社内報は単なる情報伝達の手段ではなく、活用次第では従業員エンゲージメントを高める効果的な施策です。しかし、「ネタ切れ気味で困っている」「社内で話題になる企画を思いつかない」とお悩みの社内報担当者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、マンネリ化を脱し、従業員が思わず読みたくなる社内報を作るポイントを解説します。
【時間がない方のためのポイントまとめ！】
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・Web社内報で解消できるコミュニケーション課題
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社内報の企画・制作現場では、様々な課題が山積しています。担当者の多くが直面するこれらの悩みを理解することが、魅力的な社内報作りの第一歩です。
まずは、社内報担当者が抱えている具体的な悩みについて見ていきましょう。
社内報の定期発行を続けていく中で、多くの担当者が直面するのがネタ切れの問題です。新入社員紹介や部署紹介といった定番企画はすでに出し尽くし、インタビュー記事も一巡してしまった状況です。
毎月の締め切りに追われる中、新鮮な企画を考え出すことへのプレッシャーは増す一方。特に年数を重ねた担当者ほど、この課題に頭を悩ませています。
紙媒体の社内報の場合、「どのぐらい読まれたかわからない」「読者からの反応がもらえない」という悩みが発生しやすいです。苦労して作成した社内報に対し、一切の反応がないというのも、担当者のやる気が下がってしまう要因と言えるでしょう。
Web社内報では閲覧状況が数値として把握できる一方で、その数字の低さに悩む担当者も少なくありません。せっかく作った記事が社員に読まれていないと分かってしまうと、担当者が次第にやる気をなくし、社内報の質が落ちてしまうことも考えられます。
ところで、Web社内報の平均既読率はどのくらいなのでしょうか。弊社が提供する「TUNAG（ツナグ）」を用いてWeb社内報を運用している企業の平均閲覧率は以下の通りで、100名以下の企業では約80％、101〜300名の企業では約60％、301〜1,000名の企業では50％程度です。従業員が増えるほど閲覧率は下がる傾向にあります。
※：1001名以上の企業のデータは外れ値が多く、分析結果に影響を与える可能性があるため除外しています。
取材や情報収集の段階で、多くの担当者が壁にぶつかります。業務多忙な従業員からの協力を得ることは容易ではありません。
アポイントメントの調整に苦労したり、締切直前になっても原稿が集まらなかったりと、スケジュール管理の難しさは社内報担当者の大きなストレスとなっています。
特に役職者や人気部署へのアプローチは、常に苦心する点として挙げられます。
慢性的な予算不足と人員不足は、多くの社内報担当者を悩ませる問題です。社内報専任の担当者を置けない企業も多く、担当者が他の業務と兼務しながらの制作を強いられているケースがほとんどです。
デザインや写真撮影などの専門スキルが必要な作業も、限られたリソースの中でやりくりしなければなりません。このような担当者が無理をせざるを得ない状況が続くと、社内報の質が下がることにもつながりかねません。
社内報には様々な立場からの期待が寄せられます。経営層は経営理念や会社の方針の浸透を求め、人事部は採用や組織活性化の役割を期待し、各部署は自部署のPRの場として活用したいと考えています。
これらの相反する要望の調整に、担当者は頭を悩ませています。全ての期待に応えることは実質的に不可能であり、優先順位付けの難しさは常に付きまとう課題となっています。
2023年の株式会社Voicyの調査によると、社内報の閲覧頻度について「あまり開いていない」「全く開いていない」という回答は合わせて31.5％。およそ3人に1人は社内報を閲覧していないという結果でした。
また、同じ調査では「何が改善されれば、社内報を開こうと思うきっかけになるか？」という質問に対して、
という回答が上位3位を占めました。
この結果を踏まえると、以下のような社内報であれば従業員に読まれやすいでしょう。
