Web社内報とは？メリット&デメリット、成功事例を図解で分かりやすく紹介

Web社内報とは？

Web社内報とは、企業の情報共有や組織内の一体感を高めるためのデジタル化された社内報のことです。Web社内報を使うことで、会社の最新ニュース、イベント情報、社員インタビュー、業界トレンドなどの情報をデジタル形式で提供できます。従業員が自ら情報を投稿したり、意見を共有したりすることができる参加型のプラットフォームとしても機能します。

Web社内報が注目されている背景

Web社内報が近年トレンドになっている背景には、コロナウイルスの影響で働き方が大きく変わり、リモートワークやオンライン会議が日常となったことが挙げられます。

この変化に伴い、従来の対面でのコミュニケーションが減少し、社内の情報共有が難しくなっています。従業員が社内の変化を感じ取ることが難しくなった現状に対応するため、企業は情報共有の取り組みを強化する必要が出てきました。

社内報は、このニーズに応える手段として注目されています。カジュアルに社内の情報をまとめ、従業員に身近に感じてもらうことができるため、多くの企業が導入を検討しています。

Web社内報は、従来の紙ベースの社内報とは異なり、リアルタイムでの情報共有や多様なコンテンツの提供が可能となっています。

経営理念やビジョンの組織内の浸透

Web社内報を利用することで、経営理念やビジョンを定期的に共有し、従業員全員がこれらの価値観を理解し、共有することが可能となります。特に新入社員や異動が多い組織では、経営理念やビジョンを継続的に浸透させるためのツールとして非常に有効です。

自社製品やサービスへの愛着向上

Web社内報を通じて、自社の製品やサービスの特長、開発の背景や顧客からのフィードバックなどを共有することで、従業員自身が自社の製品やサービスに対する理解や愛着を深めることができます。

コミュニケーションの活性化

Web社内報には、コメント機能やいいね機能などのコミュニケーションツールが組み込まれていることが多いです。これにより、記事に対するフィードバックや意見交換が活発に行われ、組織内のコミュニケーションが活性化します。

従業員のやりがいやモチベーションの向上

Web社内報で、従業員の成果や努力を組織全体で共有することで、その成果を評価し、称賛する文化を醸成することができます。これにより、従業員のやりがいを感じる機会が増え、モチベーションの向上に繋がります。

Web社内報ツールはトップダウンのためだけのツールではありません。アンケート、コメント、SNSのようなリアクション機能などにより、社員参加型のコンテンツを実現できます。これにより、コンテンツの質を向上させるだけでなく、従業員とのコミュニケーションも活発になります。

Web社内報と紙の社内報の違い【メリット&デメリットを比較】

社内報を始めるにあたって、まずは社内報の運用をどのような媒体で行うのかをまず決めましょう。主な媒体は紙とWebがあります。

紙媒体での社内報は、社員だけでなく家族やOBにも手渡しで配布することができ、物理的な形での共有が可能です。しかし、読了数や読者からの具体的なフィードバックを取得するのは難しく、その点がデメリットとして挙げられます。

一方、Webを利用した社内報は、情報の更新や共有がリアルタイムで行えるため、最新のニュースや動画を瞬時に共有することができます。また、アクセス数や閲覧時間などのデータを収集し、効果的な情報発信を行うための分析が可能です。

また、Web社内報はトップダウンのためだけのツールではありません。アンケート、コメント、SNSのようなリアクション機能などにより、社員参加型のコンテンツを実現できます。これにより、コンテンツの質を向上させるだけでなく、従業員とのコミュニケーションも活発になります。

理想はWeb社内報と紙の社内報の二刀流

最適な運用方法としては、Web社内報と紙の社内報を併用することが考えられます。これにより、デジタルの利便性と紙媒体の伝統的な魅力を最大限に活用することができます。

なぜなら、それぞれの媒体が持つ利点を組み合わせることで、メリット・デメリットの良いところができて、より幅広いターゲットに効果的に情報を届けることができるからです。

Web社内報のメリット4つ

Web社内報は従来の紙媒体とは違い、テレワークなどで出勤しない社員にも共有できることで注目されています。そんなWeb社内報を導入する4つのメリットを見ていきましょう。

