イントラネットとは?死語?今の時代に合うおすすめの社内ポータルを紹介!

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イントラネットとは、組織内でのみ利用できるネットワークのことです。企業内など限られた範囲内で利用可能なネットワーク環境であり、ログイン・アクセスできるのも権限のある社員のみに限られます。 しかし近年では、「イントラネット」という言葉よりも、「社内ポータル」「グループウェア」と呼ばれることも多くなりました。「イントラネットは死語になった」という声もありますが、企業内で使用するツールという点では、社内ポータルやグループウェアも大きな変化はありません。 この記事では、そんなイントラネットのメリット・デメリットや、現代にあったおすすめの社内ツールについて詳しく解説します。

イントラネットとは

イントラネットとは、学校や会社などの組織内でのみ利用できるネットワークです。インターネットと同じTCP/IP通信プロトコルを使用し、ネットワークを構築します。

イントラネットの語源

イントラネット(intranet)のintraは内部、netはネットワークという意味です。つまりイントラネットの意味は、会社内やチーム内だけで利用するネットワークとなります。

インターネットは世界中のネットワークとつながることができますが、イントラネットは社内に構築したネットワークとしかつながることしかできません。以前の企業内ネットワークでは、独自の通信プロトコルが利用されていました。

現在では、インターネットの普及によりTCP/IP通信機器が安く入手できるようになりTCP(Transmission Control Protocol)とIP(Internet Protocol)通信が一般的なものになったため、イントラネットという表現が死語となりつつあります。

参考:TCP/IPとは?通信プロトコルの階層モデルを図解で解説 | ITコラム|アイティーエム株式会社

イントラネットの進化

技術の進化に伴い、イントラネットの存在感も変わってきました。インターネット環境の低コスト化やクラウドサービスの発展により、従来のイントラネットで実現していた機能やサービスを、より手軽に、そして低コストで提供できるようになっています。

例えば、クラウドサービスを利用することで、インターネット経由で企業内のデータやアプリケーションにアクセスすることが可能となりました。これにより、テレワークや在宅勤務も容易になっており、イントラネットのような閉じた環境を構築する必要が低減しています。

イントラネットは死語?古い?

近年、「イントラネット」という言葉をあまり耳にしなくなったのは事実です。しかし、その背後にはイントラネットが果たしてきた役割や機能が変わっているわけではなく、新しい形や用語で表現され、進化を遂げているからです。

具体的には、以下のような名称やサービスが「イントラネット」の現代版として取り入れられています。

  • 社内ポータル:組織内の情報やリソースへの中心的なアクセスポイントとして機能するサイトやプラットフォーム。
  • グループウェア:チームや部署間での情報共有やタスク管理を効率化するためのソフトウェア。
  • 社内wiki:従業員が情報を追加、編集、共有できる知識ベースとしてのプラットフォーム。
  • 社内SNS・ビジネスチャット:コミュニケーションや情報共有を促進するための内部向けのネットワークサービス。

これらのサービスやプラットフォームが示しているように、「イントラネット」という言葉自体が少し古く感じられるかもしれませんが、その背景にあるコンセプトや必要性は今も変わらず、現代のビジネスシーンにおいても非常に重要なものとして位置づけられています。

イントラネットの近年の4つの用途パターン

「イントラネット」と呼ばれることは少なくなりましたが、イントラネットと別の言い換えとして、大きく4パターンの利用シーンがあります。

具体的な用途として代表的なものを以下に紹介します。

①社内ポータル

社内ポータルサイトは、企業の鼓動を感じられる中心地としての役割を果たしています。企業の最新情報や重要な告知を一元的にまとめ、従業員がすぐに参照・活用できるように設計されています。一部のツールでは、従業員向けの投稿機能やアンケートなど、コミュニケーションを向上させる機能も提供されています。

代表的なツール: TUNAG, LumApps

②グループウェア

グループウェアは、業務を進める上での中核的なツールとして位置づけられています。予定の共有やタスクの進捗管理、重要なメールのやりとりなど、日々の業務をサポートする機能が豊富に取り揃えられています。

代表的なツール: サイボウズ, Google Workspace, Microsoft Office365

③社内wiki

情報の蓄積と共有が重要視される現代において、社内wikiはその役割を担っています。既存の知識を検索したり、新しい情報やノウハウを追加することで、ナレッジベースを日々アップデートしていくことが可能です。

