職場コミュニケーションを改善しよう！原因と解決策を詳しく解説

職場コミュニケーションが活性化すると、風通しの良い職場環境が生まれます。つまり、「言いたいことが言い合える職場」そういった環境下では安心して業務に取り組むことができ、自然とミスが減り、業務効率化や生産性向上につながります。

しかし、HR総研が2017年に実施した「社内コミュニケーションに関する調査」では、約8割の企業が職場コミュニケーションに「課題がある」と回答しており、組織規模に関わらず各企業での大きな問題となっています。

さらに、日本法規情報の調査では、職場での人間関係にストレスを感じている人が約6割にものぼります。

• 職場コミュニケーションを活性化させたい
• 職場が閉鎖的になっている気がする
• 従業員にとって居心地の良い職場にするにはどうしたら良いか

このような悩みや疑問を持つ方も少なくありません。本記事では、今の職場のコミュニケーションにどのような課題があるかを特定し、それに対する改善施策をどう回せばいいのかを解説します。

職場コミュニケーションを改善するメリット

職場のコミュニケーションを改善することで、会社だけではなく従業員も様々なメリットを享受することができます。ここでは、職場コミュニケーションを改善するメリットを解説します。

従業員エンゲージメントと生産性の向上につながる

会社と従業員、従業員同士の信頼関係を築くためには、円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。

職場におけるコミュニケーションが改善されることで、意見やアイデアの共有が促進されたり、フィードバックが盛んに行われるようになります。また、社員同士がサポートし合う環境が構築されることで、従業員はこれまで以上に組織やチームに対する貢献実感を感じることができ、エンゲージメント向上につながります。

エンゲージメントが向上すると従業員は、自発的に業務に取り組むようになります。情報やアイデアの共有でコミュニケーションが活発になり、業務が効率的になることで生産性の向上につながります。

従業員のエンゲージメント向上は、生産性の向上だけでなく、離職率の低下や顧客満足度の向上などが期待できるでしょう。

問題解決や意思決定のスピードがあがる

オープンに開かれた透明性のあるコミュニケーションが社内の文化として根付くことによって、問題解決や意思決定を迅速に行うことができます。

特に、従業員が自由に意見を述べることができる環境では、現場起点で問題が早期に発見され、迅速な問題解決につながります。

「UNIQLO（ユニクロ）」の店舗名・商品ブランド名で、衣料品の製造・小売を行う株式会社ファーストリテイリングでは、部長会議を毎週月曜に開催しています。部長会議では、各店舗で発生した問題を全て議題としてあげて、その会議内で改善施策を決定します。そして、その議事録は社内イントラを通じて、スーパーバイザーや店長をはじめ、店舗スタッフや本社の事務スタッフにいたるまで全員が同じ内容を確認できます。

職場のコミュニケーション問題が改善されると、問題解決のスピードが早まるだけではなく、意思決定された施策の周知も早くなることを体現した事例といえるでしょう。

関連記事：ビジネスにおける問題解決とは？考え方や具体的なステップを解説

部門やチーム間の連携が強化される

コミュニケーションが円滑になることで、情報の共有を迅速かつ正確に行うことができ、部門間やチーム間での認識のズレや誤解を防ぎます。もし部門やチームを跨いでプロジェクトを行っているのであれば、共同作業がスムーズに進むようになるでしょう。

また、部門やチームで実施ている業務の透明性が高まることで、相互理解が深まります。例えば、マーケティング部門と営業部門が定期的に情報を交換することで、顧客ニーズに即したマーケティング戦略を立てやすくなります。

事業が成長していく上で、部門間・チーム間の連携は必要不可欠です。コミュニケーション改善によって、過度な縦割りの文化が撤廃され、部門間連携がしやすい企業文化が醸成されるでしょう。