①社内への情報通知がスムーズになる

Web社内報は、作成したコンテンツをすぐに発信できます。紙の社内報は印刷する必要がありますが、Web社内報であれば執筆から社員の手元に届くまでのタイムラグがほとんど発生しません。

また、Web社内報は発信後の加筆や修正も即対応可能であることもメリットの一つです。アプリなどを活用すれば過去の記事など必要な情報が簡単に検索できます。

②コンテンツの効果測定がしやすい

紙の社内報の場合、どれだけの人が読んでいるのかデータの収集は困難です。Web社内報は以下のようなデータを収集できます。

• 閲覧数（PV数）
• 閲覧者数（UU数）
• アンケート回答率

このような効果測定をすることで、より社員のニーズにマッチしたコンテンツ作成ができるでしょう。また、コメント機能などを活用すればコミュニケーション活性化にもつながります。

③Web社内報ツールの活用でコンテンツの幅が広がる

掲載できるコンテンツの幅が広がることもWeb社内報のメリットです。たとえば、動画の挿入や社内SNS・Webページへのリンクなどの機能を活用して内容の充実化を図れます。

特に動画を活用した社内向けコンテンツの制作が注目されており、ウィズワークス株式会社が2021年に公表した「社内報白書2021」によると、7割近くの企業が「動画コンテンツ制作」や「動画配信」を実施済み、もしくは実施したいと回答しました。

Web社内報を閲覧する社員も、紙の社内報より豊富なコンテンツが楽しめるでしょう。また、企画を立案する側も紙の社内報では叶わなかった内容の発信ができるようになります。

④社内報を読むハードルが低い

紙の社内報と違って、Web社内報であれば、ネットがつながるデバイスさえあれば、いつでもどこでも読めます。

Web社内報サービスの選び方のポイント3つ

社内報を新たに実施する企業や、紙ベースからデジタル化を検討している企業にとって、適切なサービスの選定は極めて重要です。以下の3つのポイントを参考に、最適なサービスを選ぶための基準を確立しましょう。

①サービスのコンセプト

多種多様な社内報サービスが存在しますが、それぞれには独自のコンセプトや理念があります。自社の目的や求める成果を明確にし、それに合致するサービスの理念を選定することが第一歩です。

②搭載されている機能

Web社内報ツールの導入において、自社が求めている機能が搭載されているかどうかです。

Web社内報には、主に以下のような機能があります。

• 閲覧数や読了率などの分析機能
• リアクション、コメント機能
• アンケート機能
• Web社内報のテンプレートデザイン
• 公開の通知機能

Web社内報を導入する目的によっても異なりますが、従業員のエンゲージメント向上を目指すのであれば、分析機能やリアクション、コメントができるツールがおすすめです。

特に「ログイン」の手間や導線は、利用者の利便性に直結します。どれだけ魅力的なコンテンツを持っていても、アクセスが難しいとその価値は半減します。サービスが提供するログイン機能やその他のユーザビリティに関する機能を詳細に確認しましょう。

③運用開始後の支援内容

社内報の運用は継続的なものです。初期設計が終わり、本格的な従業員様での運用が始まった際に、どのような支援が提供されるのか、確認しましょう。

その他：Web社内報ツールの見極めポイント

ランニングコストは予算内に抑えられるか

Web社内ツールは運営会社によって費用が異なります。一般的に初期費用と月額費用がかかることが多く、ランニングコストが予算内の抑えられるのかも確認しておきましょう。

機能が充実したツールは費用が高くなる傾向にあります。無料トライアルができるサービスもあるため、自社にマッチしたものかをしっかりと確かめることが大切です。

セキュリティ対策に問題はないか

Web社内報ツールを選ぶうえで、セキュリティ対策が万全かどうかも重要なポイントです。自社の情報を外部に漏らさないためにもしっかりと確認しておきましょう。

どのような機能が備わっているかはもちろん、過去の導入実績や事例に問題がないかもチェックすると良いです。

デザインは自由度が高いか

Web社内報ツールにはテンプレートや例文が用意されているものがほとんどです。真っ白な状態から制作し始める紙の社内報とは異なり、作業を進めやすいのがメリットです。

一方で、自社の特色にマッチしたデザインなのかどうかは重要なポイントとなります。自由度の高いデザインが搭載されているツールのほうが使い勝手が良いでしょう。

マルチデバイスに対応しているか

Web社内報ツールには、PC専用のものや、スマートフォンやタブレットからも利用可能なものが存在します。どのデバイスからでもアクセスしたい場合、マルチデバイスに対応したWeb社内報ツールの選択が最適です。

