「社内で情報共有がうまくいっていないが、どう改善すればいいのか分からない」——そんな課題を感じてはいないでしょうか？企業理念や経営方針が現場まで浸透していない、取り組みの成果や進捗が公開されていない、部署間の連携が不足しているといった情報共有の問題は、多くの企業で共通する悩みです。社内の情報が不透明だと従業員の不安や不満を生み、放置すればモチベーション低下や離職にもつながりかねません。
「情報の透明性」を高めるための解決策の一つが「Web社内報」です。本記事では最新のデータをもとに課題を紐解き、情報の透明性がもたらすメリットや、社内報アプリ活用の効果的なポイント、実際の導入事例をご紹介します。
【時間がない方のためのポイントまとめ】
「情報の透明性」とは、情報が一部の層や部門に偏ることなく、誰にとっても公平かつオープンに、必要なタイミングで共有されている状態を指します。
情報の透明性が担保されていない職場では、「なぜこの判断が下されたのか分からない」「他部署の動きが見えない」といった不満や不信感が蓄積されやすく、やがては従業員のモチベーションやエンゲージメントの低下につながる可能性もあります。
そのためにも経営層・管理職は、情報の透明性について把握するとともに、現場がどのように思っているかを知ることが重要です。
ここでは、株式会社スタメンが2023年に実施した正社員、パート・アルバイトなど2,308名を対象とする調査データをもとに、「情報の透明性」の実態について詳しく解説していきます。
社内の情報共有スピードに不満を持つ従業員は少なくありません。
同調査では、「情報をタイムリーに受け取れているか？」という質問に対し、「全くそう思わない」「どちらかといえばそう思わない」と回答した従業員が全体の53.9％に上り、過半数が現状に課題を感じていることが明らかになりました。
必要な情報がタイムリーに共有されないことで、業務の進行が滞り、チーム全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります。さらに、情報の遅れが原因で、従業員間でのコミュニケーション不足や誤解が生じやすく、これが不必要なミスや再作業を引き起こすことにもつながります。
同調査によれば、情報共有に対する不満は、経営層よりも現場従業員や非管理職の層に顕著であることがわかっています。
役職別に見ると、経営者やマネジメント層ほど「情報は十分に届いている」と感じている一方で、一般従業員になるほど「必要な情報が受け取れていない」と感じる割合が高くなるのです。
このギャップは、組織の階層構造における情報伝達のボトルネックを示しており、従業員の納得感や当事者意識の欠如を引き起こす原因となります。
現場に近い層こそが、日々の業務で最も多くの意思決定を求められるにも関わらず、情報が不足している状態は極めて危険です。情報の受け取り手を意識した、役職を問わない情報共有体制の見直しが求められます。
スピードだけではなく情報共有の抜け漏れについても、不満を持つ従業員は多いです。
同調査では、「情報を抜け漏れなく受け取れているか？」という質問に対し、「全くそう思わない」「どちらかといえばそう思わない」と回答した従業員が全体の63.6％に上り、6割以上が情報共有不足を感じていることが明らかになりました。
情報共有の抜け漏れが続くと、従業員は決定的な情報を欠いたまま業務を進めることになります。このような情報の欠如は、従業員間での認識のズレや誤った判断を引き起こす原因となり、チーム全体のパフォーマンスを低下させます。また、抜け漏れが常態化することで、従業員の信頼感が損なわれ、情報の正確さや共有の重要性についての意識が薄れてしまうことが懸念されます。
では、従業員は具体的にどのような種類の情報が社内で共有されていないと感じているのでしょうか。同調査では、「十分に共有されていないと感じる情報」として以下の項目が挙げられました。
他部署や他拠点の従業員に関する情報が共有不足だと感じる人が最も多い結果でした。
約3分の2の従業員が「自部門以外の人や活動の情報が入ってこない」と考えているのです。
特に支社・支店、現場拠点が多数ある企業では、自部署以外の動きが見えにくく、社内で「誰が何をしているか」がわからない状態に陥りがちであることが、調査から見てとれます。
他部署や多拠点の情報が不十分なまま業務を行っていると、部署間連携の機会を逃したり、「お互い様」の意識が希薄になってしまう恐れがあります。
企業規模が大きくなるほど部門のサイロ化が進みやすいため、意図的に横の情報発信を促す仕組みが必要と言えるでしょう。
次に共有不足を感じる情報は業務に必要な知識・ノウハウです。
