Web社内報は必要?始めるまでの流れをわかりやすく解説

Web社内報とは、デジタル化された社内報のことを指します。これは、社内広報の一環として、理念の浸透や社内コミュニケーションの活性化を通じて、組織内の一体感を醸成する目的で使用されるアプリです。

社員数が増加していくにつれて、経営層の考えや会社のビジョンが社内全体に伝わりにくくなることがありますが、そんな時にWeb社内報がおすすめです。

Web社内報のメリット

  • Web上でいつでも簡単に、迅速に社内報を作成・発信できる
  • 社内報の閲覧率や反応率を分析できる

Web社内報のデメリット

  • 環境整備に時間がかかることがある

しかし、実際にWeb社内報を導入しようとすると、「どこから始めればよいのか?」と迷うこともあるでしょう。

この記事では、Web社内報の導入方法について具体的に解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

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Web社内報とは?なぜ必要?

Web社内報とは、企業の情報共有や組織内の一体感を高める目的で作られるデジタル形式の社内報です。

一般に、社内報は以下のようなことを期待して導入されることが多いです。

社内報の目的

  • 経営理念やビジョンの組織内への浸透
  • 自社製品やサービスに対する愛着の向上
  • 社内コミュニケーションの活性化
  • 従業員のやりがいやモチベーションの向上

特に、社員数が多い企業、リモートワークを取り入れている企業、または本社と拠点が離れていて経営層と従業員の間に距離が生じやすい企業では、Web社内報の導入が進んでいます。

Web社内報を通じて、経営理念や行動指針が浸透し、一体感のある組織作りが実現されます。

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紙の社内報とWebの社内報を比較

紙の社内報は、その触感や持ち運びやすさから、多くの人々に親しまれています。社員だけでなく、その家族やOBにも容易に配布でき、組織の歴史や文化を物理的な形で残すことができます。しかし、制作や配布には時間とコストがかかり、読者の反応を具体的に把握することが難しいというデメリットもあります。

では、社内報をWeb化するとどんなメリットがあるのでしょうか?

Webを利用した社内報は、以下のようなメリットがあります。

  • Web上でいつでも簡単に、迅速に社内報を作成・発信できる
  • 社内報の閲覧率や反応率を分析できる
  • 動画やWebページへのリンクも掲載できる

特に動画を活用した社内向けコンテンツの制作が注目されており、ウィズワークス株式会社が2021年に公表した「社内報白書2021」によると、7割近くの企業が「動画コンテンツ制作」や「動画配信」を実施済み、もしくは実施したいと回答しています。

Web社内報の始め方|いくらくらいかかる?

これからWeb社内報を始める場合、以下の2パターンがあります。どちらの方法を選択するかは、組織の予算、ニーズ、既存のインフラによって異なりますが、費用対効果を考慮しながら最適な選択をすることが重要です。

Web社内報の始め方

  1. 使用中の情報共有ツールを活用する
  2. Web社内報アプリを導入する

使用中の情報共有ツールを活用する

社内で既に導入しているコミュニケーションツールやグループウェアを使って、コストを抑えながらWeb社内報をスタートさせる方法です。

この方法は、追加の予算をほとんどまたは全く必要とせず、新たなシステムの導入が不要な場合に最適です。

例えば、SlackやMicrosoft Teamsのようなプラットフォームでは、特定のチャンネルを社内報用に設定し、情報を共有・アーカイブすることができます。

ただし、この方法では、既存のプラン内で提供されている機能のみを使用するため、追加機能が必要な場合は、プランのアップグレードが必要になることがあります。プランによっては月額数百円から数千円の追加費用が発生する可能性があります。

また、情報が時系列で流れていくため、重要な情報が見過ごされたり、忙しい時期に情報が埋もれてしまうリスクがある点には注意が必要です。

Web社内報アプリを導入する

Web社内報アプリを導入する方法では、Web社内報に特化しているだけあって、読了率の追跡や社員間の交流を促進する機能が備わっており、社内報を通じた情報共有とエンゲージメントの向上を実現しやすいのが強みです。

導入により、カスタマーサポートからの継続的なサポートを受けられるため、組織の特定のニーズに合わせて社内報をカスタマイズし、常に最適な状態に保つことが可能です。このような手厚いサポート体制は、社内報の運用をスムーズにし、より効果的なコミュニケーションツールへと成長させることに寄与します。

コスト面では、一般的には、初期費用と月額費用が発生します。多くのWeb社内報アプリは「月額変動制」を採用しており、登録アカウント数に応じて料金が変動します。この方式では、組織の規模や利用状況に応じた柔軟な料金設定が可能となり、無駄なコストを抑えることができます。