Web社内報なら『TUNAG』で社内交流を活性化

 1）会社やトップからの情報発信

 2）コミュニケーションが発生する活用事例「サンクスメッセージ」

3）社内の情報共有が促進される活用事例

4）プロフィール機能の活用事例

Web社内報の成功事例【TUNAGの活用事例】

実際に、Web社内報をどのように取り入れ、効果が出ているのでしょうか。TUNAGを活用した成功事例を紹介します。

1. 株式会社デイトナ・インターナショナル

株式会社デイトナ・インターナショナルは、アパレルを中心としたライフスタイル全般の事業を展開しています。

同社で課題となっていたのが、本部と全国に40以上を構える店舗とのコミュニケーションです。部署や店舗を超えて一体感を生み出すことを目的にWeb社内報ツールを導入。

実際に、Web社内報としてコンテンツを掲載し始めると現場からの反応が増加します。大勢の人が集まる「たまり場」として、さまざまな情報が集まるようになったそうです。

＞ 株式会社デイトナ・インターナショナルの事例

2. 株式会社タイソンズアンドカンパニー

株式会社タイソンズアンドカンパニーは、レストランやカフェ、ベーカリーなど14の飲食ブランドを展開する企業です。

部署や店舗の垣根を超えた情報共有がスムーズに行えていないことが課題でした。代表の想いや会社の方針などを全従業員にダイレクトに伝えられるツールとしてWeb社内報ツールを導入。

TUNAGの導入後は、部署を超えたコミュニケーションが活性化し、業務改善につながります。今後は、エンゲージメント向上を目的に教育関連コンテンツの整備を考えているそうです。

＞ 株式会社タイソンズアンドカンパニーの事例

3. ディップ株式会社

ディップ株式会社は、アルバイト・派遣・正社員の人材紹介サイト『バイトル』や『はたらこねっと』などを運営しています。

従業員数は約2,000人と、拠点が増えて事業が展開するとともに、コミュニケーション不足が課題となっていました。もともと導入していた社内報サイトや各部門からのメール発信を一つのツールに集約することを目的にTUNAGを導入。

会社と従業員のエンゲージメントを高めるために、社員からの質問をトップが答えるメニューを追加しました。全社の7割以上が経営陣の発信を閲覧し、好影響を受けていると回答したそうです。

＞ ディップ株式会社の事例

4. 牛乳石鹸共進社

牛乳石鹸共進社は、多くの製品ラインとブランドを持ち、全国に拠点を展開しています。全国展開しているゆえに、従業員間の情報共有やコミュニケーションが難しくなっていました。特に、異なる部門や地域にいる従業員との連携が課題となっていました。

同社は、これらの課題を解決するために、TUNAGのWeb社内報ツールを導入しました。TUNAGを利用することで、従業員同士がリアルタイムで情報を共有し、コミュニケーションを取ることが可能になりました。

TUNAGの導入により、牛乳石鹸共進社の従業員は、異なる部門や地域にいてもスムーズに情報共有ができるようになりました。これにより、業務の効率化が図られ、従業員のエンゲージメントも向上しました。

また、TUNAGには社内報だけでなく、社員同士のコミュニケーションを促進する機能も備わっており、これが同社のコミュニケーション活性化に寄与しました。

＞ 牛乳石鹸共進社の事例

他社のWeb社内報ツールおすすめ7社

Webを活用した社内報ツールが多数登場していますが、今回はTUNAG以外におすすめする7つのサービスを紹介します。

NotePM：社内Wikiでナレッジ共有

NotePMとは、株式会社プロジェクト・モードが運営する、ナレッジ共有に特化したツールです。社内版ウィキペディアのような存在で、情報を整理しやすいのが魅力となっています。大手IT製品レビューサイトでも使いやすさや導入のしやすさで高評価を得ています。社員が日々の業務で得た知識や情報を積極的に書き込み、蓄積・検索できるので、知りたい情報をすぐに手に入れることが可能です。