社内のベストプラクティスや専門知識が十分に共有されず、約半数の従業員が「知っていれば効率化できたのに」「前任者だけが知っているコツがある」と感じています。
特に新人や異動者にとって、過去のナレッジが伝承されないと同じ失敗を繰り返したり、習得に無駄な時間がかかることになりかねません。
情報の透明性を高め、ナレッジ共有の文化を根付かせることは、従業員の生産性向上にも直結します。
「連絡事項が周知されていない」という声も3割以上に上ります。会議の予定変更や社内行事の案内、福利厚生の案内など、日常的な事務連絡ですら全員に行き届かないケースがあるという結果です。
特にノンデスクワーカーや現場スタッフはメールを常時チェックできないため、本社からの通知を見落とし「聞いていない」「知らなかった」となりがちです。
このような基本的な連絡漏れがあると、従業員の不信感を招き「現場はいつも後回しだ」という不満につながります。全従業員に確実に情報を届ける手段の整備が求められます。
社内で自社の商品・サービスに関する詳しい情報が共有されていないという指摘も約3割から出ています。
営業現場や顧客対応をする従業員にとって、最新の商品情報やサービス内容を把握できていないことは大きなハンデとなります。
本来であれば全従業員が自社の提供価値を理解し誇りを持てる状態が望ましいですが、部署が異なると新製品リリースやサービス改善の情報が伝わらず、「そんなことをやっていたんだ」という事後報告になってしまうこともあります。
組織全体で自社ビジネスへの理解度を高めるためにも、情報共有の機会を増やす必要があるでしょう。
経営層から発信される会社の方針やビジョンも、約3割の従業員が「共有不足」と感じています。
経営陣の意思決定の背景やビジョンが伝わらないと、従業員は「なぜその方針なのか」が理解できずに戸惑います。
「上が決めたから」と理由を伝えない姿勢では、部下も当事者意識を持てず受け身になってしまうという指摘もあります。
逆に言えば、経営層が考えやビジョンを自ら語りかける場を設ければ、従業員の納得感・共感が生まれ、組織全体の方向合わせがスムーズになります。トップメッセージの発信や双方向の対話機会の確保が透明性向上には欠かせません。
社内の情報透明性を高めることは手間に思えるかもしれません。しかし、それ以上に得られるメリットは非常に大きいのです。
情報がオープンに共有される風土が整うと、従業員は会社への信頼感を持ち、自分の役割を理解して主体的に動けるようになります。
ここでは、情報の透明性を担保することで得られる主なメリットを3つ見てみましょう。
部署間で活発な情報交換が行われるようになると、「お互い様」「ワンチーム」という意識が自然と生まれ、助け合いや協力が円滑に進むでしょう。
「知らないことはない」「困ったことがあればお互いに共有し、助け合おう」という風土が根付くと、組織内のコラボレーションが活発になり、チーム全体でより良い成果を出しやすくなります。社内で情報をオープンにすることは、従業員に安心感を与え、心理的安全性の高い職場文化を築く基盤となるのです。
特に、リモートワークや多拠点展開をしている組織においては、情報の透明性が高いほど、物理的な距離を超えて強固な繋がりを維持できるでしょう。
必要な情報が適切に行き渡る環境では、従業員の仕事に対するモチベーションが高まります。経営陣が業績や会社の課題を共有し、現場の意見にも耳を傾けるようになると、「自分たちも会社を良くしていこう」という当事者意識が生まれます。その結果、従業員は指示待ちになることなく、自ら考え、主体的に行動するようになります。
例えば、業績データや他の部署の取り組み状況がオープンに共有されていれば、従業員は会社全体の状況を把握した上で、自分に何ができるかをより具体的に考えられるようになります。
透明性が従業員の主体性を育む好循環が生まれることで、現場から新しいアイデアが生まれたり、課題解決に向けた提案が出てくるなど、組織がボトムアップ型で成長していくことにも繋がるでしょう。
優秀な人材ほど会社の今後や自身のキャリアについて常にアンテナを貼っており、もし見込みがないと感じれば見込みのある企業へと転職してしまうものです。情報の透明性を担保することで、そういった成長意欲のある従業員の定着につながります。
経営方針や目標進捗が従業員にしっかりと伝わることで、自身の業務が組織にとって重要であると認識でき、会社への貢献実感も感じやすくなるためです。
また会社の目指す方向が明示されることで、従業員は会社の将来性に安心でき、評価基準やキャリアパスが明確であれば今後のキャリア成長の道筋を描くことができます。
