企業内でのコミュニケーションや情報共有の手段として、社内アプリの導入が進められています。
これには、業務のスムーズな進行、知識の円滑な共有、社員のモチベーションアップ、そして従業員の満足度向上といった多様な目的が関わっています。
しかし、多くの企業がアプリを導入する中で、「どう作ればいいのか」「具体的にどう活用すれば効果的なのか」という疑問を抱えていることも事実です。
この記事は、経営層やマネージャー・人事担当者を対象に、
について詳しく紹介します。ぜひ参考にしてください。
社内アプリとは、会社の組織課題の解決を目的に作成された、社内で使用するアプリケーションのことです。
チャットなどの社内コミュニケーションを円滑にする機能や、情報発信ができる機能など、目的に沿った様々な機能が搭載されており、組織課題の解決をサポートしてくれます。
そのほか、企業は従業員の生産性向上や業務効率化などのメリットを獲得することも可能です。
社内アプリを開発するメリットは、大きく分けて6つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
シャドーITは、会社が許可していないIT機器やソフトウェアを勝手に従業員が使用してしまうことを指します。これにより、サイバー攻撃のリスクが高まったり、情報漏洩が発生したりするため、企業は対策することが重要です。
社内アプリには、企業が抱える課題や運用目的に合わせてカスタマイズされた機能が搭載されています。従業員にとって必要な機能や情報がまとまっていることも多く、一つのアプリ内で効率的に情報をピックアップすることができたり、コミュニケーションを取ることができたりすることが可能です。従業員が複数のツールを使うことなく業務に取り組める状態を実現できるため、従業員の負担軽減やシャドーIT対策にもつながります。
参考：シャドーIT - 対策方法6選と5つのリスクについて解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG
メンション機能やプッシュ通知機能などが搭載されている場合、社員間で情報をリアルタイムに共有することができます。
また、社内掲示板機能などがあれば、素早く正確に相手に情報を届けられます。メールなどと比較すると、主に社内の情報が蓄積されているため、情報が埋もれにくいのも社内アプリの大きなメリットです。
クラウドベースの機能を活用することで、社外にいてもインターネットに接続していれば必要な情報にアクセス可能となり、作業の遅れを防ぎます。
また、複数の社員が同時に文書を編集したり、進捗をリアルタイムで共有する仕組みにより、チーム全体の作業が円滑に進みます。
社内アプリの導入により、組織内のデータを一元的に管理することが可能となります。異なる部署や個人が同じ情報を共有し、リアルタイムで更新できるため、業務効率を高めることができます。
また、アクセス権限の設定やデータの暗号化が簡単になるため、セキュリティ対策の強化にもつながります。ただし、データが集中する分、情報が分散しないよう、フォルダ構成を整備するなど、明確な共有ルールを設定することが重要です。
社内アプリはチャットや掲示板などのコミュニケーション機能を提供し、社員間のやり取りをスムーズにします。部門間の壁を越えた情報共有や意見交換が可能となり、従業員同士のつながりが強化されると同時に、業務の連携性も向上します。
これにより、組織全体の一体感が高まり、エンゲージメント向上にも寄与します。
社内アプリを導入することで、業務の効率化とペーパーレス化が進み、コスト削減に繋がります。クラウドベースのアプリを活用することで、手作業や紙ベースでの処理が減少し、情報管理がデジタル化されます。
これにより、書類の印刷や保存にかかるコストが削減されるほか、従業員の時間も効率的に使えるようになります。
まず最初にアプリの目的を明確にすることが重要です。その上で、アプリの運用を担当する責任者を定めることも不可欠です。
目的に応じて情報を整理し、デザイン性やセキュリティを確保しつつ、外部からリアルタイムでアクセスできる機能性にも注力して構築・運用を行いましょう。
社内ポータルサイトを導入する際には、目的を明確にすることが重要ですが、それだけでは十分ではありません。目的を達成するために必要な機能や課題を洗い出し、それに基づいて要件を定義することが不可欠です。
