社内コミュニケーションツール10選!課題別の選び方と注意点を解説




社内のコミュニケーション不足は業務ミスや認識のずれ、生産性への悪影響を招く可能性があります。とくにテレワークやハイブリッドワークが増加する中、顔を合わせる機会が減り、自然なコミュニケーションも難しくなっています。これらの課題を解決するためには、適切な社内コミュニケーションツールの導入が有効です。

この記事では、社内コミュニケーションツールの基本や選び方、注意点に加えて、カテゴリごとにおすすめのツールも紹介します。

社内コミュニケーションツールとは?

社内コミュニケーションツールは、企業内での円滑な情報共有を助けるためのツールです。さまざまな機能を備えたツールがリリースされており、企業によっては1つのツールだけでなく、複数のツールを組み合わせて使うケースも増えています。

かつてはメールや電話、FAXが一般的でしたが、現代ではインターネットの普及に伴い、チャット、SNS、ビデオ電話など、多岐にわたるコミュニケーション手段が利用されています。目的に合った社内コミュニケーションツールを活用することで、報告業務やリソース管理などの業務プロセスを効率的に行え、社員への負担も軽減できます。

約7割の企業が社内コミュニケーションに課題を感じている

実際に、企業では社内コミュニケーションに関してどのような課題を感じているのでしょうか。

HR総研が行った「社内コミュニケーションに関するアンケート」によると、約7割の企業が社内コミュニケーションに課題を抱えていることが明らかになりました。
自社において「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか」についての調査では、69%が「大いにそう思う」と回答し、次いで「ややそう思う」が25%となり、ほぼ全企業で「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」との意識が広がっています。

調査では、社内コミュニケーション不足が迅速な情報共有に支障をきたすと感じる企業が多く、大企業や中堅企業、中小企業すべてで「迅速な情報共有」が最も影響を受ける業務とされています。
なお、中堅企業では「部門間・事業所間の連携」や「目指す方向への認識の統一」、「離職防止」にも課題を抱えていることが明らかになりました。

これらの課題は、企業の組織体制や経営・事業方針の変化に対応する社内コミュニケーション体制の不安感から生じている可能性があると言えます。

参照:HR総研公式サイト「社内コミュニケーションに関するアンケート 結果報告」
関連記事:職場コミュニケーションを改善する取り組み6選と具体事例7選を解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG

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社内コミュニケーションツールの種類

社内コミュニケーションツールは、いくつかの種類があり、特徴やメリットもさまざまです。以下では、社内コミュニケーションツールの種類やその特徴をまとめました。

  • ビジネスチャット

社内向けのチャットサービスのこと。

  • 社内Wiki

社内のナレッジを蓄積・共有できるツール。

  • グループウェア

社内の情報共有に便利な機能がオールインワンで集約されたシステム。

  • 社内SNS

社内利用に特化したSNS。チャットやタイムライン投稿、ファイル共有が可能。

  • Web社内報

社内の情報を従業員に対してWeb上で共有するツール。理念やビジョンの共有にも利用される。

【ビジネスチャット】おすすめ社内コミュニケーション

ここからは、具体的にカテゴリ別におすすめの社内コミュニケーションを紹介していきます。まずは、ビジネスチャットツールからみていきましょう。

Slack

Slack(スラック)は、Slack Technology社が開発したビジネスチャットツールです。世界150ヶ国以上で利用されており、アクティブユーザー数1200万人を誇ります。

Slackにはチャット機能だけでなく、ビデオ通話やタスク管理など、業務効率化のための機能が豊富に搭載されています。また、外部アプリケーションとのAPI連携が可能なことも大きな魅力です。さまざまな連携可能なアプリケーションの中で、使いたい機能を自分のニーズに合わせてカスタマイズできます。

<主な機能>

  • チャット(ダイレクト・グループ)
  • ビデオ通話、音声通話
  • リアルタイムの画面共有
  • タスク管理機能
  • ファイル共有
  • 外部サービスとの連携

Chatwork

Chatwork(チャットワーク)は、国産のビジネスチャットツールです。文字やでデータファイルをチャット形式でやりとりでき、直感的な操作で素早いコミュニケーションを実現します。

そのほか、ビデオ通話機能も備えており、離れた拠点の社員や遠方のお客さまとも手軽に会話ができます。

<主な機能>

  • チャット(ダイレクト・グループ)
  • ビデオ通話、音声通話
  • タスク管理
  • ファイル管理
  • メッセージ検索機能
  • メモやファイル置き場などに活用できるマイチャット機能

