2025.7.8

職場コミュニケーションを改善しよう！原因と解決策を詳しく解説

職場コミュニケーションが活性化すると、風通しの良い職場環境が生まれます。その結果、従業員は安心して業務に取り組むことができ、自然とミスが減り、業務効率化や生産性向上につながるでしょう。
本記事では、今の職場のコミュニケーションにどのような課題があるかを特定し、それに対する改善施策をどう回せばいいのかを解説します。

職場コミュニケーションを改善するメリット

職場のコミュニケーション改善は、従業員エンゲージメントの向上から業務効率化まで、企業経営に直結する重要な課題です。

人事・経営企画部門では、組織全体のパフォーマンス向上を実現するための具体的施策として注目されています。

ここでは、コミュニケーション改善がもたらす実務的なメリットを詳しく解説します。

従業員エンゲージメントと生産性の向上につながる

コミュニケーション改善の最大のメリットは、従業員の離職率低下と生産性向上です。

コミュニケーション不全により優秀な人材が離職すると、採用コスト、研修コスト、引き継ぎに伴う業務停滞など、想像以上の損失が発生します。

円滑なコミュニケーション環境では、従業員が安心して意見を述べられるため、業務改善提案や効率化アイデアが自然と生まれます。管理職と部下の定期的な対話により、業務の優先順位が明確になり、無駄な作業や重複業務が削減されるのです。

多くの企業で、コミュニケーション改善後に残業時間の削減や業務品質の向上が報告されており、人事部門が取り組むべき重要な投資対効果の高い施策といえるでしょう。

問題解決や意思決定のスピードが上がる

問題が発生してから報告されるまでの時間短縮は、企業のリスク管理において極めて重要です。コミュニケーション環境が改善されると、現場の課題や顧客クレームが迅速に管理層に伝わり、初期対応による被害拡大防止が可能になります。

また従来は部門内で抱え込まれていた問題が、オープンな情報共有により早期発見・早期解決されるようになるのもメリットです。一例として、製造業では現場作業者からの改善提案が活発になり、品質向上や工程効率化が実現されるといったケースが増えています。

意思決定の迅速化により、市場変化への対応力も向上します。情報収集から判断、実行までのリードタイムが短縮され、競合他社に対する優位性確保にも直結するでしょう。

部門やチーム間の連携が強化される

部門間の情報共有不足による業務の非効率は、多くの企業で深刻な課題となっています。営業部門が獲得した顧客情報が製造部門に適切に伝わらず、納期遅延や品質問題を引き起こすといった事例は珍しくありません。

コミュニケーション改善により、部門間での認識齟齬や情報の欠落が防止され、プロジェクトの進行がスムーズになります。定期的な部門横断会議や情報共有システムの活用により、各部門の業務状況が可視化され、全社最適の観点から業務調整が行えるようになるのです。

特に、人事部門と各事業部門の連携強化により、人材配置の最適化や教育研修の効果向上が期待できます。組織全体の生産性向上と従業員満足度の両立を実現する重要な取り組みといえるでしょう。

職場コミュニケーションの改善点を見つけるステップ

職場コミュニケーションを改善したい場合、表面的な症状に対処するだけでは根本解決に至らず、時間とコストを無駄にしてしまうケースが少なくありません。

効果的な改善を実現するには、課題の特定から評価まで体系的なアプローチが必要です。

1.職場のどこにコミュニケーションの課題があるかを把握する

コミュニケーション改善で最も重要なのは、課題の正確な把握です。「なんとなく風通しが悪い」といった感覚的な認識では、適切な対策を講じることができません。

まず、従業員アンケートや部門別ヒアリングを実施し、具体的な課題を数値化・可視化することが必要です。

多くの企業で見落とされがちなのが、管理職と現場の認識ギャップです。管理職は「情報共有できている」と考えていても、現場では「重要な情報が降りてこない」と感じているケースが頻繁に発生します。

課題の把握には、アンケート結果だけでなく、会議の参加状況、社内メールの返信率、部門間の連絡頻度なども定量的に分析することが重要です。

2.課題に合わせた改善策を取り入れる

把握した課題に対して、その原因と影響範囲に応じた適切な改善策を選択することが成功の鍵です。全社一律の施策ではなく、部門特性や業務内容を考慮したカスタマイズが必要になります。

重要なのは、一度に全ての課題を解決しようとせず、優先順位を明確にすることです。業務への影響度が高く、解決しやすい課題から段階的に取り組むことで、早期に成果を実感でき、従業員の協力も得やすくなります。