要件を明確にするためには、社内ポータルサイトの導入目的をしっかりと定め、どの機能が必要かを見極める必要があります。要件定義は手間がかかりますが、成功するサイト構築には欠かせない工程です。場合によっては、専門の制作会社と連携して進めると、社内だけでは気づきにくい要件も浮き彫りになることがあります。
インターフェースデザインとは、ツールの使いやすさを向上させるための総合的なデザインを指します。社内アプリにおいても、直感的に操作できることが非常に重要です。操作性を向上させるためには、アプリのデザインをシンプルで分かりやすくすることが効果的です。
企業ごとのイメージや理念に沿ったデザインが求められますが、最も重要なのは、社員が使いやすいと感じることです。使いにくいデザインだと、社内アプリの利用頻度を高めることは難しくなります。社員にとってストレスのないインターフェースを提供することで、日常的に活用されるアプリを構築することが可能です。
社内アプリにおけるアクセス制限は、セキュリティを強化し、社外への情報漏洩を防ぐために重要な要素です。一般的には、社内からのみアクセスできるように設定したり、特定のIPアドレスからのアクセスのみを許可したりすることで、社員限定の利用環境を整えます。
また、ファイル共有機能が搭載されている場合、全社員に公開したくないファイルや、特定の社員だけに閲覧を許可したいファイルには、個別にアクセス制限を設けることができます。これにより、重要な情報の漏洩を防ぎ、必要な人だけにデータが届くようにすることが可能です。セキュリティをしっかりと設定することで、社内アプリを安全に運用できます。
情報漏洩を防ぐためには、社員一人ひとりのセキュリティ意識の向上が不可欠です。特に、社外での情報閲覧や取り扱いに対して慎重になることが重要です。
定期的なセキュリティ教育やポリシーの徹底により、従業員が適切に情報を取り扱えるよう促しましょう。
社内アプリを導入する前に、どのような方法で開発を進めるかを考える必要があります。
近年では、コードを書かずともアプリケーションを作成できる「ノーコードアプリ」というサービスも出てきており、開発手法が多様化していると言えるでしょう。
それぞれの開発手法にメリットやデメリットがあり、運用目的や自社の開発リソースを明確にしたうえで決定することが重要です。
ここでは、２種類の開発方法をピックアップし、概要やメリット・デメリットなどに触れて解説いたします。
1つ目は、フルスクラッチ開発です。フルスクラッチ開発は、ゼロベースからアプリケーションを構築する方法を意味します。
テンプレートやフレームワークを使用せずに、真っ白な状態から機能を実装していくのが一般的です。自社開発の難易度は高く、基本的には開発会社に委託します。大規模なシステム開発等で採用されるケースがほとんどです。
フルスクラッチ開発のメリットは、独自性を追求できることです。テンプレートを使用しないため、自社のみの機能やデザインを社内アプリに搭載することもできます。
一方、コストが非常にかかることが大きなデメリットです。ゼロベースで開発することになるため、構築に時間がかかります。もちろん、開発期間が長くなればなるほど人件費がかかるため、莫大な予算が必要です。
2つ目の開発方法は、ノーコード開発です。ノーコード開発とは、その名の通りソースコードを使用せずにアプリケーションを開発する方法を意味します。
通常、システムを開発するときは、エンジニアがプログラミング言語を使用し、機能を実装していくのが一般的です。一方、ノーコード開発は機能などの雛形があらかじめ用意されており、自社のニーズに合わせて取捨選択するだけで構築していくことができます。そのため、プログラミングをする必要がありません。
ノーコード開発のメリットは、社内アプリを迅速に構築することができる点です。通常、プログラミングを使用する場合、機能の実装に多くの時間を費やします。一方、ノーコード開発は元々機能が実装されており、それを自社のニーズに合わせて選択していくだけで済むため、素早く開発することが可能です。
ノーコード開発のデメリットは、実装できる機能が制限されることです。基本的にプラットフォームが提供する機能のみを使用します。そのため、逆に提供されていない機能は実装できないため、複雑な社内アプリには不向きです。
社内アプリを導入する場合、運用までのステップを把握しておく必要があります。
社内アプリを自作する場合、はじめに開発の目的を決める必要があります。社内アプリの導入目的はそれぞれの企業で異なりますが、下記が代表的な例です。