職場コミュニケーションの改善点を見つけるステップ

1.職場のどこにコミュニケーションの課題があるかを把握する

改善を進めるに当たって、まずは現状の組織課題を特定する必要があります。職場コミュニケーションは、関係性をもとに考えると、以下の3つに分類できます。

まずは従業員の方々が、どこに課題を感じているのかを知らなければなりません。そのためには、アンケートや調査・診断を行い、具体的なデータとして把握することが重要です。

2.課題に合わせた改善策を取り入れる

課題に合わせた改善策として代表的なものを6つご紹介します。組織内のタテ・ヨコ・ナナメ、それぞれのコミュニケーションを活性化する方法です。

3.施策に対する評価を行う

施策を実施した後は、その施策が効果的だったかを中長期的に評価することが重要です。アンケートやエンゲージメントサーベイなどを実施し、定量・定性両側面から施策を評価し、より職場が活性化する施策に仕上げていきましょう。

職場コミュニケーション活性化施策の具体例7選

実際に各企業で行われている職場コミュニケーション活性化事例の取り組みを7つご紹介します。

情報共有とデジタルツール活用

社内ラジオ（株式会社パネイル）

エネルギー流通基幹システム「パネイルクラウド」をメインに事業展開を行う株式会社パネイルでは、社内コミュニケーションを活性化させる施策として「社内ラジオ」を運用しています。

社長の名越氏がパーソナリティを務め、プライベートを含めフランクに発信する場として活用しているとのことです。社員をゲストに招いたり、社員（匿名）からの質問の答えるなど、相互理解の促進や双方向コミュニケーションを活性化させる場として機能し、ラジオをきっかけに初対面のメンバーが打ち解けられるようになったといいます。

出典：社内コミュニケーション活性化の秘訣は「大人たちが楽しむ」こと！ 急成長＆多拠点化で変わる職場を社内ラジオがつなぐ（第6回GOOD ACTIONアワード受賞）

社内通貨制度（株式会社Welloop）

愛知県で「訪問看護リハビリテーション みなとも」「リハビリ専門デイサービス みなとも」などを運営する株式会社Welloopでは、社内の情報共有やコミュニケーションをさらに促進する取り組みとして社内通貨制度を運用しています。

同社の社内通貨「みなぽ」は、雇用形態に関係なく全従業員に毎月1,000ポイントが付与される仕組みです。また、社内SNSツール「TUNAG」上でサンクスカードを送ったり、メッセージを投稿することでさらにポイントを貯められる設計で、情報共有やコミュニケーション活性化の取り組みに参加するインセンティブにもなっています。貯まったポイントは現金化もできますが、同社内に設置されている自販機やお菓子、レトルトカレーといった飲食料品とも交換可能であり、日常的に利用しやすい福利厚生としても活用されているとのことです。

導入事例はこちら＞＞社内通貨を最大限活用：スタッフの隠れた努力を可視化して、コミュニケーションを活性化した株式会社Welloopの取り組み

チームビルディングと部門間連携

オフィスダーツ （カルビー株式会社）

スナック菓子及びシリアル食品の製造・販売等を行うカルビー株式会社では、フリーアドレス制度を導入しています。

同社のユニークな点としては、「オフィスダーツ」制度を設けているところです。出社とともに入口に設置されたダーツシステムにアクセスし、以下の3種類の席に自動で振り分けられます。

• ソロ席：一人で集中して仕事ができる仕切り付きの席
• 集中席：他との接触を一切絶てる席
• コミュニケーション席：コミュニケーションが取りやすい4人掛けの席

自動で席替えされる「毎日席が変わると負担が大きそうに思いきや、しっかり社内で定着して、社員同士のコミュニケーションの活性化やアイデアの創出にも寄与しているそうです。

出典：カルビーの社“無い”文化 ｜ ABOUT ｜ 採用サイト ｜ カルビー株式会社

無人島サバイバル研修（日清食品ホールディングス株式会社）

インスタント食品の製造・販売等を行う日清食品ホールディングスでは、2003年より新人管理職を対象にアウトドア研修を実施しています。2019年には無人島サバイバル研修と題し、「無人島生活の中から、個人の”生きる力”を引き出すと共に、”食”の重要性を再認識する」ことを目的に寝床の確保・薪拾い・かまど作り・火起こし・食糧調達・食事・就寝など、限られた資源で一人ひとりが行うという研修を実施しました。

