大量のメールで埋もれたり、誰がデータを持っているのか分からないなど、社内の情報管理に悩んでいる企業は多いです。
会社の規模が小さい時であれば情報共有は簡単に行えますが、従業員数が増えたり拠点が離れたりすると、情報共有がどんどん非効率になっていきがちです。
この記事では、社内の情報共有を効率的にするために、以下について解説します。
本記事を最後まで読めば、情報共有の改善による効果が理解できます。また、自社の情報共有改革にあたり、具体的な取り組みの方法や有効なツールを知って対策を進められるようになります。
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はじめに、社内での情報共有が非効率になる要因について紹介します。
社内の情報共有が非効率になる要因 |
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一つ目は、部門を超えた情報共有ができていないことです。異なる部署間や拠点間での情報共有がこれらに含まれます。各部門が孤立して情報が適切に共有されないと、プロジェクトの完了が遅れたり目標や目的のズレが生じたりします。
例えば、営業部門が新しい顧客情報を持っているにも関わらず開発チームがその情報にアクセスできない場合、新製品の開発が遅れが生じます。このような状況では、組織全体の目標達成が阻害されます。
こうした異なる部門間での情報共有不足は、業務連携や意思決定プロセスに支障をきたし、効率を低下させる要因となります。
関連記事：部門間連携を強化した事例3選！7つの取り組みや対立を生む要因を解説
二つ目は、私用の情報共有ツールを使っていることです。
従業員が個々に私用ツールを使用すると、情報が分断されて追跡や統合が難しくなります。また、企業の承認を得ていないツールは、企業のセキュリティポリシーに準拠しておらず機密情報が流出する危険もあります。
例えば、従業員が個人のメールアカウントやクラウドストレージを使用してファイルを共有すると、情報が断片化されてセキュリティが脆弱になる危険性があります。
企業は安全で統合された公式の情報共有ツールを使用して、情報共有プロセスを合理化し、セキュリティを強化することが大切です。
三つ目は、情報共有を過度に意識するあまり、会議の回数や時間が多くなることです。
多くの情報共有をするために会議を多くしすぎると、時間を浪費し生産性の低下が懸念されます。また、過剰な情報は従業員の優先順位を乱し、従業員が重要な情報に集中できなくなる原因となります。
適切な情報提供による会議の最小化によって、効果的な情報共有と生産性の最大化を実現するバランスを見つけることが重要です。
続いて、情報共有を円滑に行うためのポイントをいくつか紹介します。
オープンなコミュニケーションとは誰もが気軽に意見をできるコミュニケーションのことです。この文化により、部署・部門・役職にこだわらない双方向の情報共有が生まれることで、情報が特定の個人やチームに限定されなくなり円滑な情報共有の実現が期待できます。
上司やリーダーが率先してオープンで率直なコミュニケーションを実践し、従業員に働きかけましょう。また、ミーティング・チャット・メールなど異なるコミュニケーション手段を活用し、情報が円滑に循環する環境を整えることが重要です。
部門間の障壁が取り除かれ従業員が積極的に知識を共有し合えると、チームワークが強化されるだけでなく、組織全体のパフォーマンスも向上します。
企業は明確なルールとガイドラインを確立することで、情報の保存と共有に関する混乱を避け、組織内の円滑な情報共有を可能にします。社内で定めるべきルールとしては、情報の保存場所に関してのルールやその情報が「どんな内容で」「いつの情報で」「なぜ共有するのか」といった共有時に関してのルールが例として挙げられます。
情報共有に関してのルールが不明確であると、従業員は情報保存・共有に異なる方法やツールを使用するでしょう。結果、様々な場所に情報が点在し、正しい情報が伝わりづらくなります。
企業は一貫性を持たせた明確なルールとガイドラインを設定すると、情報の散逸を防止でき、社内情報共有コミュニケーションの精度と効率を向上させられます。
