2022.3.9

社内広報とは？事例5選、目的、ツール例を解説

「社内広報」と聞いて何を連想されますか？一昔前の感覚だと紙を使った冊子や新聞に、社長からのメッセージから始まり、昇進や部署移動などの社内事情に加え、結婚・出産など祝い事などか書かれていました。これらの情報を社員に共有する事にはもちろん意味があって発行されたものですが、その意図を理解し、隅々まで読んでいる社員は多くなかったのが現状です。しかし、昨今では情報のあり方やエンゲージメントを高めるツールとして社内広報が見直されています。今回は社内広報について目的や役割などに加え、ツールをご紹介いたします。 ⇒お役立ち資料「もうネタ切れに困らない！社内報ネタ30選」はこちら

社内広報とは

社内の情報を共有し、行動を促すコミュニケーション全般のこと

社内広報とは経営方針や企業理念など社内の事を知ってもらいたいというだけではなく、それを知った結果、社員に気づきの場を与え、行動を促す事を期待して作成します。企業文化の形成や社風、風通しの良さなども表す事ができますし、モチベーション向上のための活用など利用目的は様々です。また、組織が大きくなればなるほど経営本部の意向やマインドが伝わりにくくなるため、社内広報を通して共有する事で情報伝達を均一にする事が可能となります。

社内広報の目的

社内広報の大きな目的は会社組織を強くすることです。組織強化するために、具体的には以下のようなも目的を持って発信するケースが一般的です。

・経営理念や経営方針の浸透・企業風土、文化の酵熟・社内の一体感、組織の活性化・社内情報、会社の状況などの共有・従業員のモチベーション向上・従業員の自己啓発、教育研修・家族への理解

などが挙げられます。また社内広報は、どんな目的で発行されているのかを社員に共有する必要があります。なぜなら、その必要性を感じなければ、結局読まれず、伝わらないことになってしまうからです。

社内広報の事例5選

全社会議、紙の社内報、社内イベント等の従来的な手法以外に、ユニークな手法で社内向けコミュニケーションを行っている会社や組織があります。以下では、それらの取り組みを紹介します。

1.社内ラジオ：オーディオストック

2007年に岡山県で創業した同社は、岡山と東京の2拠点で活動しています。楽曲・効果音等の音素材をWebサイトで販売するサービスを運営しています。東京と岡山で情報の差が大きくなり、「社長の意見を知りたい」という意見が多く上がるようになったそうです。そこで、「音声データ」を社内向けに発信する取り組み、社長や社員がパーソナリティを努める社内ラジオを開始しました。参照：「社内ラジオ」で、コミュニケーション課題を改善！(株式会社オーディオストック)

2.Webサイトで社内報を公開：エンジャパン

求人情報メディア・人材紹介サービス等の運営を行うエンジャパン。「ensoku!」というWebサイトでは、社員一人一人が発信する社内報をWeb上で公開しています。オープンな社風を表現し、社内外のコミュニケーションを活性化する手法となっています。参照：『ensoku!』（エンソク）とは？

3.社員の投稿BOXをデジタル化：Waitrose

英国大手食品スーパーのWaitroseは、全ての従業員等の関係者は、組織の成功についての利害関係者だと考えています。多様な変化を迎えるにあたって、従業員がアイデアを共有し、将来の成功の一翼を担えるようにしたいと考えていました。 Waitroseのウェブサイトには、従業員が昼夜を問わず、アプリやウェブサイトからいつでもアイデアを投稿できるコーナーが設けられました。これらのアイデアは、他の人が「いいね！」と言ったり、組織全体からコメントをもらうことができます。 Waitroseは貴重な財産である「従業員」を活かしています。ある従業員がレシートの情報を最適化し、再定義することを提案した後、16万ポンド相当のレジロールを節約することに成功するなど、明確に結果が表れています。ビジネスで何が起こっているのか、最前線にいる人たちが一番理解知っているのです。これは、「報酬よりも承認を」という考え方の例と言えるでしょう。ではなぜ、人は承認を求めるのか？承認は多くの場合、目に見えないものですが、心理的に計り知れない価値があるのです。