おすすめのWeb社内報アプリ

日々のコミュニケーションに溶け込む使いやすさが魅力
TUNAG

企画などの運用業務のサポートが充実している
ourly

コストを抑えてWeb社内報を始めたい企業におすすめ
SOLANOWA

ナレッジマネジメントに注力したい
NotePM

記事作成の手軽さを重視する企業におすすめ
WMZ

社内報サービスを選ぶ際は、まずは自社のニーズと目的を明確にしましょう。そして、それらに最も合致するサービスを選び、資料請求や無料トライアルを活用して実際に試してみることが重要です。

どのサービスも、資料請求や無料トライアルを提供しています。Web社内報の導入を検討する際には、2、3社を比較するようにしましょう。

Web社内報アプリ導入の流れ

Web社内報ツールの導入の流れ

  1. 目的とコンセプトの明確化
  2. 適切なWeb社内報ツールの選定
  3. ツールの導入と環境準備
  4. 発信に向けた準備
  5. 運用改善

① 目的とコンセプトの明確化

最初に、Web社内報を発信する目的を設定しましょう。情報共有が目的なのか、企業へのエンゲージメントを向上させるためなのかなど、目的によって運用方法が異なります。また、発信するコンテンツごとにズレが生じないためにも、コンセプトを明確にすることも大切です。

また、社内報の効果的な活用には、社員のニーズと関心を理解することが不可欠です。アンケート調査などを通じて、社員からのフィードバックを収集し、それをコンテンツ企画に反映させることで、より関心を引く社内報を作成できます。

② 適切なWeb社内報アプリの選定

Web社内報を成功させるためには、適切なサービスの選定が欠かせません。以下の3つのポイントを考慮して、最適なサービスを選びましょう。

サービスのコンセプトと理念: 自社の目的や文化に合致するサービスを選ぶことが重要です。サービス提供者の理念が自社の目指す方向性と一致しているかを確認しましょう。

機能性: 必要とする機能が備わっているかをチェックします。分析機能、リアクションやコメント機能、アンケート機能など、目的に応じた機能が揃っているかが選定の鍵となります。また、ユーザビリティにも注目し、特にログインの手間や利便性に影響する要素を詳細に検討することが大切です。

サポート体制: 運用開始後のサポート体制も重要な選定基準です。問題が発生した際の対応や、運用のノウハウ提供など、充実したサポート体制が整っているサービスを選ぶことで、スムーズな運用が可能になります。

③ アプリ導入と環境準備

まず、選んだサービスに問い合わせを行い、自社が抱える問題点を伝えます。サービスのフロント担当者から、社内報の目的を確認し、運用体制を整えるためのサポート、成功事例の共有、そして最適な活用方法を提案してくれます。

契約完了後は、アプリの初期設計に移ります。その後は、作成した記事をアプリ上で公開していくとなります。

④ 発信に向けた準備

次にどのようなコンテンツを発信するのか企画の立案です。Web社内報を思わず読みたくなるような、社員が親しみを持てる特別間のある内容を考えましょう。

Web社内報のネタ例としては以下のようなものが挙げられます。

  • 経営層のメッセージ
  • 新入社員紹介
  • 社員同士の座談会
  • 社内制度特集

社内にはさまざまな属性やバックグラウンドを持つ人が働いています。ひとり一人の興味関心を引くためにも、見やすいデザインを心がけましょう。レイアウトはもちろんのこと、色や字体にもこだわり、読みやすさを工夫します。

また、記事のみにするのか、写真も入れるのか、アンケート結果を掲載するのかなどのレイアウトも事前に決めておきましょう。全体像がつかみやすくなり、Web社内報をスムーズに作成できます。

Web社内報を公開する前に全体の確認を行います。デザインはコンセプトに合っているのか、記事は伝えたいポイントがわかりやすくなっているかなどです。

⑤ 運用改善

Web社内報の運用開始後は、継続的な改善が求められます。読者である社員からのフィードバックを定期的に収集し、それをコンテンツの改善に活かします。

また、アクセス数や読了率などの分析データを基に、より関心を引くコンテンツの開発や、読者のニーズに合った情報提供を目指しましょう。

運用の過程で得られた学びを次のステップに活かすことで、Web社内報はより価値あるコミュニケーションツールへと進化していきます。

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Web社内報における個人情報の取り扱い

Web社内報における個人情報の取り扱いは、企業の個人情報保護方針に従い、慎重に進める必要があります。従業員は、自身の情報がどのように共有され、どのように保護されるのかを明確に理解することが望ましいです。

一般的に、名前や部署名の公開は許容されていますが、個人的な連絡先や家庭情報などの掲載は避けるべきとされています。顔写真の掲載に関しては、企業によって異なるポリシーが設けられているため、事前に確認が求められます。