改善策の導入時には、現場の負担を最小限に抑える配慮も欠かせません。新しいツールやルールの習得に時間を要する場合は、研修期間や移行期間を十分に設けることで、スムーズな定着を図ることができるでしょう。

3.施策に対する評価を行う

改善施策の効果を正確に測定するため、導入前後の定量的な比較評価が不可欠です。従業員満足度、情報共有の頻度、会議時間の短縮、意思決定スピードの向上など、測定可能な指標を設定し、定期的にモニタリングを行いましょう。

評価において重要なのは、短期的な変化と長期的な効果を分けて分析することです。導入直後は一時的に業務効率が下がることもありますが、3ヶ月から半年程度の期間で真の効果が現れるケースが多くあります。

評価結果に基づいて、施策の調整や追加対策の検討を継続的に行うことで、持続的なコミュニケーション改善を実現できるでしょう。

職場コミュニケーション活性化施策の事例5選

職場コミュニケーションの改善において、実際に進めていくと次々と新たな課題に直面することが多くあります。

そのような課題を先んじて対策するために、弊社のエンゲージメントプラットフォーム「TUNAG（ツナグ）」を通じて改善できた事例を紹介します。

1. 【小売業】フェイラージャパン株式会社 - 店舗の壁を超えたコミュニケーションでブランド力向上

全国100店舗・360名の従業員を抱えるフェイラージャパン株式会社では、店舗スタッフ間のコミュニケーション不全が深刻な課題でした。

従来の社内イントラは店舗のPCからしかアクセスできず、サンクスカードや情報共有が形骸化していたのです。店舗スタッフには他店舗との接点が限られ、接客ノウハウの共有や人材育成にもばらつきが生じていました。

TUNAG導入により、スマートフォンからのアクセスが可能になったことで状況は一変しました。店舗紹介コンテンツによる接客ノウハウの共有、サンクスカードの活用促進、ブランドバリューの浸透を段階的に実施した結果、サンクスカード利用が161%増加し、店舗間のコミュニケーションが劇的に活性化したのです。

特に注目すべきは、コミュニケーション改善がブランド力向上にも直結し、従業員のエンゲージメント向上から最終的な売上向上まで実現している点です。

全国の百貨店に展開する「FEILER」店舗の壁を超えたコミュニケーションでブランド力向上を目指す | TUNAG(ツナグ)

2. 【運送業】中央ロジテック株式会社 - コミュニケーションを活性化し、自走できる組織へ

鉄鋼資材・製品を扱う運送業の中央ロジテック株式会社では、「3年で中小運送業社トップクラスの社員教育を構築する」という目標を掲げ、従来の課題解決に取り組んでいます。

運送業界では、ドライバーが個別行動することが多く、会社との接点や同僚とのコミュニケーション機会が限られるため、ビジョンの浸透や組織一体感の醸成が困難な状況でした。

TUNAG導入により、3つの重点課題に対処しています。会社のビジョンを全社員に浸透させて信頼関係を構築すること、双方向コミュニケーションによる風通しの良い企業風土の実現、そして組織エンゲージメント調査による課題の特定と改善です。

特に運送業界で重要な安全会議の充実や管理者教育と連動させることで、情報の一元化と自社独自の教育システム構築を目指しています。

現場作業が中心の業界における新しいコミュニケーション改善モデルとして注目される取り組みです。

鉄鋼資材・製品を扱う運送業中央ロジテック株式会社様、「TUNAG」を導入

3. 【建築・不動産業】株式会社山梅 - リアルタイムのコミュニケーションをアプリで実現

総合造園業の株式会社山梅では、本社と現場の物理的な距離により深刻なコミュニケーション課題を抱えていました。

業務日報はグループウェアで管理していたものの、社内ネットワークへの接続が必要でリアルタイムな確認やコメントができず、重要な情報がチャットで流れて見落とされるケースが頻発していたのです。建設業界特有の本社と現場の壁により、相互理解が困難な状況でした。

TUNAG導入により、スマートフォンからのリアルタイムコミュニケーションが実現しました。業務日誌に写真・動画添付やスタンプ機能を導入し、幹部の人間性を伝える「Emotion Time」や部署横断プロジェクトの活動共有など、「社員の喜び」という経営理念に基づいた施策を展開しています。