代表的なツール: NotePM, Notion

④社内SNS・ビジネスチャット

コミュニケーションは、企業活動の基盤となる要素です。特にリモートワークが増える昨今、社内SNSやコミュニケーションツールの重要性はさらに高まっています。

代表的なツール: TUNAG, slack, LINE WORKS

イントラネットのツール事例


各用途ごとに人気のあるツールをピックアップして紹介します。多様な選択肢があるため、比較検討してあなたのニーズに合ったものを選ぶことをおすすめします。

①社内ポータルサイト

TUNAG(ツナグ)

公式サイト:https://biz.tunag.jp/ TUNAGは、株式会社スタメンが開発・提供するエンゲージメント向上を実現できる社内ポータル・社内SNSです。導入企業数は600社以上にも上り、さまざまな業態や規模で利用されています。 TUNAGの特徴は、各社の組織課題や企業文化に合わせて、コンテンツを企画・運用し、経営の想いや会社に関する様々な情報を社内に浸透させることができることです。 日報や各種申請としても活用できるため、日常業務の中に馴染んだ形でTUNAGが使われ、従業員に情報が届きやすくなります。また、各社の組織課題に合わせて、100社100通りのコンテンツの設計・運用が可能になるため、自由度や拡張性にも優れています。

LumApps(ルムアップス)

公式サイト:https://www.lumapps.com/ja/

LumAppsは、Google Workspaceとの連携が強みの社内ポータルサイト。従業員のエンゲージメントを高めるための機能が豊富に備わっています。

②グループウェア

サイボウズOffice

公式サイト:https://office.cybozu.co.jp/

サイボウズは、スケジュール管理や業務フローの自動化など、多機能なグループウェアとして知られています。使いやすさと高いカスタマイズ性が特徴です。

Google Workspace(旧G Suite)

公式サイト:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Google Workspaceは、メール、カレンダー、ドキュメント作成などの機能を一つにまとめたグループウェア。クラウドベースでの利用が可能で、リモートワークにも対応しています。

Microsoft 365

公式サイト:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

Microsoft 365は、WordやExcelなどのオフィスソフトをクラウドで利用できるサービス。チームとの連携を強化するためのツールが充実しています。

③社内wiki

NotePM(ノートピーエム)

公式サイト:https://notepm.jp/

NotePMは、情報の共有やドキュメントの管理を効率的に行うことができる社内wikiツール。直感的な操作性と高いカスタマイズ性が魅力です。

Notion(ノーション)

公式サイト:https://www.notion.so/ja-jp/product

Notionは、ノート、タスク、データベースなどを一つのプラットフォームで管理できるツール。柔軟なテンプレート機能で、様々な業務に対応します。

④社内SNS・コミュニケーションツール

TUNAG(ツナグ)

公式サイト:https://biz.tunag.jp/ TUNAGは社員同士の相互信頼関係を向上させ、社内コミュニケーションを活性化させる社内SNSサービスです。 一般的な社内SNSで利用できる社内掲示板機能やチャット機能、サンクスメッセージ機能だけでなく、会社に合わせてオリジナルのコミュニケーション施策を実現できます。これまで実施されたオリジナルの施策は40,000種類以上。導入企業数600社以上のコミュニケーションを支えています。

slack(スラック)


公式サイト:https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、リアルタイムでのコミュニケーションをサポートするツール。チャンネル機能を活用して、プロジェクトごとの情報共有が可能です。

LINE WORKS(ラインワークス)


公式サイト:https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネスチャットやビデオ会議、タスク管理などの機能を持つコミュニケーションツール。セキュリティも高く、企業の情報管理に適しています。

組織改善ができる社内ツールならTUNAG(ツナグ)

【公式】 https://biz.tunag.jp/ TUNAG(ツナグ)』は、社内ポータルや社内SNSとしてスマホアプリ、PCで利用できるプラットフォームで、情報共有・業務効率化・コミュニケーション活性化などを目的に多くの企業様に活用されています。 様々な社内施策・社内制度を運用でき、ただ情報が掲載されるだけているだけのポータルサイトを「動きのあるもの」にして、従業員エンゲージメントの向上に貢献します。 伝えるべきメッセージや情報を従業員にスムーズに届け、従業員同士のコミュニケーションが活性化を促す。そんな循環をつくることができます。