なかなかハードな内容ですが、心身の鍛錬や食の大切さを再認識することができる研修となったそうです。また過酷な環境下で、面識もなく、国籍や部署・価値観が異なる人と生活を共にすることで、多様な価値観を尊重し合いながらコミュニケーションをとる重要性を実感できるとのことです。

出典：極限状態から帰還した社員はどう変わる？ 日清食品が「無人島サバイバル研修」をする理由 - まいにちdoda

TUNAGを利用しチームビルディングを成功させた（株式会社遊楽）

ガーデン」「ウエスタン」の屋号でパチンコホールを展開する株式会社遊楽では、1on1実施後の報告場所を以前のアンケートフォームからTUNAGに移行したことで、従業員が自分の報告内容を確認できるようになり、経験学習サイクルを回す内省の枠組みが整いました。

上司からの報告と部下からの報告を比較できるようにし、会話の割合が「部下:上司＝7:3」になっているかなどを分析し、上司と部下の感じ方のギャップを検知し、そのズレを解消することで、より効果的な1on1の実施につなげています。

ウォーキングミーティング（株式会社ぐるなび）

飲食店情報のグルメ・ポータルサイト「ぐるなび」を運営する株式会社ぐるなびが実施したことで話題となった「ウォーキングミーティング」は、ウォーキングをしながら会議をするという新しい形の会議を行うというものです。

会議室で面と向かってプレゼンしたりするのではなく、並んで歩きながら行うことで、目線が同じ方向に向きます。そのため、威圧感のない対等な雰囲気の中で会話をすることができるメリットがあるそうです。

従業員エンゲージメントと組織文化の醸成

Know Me（Sansan株式会社）

営業DX事業を展開するSansan株式会社が2011年より実施するナナメのコミュニケーションを活性化する制度で、「他部署」で「過去に飲んだことがない」人と「3名迄」で飲みに行ったら会社から一人につき3,000円を補助します。

最近では、社員数の増加に伴い制度の形も多様化しており、所属する拠点が異なるメンバー同士で利用できる「Know Me Area」や同じ部門でグループが異なるメンバーが利用でき横の交流を創出する「ウチKnow Me」、部門を越えてランダムに組み合わせが決定する「シャッフルKnow Me」が生み出されています。

出典：社内コミュニケーションを促進する「Know Me」が進化 - Sansan株式会社 | 公式メディア「mimi」

部活動制度（株式会社SmartHR）

クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を運営する株式会社SmartHRでは、福利厚生として部活を運用しており、会社としてもタテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションを促進しています。

同社では、「2部署以上かつ4名以上で集まって遊ぶと1人あたり1,500円/月を支給する」「入社して初めて部活に参加するメンバーがいると +5,000円/回を支給」などのルールを設け運用し、中々関わることのない違う部署のメンバーや同じ部署の先輩後輩との交流を加速させています。

出典：「スタートアップが部活ｗｗｗ今どき部活ｗｗｗ」そんなふうに考えていた時期が私にもありました | 宮田昇始のブログ

職場コミュニケーションの改善がうまくいかない理由

職場コミュニケーションの改善がうまくいかない理由は多岐に渡ります。その理由として考えられるパターンは大きく以下に分けて考えることができます。

会社や経営層の考え方が現場に浸透していない

経営層が現場の従業員に経営理念やビジョンをどのくらい発信していて、しっかり伝わっているのかを見直してみることが重要です。トップが職場でのコミュニケーションを活性化したいと思っていても、現場の上司がその重要性を認識していなければ現場は変わることができません。

ビジョンや経営理念などの概念のようなものもそうですが、どういった会社で、どんな事業をやっており、どんな製品を扱っているのか、そのような会社の様々な情報を得られていることがベースにあると、コミュニケーションがとりやすくなることも考えられます。

