社内の情報共有を促進するアプリ8選を目的別に一挙紹介！

社内アプリは、業務効率を高め、職場内コミュニケーションをスムーズにする重要なツールです。これらのアプリには、チャット機能やファイル共有といった機能があり、業務情報の迅速な共有を実現します。

市場にはさまざまな情報共有アプリがありますが、自社の目的に合ったものを選択することが重要です。サービスの知名度だけでなく、実際の使いやすさや社内で浸透するかといったことも考慮して選ぶ必要があります。

本記事では、目的別におすすめの情報共有アプリを8個紹介し、各アプリの特徴と選び方のポイントを解説します。

アプリで情報共有を行うとどんな変化があるの？

はじめに、情報共有にアプリを使用することで、どのような変化が見られるのでしょうか。メリットとデメリットを具体的にみていきます。

紙からアプリへ移行した際の変化

社内掲示板からアプリへ移行した際の変化

メールからアプリへ移行した際の変化

【目的別】おすすめの情報共有アプリ紹介

ここでは、目的別におすすめの情報共有アプリを8つ選んで紹介します。

【ファイル共有】Google Drive

Google Driveは安全なクラウドストレージとして機能し、ファイルやフォルダの保存、共有、共同編集が可能です。マルウェア、スパム、ランサムウェアに対する組み込みの保護機能があり、ファイルアクセスは暗号化されています。

＜機能＞

• 組み込みの保護機能でファイルを安全に管理
• ドキュメント、スプレッドシート、スライドとの連携による効率的な共同編集
• Microsoft Office のファイルの共同編集が可能
• Googleの検索とAIテクノロジーを利用した高速かつ信頼性の高い共同編集

＜価格＞

• 個人向け：無料
• Business Standard：1,360円／1ユーザーにつき(年間契約)

＜こんな方にピッタリ＞

• ファイル共有と管理の安全性を重視する個人やビジネスユーザー
• チームでのリアルタイム共同編集を求めるユーザー
• 多様なファイル形式を扱う必要があるユーザー
• 高度な検索機能とAI技術で作業効率を向上させたいユーザー

【ナレッジ共有】ナレカン

ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールとして、企業内の情報共有をスムーズに行えるよう設計されています。数十名から数万名規模の企業での利用が可能で、Androidアプリ、iPhoneアプリにも対応しています。

＜機能＞

• フォルダ形式の整理：フォルダを階層化し、アクセス権限を細かく設定
• 記事の作成： シンプルなノート形式でのナレッジ作成
• 質問機能：社内メンバーにシンプルに質問が可能
• ナレッジの一元管理： 様々な部門のナレッジを一か所で管理

＜価格＞

• 無料トライアル：あり
• ビジネス：要問い合わせ
• エンタープライズ：要問い合わせ

＜こんな方にピッタリ＞

• 社内のナレッジを一元化し、カンタンに管理したい企業
• 情報やノウハウが属人化しており、業務の効率化を図りたい企業
• ITツールの導入に悩んでいるが、シンプルで使いやすいツールを求めている企業

【ナレッジ共有】Stock

Stockは、最もシンプルな情報ストックツールです。社内の情報をカンタンに整理し、アクセスしやすくすることを目的としています。IT知識がない人でも直感的に使用できるほど単純で、情報共有の効率化を実現します。

＜機能＞

• 情報ストック：チャットツールのような流れる情報を避け、必要な情報を確実にストック
• タスク管理：タスクをカンタンに管理し、業務の効率化をサポート
• メッセージ交換：メンバー間でのスムーズなメッセージ交換が可能
• スマホ・タブレット対応：モバイルデバイスからも情報のストックや管理が可能
• セキュリティ：データは完全に暗号化され、安全に管理可能

＜価格＞

• フリー：無料
• ビジネス：500円／1ユーザーにつき
• エンタープライズ：1,000円／1ユーザーにつき

＜こんな方にピッタリ＞

• 社内情報をカンタンに一元管理したい企業
• ITに詳しくなくても使えるシンプルな情報共有ツールを求めている企業
• 情報の流失を防ぎ、セキュリティを確保したい企業
• 外部との安全な情報共有が必要な企業

【チャット】Slack

Slackは、チームコミュニケーションと協働を促進するプラットフォームです。会話の整理、愛用ツールへのカンタンアクセス、情報の迅速な検索により、仕事をスムーズに進めることができます。

＜機能＞

• チャンネル：トピックやプロジェクトごとに会話を整理
• メッセージ：個別またはチーム内でのコミュニケーション
• ファイル共有：ドキュメントや画像をカンタンに共有
• アプリとの統合：Google ドライブ、Office 365など2,200以上のサービスと連携
• Slack AI：情報の検索と会話の要約を自動化し、生産性を向上

＜価格＞

• フリー：無料
• プロ：925円／1ユーザーにつき
• ビジネスプラス：1,600円／1ユーザーにつき
• Enterprise Grid：要問合せ

＜こんな方にピッタリ＞

• 社内外のコミュニケーションを一元化して効率化したい企業
• プロジェクトやタスクの管理をシームレスに行いたいチーム
• 多くのツールと統合して作業の効率を上げたいユーザー

【チャット】Chatwork

Chatworkは、国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。メール、電話、会議などの従来のコミュニケーション手段を効率化することを目的としています。シンプルながら強力な機能を備え、業務のコミュニケーションと効率化を支援します。