Web社内報アプリを導入する際には、オンボーディングプロセスで個人情報の取り扱いに関する詳細な説明が提供されるはずなので、その際に情報共有の範囲やセキュリティ対策について理解し、疑問点があれば担当者に確認しておきましょう。

想いまで伝わるWeb社内報ならTUNAG

社員参加型Web社内報:社内コミュニケーションを活性化

一般的に「社内報の記事は広報担当者が作成し、従業員が見るもの」という認識が多いと思いますが、

TUNAGは全従業員が社内報の記事制作やリアクションに参加して、全社員で作り上げていく仕組みになっています。

そういった運用を適切に行うために、権限設定や記事投稿フォーマット、オリジナルスタンプ等の機能が搭載されています。

高い既読率:日常的に使うツールとして定着し、自然と読まれる社内報に

社内報は従業員に届き、読まれて初めて効果的を発揮します。

TUNAGは、社内チャット機能、社内ポータル機能、ワークフロー機能など、日常的に従業員が利用する機能を多数搭載しています。

そのため社員の日常的なログインを促し、より多くの従業員様に読まれる社内報の運用を実現できます。

カテゴリー毎に蓄積可能:記事を探しやすく、いつでも誰でも閲覧しやすい

投稿された記事はリアルタイムで、タイムラインに流れて従業員様の手元に届くようになっています。

それと同時に、記事はカテゴリー毎にも蓄積され、後から入社した人でもすぐに辿り着き、見ることができる設計になっています。

社内報のバックナンバーや、社内アルバムとしての役割を果たします。

ダッシュボード機能:組織状態を把握・分析しやすい

どの記事がどれぐらい読まれているか、そもそもログインされているか状況把握をするために、記事毎の閲覧数や読了数、投稿数、ログイン数など、社内報運用における様々な数値を管理者画面に表示しております。

また、部署・個人毎に可視化されるので、適切な改善活動に繋げることができます。

Web社内報TUNAGの導入事例

実際に、Web社内報をどのように取り入れ、効果が出ているのでしょうか。TUNAGを活用した成功事例を紹介します。

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1. 株式会社デイトナ・インターナショナル

株式会社デイトナ・インターナショナルは、アパレルを中心としたライフスタイル全般の事業を展開しています。

同社で課題となっていたのが、本部と全国に40以上を構える店舗とのコミュニケーションです。部署や店舗を超えて一体感を生み出すことを目的にWeb社内報ツールを導入。

実際に、Web社内報としてコンテンツを掲載し始めると現場からの反応が増加します。大勢の人が集まる「たまり場」として、さまざまな情報が集まるようになったそうです。

> 株式会社デイトナ・インターナショナルの事例

2. 株式会社タイソンズアンドカンパニー

株式会社タイソンズアンドカンパニーは、レストランやカフェ、ベーカリーなど14の飲食ブランドを展開する企業です。

部署や店舗の垣根を超えた情報共有がスムーズに行えていないことが課題でした。代表の想いや会社の方針などを全従業員にダイレクトに伝えられるツールとしてWeb社内報ツールを導入。

TUNAGの導入後は、部署を超えたコミュニケーションが活性化し、業務改善につながります。今後は、エンゲージメント向上を目的に教育関連コンテンツの整備を考えているそうです。

> 株式会社タイソンズアンドカンパニーの事例

3. ディップ株式会社

ディップ株式会社は、アルバイト・派遣・正社員の人材紹介サイト『バイトル』や『はたらこねっと』などを運営しています。

従業員数は約2,000人と、拠点が増えて事業が展開するとともに、コミュニケーション不足が課題となっていました。もともと導入していた社内報サイトや各部門からのメール発信を一つのツールに集約することを目的にTUNAGを導入。

会社と従業員のエンゲージメントを高めるために、社員からの質問をトップが答えるメニューを追加しました。全社の7割以上が経営陣の発信を閲覧し、好影響を受けていると回答したそうです

> ディップ株式会社の事例

4. 牛乳石鹸共進社

牛乳石鹸共進社は、多くの製品ラインとブランドを持ち、全国に拠点を展開しています。全国展開しているゆえに、従業員間の情報共有やコミュニケーションが難しくなっていました。特に、異なる部門や地域にいる従業員との連携が課題となっていました。

同社は、これらの課題を解決するために、TUNAGのWeb社内報ツールを導入しました。TUNAGを利用することで、従業員同士がリアルタイムで情報を共有し、コミュニケーションを取ることが可能になりました。

TUNAGの導入により、牛乳石鹸共進社の従業員は、異なる部門や地域にいてもスムーズに情報共有ができるようになりました。これにより、業務の効率化が図られ、従業員のエンゲージメントも向上しました。

また、TUNAGには社内報だけでなく、社員同士のコミュニケーションを促進する機能も備わっており、これが同社のコミュニケーション活性化に寄与しました。

> 牛乳石鹸共進社の事例

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