従業員のことを知らない

他部署のこと、自分の部署のことなど、会社で働く従業員のことをよく知らない場合、コミュニケーションをとる際のハードルは高くなります。

自部署のメンバーはどんな人で、どんな役割を持っており、どのような働き方（価値観）があるのかなど、相手のことを全く知らない状態よりも、よく知っている関係の方がコミュニケーションがとりやすくなるのは明らかです。

また、自部署を超えて、他部署にどんな人がいるのか、どんな仕事をしている人がいるのかを知っていれば、コミュニケーションもとりやすくなります。

拠点が多く、物理的に接点を持ちづらかったり、縦割りの組織で部署間での接点がなかなか無い場合でも、まずはお互いを知るということがベースにあれば、関係改善を進めることができるのではないでしょうか。

また、昔に比べて価値観や働き方が多様化し、業務時間以外での接点が減少し、年齢の離れた若手社員との適切なコミュニケーション方法がわからないという課題もあります。

コミュニケーション機会が少ない場

日々の定型業務でしか関係者間の接点がないことも、職場のコミュニケーションが不足する要因の一つです。

目の前の業務に直接関係ない雑談、他の部署の状況、業界の動向等を話すことができる機会や、雰囲気がないために、コミュニケーションが生まれにくいのかもしれません。そのような組織では、従業員自身が、コミュニケーションの取り方に悩んでいることもあります。

また、挨拶、声かけ、情報共有等の日々な気軽なコミュニケーションの有無も、職場のコミュニケーションの活性度合いに影響を与えているでしょう。

社内の交流が閉鎖的になっている

コミュニケーションが開かれていなかったり、一方向なコミュニケーションの文化が職場に根付いている場合、なかなかコミュニケーション改善の施策が進まない可能性があります。

過度な縦割りの文化は、社員コミュニケーションの分断を招き、社内派閥の形成や根回しを助長する可能性があります。閉鎖的なコミュニケーション文化が醸成されている背景や原因を追求し、時間を変えて従業員の意識を変えていくことが求められます。

情報共有の手段に問題がある

「口頭でのやり取りが多いため、記録が残らない」「コミュニケーションツールを導入しているが、うまく活用できていない」など、コミュニケーションや情報共有の手段に問題がある場合、コミュニケーションの改善がなかなか進まない可能性があります。

事業内容や企業文化といった組織の状態によって、適切なコミュニケーション改善の方法は異なってくるため、定期的に情報共有のルールやコミュニケーションツールの見直しを行うことが重要です。

コミュニケーション能力を向上させる上で心がけること

従業員同士のコミュニケーション活性化は、ただ会話の量を増やすだけでは不十分です。適切な意識のもと、コミュニケーションの量を徐々に増やしていくことが重要です。ここでは、コミュニケーションをとる上で心がけるべきポイントを解説します。

関連記事：コミュニケーション能力とは？不足する原因と職場改善の具体策を徹底解説

積極的に自己開示を行う

コミュニケーションを活発に行うにあたり、前提として信頼関係があることが重要です。お互いのことを詳しく知らない状態だと、会話に緊張感が生まれ、なかなか距離が縮まりません。

まずは、出身地や趣味などのプライベートな内容を起点に自己開示を行い、相手との共通の話題を見つけていきましょう。共通の話題で話が広がれば、自然に距離を縮められます。

もし、社内SNSなどでお互いのプロフィールが見れる状態であれば、積極的に活用して、様々な話題を取り上げることが重要です。

相手の意見を柔軟に受け入れる

職場では異なるバックグラウンドや考え方を持つ従業員と、一緒に業務に取り組むことがほとんどです。自分がこれまで経験してこなかった考えを聞いた際に、意見を否定しすぎることで、相手との間に壁を作ってしまうおそれがあります。

まずは相手の考えや意見に耳を傾け、その発想を柔軟に受け入れましょう。意図や背景を知った上で、適切なフィードバックを行い、お互いの納得感を深めていくことが重要です。