目的を明確にすることで、社内アプリに必要な機能などが自ずと理解できるようになります。そのため、開発するにあたり欠かせない作成フローのひとつです。
導入目的が決まったら、目的を達成するためにはどのような機能が必要なのかを考えます。
例えば、従業員のコミュニケーション活性化や業務効率化が目的である場合、チャットやタイムライン機能は搭載したいです。また、福利厚生を促進したい企業は、ポイントの付与などができる機能があれば、うまく活用できます。このように、社内アプリを導入する目的に応じた機能を取捨選択することが重要です。
次に、社内アプリの開発方法を選択します。先ほど、社内アプリを開発する方法は、ノーコード開発もしくはフルスクラッチ開発を挙げました。それぞれのメリット・デメリットを知った上で、自社に最適な方法を選択するのがおすすめです。
例えば、ノーコード開発は迅速な開発ができるため、すぐに社内アプリを運用したい方に適した方法になります。逆に、莫大な予算があり、ゼロベースで自社オリジナルの社内アプリを導入したい企業はフルスクラッチ開発を選択しましょう。
ちなみに、ノーコード開発やフルスクラッチ開発のほかにも下記のような開発方法が挙げられます。
開発方法が決まったら、開発環境の整備に移ります。
社内アプリを自作する場合は、自社で開発環境を整備する必要があります。例えば、開発ツールを導入したり、パソコンなどを準備したりしなければなりません。また、開発方法によってはエンジニアを雇用してリソースを確保することも求められます。
社内アプリを実際に開発する工程です。設計をもとに機能を実装して最後にテストを行います。エラーやバグが発生する場合、それらを取り除く作業も必要です。テストが終了したら、実際に社内アプリを運用していくことになります。
社内アプリは、導入がゴールではありません。運用が進み、社内に浸透した後も、継続的にフィードバックを収集し、改善を重ねることが重要です。利用状況をモニタリングして、使用頻度や各機能の活用状況を把握しましょう。
さらに、ユーザーの声を積極的に取り入れ、定期的にアップデートを実施することで、常に社員のニーズに合ったアプリを維持することができます。
まず、全社員がアプリをスムーズに利用できるよう、初期研修やマニュアルの整備を行います。その後、利用状況を定期的にモニタリングし、使用頻度や各機能の利用率を分析します。
さらに、利用促進のための社内キャンペーンやアプリの活用事例を共有するなど、モチベーションを高める取り組みを行い、運用の質を高めましょう。
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社内アプリを通じて、従業員にとって使いやすいインターフェースや便利な機能を提供することで、業務負担の軽減やストレスの低減が期待できます。
さらに、感謝のメッセージや成功事例を共有する機能を活用すれば、従業員のモチベーションを高め、企業文化の醸成にもつながります。これにより、従業員満足度が向上し、離職率の低下にも寄与します。
社内アプリはどのような目的で導入され、どのような課題を解決しているのか、社内アプリ「TUNAG」を活用した2つの事例をご紹介します。
和歌山県にあるテーマパーク「アドベンチャーワールド」を経営する株式会社アワーズ様では、『私と、私に関わるすべての人をSmile、しあわせにする』という理念を社内に浸透させることが課題となっていました。同社は、社員が自分で考えて行動する組織づくりを目指していたのです。
TUNAGの運用では、企業理念に基づき「Smileを創れるものであること」というルールを設け、経営理念の浸透を図ります。またTUNAG導入により、社内コミュニケーションの活性化や、利用状況による組織状態の可視化などを実現しています。
参考：従業員のSmileを創り出すアドベンチャーワールドの理念経営とTUNAG活用例
三重県にて生鮮食料品を扱うスーパーの運営やネットスーパー事業を行う株式会社スーパーサンシ様では、会社の決定事項がパートやアルバイトにまで伝わらないという情報共有の課題を抱えていました。また、従業員ファーストを実現するために、社内制度のブラッシュアップを考えていました。
業務の効率化や福利厚生を推進する目的でTUNAGを導入。TUNAGのチャット機能を使用して意見交換ができたり、ペーパーレス化を実現することができたりしたため、業務効率化に成功しています。また、独自システムである『サンシコイン』とTUNAGを連携させることで福利厚生の推進を実現しました。