4.緊急時に関係者への情報共有を徹底：Manchester Police

英国のマンチェスター警察は、2017年にマンチェスターアリーナで発生したテロ事件の後、救急サービスにおける危機管理コミュニケーションと現場のスタッフを優先することの大切さを示しました。甚大な被害の生じた事件において、職員達はリアルタイムで何が起きているのかを知らされる必要がありました。そして、職員達の安全が第一におかれました。次の対応策が、迅速に取られ、効果を発揮しました。

1. 公表された情報は、内部ネットワークを通して、まず職員に届くようにした 2. 警察署長(CEO)は、直接現場の警察官に会いに行き、話を聞いた 3. 定期会議を行い、職員は心配事があっても、大丈夫だと考えられるようになった

この事例からは、最も深刻な状況においても、強力なリーダーシップに導かれ、団結したコミュニケーションは、いかに組織とそのスタッフを助けるのかということが分かります。

5.組織内TVチャンネルで、1万人以上の関係者をアンバサダーに：Alzheimer’s Society(UK)

英国の認知症患者とその介護者のための慈善団体であるAlzheimer’s Societyは、更なる支援を集めるために、真のアンバサダーを産み出そうとしていました。新しいブランドロゴ、5ヵ年計画、価値観、行動規範など全てを刷新しました。成功の鍵は、2,500名の従業員と、9,000名のボランティアにこの変化をうまく浸透させたことにありました。組織内向けのTVチャンネルを開設し、変化やその背景にある経緯を説明する動画を配信しました。また、Forget Me Not Dayを含む活動、役員陣が組織外で活動し、ハッシュタグ#unitedagainstdementia、スタッフが外部でブランドについて話す時に自信が持てるよう、演説のコーチング等の活動を行うスケジュールを組みました。これらの活動の効果として、92%のボランティアとスタッフが自分を慈善活動のアンバサダーだと認識するようになりました。この事例から分かることは、新しい価値観、行動指針、コミュニケーションを作っても、それを定着させることに投資しなければ意味がないのです。参照元：The 10 best internal communications case studies of 2018 - McCann Synergy

社内広報の役割

1.社内情報の共有

社内でのイベントや伝達事項などを伝える役割を担っています。紙の社内報や社内掲示板だけでなく、メールや、社内SNS等のデジタルツールならリアルタイムで全社員に通達する事が可能となります。 ▼関連記事社内通達とは？書き方やテンプレート、社員に正しく伝えるポイントも解説

2.社内コミュニケーションの強化

社内コミュニケーションの強化も社内広報の一つの役割です。様々な部門での活動紹介や新入社員の紹介などを扱っている会社は多くあります。これらの情報は、普段関わりのない部門の活動や一緒に働く仲間を知る事ができます。社内広報誌等の従来の社内広報手法では、一方向的な情報の伝達になりがちですが、社内SNS等を活用した双方向のコミュニケーションを生み出せば、相互理解を深めることができます。 ER（Employee relation）の視点で、従業員から発信される情報を企業が受け取ることが、信頼関係の構築において重要だと考えられます。

3.従業員の家族へ会社の理解を促す

発行する媒体が新聞などの紙メディアであれば、家族も読む事ができます。家族からの理解を得る事は、従業員が働く上でとても重要です。例えば従業員が世帯主であるならば会社の経営状態を理解する事ができれば安心すると思います。また、昨今では新卒社員は親御さんからの理解も不可欠と言われています。社員のご家族が持つ不安を払拭できるような社内誌であれば、社内広報の存在が大きな役割を果たすでしょう。

社内広報の具体的な仕事内容

社内広報は社員の興味を引く内容でなれけば、せっかく作成しても読まれなくなります。従って読者の興味・関心のある事項を選定し、継続させていく必要があります。また、どんな内容を配信していくかを考え、更新していく担当者や紹介したい人のアサインをし、その内容に適した方法で配信するのが望ましいでしょう。

メルマガ配信

メールは一番簡単に作成する事ができ、リアルタイムに情報を発信する事ができるメディアです。配信する内容は、社内イベントの連絡やプレスリリース、また事業に関わるニュースなど様々です。どんな内容で配信するかを考え、適した人材をピックアップします。社内イベントであれば担当する総務部門、事業に関わるニュースであればマーケティング部門、新入社員の紹介であれば人事部門など配信する内容に適したアサインと調整が必要となります。その他にも、広報担当をアサインし、雑誌やメディアでの掲載情報やプレスリリースなどを発信する事も事業理解やモチベーションの向上にも有効でしょう。