結論と意図を端的に伝える

業務に関する連絡をする際に注意したいポイントとして、端的にわかりやすく話すことが重要です。短い時間で必要な情報をわかりやすく伝えることで、聞き手も疲れることなく、お互いがスムーズにコミュニケーションをとることができます。

その際、「結論から話すこと」と「結論に至った背景や意図」を明確にすることが大切です。これらは普段の会話だけではなく、プレゼンや社内会議でわかりやすく伝えるためのポイントとなります。

ただし、プライベートな雑談で結論と意図を意識しすぎてしまうと、機械的な印象を与える場合もあるため注意が必要です。

職場コミュニケーションを円滑にする環境づくり

職場でのコミュニケーションを良好にするためには、環境を整えることが重要です。以下で環境作りのポイントを解説します。

定期的なミーティング

チームミーティングや1対1の面談は、社員同士のコミュニケーションを活発にする場として効果的です。特に1対1の面談は、従業員一人ひとりの問題や悩み事などを把握する機会として役立ちます。

こうした機会を定期的に設けることで、上司と部下の互いの理解が深まり、普段の業務でのコミュニケーションが円滑になるでしょう。

オープンなオフィス環境の提供

コミュニケーションが自然に発生しやすいようにオフィス環境を整えることも重要です。例えば、業務中に使用する席を固定しないようにすると、さまざまな人と交流することが可能になります。また、ランチのためのオープンなスペースを提供すると、リラックスできる環境で雑談や業務の相談などができるでしょう。

このようなオープンな環境の提供では、情報共有が促進され、コミュニケーションが活発になるでしょう。

デジタルツールの活用

チャットツールやビデオ会議ツールなどのデジタルツールを活用することで、リアルタイムでの情報共有やタスク管理が可能となります。

チャットツールでは、即時の質問や確認ができるため、コミュニケーションがスムーズになります。また、プロジェクトごとやチームごとにチャンネルを分けることで、情報が整理され、必要な情報をすぐに確認できます。通知機能もうまく活用するとさらなる効果が期待できるでしょう。

ビデオ会議ツールでは、対面に近い感覚でのコミュニケーションが可能です。リモートでも顔を見ながら話せることで、対話の質が向上し、誤解やすれ違いを減らすことができるでしょう。

TUNAGを活用して職場コミュニケーションを活性化した事例

【小売業】店舗の壁を超えたコミュニケーションでブランド力向上

ファッション雑貨ブランドを展開するフェイラージャパン株式会社では、社内イントラネットやサンクスカードを通じて従業員同士のコミュニケーション促進を図っていましたが、店舗のパソコンからしかアクセスできないという制約があり、活用が一部の社員に限定されていました。

そこで、個人のスマートフォンからも利用でき、場所を問わず情報発信・受信が可能な「TUNAG」を導入。導入の目的は、単なる社内コミュニケーションの活性化ではなく、ブランドバリューである「感性の駆動」の浸透を最終的なゴールに据えた、戦略的なコミュニケーションの再構築でした。

TUNAG上では、店舗紹介やサンクスメッセージ、感性の駆動レポートなどを通じ、接客スキルの共有や称賛文化の定着、ブランドバリューの浸透に取り組んでいます。

投稿やコメントのハードルに高低をつけることにより、従業員一人ひとりが自分に合った形で情報を発信しやすくなり、結果として店舗を越えたコミュニケーションの活性化が進みました。

関連記事：全国の百貨店に展開する「FEILER」店舗の壁を超えたコミュニケーションでブランド力向上を目指す

【運送業】コミュニケーションを活性化し、自走できる組織へ

鉄鋼製品を中心として、年間約250物件、75万トンの運送・搬入を行なっている中央ロジテック株式会社では、従業員のドライバーの空き時間がばらばらなため、コミュニケーションを取る機会が少ないことに課題を感じていました。

TUNAGを導入したことで、従業員が社長のメッセージにコメントできたり、趣味の投稿を通じて横のつながりを広げるなど、コミュニケーションが活発になりました。従業員が意見を出せる環境ができたり、意外な一面を知るっきかけにも繋がったそうです。