公式サイト：https://notepm.jp/

ourly：インナーコミュニケーションプラットフォーム

ourlyとは、株式会社ビットエーが提供する、特に分析機能が充実した社内報サービスです。web知識がなくても誰でも手軽に投稿ができ、毎月の定例レポートを通じて運用のサポートもしてくれます。

公式サイト：https://service.ourly.jp/

SOLANOWA：80万人以上のユーザーが利用

SOLANOWAとは、株式会社スカイアークが提供する、Web社内報の運用に特化したサービスです。Word文書を作成する感覚で、手軽に記事を作成することができるのが特長です。

公式サイト：https://solanowa.jp/

WMZ（旧Web Media Z）：デジタル社内報

WMZとは、glassy株式会社が運営する、20年以上の社内報制作のノウハウを活かしたサービスです。Webだけでなく、紙媒体での社内報制作もサポートしています。

公式サイト：https://www.glassy-co.jp/web_lp/

ザ社内報：導入事例750サイト超

ザ社内報とは、株式会社スマートメディアが運営する、導入事例が750サイトを超えるWeb社内報に特化したサービスです。直感的なUIやアイコン表示で、手軽に記事を作成できます。

公式サイト：https://the-shanaiho.com/

社内報アプリ：総合情報サイト「社内報ナビ」監修

社内報アプリとは、ウィズワークス株式会社が運営する、社内報制作のノウハウが詰まったインターナルコミュニケーションポータルです。標準で様々なテンプレートが提供されており、迷わずに見栄えの良い記事を作成できます。

公式サイト：https://shanaiho-app.jp/

Knowledge：無料のWeb社内報

Knowledgeとは、オープンソースの情報共有サービスで、無料でWeb社内報として活用することができます。
GitHubにソースコードが公開されていますが、開発の知識が必要となるため、導入のハードルはやや高いと言えるでしょう。

公式サイト：https://information-knowledge.support-project.org/ja/

読まれるWeb社内報の作り方【5つのステップ】

Web社内報をはじめて作成するとなると、業務の全体像が見えずに不安になることもあるでしょう。ここでは、Web社内報を制作する5つのプロセスを解説します。

ステップ1） 目的・コンセプトの設定

最初に、Web社内報を発信する目的を設定しましょう。情報共有が目的なのか、企業へのエンゲージメントを向上させるためなのかなど、目的によって運用方法が異なります。また、発信するコンテンツごとにズレが生じないためにも、コンセプトを明確にすることも大切です。

Web社内報を読んでもらうには、ニーズをくみ取る必要があります。読者となる社員にアンケートを取り、扱ってほしい内容などを確認すると良いでしょう。

ステップ2） 企画の立案

次にどのようなコンテンツを発信するのか企画の立案です。Web社内報を思わず読みたくなるような、社員が親しみを持てる特別間のある内容を考えましょう。

Web社内報のネタ例としては以下のようなものが挙げられます。

• 経営層のメッセージ
• 新入社員紹介
• 社員同士の座談会
• 社内制度特集

とくに、社員インタビューは関係性の構築に効果的です。内容の充実度はインタビュアー次第となるため、しっかりと準備したうえで臨みましょう。

▼関連記事：
社内報のネタ・企画100選！テーマごとに具体例も紹介 | TUNAG

ステップ3） レイアウト作成～デザインの決定

社内にはさまざまな属性やバックグラウンドを持つ人が働いています。ひとり一人の興味関心を引くためにも、見やすいデザインを心がけましょう。レイアウトはもちろんのこと、色や字体にもこだわり、読みやすさを工夫します。

また、記事のみにするのか、写真も入れるのか、アンケート結果を掲載するのかなどのレイアウトも事前に決めておきましょう。全体像がつかみやすくなり、Web社内報をスムーズに作成できます。

ステップ4） 取材・撮影～原稿執筆

企画立案した内容をもとに、社員への取材や撮影を行います。

Web社内報の取材を円滑にするためには、事前準備が重要です。インタビューであればどのような質問をするのかはもちろん、取材の対象となる人の情報をある程度用意しておきましょう。