現場で活躍する姿や、部署の取り組みを積極的に取り上げることで、読者の興味を引きやすい内容となります。
特に、単なる業務連絡ではなく、個々の従業員の人となりや、仕事に対する想いを丁寧に描くことで、共感を生む記事を制作し、組織の一体感を醸成することができます。
例えば、毎号2〜3名の従業員を深掘りして紹介するコーナーを展開してみるのも良いでしょう。業務上の工夫や失敗談、仕事と私生活の両立方法など、等身大の姿を描くことで、高い共感を得ることができます。
また、部署間の相互理解を促進するクロス取材の企画では、異なる部署の従業員が互いの職場を取材し合い、新たな気づきや発見を共有する場となります。
デジタル化が進んだ現代では、情報の即時性がこれまで以上に重視されています。社内の動きや業界トレンドを敏感に捉え、タイムリーな情報発信を心がけることが大切です。
例えば、月刊の社内報に加えて、ウェブ版で週次のニュースダイジェストを配信したり、部門横断的なプロジェクトの進捗状況や、各拠点での取り組みをリアルタイムに近い形で共有するといった工夫です。
また、業界ニュースと社内の動きを関連付けて紹介することで、従業員の情報感度を高める工夫も施していきましょう。
こうしたタイムリーな情報発信により、社内報は「今」を知るための重要なメディアとしての地位を確立できます。
会社や事業などの業務に関する発信をするときも、文字情報だけでなく、魅力的なビジュアルを効果的に活用することで、読者の理解度と満足度は大きく向上します。特に、若い世代でスマートフォンでの情報閲覧が主流となった今、視覚的な訴求力はこれまで以上に重要性を増しています。
また、社内行事や日常の業務風景も、プロカメラマンによる質の高い写真で記録するなど、臨場感のある誌面作りを意識すると良いでしょう。
Web社内報を運用している場合は、動画や音声の社内報コンテンツも良いでしょう。通勤中や家事をしている最中に「ながら見」「ながら聞き」できるので、従業員の好きなときに気軽にコンテンツを視聴できます。
その週のテーマに沿った社員にゲストとして出演してもらうなど、社員を巻き込みカジュアルな企画となるような工夫もしています。
効果的な社内報作りには、計画的なアプローチが欠かせません。準備段階から発行後のフォローアップまで、各ステップを丁寧に進めることで、質の高い社内報を継続的に提供することが可能となります。
社内報のリニューアルや新規作成を始める前に、まずは現状把握が不可欠です。従業員の情報ニーズや、現在の社内報に対する評価を広く集めることから始めましょう。この段階で得られた情報は、その後の企画立案の重要な基礎となります。
具体的な調査方法としては、アンケート調査やインタビューなどが有効です。
また、社内のコミュニケーションツールを活用して、気軽に意見や要望を投稿できる環境を整えている企業もあります。収集した情報は、カテゴリ別に整理し、優先順位をつけて対応を検討しましょう。
効果的な社内報作りの鍵は、適切なテーマ選定にあります。社内の動向や業界のトレンド、従業員の関心事など、様々な観点からテーマを検討していきましょう。
まずはできるだけ多くのアイデアを出し合うことが重要です。社内SNSでの話題や、従業員同士の会話から浮かび上がってくるテーマにも注目しましょう。タイムリーな話題を取り上げることで、読者の興味を引く内容作りが可能となります。
アイデアをリストアップしたら、経営方針や事業計画との連動性、従業員の興味・関心度、情報の鮮度などを評価軸として、テーマを決定します。
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▶︎【Excelテンプレート：社内報アイデア出しフォーマット】
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企画書は社内報作成の設計図となるもので、その重要性は看過できません。企画書には記事の目的、ターゲット読者、具体的な構成、必要な取材先など、詳細な情報を盛り込みます。
この文書が、関係者との共通理解を形成する基盤となります。