関連記事：エンゲージメント向上の第一歩は「会社・人・事業」を知ること：コミュニケーションを活性化し、自走できる組織へ

【建築・不動産業】リアルタイムのコミュニケーションをアプリで実現

樹木生産・造園工事・緑地のメンテナンスなどの総合造園業を営む、株式会社山梅では、業務日報を運用する中で、リアルタイムに閲覧やコメントできないという課題がありました。既存の制度では、パソコンで社内のネットワークに接続する必要があったり、コメントが来ても通知が来ないので、どうしてもタイムラグが発生します。

スマホアプリであるTUNAGを導入したことで、スマホからすぐに情報を受け取ったり、コメントしたりなど、リアルタイムでのやり取りが可能となりました。その結果、従業員同士の交流も活発になり、業務日報のクオリティも高くなったそうです。

関連記事：リアルタイムのコミュニケーションをアプリで実現。業務日誌や部署間交流で「社員の喜び」をつくる山梅の事例

職場コミュニケーションを活性化するために会社として意識すること

前提として、信頼関係があるということが重要

エンゲージメント経営の考え方では、「会社と従業員」および「従業員同士」の相互信頼関係の確立を最も重要視しています。そもそものコミュニケーションを円滑にするために、信頼関係を築き上げていく必要があります。

会社からの情報開示や、上司の傾聴、部署を超えた従業員同士の交流の場を用意することなど、様々な人が双方向のコミュニケーションを取るきっかけづくりが大切になります。強い信頼関係で結ばれた組織は、コミュニケーションが円滑になりエンゲージメントが向上します。

エンゲージメントが高い企業は、エンゲージメントが低い企業に比べて営業利益率や・純利益率が高く、エンゲージメントと業績には相関関係があることが証明されていますので、コミュニケーション活性化の施策も、その先に“エンゲージメント向上”を目的として行うのが良いでしょう。

社内施策のPDCA、エンゲージメント向上にTUNAGを活用

会社と従業員および従業員同士の信頼関係の構築を実現するためには、長期的な取り組みが必要です。課題に合わせた様々な社内施策を組み合わせ、効果を見ながら運用していく必要があります。

『TUNAG』では様々な社内制度を一覧化し、その社内制度の利用促進と見える化で、各企業の課題解決のためのPDCAを回すことが可能なプラットフォームです。

今回のような、職場コミュニケーション活性化のため、様々な施策を行う場合、TUNAG上で1on1ミーティングやサンクスメッセージを運用したり、会社の経営理念浸透のためにトップメッセージの配信を行うことも可能です。

具体的には、以下のような社内制度をTUNAG上で運用可能です。

・シャッフルランチやウェルカムランチ

・部署ごとの日報共有による、他部署の業務把握

・定期的なトップメッセージの配信

・Web目安箱の設置や、新規事業提案

・サンクスメッセージ

・1on1MTGの実施管理

このように、様々な社内制度をTUNAG上で運用することが可能です。それぞれの企業の課題に沿ってTUNAGをうまく活用することで、社内のエンゲージメントを高めることができます。重要なことは、お互いを知り、人を視点に考えることです。TUNAGは、組織内の相互理解を深め、強い組織の形成に貢献するツールの一つです。組織内コミュニケーションを活性化し、組織の課題改善、業績向上、離職率の改善につなげていきましょう。

職場コミュニケーション改善のために

本記事では、職場コミュニケーションを改善する取り組みと事例を紹介しました。

職場コミュニケーションは、個々の社員や組織全体のパフォーマンスを高める上で欠かせません。単に「話しやすい環境を作る」だけではなく、業務の効率化や従業員のエンゲージメント向上に直結します。

職場コミュニケーションを円滑にするためには経営陣を巻き込んで社内の環境を整えることが重要です。地道な取り組みですが、まずは職場のどこにコミュニケーションの課題があるかを把握することから始めましょう。