部門間連携を強化した事例3選!7つの取り組みや対立を生む要因を解説



部門間連携の強化は、ある程度以上の組織規模に成長した企業の多くが直面する課題です。

会社組織は事業が成長するにつれて複数の専門化した部門に分かれ、部門間のコミュニケーションが希薄な「縦割り組織」になっていく傾向があります。縦割りの度合いが高まるほど横の連携(部門間連携)が難しくなり、事業成長の停滞を招くようにります。

そのようにして部門間連携を重要な組織課題として自覚する企業は多いものの、課題解決にいたる例は少ないのが実情です。この記事では、デジタルツールの導入によりこの課題を解決した企業の事例を紹介し、部門間連携を阻む要因や部門間連携を強化するための施策などを解説していきます。

なお、部門間連携の強化や従業員エンゲージメントの向上に向けて、相互理解の促進称賛文化の醸成などのコミュニケーション施策のPDCAを回している企業は、私たち株式会社スタメンの支援先企業様の中にも、いくつか事例が存在します。 その詳しい内容を「エンゲージメント向上施策50選」として資料にまとめましたので、ご自由にダウンロードください。 お役立ち資料「エンゲージメント向上施策50選」はこちら ダウンロード(無料)⇒こちらから

部門間連携の強化に成功した3つの事例

社内コミュニケーションツール「TUNAG」の導入により部門間連携の強化に成功した企業の事例を通して、部門間連携強化の具体的な取り組みを紹介します。

1. 株式会社ワイドレジャー



株式会社ワイドレジャー様は、ゲームセンターの「楽市楽座」などのアミューズメント施設や飲食・物販施設を福岡県を中心に展開し、本社および全国の店舗に約1,700名の従業員が所属しています。
同社では、これまで各店舗に支給した社用パソコンを通して、専らグループウェアのメールによる情報共有を行っていました。しかしこの方法では、現場従業員に本社からの通知を行き渡らせることが難しく、店舗の取り組みを全社に向けて発信しても一方的な発信に終わり、店舗間連携が進みませんでした。

クラウド型ツールTUNAGの導入により、各人のスマホから社内情報にアクセスできるようになり、本社・現場間および現場同士の情報交換が活発化しました。

具体的には、以下のような施策をTUNAG上で実施しています。

  • 会社・現場間の双方向情報発信(会社からの通知・お願いや社長メッセージの発信、現場の声の投稿や部署・従業員の紹介)
  • 現場におけるバリュー実践事例の発信
  • 目安箱を通した自由かつボトムアップな意見交換を推進
  • 「きょうだい店舗」制度の創設、店舗間の交流報告をTUNAGに掲載


TUNAG導入にあたっては、専門の委員会を設置し、社内浸透を図りました。TUNAG上で様々なコミュニケーション施策を実施し、会社のバリューの浸透、組織一体感の向上、組織エンゲージメント(会社と従業員の相互信頼、前向きな結びつき)の向上などの効果が得られています。

関連記事:多店舗経営で生じた情報共有の課題を解決 - 株式会社ワイドレジャーが相互コミュニケーションを活性化させた方法 | 社内ポータル・SNSのTUNAG

2. ココネット株式会社



高齢者や小さなお子様がいる子育て世帯、障害のある方など、お買い物に不自由している方々へ食料品のお届けや、見守りなどを行う「コミュニティコンシェルジュ事業」を展開するココネット株式会社様では、バラバラだった情報共有手段をTUNAGに一元化することで、部門を超えたコミュニケーションの活性化を実現しました。

ココネット様の事業では、全国200拠点にいる現場従業員のほとんどが終日1人で業務に従事しており、言わば「1人1部門」のような形をとっています。

TUNAG導入前もSNSやチャットなどのツールによる情報交換は行われてしましたが、システムが複数に分かれていたため、うまく機能していませんでした。現場従業員は会社に帰属しているという実感を持てないまま、孤独感を抱えて仕事をし、会社としても考えを現場に浸透させられず、従業員の反応を把握できないという課題を抱えていました。