デジタル版と紙版での展開方法の違いや、動画コンテンツとの連携なども、この段階で具体的に検討します。企画書は固定的なものではなく、編集会議での議論を経て柔軟に修正を加えていくことも重要です。
社内報の制作には、様々な工程が存在します。これらを効率的に進めるには、緻密なスケジュール管理が必要不可欠です。
発行日から逆算して、各工程の締切を設定し、関係者と共有することで、スムーズな制作進行が可能となります。
プロジェクト管理ツールを活用し、取材、原稿作成、校正、デザイン、印刷という一連の工程を可視化してみるのも良いでしょう。特に注目すべきは、予備日の確保です。突発的な事態や修正作業に対応できるよう、余裕を持ったスケジューリングを心がけてみましょう。
また、定期的なチェックポイントを設け、進捗状況を確認する機会を設けることで、遅延リスクを最小限に抑えることも重要です。
質の高い社内報作りには、部署を超えた協力体制の構築が不可欠です。各部門のキーパーソンとの関係づくりは、円滑な情報収集と記事作成に役立ちます。
具体的な施策として、部署をまたいだ定期的な情報共有の場を設けてみてはいかがでしょうか。部署をまたいで共有することで、部署独自のルールや話題の掘り起こしに気づけることがあります。
また、記事執筆や写真撮影など、得意分野で協力してくれる社内報サポーターを導入するのもおすすめです。こうした体制づくりにより、持続可能な社内報作りが実現します。
社内報の最大の課題の一つが、コンテンツのマンネリ化です。この問題を解決するには、新鮮な視点と多様なアプローチが必要になります。
マンネリを解消するための企画立案のテクニックを、具体例を交えながら紹介していきます。
日常的な会話の中には、魅力的な記事のネタが数多く潜んでいます。従業員同士の雑談や、休憩時間の会話に耳を傾けることで、意外な企画のヒントを得ることができます。
これらの何気ない会話から、組織の実態や従業員の関心事を読み取ることが重要です。
例えば、社内に「アイデアボックス」を設置してみるなどいかがでしょうか。従業員が気軽に投稿できる環境を整えることで、普段の会話から生まれたアイデアを収集できます。
また、社内チャットツールの雑談チャンネルをモニタリングすることで、従業員の関心事やトレンドを把握している企業もあります。こうした日常的な観察から、独自性のある企画が生まれるのです。
業界内外の優れた事例から学ぶことは、企画力向上の近道となります。ただし、単なる模倣ではなく、自社の文化や特性に合わせたアレンジが重要です。他社の成功事例を研究し、その本質を理解することで、独自の企画開発につなげることができます。
また、他業界の社内報との情報交換会を定期的に開催し、新しいアイデアや手法を学び合う機会を設けてみるのも良いでしょう。こうした外部からの刺激が、企画の幅を広げることにつながります。
過去の社内報は、貴重なデータの宝庫です。特に読者の反応が良かった企画を分析し、その成功要因を理解することで、新たな企画開発のヒントが得られます。アクセス数やコメント数など、客観的な指標を基に評価を行うことが重要です。
この場合には、特に高い評価を得た企画の共通点を探すことがポイントになります。「具体的な数字やデータの活用」「従業員の生の声の引用」「視覚的な情報の効果的な使用」など、評価の高い企画の共通項が発見できれば、それを盛り込むことで反応の良い企画を作ることが可能です。この分析結果を元に新企画の立案時のチェックリストを作成してみるのもおすすめです。
社内報は、全従業員のためのメディアです。その企画立案にも、幅広い従業員の参加を促すことで、多様な視点とアイディアを取り入れることができます。
参加型の企画立案プロセスは、読者である従業員との距離を縮める効果も期待できます。
社内SNSや掲示板で募集を募ったり、企画フォームを設置しても良いでしょう。提案者の名前を記事内でクレジットするなど、参加意欲を高める工夫も重要です。
PC・アプリで使えるWeb社内報サービス「TUNAG（ツナグ）」を提供する弊社株式会社スタメンでは、年に3回社内報を発行しています。その実際の企画内容を、ページ写真とともにご紹介します。
■ 関連するお役立ち資料
社内報アプリ「TUNAG（ツナグ）」