＜機能＞

• チャットベースのコミュニケーション
• ビデオ／音声通話
• タスク管理
• ファイル管理
• 社内外のメンバーとのつながりを容易にする

＜価格＞

• フリー：無料
• ビジネス：700円／1ユーザーにつき(年間契約)
• エンタープライズ：1,200円／1ユーザーにつき(年間契約)

＜こんな方にピッタリ＞

• 社内外のコミュニケーションを効率化したい中小企業
• カンタンに使えるビジネスチャットを求める企業
• 高いセキュリティ基準での情報共有を必要とする大企業や官公庁

【タスク管理】Trello

Trelloは、直感的なユーザーインターフェースを備えたタスク管理ツールです。プロジェクト、ワークフロー、タスクを視覚的に管理し、チームの生産性とコラボレーションを向上させます。

＜機能＞

• ボード、リスト、カード：タスクの進行状況を明確に追跡し、整理できる
• 自動化 (Butler)：タスクとワークフローの自動化
• Power-Up： 外部アプリとの統合を通じて機能を拡張可能
• テンプレート：プロジェクトの開始を助ける業界固有のテンプレートを提供

＜価格＞

• Free：無料
• Standard：$5／1ユーザーにつき(年間契約)
• Premium：$10／1ユーザーにつき(年間契約)
• Enterprise：要問合せ

＜こんな方にピッタリ＞

• 仕事の進行状況を視覚的に追跡したい個人やチーム
• 複数のプロジェクトやチームの協働を効率化したい企業
• カスタマイズ可能なタスク管理ツールを求めているユーザー

【社内SNS】LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEのビジネス版として、チャット、メール、カレンダー、ファイル管理などのグループウェア機能を提供します。PCとスマホの両方でフル機能を利用でき、働き方改革を支援します。

＜機能＞

• チャットやスタンプを使用したコミュニケーション
• 社内外のメンバーとの連携
• メール、カレンダー、アドレス帳
• 掲示板、ファイル共有、アンケート
• 高度なセキュリティと管理機能

＜価格＞

• フリー：無料
• スタンダード：540円（月払い）
• アドバンスド：960円（月払い）

＜こんな方にピッタリ＞

• LINEの使い勝手をビジネスでも活用したい企業
• 社内外のコミュニケーションとタスク管理を一元化したい企業
• 高いセキュリティ基準と便利な連携機能を求める企業

【社内SNS】TUNAG

TUNAGは、組織内コミュニケーションの設計と業務効率化を支援するエンゲージメント経営プラットフォームです。700社以上に導入され、継続率は99%を超えています。高いカスタマイズ性と豊富な業務DX機能で組織の課題解決に対応します。

＜機能＞

• 社内チャット、ワークフロー、マニュアル管理
• タスク依頼、社内アンケート、社内連絡帳
• 社内ポイント、サンクスカード、社内カレンダー
• 福利厚生管理、エンゲージメント施策設計・運用

＜価格＞

要問合せ

＜こんな方にピッタリ＞

• 組織内コミュニケーションと業務効率化を図りたい企業
• カスタマイズ可能な社内SNSを導入したい企業
• 従業員のエンゲージメント向上を目指す企業

情報共有アプリを導入する際のポイント

情報共有アプリを導入する際には、いくつかのポイントを押さえておくことでスムーズな運用が実現します。

ここでは、情報共有アプリの導入前から導入後におけるポイントを3つ紹介します。

【導入前】目的を明確にして、導入するアプリを選定する

情報共有アプリを導入する前には、どのような情報を共有し、どんな問題を解決したいのかを考えます。

たとえば、チームのコミュニケーションを改善したい、プロジェクトの進捗管理を効率化したい、遠隔地のチームメンバーとの連携を強化したいなどが目的として挙げられます。それぞれの目的に応じたアプリを選定しましょう。また、導入するアプリが組織の既存のワークフローやシステムとどのように連携するかも検討する必要があります。

【導入後】現場目線で使いやすいアプリか調査する

アプリ導入後は従業員の年齢層、技術的なスキル、使用しているデバイスを考慮し、全員が問題なく使用できるアプリかどうかを確認する必要があります。

アプリの使いやすさには個人差があります。そのため、フィードバックを収集し、必要に応じてトレーニングを提供することで、アプリの効果的な利用を促進することができます。

【導入後】情報管理に関するルールを設ける

情報管理のルールは明確に設定し、従業員全員がそれを理解し守ることが重要です。どのような情報を共有するか、誰がアクセス権を持つか、情報はどのように保管されるかなど、セキュリティとプライバシーを保護するためのガイドラインを作成する必要があります。

また、定期的なレビューと更新を行い、変化するビジネス環境や技術の進歩に適応させることも大切です。

まとめ | 情報共有をアプリで

情報共有アプリは、社内の情報や通知を手軽に共有するための便利なツールです。多くのアプリはチャットや音声通話機能を備えており、効率的な情報共有はもちろん、社員間のコミュニケーション強化も実現できます。情報共有アプリを選ぶ際は、セキュリティ面や使いやすさ、サポートの質を考慮して、社内に最適なツールを見つけることが肝心です。

アプリによっては、無料トライアルを提供しているので、実際に試してみて使い勝手や機能を確認してみるといいでしょう。