情報共有ツールの導入を検討する前には、下記のように導入するツールの目的を明確にする必要があります。
情報共有ツールを活用する目的 |
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自社の情報共有の課題とツール導入の目的を事前に明確にすることで最適なツールを選択しやすくなります。
また、情報共有ツールの使用には情報の保管場所を一元化でき、より円滑な情報伝達ができるメリットがあります。他にも、個人SNSでの情報共有と比較してセキュリティ面での安全性が高いことが特徴です。
目的にあった情報共有ツールの活用は情報共有を様々な面からスムーズにします。
関連記事：「情報共有」が進む組織づくりを行うポイント。ツールもご紹介
ここで、社内の情報共有を効率化した事例についていくつか紹介します。
株式会社イーストンは、札幌・仙台・関東でイタリアン・焼き鳥・バル業態など約50店舗の飲食店を展開する企業です。
同社は、情報共有に複数のツールを使用していたため具体的な情報の所在が明確でなく、コミュニケーションギャップが頻発していたことに課題を抱えていました。
また、各種申請手続きが紙ベースであり、手続きが煩雑であることも問題であったといいます。
そこで、情報共有ツールの一元化と業務効率化の点から情報発信を促進するため「TUNAG」を導入しました。具体的には、タイムライン上で情報を見逃さないように投稿グループ機能を活用し、ユーザーが横スクロールして関連情報を一度に見られるようにしました。
結果として、情報過多を防ぎ、情報を一元化し確認できるようになりました。どの情報がどこにあるか探しやすくなったことで、有給申請件数が5.8倍に増加したといいます。また、手続きのプロセスが簡素化され、有給申請にかかる時間が90％短縮されました。
事例記事はこちら＞＞有給申請のペーパーレス化で約90%の時間削減：申請承認・チャット・掲示板を1つのアプリにまとめたイーストンの事例
牛乳石鹸共進社株式会社は、固形石鹸やボディソープ、入浴剤などの製造・販売を行っています。
同社では、パソコンを持っている従業員と持っていない従業員への情報伝達方法の違いにより、情報が正確に伝わらない状況が生じていました。また、商品情報などが口コミや友人経由で知らされるなど、情報の不足や偏りが発生していたことが課題でした。
そこで、従業員に対して均一な情報提供を行い、情報の偏りを解消することを目的に「TUNAG」を導入しました。取り組んだ施策としては、会社から従業員に向けて、提出物の依頼や全社的に発信する必要のある情報・商品情報・プロジェクト・社内報をTUNAGでリアルタイムで発信しました。
結果として、TUNAG導入後の従業員意識調査では、情報に関する満足度が例年よりも高まりました。特に製造現場では、情報が早く正確に伝わるようになり、情報の整理ができるようになりました。
事例記事はこちら＞＞「製造現場にも情報が早く正確に下りてくる」牛乳石鹸共進社が取り組む、全員が同じ方向を向いて働く体制づくり
加藤精工株式会社は、愛知県刈谷市に本社を構え、愛知県・岐阜県内の3拠点で事業を行う自動車部品の製造メーカーです。
同社は、各拠点が離れているため日常的な交流が少なく、本社からの情報が現場に届きにくい状況に課題を感じていました。
そこで、社内の情報共有とコミュニケーション強化を目的に「TUNAG」を導入しました。取り組んだ施策としては、前向きな行動や言動を全社で共有・紹介したり、社長の思いや考えをオープンに発信したりしました。また、申請承認やヒヤリハット報告、動画マニュアルやテストによる教育にも活用されています。
結果として、従業員間の相互理解が深まりコミュニケーションが促進されました。顔写真を用いたプロフィールや誕生日の投稿により積極的な交流が増加したり、社員がトップメッセージに反応したことで情報伝達の改善も見られたりしています。
事例記事はこちら＞＞製造現場の社員まで情報を届け、拠点間コミュニケーションを活性化 - 加藤精工株式会社のTUNAGアプリ活用事例
株式会社タイソンズアンドカンパニーは、ブルワリーレストラン「T.Y.HARBOR」のほか、レストランやカフェなど14ブランドを展開する企業です。