LINEWORKS

LINEWORKS(ラインワークス)は、LINEのビジネス版チャットツールです。LINEと同じ感覚で使用できる点が大きな魅力です。
LINEが広く普及しているため、仕事上のコミュニケーションも同じ感覚で行え、ツールの使い方を学ぶ手間が軽減されます。

<主な機能>

  • チャット(ダイレクト・グループ)
  • ビデオ通話、音声通話
  • カレンダー
  • 共有Drive
  • タスク管理

Microsoft Teams

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)は、Microsoftが開発・提供しているWeb会議やビジネスチャット機能を搭載したツールです。
リアルタイムのオンライン会議やチャットを通じて、チーム内のコミュニケーションや協力を円滑に行えます。

<主な機能>

  • チャット(ダイレクト・グループ)
  • ビデオ通話、音声通話
  • オンライン会議
  • ファイル共有
  • ドキュメントの共同編集
  • タスク管理
  • 予定表
  • 外部サービスとの連携


関連記事:社内SNSとは?ビジネスチャット、グループウェアとの違いを理解する | 社内ポータル・SNSのTUNAG

【社内Wiki】おすすめ社内コミュニケーションツール

つぎに、おすすめの社内コミュニケーションツールの一つとして、社内Wikiツールをご紹介します。

Notion

Notion(ノーション)は、アメリカ発の社内Wikiツールです。仕事に必要な多彩な機能を網羅し、タスク管理、社内Wiki、ドキュメント作成などが一元化されたワークスペースで提供されています。異なるツールを使い分ける手間がなく、シームレスな業務効率向上が期待できます。

<主な機能>

  • ドキュメント作成
  • ドキュメントの共同編集
  • カレンダー表示
  • テンプレート機能
  • データベース機能
  • タスク管理
  • Notion AI機能
  • 外部サービス連携

NotePM

NotePM(ノートピーエム)は、個人のノウハウを引き出す社内Wikiツールです。マニュアル作成やナレッジ共有に優れたツールであり、検索にも強い点も特徴です。

社内マニュアルや手順書、業務ノウハウ、FAQ、日報・議事録など、ストック型情報管理にも最適と言えます。

<主な機能>

  • ドキュメント作成
  • 動画共有
  • ファイルの中身を含めた検索機能
  • コメント、いいね機能
  • テンプレート機能
  • 活用状況のレポート出力
  • 外部サービスとの連携

【グループウェア】おすすめ社内コミュニケーションツール

つぎに、おすすめの社内コミュニケーションツールの一つとして、グループウェアをご紹介します。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、70,000社以上の導入実績を誇る国産のグループウェアです。スケジュール共有やワークフローなど、シンプルで便利な機能をと搭載しており、チーム内のコミュニケーションを円滑にすることができます。

デバイス対応や高いセキュリティも兼ね備え、プレミアムコースでは100以上のテンプレートでアプリをカスタマイズできるのも大きな魅力です。

<主な機能>

  • スケジュール
  • 掲示板
  • ファイル管理
  • ワークフロー
  • 報告書
  • トップページ
  • アドレス帳

Google Workspace

Google Workspace(グーグルワークスペース)は、Googleが組織向けに提供しているグループウェアです。
GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなどを含み、コミュニケーションやファイル作成など多岐にわたるアプリケーションが利用できます。
企業や教育機関、非営利団体など、さまざまな組織で利用され、生産性向上や安全な利用が期待されています。

<主な機能>

  • メール
  • web会議
  • チャット
  • カレンダー
  • Googleドライブ
  • ドキュメント作成
  • スプレッドシート
  • スケジュール管理

【社内SNS・Web社内報】おすすめ社内コミュニケーションツール

さいごに、社内SNS・Web社内報のおすすめツールをご紹介します。

TUNAG

TUNAGは高いカスタマイズ性と豊富な機能により、各社の課題に合わせた活用が可能な社内アプリです。
また、社内掲示板や社内チャットなど、日常的に使うツールとしての機能や組織状態をリアルタイムに分析できる機能も備えています。

<主な機能>

  • タイムライン
  • 日報
  • チャット
  • サンクスカード
  • ワークフロー
  • ダッシュボード
  • エンゲージメント診断

ourly

ourly(アワリー)は、社内コミュニケーションを活性化し、企業の理念を浸透させ、従業員のエンゲージメント向上に寄与するWeb社内報です。
プロフィール機能と組み合わせて使用することで、相互理解を深め、部署や拠点を超えたコミュニケーションを促進します。