そこで、情報のやり取りをTUNAGに一元化し、以下のような施策を展開しました。

  • 日々の業務の話題から心情を吐露するプライベートな話題まで、従業員が自由に投稿・コメントを行える従業員主体のSNSを設置
  • 本部社員も積極的にSNS投稿にコメントをしつつ、投稿内容から現場の声を把握
  • 定期的にトップメッセージも投稿し、経営の想いを従業員にダイレクトに伝える
  • 社内問い合わせ窓口をTUNAGに一本化


こうした施策により自然な形で部門・エリアを超えたコミュニケーションが活性化し、組織エンゲージメントの強化や社内外へのブランディングを図るための土台が構築されました。

関連記事:200拠点で、月に50,000件のコメントが集まる。「皆で創り、皆で育て、皆で守る」ための社内コミュニケーション | 社内ポータル・SNSのTUNAG

3.株式会社タイソンズアンドカンパニー



ブルワリーレストラン「T.Y.HARBOR」のほか、 レストランやカフェ、ベーカリーなど14ブランドを展開する株式会社タイソンズアンドカンパニー様では、TUNAG導入により部署・店舗の垣根を越えたコミュニケーション活性化を実現し、さらに、エンゲージメント向上や社内教育、企業文化醸成などの方面へも活用を広げています。

TUNAG導入以前も社内SNSツールが用いられていましたが、部署・店舗の垣根を越えたコミュニケーションはうまく行っていませんでした。また、社長から店舗スタッフへダイレクトに想いや方針を伝える手段がなく、企業文化を醸成しにくい状況でした。

そこでまず、TUNAG上で以下のような施策を実施しました。

  • 全店向け「ガイドライン・手続き」「社内報」のページと店舗ごとのページを構築し、情報をTUNAGに集約
  • 社内報では人事部だけでなく社長、各部門の責任者、現場マネージャーなどが情報を発信
  • 情報共有の範囲や必読通知の設定を柔軟に調整し、必要な情報を必要な相手にタイムリーに配信


こうした施策により組織内での横のつながりが広がり、垣根を越えたコミュニケーションが活性化し、会社への愛着・エンゲージメントを育む土台が形成されました。コロナ禍においてもTUNAG上に構築されたコミュニケーションシステムを縦横に活用し、組織のモチベーションを高く維持することができました。

関連記事:14の飲食ブランドを繋ぐ社内報運用とは - 「店舗内で完結しない横のコミュニケーションが生まれた」 | 社内ポータル・SNSのTUNAG

\部署を超えたコミュニケーション施策のヒントに!/ お役立ち資料「エンゲージメント向上施策50選」はこちら ダウンロード(無料)⇒こちらから

他部門との連携がうまくいかない4つの要因

部門間連携を改善・強化するためには、それがうまくいかない要因を探るところから始める必要があります。
多くの組織で部門間連携を阻んでいる主な要因をまとめます。

1.セクショナリズム

各部門が大きくなるにつれて組織は縦割りとになり、自部門の利害ばかり考えて他部門への関心・協力意欲が低下する傾向(セクショナリズム)が発生しがちです。

セクショナリズムが支配的となった組織では、他部門とのコミュニケーションは形だけのものとなり、連携強化に向けた努力も空回りしてしまいます。

参考:縦割り組織とは?弊害を解消し、組織に一体感を生むための方法について解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG

2.コミュニケーション不全(ミスコミュニケーション・無理解)

部門の専門性や縦割りの度合いが高いほど、「自部門では当たり前のことが他部門ではそうではない」という事態が多々発生します。しかも、それを自覚せずに、他部門の人にとってはわかりにくい情報伝達を行ってしまい、「伝えたつもりで、伝わっていない」「わかったつもりで、わかっていない」という状況(ミスコミュニケーション、認識のズレ)が生じがちです。

特定の部門内でだけ通用する専門用語や造語、省略した言い方、独特の表記などを他部門とのコミュニケーションでも用いることは、ミスコミュニケーションの大きな要因です。他部門の業務に対する無理解から、コミュニケーションが一方的なものとなっているケースも見られます。

ミスコミュニケーションや無理解によるコミュニケーション不全は、部門間連携を阻害し、互いにフラストレーションを生み、セクショナリズムを助長させます。部門間でコミュニケーションの「量」は十分あるのに、連携ができていないという場合、コミュニケーション不全が原因と考えられます。