また、取材後はできるだけ早めに原稿を作成します。取材時から時間が経過すると、その場の臨場感が薄れたり、せっかく聞き出した内容を漏らしたりする可能性があります。

ステップ5） 校正・校閲～入稿

最後に、Web社内報を公開する前に全体の確認を行います。デザインはコンセプトに合っているのか、記事は伝えたいポイントがわかりやすくなっているかなどです。

早めに公開するためにも、制作スケジュールをあらかじめ組んでおくことが重要です。また、修正が発生することを見込んで、原稿執筆までの日程は余裕を持って設定しましょう。

社内報のように、社長やメンバーのコラムを掲載

弊社・株式会社スタメンでは、TUNAGを利用して、社長のコラムを週1で掲載しています。社長が何を考えているかを伝えたり、会社の方向性を知ってもらったりするために行っています。ただ文章を載せるだけではとっつきにくいのですが、TUNAGでは週刊誌のようなタイトルと表紙を用意し、投稿しています。社内報などによくある1ページだけを切り取ってメニューにしたようなイメージですね。

メニュー画像や入力項目は自由に設定でき、「読み物」のように表現することが可能です

左側がメニュー画面で、右側が実際にタイムラインに流れた時のスマートフォン上での画面です。TUNAGでは、他のメニューや制度などの投稿も行われ、そのタイムラインの中に自然に流れていきます。（Facebookなどのタイムラインと同じような形です。）投稿はパソコンだけでなくスマートフォンからも行うことができ、投稿できる権限を役職で限定することが可能です。

気軽なメッセージ発信を届けやすく、遡って確認することも可能

社長が社員を集めてみんなの前で話す……という場合、仰々しくなりがちです。TUNAGではスマートフォンで手軽に確認することが可能ですので、いつでもどこにいる人でも確認が可能です。1度投稿された内容はメニューから遡って確認することができますので、新しく入社した従業員も過去のメッセージを見ることができ、経営陣が考えていることや会社の雰囲気をつかみやすくなります。


また、TUNAGでは「既読数」が表示されますので、その投稿を確認した人数が分かります。（上記の画面に既読数が表示されています）コメントやスタンプも利用できますので、双方のコミュニケーションを促すことができます。※投稿には、マークダウン記法が使えますので、読み物として読みやすい形に自由にカスタマイズすることも可能です。

「広報・総務からのお知らせ」や「支店ニュース」にも

他社様の事例ですと、広報部門からのお知らせを投稿したり、各支店ごとのニュースを投稿するなどの例があります。プレスリリースのお知らせ、売上達成のニュース、自部署のノウハウ提供など、自由に活用できます。

▼弊社では、知っておきたい法律や総務関連の知識の情報発信などを行っています。
 様々なメニューがTUNAGのタイムラインに一元化されることで、「ある情報はメール」「ある情報は紙で掲示」などのばらつきを防ぐことができます。これまで「何の制度があって、どこに書いてあるのか分からない」という状態だったものを、まとめて従業員にお知らせできるようになります。人事担当などの担当者も管理が非常に楽になります。

息抜きになるような「オフ寄り」の投稿もおすすめ

会社からのお知らせ……と聞くと、ちょっと堅いイメージがあるかもしれません。従業員が会社の情報に興味を持つには、ちょっと気抜いた、遊び心のある情報発信も入れていきたいところです。社内報などでもそのようなコーナーが設けられているのを見たことがあるのではないでしょうか。


活用事例には、料理上手な方の「お料理レシピコンテンツ」のメニューや、「今週のおしゃれさん」というメニューがあります。「会社を知る」だけでなく、「会社にいる人を知る」ことも重要ですので、このように普段交流の無い従業員の方を知れるきっかけづくりにも良いですね。得意なことがある社員や、強い専門知識を持つ社員などをとりあげ、「社員インタビュー」を掲載するなどもおすすめです。

その会社「らしさ」、つまり会社文化や会社の雰囲気は、現場が勝手に作るものではなく、会社と従業員双方からの情報発信が継続して続き、蓄積されることではないかと思います。そのためには、会社や従業員がそれぞれ色んな情報を提供したり、思ったことを「気軽に」発信したりできる環境が大切です。
TUNAGでは、そのような情報の発信と蓄積をすすめる場としてご活用いただいていることが多くあります。ご興味のある方は是非お問い合わせください。

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