同社は、部署や店舗の垣根を超えた情報共有がスムーズに行えていないことが課題でした。特にコロナ禍でコミュニケーションの量が減少してしまったといいます。
そこで、コミュニケーション活性化のため「TUNAG」を導入しました。取り組んだ施策としては、人事のみならず社長や現場のマネージャーなど、様々な担当者が社内報の発信を行いました。他にも、会社全体での横のつながりやスタッフの思いを醸成するコンテンツを継続的に発信しました。
結果として、部署を超えたコミュニケーションの活性化により、店舗内で完結しない横の交流が生まれ業務改善につながったといいます。
事例記事はこちら＞＞14の飲食ブランドを繋ぐ社内報運用とは - 「店舗内で完結しない横のコミュニケーションが生まれた」
さらに事例を知りたい方はこちら＞＞情報共有ツールの一元化の事例56選
最後に、社内での情報共有ツールをいくつかご紹介したいと思います。
TUNAG（ツナグ）は、社内情報共有を改善する多機能かつカスタマイズ可能なツールです。高いカスタマイズ性とリアルタイムのデータ分析機能を備え、組織力を高めます。
例えば、従業員エンゲージメントの強化や40,000以上の施策を通じた課題解決が可能です。PCやスマホで容易にアクセス可能な点が特徴で、組織の状況を可視化し、専任スタッフがサポート体制を提供します。
TUNAGはあらゆる組織の業務効率化を支援する、多機能でカスタマイズ可能な社内コミュニケーションツールです。
Trello（トレロ）は、個人やチームのプロジェクト管理ができるツールです。ユーザーはタスクやプロジェクトをボード・リスト・カードの形式で管理するのが特徴です。
例えば、各プロジェクトのボードにはタスクリストがあり、これにチームメンバーがカードを追加してタスクを具体化します。さらに、タスクの割り当て機能を使って各メンバーの責任を明確にし、進捗状況を確認可能です。
Trelloは、社内の情報共有を合理化してチームワークを向上させられます。
NotePM（ノートピーエム）は、ナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。社内マニュアル作成や社内wiki、ノウハウ共有や取引先との情報共有など様々なシーンで活躍し、生産性向上に貢献します。また、高機能な検索機能を備えておりPDFやExcelの中身も全文検索が可能です。
例えば、社内マニュアルを作成する際、各部署の業務手順やポリシーを記述してPDF形式でダウンロードできます。
これにより、社員は必要な情報に簡単にアクセスし、効率的な業務遂行が可能です。
Box（ボックス）は、クラウドストレージやコラボレーションツールとして利用される社内情報共有プラットフォームです。ユーザーはファイルや文書を安全に保存して共有でき、バージョン管理やアクセス制御、モバイルデバイスでの利用などといった機能も利用できます。
例えば、チームメンバーは安全な環境でファイルを共有し、リアルタイムでの編集やコメントが可能です。具体的な活用方法としては、プロジェクトの報告書をBoxにアップロードした後にチームメンバーが同時にアクセスして必要な修正を行い、リアルタイムでのフィードバックを得られます。
Boxはセキュリティと効率的なコラボレーション機能により、社内情報共有をスムーズにします。
Chatwork（チャットワーク）は、社内情報共有を支援するビジネスチャットツールです。
定型文のやりとりやCC/BCCの抜け漏れを防ぎ、ユーザーは本題に集中したメッセージのやり取りが可能です。
例えば、チームプロジェクトの効率的な管理やグループチャットやビデオ通話を活用したリモートワークを円滑に実現できます。
◾️関連するお役立ち資料
今回は、社内の情報共有について、5社の事例を中心として情報共有を効率的に行うためのポイントやおすすめツールについても紹介しました。
情報共有を円滑に行うためには、組織全体での情報共有のルールと文化を確立し、適切なツールを利用しましょう。
社内情報共有に成功した事例を参考にしながら、情報共有の効率化を検討してみてください。
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