情報の透明性は離職を防ぎ、優秀な従業員に長く活躍してもらうことにもつながります。
情報の透明性の重要性が分かったところで、具体的にどのように社内の情報共有を改善していくかを考えましょう。
情報共有の方法はいくつかありますが、ここでは特に「Web社内報」の活用をおすすめします。
社内報はもともと社内向けの広報誌ですが、紙媒体からデジタルに移行することで、その利便性は飛躍的に向上します。では、なぜWeb社内報が情報の透明性を確保する上で効果的なのでしょうか。その理由を5つにまとめてご説明します。
Web社内報の大きな強みは、必要な情報を必要な時に、何度でも発信できることです。
紙の社内報は、制作から配布までに時間がかかり、どうしても発行頻度が限られてしまいます。実際、紙媒体では発行までに2〜3ヶ月を要し、記事が公開される頃には情報の鮮度が落ちてしまっているケースもあります。
一方、Web社内報であれば、記事作成から公開までの時間を大幅に短縮できます。経営方針の発表や人事異動のお知らせなども、決定後すぐに全社へ周知することが可能です。
定期的なコンテンツの発信はもちろん、急な連絡事項も即座に掲載できるため、「社内周知が遅れて現場を混乱させてしまった」「公式なお知らせの前に噂が出回り、本来の意図に反するネガティブな印象だけ残ってしまった」といった事態を防ぐことができます。
紙媒体のように配布の手間もかからず、全従業員が同時に最新情報へアクセスできるため、リアルタイムな情報共有には最適です。
紙の社内報はページ数に限りがあるため、掲載できる情報量に制約があります。その結果、優先度の低い話題は掲載を見送らざるを得ないことも少なくありませんでした。
しかし、Web社内報には事実上スペースの制限がないため、経営戦略から現場のちょっとした出来事まで、あらゆる情報を掲載することができます。
部署を跨いだニュースや専門知識の共有、日々の業務連絡やちょっとした豆知識コラムなど、幅広いコンテンツを展開することが可能です。
「こんなことまで載せていいの？」と感じるくらい積極的に情報を公開することで、従業員は社内の動きを広く把握し、興味のある情報に自らアクセスできます。
記事数が増えて情報が埋もれてしまう心配も、タグ付けや検索機能を活用して必要な情報をすぐに探し出せるように工夫すれば解決できます。
Web社内報は、社内の情報ハブとして、制約なく情報を蓄積し、発信できる点が魅力です。
テキスト中心になりがちだった紙媒体と比較して、デジタルなWeb社内報では、写真や画像、動画コンテンツを効果的に活用できます。
例えば、新製品の紹介動画やイベントのフォトレポートを掲載すれば、文章だけでは伝わりにくい臨場感や視覚的な情報を共有可能です。
経営トップからのメッセージを動画で配信すれば、表情や声のトーンまで伝わり、従業員の理解がより深まるでしょう。
また「読む」ことが苦手な従業員にとっても、「見る」「聞く」情報であれば抵抗なく受け入れやすくなります。
特に、スマートフォン世代の若い従業員は、動画や画像付きの記事に親しみを感じる人も多いです。Web社内報であれば、社内報に多様なメディアを取り込み、従業員が楽しみながら情報収集できるようなコンテンツを実現できます。
紙の社内報には、読者の反応が見えにくいという課題がありました。しかし、Web社内報であれば、従業員のリアクションを数値やコメントとして可視化できます。
記事ごとの閲覧数や「いいね！」の数、コメント欄に寄せられた意見などをリアルタイムに把握できるため、発信側は社内の関心事を具体的に知ることが可能です。
加えて、紙媒体では一方通行だった発信が、デジタルでは双方向にすることも可能です。経営層からのメッセージに対して従業員がコメントを書き込むことで、経営トップと従業員間の双方向コミュニケーションが生まれ、心理的な距離が縮まります。
社内報を単なるお知らせではなく、双方向のコミュニケーションツールとして活用できる点も、Webならではの強みと言えるでしょう。
スマートフォンに対応した社内報アプリとして運用すれば、全従業員に情報を届けるためのハードルが格段に下がります。
従来、現場スタッフやパート・アルバイトへの情報共有は、「会社のメールアドレスがない」「社用PCを持っていない」といった理由から難しい場合がありました。
しかし、スマートフォン対応の社内報アプリであれば、役職や勤務地に関わらず、同じタイミングで情報を配信できます。プッシュ通知の機能があるアプリは、さらに従業員に気づいてもらいやすくなります。
拠点数や従業員数が多い企業ほど、社内報アプリによる情報伝達網の整備は大きな効果を発揮するでしょう。