その結果、意思疎通のタイムラグが解消され、業務振り返りの質が向上し、エンゲージメントアワード2023を受賞するまでの組織変革を実現しています。

リアルタイムのコミュニケーションをアプリで実現。業務日誌や部署間交流で「社員の喜び」をつくる山梅の事例 | TUNAG(ツナグ)

4. 【介護・医療業】株式会社Welloop - 社内通貨を最大限活用してコミュニケーション活性化

介護・医療サービスを提供する株式会社Welloopでは、コロナ禍による直行直帰体制の浸透で深刻な課題が顕在化していました。訪問看護スタッフが事業所に立ち寄る機会が激減し、部門間のコミュニケーションが断絶状態となったのです。

優秀なスタッフほど現場で奮闘しているものの、その努力が組織内で可視化されず、孤独感や不公平感が蔓延していました。

TUNAG導入の決め手は社内通貨「みなぽ」の活用でした。サンクスカードによる部門横断的な感謝の表現、「OTETUDAI」制度による助け合いの可視化とポイント付与、QRコードを活用した商品交換システムなど、隠れた努力を評価する仕組みを構築しています。その結果、従来は接点のなかった訪問看護課とデイサービス課の間でサンクスカードのやり取りが生まれ、部門を超えたコミュニケーションが活性化しました。医療・介護業界特有の働き方における新しい組織活性化モデルとして評価されています。

社内通貨を最大限活用：スタッフの隠れた努力を可視化して、コミュニケーションを活性化した株式会社Welloopの取り組み | TUNAG(ツナグ)

5. 【娯楽業】株式会社遊楽 - 1on1ミーティング強化で効果的なコミュニケーション実現

パチンコホール「ガーデン」「ウエスタン」を展開する株式会社遊楽では、正社員とアルバイト社員合わせて約1,100名の情報共有が大きな課題でした。アルバイト社員が使える公式の情報共有ツールが存在せず、ノートや朝礼・終礼での情報伝達は非効率的で、個人SNSでの連絡は休日の負担として従業員に重くのしかかっていたのです。シフト制で運営される店舗では、タイムリーな情報共有の遅れが直接業務品質に影響する深刻な状況でした。

TUNAG導入により、スマホアプリでのリアルタイム情報共有が実現し、1人あたり毎月1時間の時間短縮を達成しています。正社員・アルバイト・役職者・店舗ごとに情報を切り分けて配信でき、経営層からのメッセージが全従業員に直接届くようになりました。さらに1on1面談の報告機能とカスタムダッシュボードを活用し、上司と部下の会話比率分析や感じ方のギャップ検知により、効果的な人材育成システムを構築しています。

パチンコホール「ガーデン」「ウエスタン」などを展開する株式会社遊楽が、現場スタッフを含む全従業員への情報共有促進のためにTUNAGを導入。

職場コミュニケーションの改善がうまくいかない理由

職場におけるコミュニケーションの改善が失敗する背景には、表面的な対処に留まり、根本的な原因に対処できていないケースが少なくありません。

主な原因としては以下のようなものが挙げられます。自社に該当項目がないかチェックしてみてください。

会社や経営層の考え方が現場に浸透していない

コミュニケーション改善が失敗する最大の要因は、経営層の方針や期待値が現場に正確に伝わっていないことです。経営層は「情報共有の活性化」を目指しているのに、現場では「余計な報告業務が増えた」と受け取られ、目的と手段が逆転してしまうケースが頻発します。

多くの企業で、経営層は「風通しの良い組織」を理想としていますが、現場の管理職には「問題を表面化させたくない」という心理が働きます。この認識ギャップにより、改善施策が形骸化し、実質的な変化が生まれないのです。

この問題を解消するには、経営層の真の意図を現場に浸透させる仕組み作りが不可欠でしょう。

従業員のことを知らない

管理職が部下の業務内容や個人的な状況を十分に把握していないことも、改善が進まない大きな要因です。従業員一人ひとりの業務負荷、スキルレベル、キャリア志向を理解せずに画一的なコミュニケーション施策を導入しても、効果は期待できません。

特に、リモートワークが普及した現在では、従業員の状況把握がより困難になっています。オフィスでの何気ない会話から得られていた情報が失われ、管理職は部下の本音や悩みを知る機会が激減しているのです。

従業員の多様性を無視した施策は、かえってコミュニケーションの負担を増加させます。コミュニケーションが苦手な従業員に対して積極的な発言を求めたり、業務多忙な部門に頻繁な会議参加を強制したりすることで、逆効果を生む結果となってしまうでしょう。