<主な機能>

  • シンプルな入稿・管理画面
  • テンプレート機能
  • リアクション・コメント機能
  • ファイル共有
  • 分析機能

Talknote

Talknoteは、フィードによるリアルタイムの情報共有で社内のコミュニケーションを促進するプラットフォームです。メッセージ機能では社員同士が1対1で効率的にコミュニケーションを図り、ノート機能を活用することで情報共有も円滑に行えます。
またデータ分析機能により、利用時間や頻度を把握できるため、個々のモチベーション管理にも役立ちます。

<主な機能>

  • メッセージ
  • ノート
  • タイムライン
  • プロフィール
  • スタンプ
  • タスク管理
  • 予約投稿
  • メンション
  • シェア機能


関連記事:Web社内報とは?メリット&デメリット、成功事例を図解で分かりやすく紹介 | 社内ポータル・SNSのTUNAG

社内コミュニケーションツールは課題によって選ぶ種類が異なる

それぞれの組織が抱えている課題によって、選ぶべき社内コミュニケーションツールは異なります。

HR総研のデータによれば、コミュニケーションで利用するツールは、主に「メール」で、情報共有のツールを活用している企業は30%に過ぎないことが明らかになっています。

社内コミュニケーションを向上させるためには、ビジネスの現場でのコミュニケーション手段を広げ、自社の課題に合ったツールを選ぶことが大切です。

以下では、各課題に焦点を当て、対応するツールや解決策をご紹介します。

参照:HR総研公式サイト「社内コミュニケーションに関するアンケート 結果報告」

チーム内のコミュニケーションを円滑にしたい

このような課題を抱える企業では、手軽に意見交換ができたり、ビデオ通話で直感的なコミュニケーションができるツールを導入するのがおすすめです。拠点間やテレワーク等で距離が離れたメンバー同士でも連携が取りやすく、業務の円滑な進行をサポートします。

<おすすめのツール>

  • ビジネスチャットツール
  • Web会議ツール

会社からの連絡や通知などの情報を適切に共有したい

このような課題を抱える企業では、従業員が効果的かつ迅速に情報を入手し、連絡を共有できるようなプラットフォームを導入すると良いでしょう。

<おすすめのツール>

  • グループウェア
  • Web社内報
  • 社内ポータルサイト

会社の考えや理念を浸透させたい

このような課題を抱える企業では、会社の最新情報や理念がわかりやすく掲載され、社員同士がコメントや質問を通じて意見を交換できるツールの導入がおすすめです。これにより、社内で会社のビジョンや価値観が浸透しやすくなります。

<おすすめのツール>

  • Web社内報

部署や拠点を超えたコミュニケーションを活性化したい

このような課題を抱える企業では、全従業員に対して発信できるプラットフォームを導入し、部署や拠点が異なる従業員同士が交流できる場所を作ることがおすすめです。フィードやコメント、いいね機能を備えたツールは、リアルタイムかつ気軽なコミュニケーションを促進することができるでしょう。

<おすすめのツール>

  • 社内SNS
  • Web社内報

社内コミュニケーションツールを比較するポイント

社内コミュニケーションの導入を検討している企業では、どのツールを導入しようか悩んでいる方もいるでしょう。
ここでは、社内コミュニケーションツールを比較検討する際に、押さえておくべきポイントをご紹介します。

目的にあったツールであるか

社内コミュニケーションツールを比較する際には、まず導入の目的を考えることが大切です。
たとえば、社内の情報共有を円滑にしたい場合は、グループウェアや社内ポータルサイトを選定します。

目的によって必要な機能が異なるため、ツールの特性をよく理解し、導入の目的にマッチするかどうかを確認しましょう。目的に合ったツールを選ぶことで、効果的な社内コミュニケーションが実現できます。

スマートフォンに対応しているか

モバイル環境での利用が求められる現代において、社内コミュニケーションツールがスマートフォンに対応していることは非常に重要です。

従業員が外出先や移動中でも、ツールを利用できるようスマートフォンに対応したツールを選定しましょう。柔軟な働き方やリモートワークにも対応でき、コミュニケーションの円滑化を図ることができます。