情報の透明性を向上させる解決策として有効なWeb社内報ですが、実際に導入して成果を上げている企業も増えてきています。
最後に、弊社の社内報アプリ「TUNAG（ツナグ）」を活用して情報の透明性を向上させ、社内コミュニケーションが活性化した事例を3社ご紹介します。それぞれの企業がどのような課題を抱え、Web社内報によって何を実現したのか、そのポイントに注目してください。
通信販売大手のジャパネットホールディングスでは、グループ共通の理念「Japanet IDENTITY」を定め、全社的な認識統一を進めていますが、紙の社内報では発行の手間や配布の遅れが課題となっていました。
紙の社内報から社内報アプリ「TUNAG」への移行により、経営メッセージの浸透やパート社員を含む全従業員への情報共有強化を実現しました。さらに、社長がプライベートなことから業務に関することまで、気軽に幅広く発信できるようになったことで、従業員の距離が縮まりました。社長が投稿する「旭人のつぶやき」には100件を超えるコメントが寄せられた回もあり、普段接点の少ない従業員からも意見が届く場として機能しています。
他にも、会社として全員に知って欲しい情報をTUNAGに集約させて発信するようになったことで、正社員からパート・アルバイトまで全従業員にとって、「ここに来ればいろんな情報を取れる」という場所を作ることができました。
参考：ジャパネットホールディングスの社内報アプリ活用法。社長メッセージにコメント100件の反響 | TUNAG(ツナグ)
「ピュレグミ」や「金のミルク」で知られるカンロ株式会社では、もともと紙とWeb社内報を併用していたものの、生産工場や営業支店など拠点ごとの情報格差が課題となっていました。特に、PCやスマートフォンが支給されていない工場勤務の従業員にとっては、社内情報へのアクセスが困難でした。
社内報アプリ「TUNAG」を導入したことで、個人のスマートフォンからも社内報を閲覧できるようになり、記事更新の通知も分かりやすくなりました。さらに、労務関連情報なども配信することでログイン頻度が上がり、閲覧数が増加しました。
また、アプリ上でパーパス「“Sweeten the Future” 心がひとつぶ、大きくなる。」に関する発信を強化し、社内の意見募集やワークショップも実施。オンラインと対面の両側面から理念浸透アプローチすることで理念浸透を促進し、社内アンケートでもパーパス理解の数値が上昇しました。
参考：カンロ、社内報アプリとワークショップでパーパス浸透。本社と各拠点の情報格差を解消 | TUNAG(ツナグ)
『カプリチョーザ』などのレストランチェーンを多数展開する株式会社WDI JAPANでは、店舗ごと・ブランドごとに情報が閉じがちで、別ブランドの動きが見えないという課題がありました。
そこで社内報アプリ「TUNAG」を導入し、各ブランドのメディア掲載のお知らせ、経営層からのメッセージ発信、年間トップの店舗を決める取り組みやスタッフの個人表彰など、社内広報の強化に乗り出しました。
その結果、従業員が自分が配属されていないブランドにも親近感を抱けるようになりました。またTUNAG上で他の店舗やブランドの従業員の人となりが見えるようになり、普段直接会わない従業員同士がとても近い距離感でファーストコンタクトを取れるようになりました。
この事例は、ブランドを越えた情報共有が従業員間のつながりを生み出し、組織の一体感を高める一助となっていることを示しています。
参考：「ブランドを超えた社内広報」を実現。カプリチョーザなどを展開するWDI JAPANの社内コミュニケーション事例 | TUNAG(ツナグ)
社内の情報共有を活性化し透明性を高めることは、従業員の信頼・エンゲージメントを向上させ、組織力強化につながる重要な施策です。
とはいえ、一朝一夕で社内文化を変えるのは簡単ではありません。そこで役立つのが、今回ご紹介した社内報アプリ「TUNAG」のようなツールを活用することです。
TUNAGならタイムリーな情報発信、双方向のコミュニケーション、そして全従業員への一斉周知を容易に実現できます。情報の透明性を担保する仕組みを取り入れ、経営層から現場まで「オープンに共有し合う」企業文化を育んでみませんか？
TUNAGで理念浸透を加速させ、組織の成長やエンゲージメント向上の基盤を作っていきましょう。ぜひ上記リンクよりサービス概要をご覧ください。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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