コミュニケーション機会が少ない

物理的・時間的にコミュニケーションを取る機会が不足していることも、改善が進まない重要な要因です。業務の専門化や部門の細分化により、従来は自然に発生していた部門間の接触機会が減少し、情報の断絶が生じています。

会議や打ち合わせは定期的に開催されているものの、本質的なコミュニケーションには至らず、形式的な情報伝達に留まるケースが多くあります。特に、異なる職階や部門間では、業務上必要最小限の連絡しか行われず、相互理解を深める機会が失われているのです。

社内の交流が閉鎖的になっている

既存のグループや部門内での交流に偏り、組織全体でのコミュニケーションが活性化されていないことも大きな問題です。長年同じメンバーで業務を行っていると、新しい視点や意見が入りにくくなり、改善のアイデアも限定的になってしまいます。

部門間の壁が高く、他部門の業務内容や課題を理解する機会が不足していると、全社最適の観点から物事を考えることが困難になります。各部門が自部門の利益を優先し、組織全体の生産性向上に寄与しない判断を下すケースが増加するのです。

新入社員や中途採用者が既存のコミュニケーション文化に溶け込めず、孤立してしまう問題も深刻です。閉鎖的な交流環境では、多様な人材の知見を活かすことができず、組織の成長機会を逸失してしまうでしょう。

情報共有の手段に問題がある

導入されている情報共有ツールやシステムが現場の業務実態に適合していないことも、改善が進まない要因として挙げられます。高機能なシステムを導入したものの、操作が複雑で現場に定着しない、または既存の業務フローと整合しないため利用率が低迷するケースが多発しています。

情報の重要度や緊急度に応じた適切な伝達手段が整備されていないことも問題です。すべての情報を同じチャネルで共有するため、重要な情報が埋もれてしまい、必要な人に必要なタイミングで届かない状況が発生します。

コミュニケーションを活性化するために会社として意識すること

個人の努力だけではコミュニケーション改善は実現できません。会社として組織全体のコミュニケーション文化を変革するには、経営層の明確な意思表示と具体的な仕組み作りが不可欠です。

表面的な施策ではなく、従業員が安心して発言できる環境整備と継続的な取り組みが求められます。

心理的安全性を高める環境づくりが前提になる

コミュニケーション活性化の最も重要な前提は、従業員が安心して意見を述べられる心理的安全性の確保です。失敗やミスを報告した際に責任追及が先行する組織では、従業員は自己防衛のために情報を隠蔽し、本質的なコミュニケーションが阻害されてしまいます。

心理的安全性を高めるには、管理職の行動変容が不可欠です。部下からの報告や提案に対して、まず「ありがとう」と受け止める姿勢を示し、批判や否定から入らないルールを徹底する必要があります。

人事評価制度においても、チャレンジングな取り組みや建設的な意見提起を正当に評価する基準を設けることで、従業員の積極的なコミュニケーションを促進できるでしょう。

経営層が率先してMVVを語る場をつくる

経営層が自社のミッション・ビジョン・バリューを日常的に語り、従業員との対話機会を意図的に創出することが重要です。

多くの企業でMVVは策定されているものの、経営層から現場への浸透が不十分で、形式的な掲示物に留まっているケースが少なくありません。

経営層による定期的な全社説明会や部門別対話会を開催し、MVVの具体的な実践方法や業務との関連性を直接説明することで、従業員の理解と共感を深めることができます。

重要なのは一方的な説明ではなく、従業員からの質問や意見を積極的に受け入れる双方向のコミュニケーションです。経営層の本気度が従業員に伝わることで、組織全体のコミュニケーション文化が変化するでしょう。

部署を超えた交流の仕掛けをつくる

部門間の壁を取り除き、組織横断的なコミュニケーションを促進するため、意図的な交流機会の創出が必要です。日常業務では接点のない部門同士が情報交換し、相互理解を深める仕組みを制度化することで、全社最適の視点を持った判断が可能になります。

効果的な手法として、プロジェクトベースの横断チーム編成、部門間ローテーション研修、定期的な部門紹介会などが挙げられます。重要なのは単発のイベントではなく、継続的に交流が生まれる仕組みを構築することです。部門間の相互理解が深まることで、対立から協働へと関係性が変化し、組織全体のパフォーマンス向上につながるでしょう。