参考：従業員ファーストを実現するため、TUNAGを運用しながら社内制度をブラッシュアップ
社内アプリの作成・選定において、押さえておきたい機能を3つ紹介します。社内アプリ運用の助けになる機能なため、ぜひ参考にしてみてください。
1つ目のポイントは、外部サービスとの連携機能があるかどうかです。
外部サービスとの連携機能があれば、既存システムと社内アプリを一本化することができます。また、外部リンク機能によってタイムライン上に情報共有したいURLを紐づけて連携することも可能です。一元管理や情報共有の促進につながるので、社内アプリを選ぶときに重要なポイントです。
2つ目のポイントは、セキュリティ対策機能の有無です。社内アプリを運用する際に意識しなければならないのがセキュリティ対策になります。情報漏洩は企業の信用を失墜させる可能性があるため、できる限りリスクを低減することが求められるでしょう。
社内アプリにシングルサインオンや二段階認証があるものを選ぶことで、アカウントを安全に管理することができます。また、不正アクセスやなりすましを防ぐことができるので、社内アプリを選ぶ・作成する時のポイントの一つといえそうです。
3つ目のポイントは、アプリの利用状況分析機能があるかどうかです。
従業員の利用状況を分析することができれば、使用頻度を高めるための施策を考えることができます。また、取得した利用状況のデータをもとに、施策のPDCAを回すこともできるため、社内アプリ運用の強い味方となることでしょう。
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社内アプリには3つの注意点があります。運用する際に気をつけるべきことがわかるので、ぜひチェックしてみてください。
1つ目の注意点は、運用ルールを策定して、社内アプリを運用することです。
社内アプリの中には、スマートフォンから気軽にアクセスできるものもあり、社用PCを持たない従業員とも素早くコミュニケーションが取れるというメリットがあります。しかし、言い換えれば、いつでもアクセスできるようになるため、業務時間でないときでも社員間でコミュニケーションが取れてしまうのです。そのため、社員の中には負担に感じてしまう方もいるでしょう。
社内アプリの導入がかえって従業員の負担になることを避けるために、業務時間外は利用しないなどの運用ルールを策定することが重要です。
2つ目の注意点は、セキュリティへの配慮が必要なことです。
社内アプリを運用する場合、情報漏洩などのリスクを抑えるためには、セキュリティ対策が非常に重要です。例えば、退職管理を正確に行い、社内の従業員にだけ情報発信するように努めなければなりません。また、セキュリティパッチを適応させるために、定期的なバージョンアップは必須です。セキュリティ対策を怠ると情報漏洩など様々なリスクが発生するため、運用する際に意識することが求められます。
参考：社内アプリが陥りがちな7つの”あるある“とその対策：システムインテグレーションとセキュリティ - ＠IT
3つ目の注意点は、従業員の声を取り入れることです。
社内アプリを使用するのは、自社で働く従業員になります。そのため、経営陣からトップダウン的に社内アプリを導入する場合でも、細かな設定や運用方針などは従業員からもボトムアップで意見を収集することが重要です。現場が求めていない機能だったり、求めている機能が搭載されていないまま運用を進めると、「社内アプリを導入したのに負担が増えた」という不満につながってしまいます。これは、先にあげたシャドーITを招く要因にもなりえます。
運用開始後も都度従業員に使用感を聞き、従業員が使用しやすいように改善していくことで従業員の使いやすい社内アプリを実現していくことが大切でしょう。
本記事では、社内アプリの概要や活用事例、運用上の注意点などを解説しました。社内アプリの構築・運用をスムーズに行うためには、利用者である従業員の声に耳を傾けることが重要です。もし、経営と現場が感じている課題が異なっている状態で社内アプリを運用し続けると、従業員の不満につながる可能性もあります。
従業員の意見も取り入れつつ、全社で社内アプリの利用目的の認識が一致している状態で社内アプリを運用することで、従業員の働きやすさや生産性の向上を見込めますので、ぜひ本記事を参考にして、社内アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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