広報誌などの紙メディアを作成する

四半期に1度、年に1度など作成するタイミングは会社によって異なります。頻度が多ければそれだけ制作部隊の負担やコストも増えますが、社員が目を通す機会も増え、会社への理解度も増えます。また制作内容は社長や新入社員など掲載したい人へのインタビューやライティング、写真の撮影、レイアウトやデザイン面での仕事もあります。デザインなど社内で対応が難しいようであれば、制作会社に発注する事も考えなければなりません。また、印刷会社への手配も必要となります。

イントラネットなどの電子掲示板

社内広報の一つにイントラネットなどの電子掲示板を導入している企業も多いです。その場合はWebページの更新が主な仕事になりますが、文書の作成とHTMLの作成とアップロードが主な仕事となり、HTMLとなると専門的な知識が必要となります。社内掲示板を提供しているほとんどのサービスでは、誰でも簡単に入力・更新できるプラットフォームが用意されている事がほとんどです。

ブログ・SNS

社内広報の伝達手段の一つにブログやSNSなども挙げられます。読者の興味を引くようなライトな内容が好まれ、フランクなものが多いです。例えば、会社周りのランチ情報などであれば社員の興味も引く事ができます。その他にも、社長や役員、部長クラスなどが考えている事を発信したり、社員からの悩み相談に使っている事例もあります。 ▼関連記事： Web社内報とは？事例3社や5つの制作プロセスを解説！ - TUNAG

社内広報に活用できる社内SNSなどのツール

SNSというとFacebookやLINEなどを思い浮かべると思いますが、会社とプライベートを分けたいと考えている人にとっては不快感を抱いてしまいます。そのため、導入する際は社内広報用に利用できるツールを選定する必要があります。

Garoon

サイボウズ社が提供している中堅・大規模組織向けグループウェアです。社内ポータルを作る事が可能なため電子掲示板も簡単に作成できます。その他にもスケジュールやワークフローなどグループウェアとして必要なメニューが一通り揃っています。

LINE WORKS

LINE WORKSは個人利用者も多いLINEのビジネス版で、メッセージ機能に加えてメール、カレンダー、資料の共有、掲示板などを使う事ができます。仕事用に別のアカウントを作成する事ができるためプライベートとの切り分けも可能です。また私用で利用しているユーザーも多い事から、使い方などをレクチャーしなくても導入時からすぐに使いこなせます。利用者数が少ない場合やトライアルなどで使ってみたい場合は無料で導入が可能です。

Office 365

Office 365はマイクロソフト社が提供するビジネスツールです。Office 365に含まれているものはOutlookやOfficeだけではなく、Share Pointというサービスを活用すると社内用サイトの構築も可能です。 Share pointはファイル・情報共有サービスの位置付けですが、ワークフロー、コンテンツ管理、アンケート機能、外部共有などを利用する事が可能です。

TUNAG

TUNAGはエンゲージメント経営を実践するための社内SNS機能を搭載しています。他にも社内掲示板として使用したり、ワークフローや日報ツールなど、一般的なビジネス機能に加え、アンケート機能や表彰機能など、エンゲージメント向上に繋がる機能が利用できる事がメリットです。実際にエンゲージメント診断を行うこともでき、コンサルタントが定期的な支援を行うことも大きな強みです。 ⇒組織に一体感を生むWeb社内報アプリ「TUNAG」の製品紹介ページはこちら

社内広報はエンゲージメント向上につながる施策の一つ

双方向のコミュニケーションがとれるツールを活用しましょう

社内広報といえば、従来は総務部や広報部が社内情報を纏めて共有しているだけのツールでしたが、社員のエンゲージメントを向上させるための手法として見直されてきています。また古くからある紙を使ったメディアだけでなく、メールやSNSなどの電子媒体も普及しています。これらを上手く活用し、読まれるコンテンツ作りを行い、従業員にとってより身近で有益となる社内広報の作成を検討してみませんか。