報連相の抜け漏れが減少しました。
導入事例記事はこちら＞＞＞飲食業界の報連相を、ツール一元化で改善。プレジャーカンパニーの「なるべく1つのツールで完結させるDX」とは？
株式会社タイソンズアンドカンパニーは、14のブランドを展開し飲食業を軸に幅広い事業を行う企業です。
同社は社内SNSを使用していましたが、部署や店舗の垣根を超えた情報共有がうまく行われていないことに課題がありました。そこで情報共有の促進のために「TUNAG」を導入しました。
導入後はブランドごとに店舗を分類しカテゴリーを設定して、必要な情報を簡単に見つけられるようにしました。また、共有範囲を調整したり必読通知を設定したりして粒度をコントロールしました。
その結果、全員が同じ情報にアクセスできる環境が整い意思疎通の円滑化にもつながりました。
導入事例記事はこちら＞＞＞14の飲食ブランドを繋ぐ社内報運用とは - 「店舗内で完結しない横のコミュニケーションが生まれた」
株式会社ピーアンドエムは、婦人服・輸入寝具の専門店を展開する企業です。
同社では個人のSNSでの情報共有により情報漏洩のリスクがあったり、複数のSNSを使い分けにより情報収集や確認に手間がかかっていたりしました。また、ブランドを超えたコミュニケーション不足も課題に感じていました。そこでブランドを超えた会社公式のコミュニケーションツールとして「TUNAG」を導入しました。
導入後は、売上や店舗の情報を「日報」として共有したり、本部や各店舗からのお知らせもTUNAGに一元化しました。日報共有により翌日の朝礼が短縮され、1店舗あたり月に150分ほど業務時間が短縮できるなど、業務効率化につながっています。
導入事例記事はこちら＞＞＞情報共有から帰属意識の醸成まで、TUNAGに一本化：ピーアンドエムが挑むコミュニケーション改革
◾️関連するお役立ち資料
『【情報共有ツール一元化編】導入事例集 | TUNAG(ツナグ)』
TUNAG（ツナグ）は「社内の業務上の情報共有」から「コミュニケーション」まで一元化できるスマホアプリです。社内の情報をアプリに集約することで、情報共有や社内交流を活性化させ、組織パフォーマンスを最大化させます。PCだけでなくスマホでも利用できるので、現場の社員やアルバイトも使いやすく、組織全体の生産性向上につながります。ここでは、TUNAGの特徴を3つに分けて説明します。
情報共有不足をはじめとする組織課題は、企業や組織によって解決の優先度や重要度が異なります。そのため課題を解決するためには、自社の組織状態に適した機能を持つITツールが役立ちます。TUNAGはカスタマイズ可能な情報共有ツールであり、各社の課題・目標に応じた最適な運用が可能です。
例えば、社員同士の信頼関係の向上を目標に掲げる場合、気軽なやりとりをしやすくなる施策が必要です。TUNAGには日々の感謝を伝える「サンクスカード」や、社員の人となりが分かる「プロフィール機能」があり、社員同士の交流を簡単に促進できます。
TUNAGは日常的に使いやすいITツールであり、業務内外のコミュニケーションの活性化につながります。ITツールは使用頻度が少ないと効果が減ってしまうため、日々の業務に自然と取り入れられるかどうかがポイントです。
TUNAGはスマホ一つで使えるアプリであり、社員の職種や働き方にかかわらず導入できます。リモートワーカーやノンデスクワーカーが多い企業でも活用しやすく、全社員の情報共有や社内交流を促進したい場合にぴったりです。
TUNAGはツール導入後のサポートが充実しているため、自社にノウハウが不足していても導入可能です。特に、職場の組織改善の目標達成に向けた現状や課題の分析がしやすくなります。
具体的には、TUNAGはツールの導入後に、専任のサポート担当が継続的に運用や改善の支援を行います。また、運用状況に関する分析レポートが定期的に送られるため、データにもとづくコミュニケーション施策の検討が可能です。
こうしたサポートにより、導入後もコミュニケーション施策に関するPDCAサイクルが回しやすくなるでしょう。
今回は、情報共有されない職場の特徴や改善する施策などを紹介しました。
情報共有がされない職場には、情報共有における重要性の浸透不足や連絡手段が非効率であったりルールが統一されていなかったりなど根本的な原因が存在します。
まずは、自社の情報共有不足の理由を明らかにして、その問題に応じた改善策を実行していきましょう。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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