新たに取締役に就任した2名による対談を記事にしています。テーマは「大事にしたい仕事・経営観」で、仕事に関わる内容ではありながら、経営層の考え方・人柄も知れるフォーマルすぎない企画となっています。
オフィス移転、会社主催の表彰イベント、初のテレビCVの放映など、会社の節目となるような各種イベントについて、その裏側をインタビューを交えながら掲載しています。
当期に行われた社内横断のプロジェクトの経緯や結果を、目的や効果も含めて記事にしています。また、社内表彰イベントで受賞した社員について、上司からの推薦コメントも含めて掲載しています。
質の高いコンテンツを作っても、効果的に届けられなければ意味がありません。より多くの従業員に読まれ、影響力を持つ社内報にするための具体的なテクニックを紹介します。
一方的な情報発信ではなく、読者との双方向のコミュニケーションを実現することで、社内報の価値は大きく向上します。読者参加型の企画は、エンゲージメントを高め、継続的な関心を維持する効果があります。
具体的には、社内SNSと連動したハッシュタグキャンペーンでテーマに沿った投稿を募集し、優れた投稿は次号で特集として取り上げるような企画は、社内でも話題になりやすく、参加者も募りやすい傾向にあります。
こうした参加型コンテンツにより、従業員の当事者意識が高まり、社内報が組織のコミュニケーションハブとしての役割を果たすようになります。
数字やデータだけでなく、人々の体験や感情に焦点を当てたストーリーテリングは、読者の心に深く響きます。事実や情報を物語として構成することで、メッセージの伝達力と記憶定着度が向上します。
例えば製造業なら、新製品開発の裏側を、プロジェクトメンバーの苦労や喜びとともに描く連載を展開するといった企画は効果的です。技術的な説明だけでなく、開発者たちの思いや挑戦を丁寧に描くことで、他の部署の従業員の共感を得ることに成功します。
また、複数の視点から同じ出来事を描く「多面的ストーリー」の手法もおすすめです。部署間の相互理解促進にも役立ちます。
社内報の価値を維持・向上させるには、定期的な内容の見直しとリニューアルが欠かせません。読者ニーズの変化や、組織の方向性との整合性を確認し、必要な改善を加えていくことが重要です。
読者の反応をきめ細かく把握し、コンテンツの改善を定期的に改善しましょう。また、外部の編集専門家による定期的なレビューを実施し、客観的な視点からの改善提案を取り入れることも検討してみてはいかがでしょうか。
効果的な社内報作りには、いくつかの重要な注意点があります。これらに配慮することで、トラブルを未然に防ぎ、より質の高い情報発信が可能となります。
社内報では個人情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。写真や記事内容において、個人のプライバシーを侵害することのないよう、明確なガイドラインと確認プロセスの確立が重要です。
特に、個人を特定できる写真や実名を使う場合は要注意です。写真使用の同意書フォーマットを整備し、SNSなどでの二次利用についても明確な基準を設け、本人の許可なく個人情報が社内報や社外に出回ることがないようにしましょう。
また、社内報編集チームを対象としたプライバシー保護研修を定期的に実施し、細心の注意を払った情報発信を心がけるなどして、トラブルを防止しましょう。
社内報は組織の価値観やブランドイメージを体現するメディアです。外部への流出も想定し、企業としての品位と一貫性を保った内容・表現が求められます。特に、機密情報の取り扱いには細心の注意を払う必要があります。
テーマや掲載画像はブランドの品位やイメージを損なわないものか、社のビジョンやミッションに反しないものかなどのチェックが必要です。そのために、経営陣や広報部門によるチェックのプロセスを確立するのもおすすめです。
社外に出ても問題ない表現・内容であるかを慎重に精査する必要があります。
限られたリソースを効果的に活用するには、優先順位の明確化と効率的な制作プロセスの確立が不可欠です。そのためには、外注することを検討しても良いでしょう。