参考:ミスコミュニケーションの意味とは?例や原因、対策を考える | 社内ポータル・SNSのTUNAG

3.部門間連携の目標が設定・共有されていない

部門間連携が弱いという認識があり、強化しなければならないという意思もあり、そのための施策を打ち出して見たものの、功を奏さないというケースは少なくありません。

そうしたケースでは、そもそも何のために、どこに向かって部門間連携を行うのかという目標設定・目標意識が欠けている場合が多々見られます。明確な目標が共有されていないため、組織内に部門間連携に向けたモチベーションが湧かず、「強化施策をとりあえずやってみただけ」に終わってしまいがちです。

4.連携手段の不在・不足

部門間連携の手段が欠けているケースもよく見られます。

そもそも、部門間連携が課題となるような組織サイズになると、他部門とのコミュニケーションには物理的・心理的な「距離」が生じ、部門を越えた情報伝達・情報管理は煩雑で高コストとなります。そうした障壁を乗り越えるための手段が必要です。

部門間の連携を強化するための7つの施策

部門間連携の強化に有効な施策を紹介します。これらの施策は互いに関連し合う部分があり、有機的に組み合わせて導入するとより効果的です。

1.連携強化に向けた目標・全体像の設定

部門間連携を実効性のあるものとするためには、「何のために部門間連携をするか」「部門間連携が何の役に立つのか」という目標・全体像を設定することが必要です。

部門間連携を統括する担当部署だけでなく、経営陣や各部門の責任者も巻き込んで目標・全体像を議論し、従業員へのアンケートなども実施しながら、実態に即した目標・全体像を設定することが重要です。また、部署間連携を強化する目的が経営理念や事業戦略と紐づいている場合、強化施策に取り組む前に、会社からの継続的な発信で浸透を図りましょう。

2.情報発信・社内イベントなどを通した相互理解促進

部門間の相互理解の促進は、セクショナリズムやコミュニケーション不全を解消する突破口となります。

各部門の業務内容・人材の紹介、成功事例や苦労話などのエピソードの発信を全社的に行ったり、部門を越えて人材交流を図る社内イベントを開催したりして、相互理解を広げていきます。

3.部門横断型の制度・プロジェクトの活用

部門間の交流を促進する常設の制度を構築することも有用です。

部門横断型の制度には以下のようなものがあります。

  • 社内部活動
  • シャッフルランチ(異なる部署の従業員がチームを組み、会社周辺のお店に出かけてランチをとる。費用は会社が負担)
  • フリーアドレス制(各人に固定・固有の席を設けず、業務や都合、気分に合わせて席を移動できるようにする)


より実践的な施策としては、部門横断型の新規プロジェクトを可能な範囲・規模で立ち上げ、少しずつ成果を形にしていく、という方法があります。これにより、通常の事業においても部門間連携が促進され、さらに大規模な部門横断型事業の展開も可能になります。

4.部門を越えて通用する「共通言語」の構築

部門を越えて伝わる「共通言語」は、部門間連携を促進する潤滑油となります。

共通言語の構築には3つの方向性があります。
① 各部門の専門用語や独自表現を伝わりやすい用語・表現に言い換える
② 各部門の業務にとって欠かせない基本的な専門用語については、相互理解のため、部門を越えて学習する
③ 全社で通用する独自言語を構築する

※ ③は企業文化の醸成やエンゲージメント向上にも効果的ですが、社外との取引・連携の場面では使用に注意が必要です。

5.部門・立場を越えて意見を言い合える文化の醸成

部門横断的なコミュニケーションが広がっても、なれ合いのレベルにとどまってしまっては十分とは言えません。部門・立場を越えて建設的な意見やアイディアを出し合える文化を醸成することで、部門間連携がより効果的なものとなります。

こうした文化を醸成するためには、まずは経営陣や各部門の幹部社員が意識改革を行い、他部門や部下の意見を受け入れる態度を率先して示していくことが重要です。

6.称賛文化の醸成するサンクスカードや社内ポイントの運用

他部門の成功・成果を褒め合うことで部門間連携は活性化し、組織全体にポジティブな雰囲気がもたらされます。
全社的に注目されるような大きな成功だから褒める、ということではなく、日頃から小さな成功を褒め合うことが重要です。