誰でも使いやすいツールであるか

ツールの使いやすさは、ツールを選定する上で重要なポイントです。

直感的なインターフェースや初心者でも使いやすい操作性など、社員がストレスなく利用できるかどうかが大切です。トレーニングやサポートが必要なく、誰でも手軽に利用できるツールが適しています。

導入・運用コストは適切か

社内コミュニケーションツールの導入には一定のコストがかかりますが、そのコストが予算に合致しているかを確認することが重要です。ライセンス料やサポートコスト、有償オプションなどを考慮し、企業のニーズに適したツールを選択しましょう。

社内コミュニケーションツールには有料と無料の選択肢があります。有料ツールは高度な機能やセキュリティ、プロのサポートが魅力です。一方、無料ツールは基本機能の提供が一般的です。企業の要件に応じて検討し、適切な選択を行いましょう。

社内コミュニケーションツールを導入するメリット

企業に社内コミュニケーションツールを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。おもに4つのメリットをご紹介します。

業務効率化につながる

社内コミュニケーションツールは異なる連絡手段を一元化し、スムーズな情報伝達を可能にします。
ビジネスメールだけでなく、カジュアルな文章も交えることで、組織全体のコミュニケーションが活性化します。

また、情報が文章として残るため、従業員同士の質問や確認がスムーズに行え、不要な情報のやり取りが削減されます。これにより、コミュニケーションの質と効率が向上し、業務プロセスがより円滑に進むでしょう。

コミュニケーションが円滑になる

社内チャットやビデオ通話などのツールを利用することで、従業員同士のコミュニケーションが促進されます。
物理的な障壁を取り払い、部門や拠点を越えたリアルタイムな情報共有が可能になります。

従業員はすばやく簡単に連絡をとり合い、プロジェクトや業務に関する情報を円滑に共有できるため、コミュニケーションの質が高まります。

情報がストックされ、必要な情報を見つけやすい

多くのコミュニケーションツールでは、過去のやりとりがログとして保存されます。これにより、必要な情報を後でかんたんに確認でき、検索機能を利用して必要なコンテンツに素早くアクセスできます。

従業員は、効率的に業務に必要な情報を見つけられるため、業務プロセスがスムーズに進みます。   

心理的安全性の担保につながる

オープンでリアルなコミュニケーションが行える環境は、従業員が自由にアイディアや意見を発信しやすくします。この心理的安全性が醸成されることで、従業員は積極的に参加し、クリエイティブな発想が生まれやすくなります。

また、協力体制の構築にもつながり、組織全体のコミュニケーションと連携が強化されます。

関連記事:社内SNSの成功事例5社と導入ポイント6選、失敗する4つの理由を解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG

社内コミュニケーションツールを導入する注意点

社内コミュニケーションツールを導入する際は、事前に気を付けておくべき注意点があります。導入を検討している方は、これからご紹介する注意点も把握した上でツール選びをしましょう。

ツールを導入する目的を明確化しておく

社内コミュニケーションツールを無計画に導入すると、思ったような成果が得られない可能性があります。効果的な活用を実現するためには、導入前に使用目的を明確にし、社内で共有することが重要です。

目的を理解することで、社員はツールを積極的に活用しやすくなり、導入がスムーズに定着します。さらに、目的に合った使い方が可能となり、これが生産性向上にも寄与します。

社員が使いこなせない可能性がある

新しいツールの使い方に不慣れな社員がいる場合、導入効果が十分に発揮されない可能性があります。
そのため、初期段階にトレーニングプログラムを用意し、使い方や機能の活用方法を従業員に周知させることが重要です。

また、導入後のサポート体制を整え、質問や不明点にすばやく対応できるような仕組みを導入することも大切と言えるでしょう。

セキュリティ対策を万全に行う必要がある

社内コミュニケーションツールは、機密性の高い情報を扱う場合があるのでセキュリティ対策は不可欠です。

データの暗号化、アクセス権限の適切な管理、不正アクセスの監視、定期的なセキュリティチェックなどを行い、情報漏えいやセキュリティの脆弱性に備えましょう。
とくに、クラウドベースのツールを利用する場合は、提供元のセキュリティ対策も確認し、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。

まとめ

社内コミュニケーションツールの導入・活用は、業務の効率化や社内情報の共有、進捗管理をスムーズに行えるメリットがあります。
ただし、導入時には使用目的の共有やルールの統一が欠かせません。

機能面や使い勝手、費用、サポート体制などを考慮し、自社に最適なツールを選ぶようにしましょう。

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