例えば、デザインや印刷は外部パートナーに委託し、企画立案や取材は内製化することで、社内ではより重要な作業にリソースを使うことができます。また、若手社員の研修の一環として社内報制作に参画させることなども検討しましょう。人材育成とコスト削減を両立させられる可能性があります。
社内報の継続的な改善には、効果測定と分析が欠かせません。定量的・定性的な評価を組み合わせることで、より精度の高い改善施策を導き出すことができます。
実態を正確に把握するには、体系的なアンケート調査が有効です。単なる満足度調査に留まらず、具体的な改善点や要望を引き出せる設計が重要です。定期的な調査により、経時的な変化も把握できます。
この際、読者層を分けて分析することも重要です。具体的には、部署別・年齢層別を分けて、属性ごとの興味関心の違いを把握し、バランスの取れたコンテンツ制作に活かすことが重要になります。
特定の読者からの感想ばかりに注目してしまうと、当てはまらない層が次第に読まなくなってしまいます。部署や年齢などのターゲット層をきちんと設定し、全社で読まれることを心がけましょう。
Web社内報の場合は、デジタル環境を活用し、気軽にフィードバックを送れる仕組みづくりが効果的です。SNSではリアクション機能が常備されているので、積極的に活用しましょう。アンケートの回答は面倒さや多忙さを理由にできない従業員でも、ワンボタンのリアクション機能なら、行動してくれる可能性が高まります。
返信機能で、話題を盛り上げるのも効果的です。返信に対しては社内報チームからも積極的に返信することで、話題を盛り上げる効果も期待できます。
効果測定の結果を次号の改善に活かすサイクルを確立することで、社内報の質は着実に向上していきます。具体的な改善目標を設定し、その達成度を定期的に確認することが重要です。
特に効果的なのが、改善施策の優先順位付けです。読者インパクトと実現可能性のマトリクスを用いて評価し、効率的な改善を進めましょう。
また、定期的に第三者を交えたレビューを実施しても良いでしょう。中長期的な方向性の見直しも含めて、定期的に改善していくことが重要です。
社内報は、単なる情報伝達ツールを超えて、組織の一体感を醸成し、従業員エンゲージメントを高める重要な役割を担っています。
この記事で解説した様々なポイントを実践することで、より魅力的で影響力のある社内報を作ることができるでしょう。
重要なのは、継続的な改善と挑戦の姿勢です。読者のニーズや組織の変化に柔軟に対応しながら、独自の価値を持つメディアとして進化を続けることが、社内報担当者に求められています。
一般的には「社内報の記事は広報担当者が作成し、従業員は見る専門」という企業が多くなっていますが、それだとどうしても社内報の担当者に負担が偏りがちです。また、「もっと現場の声を届けたい」とお悩みの広報担当者の声も多くお聞きします。
社内報アプリ「TUNAG（ツナグ）」なら、各現場の従業員一人ひとりが社内報の「書き手」になることができます。発信を社内で分担しながら現場の生の声を社内に届けることができます。
■ 関連するお役立ち資料
社内報アプリ「TUNAG（ツナグ）」
記事の投稿権限を任意の従業員に付与できます。誰でも好き勝手に記事を投稿するという状況は避けながら、各部門で分担して社内報運用が可能です。
各部からネタが集まるのでネタ切れにもなりづらく、なおかつ現場の生の声が溢れる社内報を運用可能です。
ダッシュボードで各記事の既読数やコメント数を確認でき、効果測定をしながら企画考案や改善をしていくことができます。
また、コメント機能・スタンプ機能で従業員のリアクションを直接受け取れるので、どんな反応があるか実際に確認することもできます。
TUNAGはPCはもちろんスマホアプリで使えるため、通勤中や休憩中など従業員がスキマ時間に閲覧できます。
また、動画や音声の配信にも対応しているため、「ながら見」「ながら聞き」がしやすいのも特徴です。
■ 関連するお役立ち資料
社内報アプリ「TUNAG（ツナグ）」
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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