称賛文化の醸成に役立つ施策には以下のようなものがあります。

  • 社内報や社内SNSで日々の成果を紹介し、それに対して部門を越えて賞賛を送る
  • 従業員同士で賞賛メッセージとポイントを送り合う、「ピアボーナス」制度を導入する(ポイントは月ごとなどに合算し、合計ポイントに応じて会社から手当支給などを行う)


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7.社内コミュニケーション・情報共有をサポートするデジタルツールの導入

部門間のコミュニケーションを遠ざける「距離」を縮め、部門横断的に情報を共有・管理するためには、社内コミュニケーション・情報共有をサポートするデジタルツールの導入が有用です。これまでに挙げた施策はどれも、そうしたツールの機能を用いることで円滑・迅速に進めることが可能になります。

社内のコミュニケーションを活性化させるツールには例えば以下のようなものがあります。

  • ビジネスチャット
  • 社内SNS
  • Web社内報
  • グループウェア
  • オンライン会議システム


現代のビジネス環境の中で部門間連携を効率的に進め、長く継続していくためには、デジタルツール導入及び最適なツール選定が重要になってくるといってよいでしょう。

部門間の連携を強化することの3つのメリット

部門間連携は日々の業務における生産性を向上させ、組織内に前向きなムードを醸成し、事業成長につながるイノベーションの原動力となります。

1.業務効率化・生産性向上

部門間連携が有用・必要な局面で柔軟かつ迅速に連携が行われることで、業務が効率化し、組織全体の生産性が向上します。
反対に、連携がうまく行っていないと部門間で業務の無駄や重複、やり直しが生じ、生産性が低下しがちです。

2.組織の一体感やエンゲージメントの向上

部門間連携を通して部門を越えた組織の一体感が醸成され、組織エンゲージメンが向上します。
一体感醸成・エンゲージメント向上により部門間連携はさらに促進されるため、企業内に正のスパイラルが形成されます。

3.イノベーションの創出

イノベーションの創出には、異質・新規な視点と、時間的・人的な余裕、高いモチベーションが必要です。
部門間連携は異なる視点を交流させ、無駄の削減により余裕を生み出し、ポジティブなムードを社内に広め、イノベーション創出を促進します。

また、イノベーション創出により、新しい価値が生まれることで、サービス向上や売上アップ、不要な経費の削減などの効果も期待できます。

まとめ

部門間連携は一定以上の事業成長を成し遂げた企業の多くが直面する課題です。部門間連携を阻む要因にはセクショナリズムやコミュニケーション不全があり、これを解消して部門間連携を強化するためには、明確な目標設定のもとで、部門間の相互理解や交流を促進する施策を全社的に推し進める必要があります。

部門間連携強化施策を進める上で、社内コミュニケーション・情報共有をサポートするデジタルツールの導入が重要必須と言えます。冒頭で紹介した成功事例に示されているとおり、ツール導入は企業の組織課題や企業文化実情に合わせて行う必要があります。「導入しても使われない」ということにならないように、機能の豊富さやカスタマイズ性の高さ、セキュリティ、価格などの必要要件を整理した上で、ツールを選定することがポイントとなります。

部門間連携を強化するならTUNAG



TUNAGは、会社からの情報共有(社長メッセージなど)・サンクスカードや社内ポイントの運用・各拠点の好事例共有など、会社と従業員、従業員同士のコミュニケーションを活性化させるクラウドサービスです。会社の組織状態の解決に最適な施策を設計・運用・改善できる高いカスタマイズ性を有しており、加えて分析ダッシュボードを備えているため、実施した施策の効果検証のサイクルを素早く回し続けることが可能です。

また、Facebookのような画面設計で、PCだけではなくスマートフォンからも利用できるため、社用端末や法人メールアドレスを持たない従業員も使いやすく、利用促進がしやすいという点が強みです。

実際にTUNAGを運用する中で、

  • サンクスカードの運用で称賛文化が醸成
  • 各部門の自己紹介をリレー形式で投稿して、相互理解を促進
  • お客様の声や各店舗の良い取り組みを共有して、生産性向上

など、部署を超えたコミュニケーションを活性化している企業様も多くいらっしゃいます。

▼部門・部署間の連携強化の事例はこちら
部門・部署間の連携強化の事例34選

少しでも気になる方は、下記よりTUNAGのサービス概要資料をご覧くださいませ。


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