 1)会社やトップからの情報発信

TUNAG_社長メッセージ 経営陣が考えていること、会社の課題やビジョンなど、トップからのメッセージを発信する例です。代表が日々考えていることや会社の方向性などをコラムとして発信したりするケースが多くありますが、これまで「メール」で配信しても返信が無かったりと、反応が得ることが難しかったのではないでしょうか。 TUNAGでは、「既読数」を把握したり、気軽にコメントやスタンプなどを送るなどのSNSとして使いやすいという利点があり、メッセージの浸透に貢献しています。 拠点が離れていたり普段頻繁にコミュニケーションが取れなくても、TUNAGを通してダイレクトに発信することができます。言葉や結果だけでなく、意図や背景までも含めて伝達できることがメリットです。 ビジョンや理念に触れる回数が増えることで必然的に浸透が進み、意思統一や意識レベルの向上を促します。加えて過去の発信を確認したり、新しく入社された方も閲覧できることで、早期立ち上がりに大きく寄与します。

 2)コミュニケーションが発生する活用事例「サンクスメッセージ」

TUNAG_サンクスカード 日々の行動の中で感謝や称賛を送り合うサンクスメッセージを通して、個人の行動にフォーカスすることでコミュニケーションを生み出しています。 普段面と向かって感謝を伝えられない事や照れてしまう事、改めて感謝を伝えたい事などをピックアップし皆に共有することで当人同士のコミュニケーションだけでなく、多方面でのコミュニケーションのきっかけを生み出しています。

3)社内の情報共有が促進される活用事例

TUNAG_情報共有 個人毎やチーム毎の日々の成功体験やノウハウの共有、課題や困りごとへのアドバイスなどをリアルタイムに共有することが可能です。 上司・部下や部署内での情報共有だけでなく、部署の垣根を超えた情報共有も可能で、横断的な会社の動きを見える化することでより一層の連携や新たな気づきを得るきっかけにつながります。

4)プロフィール機能の活用事例

TUNAG_プロフィール TUNAGには、マイページにプロフィール機能があります。趣味や特技、好きな音楽などのカジュアルなものから、学歴や職歴、受賞歴まで幅広く個人の人となりを把握することができます。(プロフィール項目は会社によって自由に設定できます) プロフィールをきっかけに思わぬ共通点を見つけて会話したり、部署移動後の同僚が一目でわかるので溶け込みやすい効果もあります。またタレントマネジメントなどの人材管理にも活用可能です。 社内ポータル・社内SNSを検討中の方は、ぜひTUNAGの無料サービス資料をご覧ください。

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イントラネットを導入するメリット

イントラネットは企業の情報コミュニケーションを効果的にサポートするツールとして、多くの組織で導入が進められています。以下、主なメリットを紹介します。

情報の一元管理

イントラネットを導入することで、散在していた情報や資料を一か所に集約することが可能になります。これにより、情報の検索時間が大幅に削減され、業務効率が向上します。また、重複した情報の存在や更新の漏れを防ぐことができ、情報の整合性を保つことが容易になります。

ペーパーレス化の促進

デジタル化された情報は物理的なスペースを取らず、ペーパーレス化を進めることが可能です。これにより、資料の印刷や保存にかかるコストの削減、環境への負荷軽減といった経済的・環境的なメリットも享受できます。

リアルタイムの情報共有

イントラネットを活用すれば、最新の情報や変更点をリアルタイムで共有することができます。これにより、従業員全員が同じ情報をもとに迅速かつ正確な判断を下すことが可能となります。

履歴の記録

情報の変更や更新履歴が記録されるため、いつ誰がどのような変更を行ったかを後から確認することができます。これにより、誤情報の発生源を特定しやすくなるだけでなく、改めて過去の情報を参照する際も役立ちます。

組織文化の浸透

イントラネットは、会社のミッションやビジョン、企業文化を共有するプラットフォームとしても機能します。新入社員のオリエンテーションや研修資料、社内のイベント情報などを共有することで、組織文化を浸透させるのに役立ちます。

部署間のコミュニケーションの活性化

異なる部署やプロジェクトチーム間でも、イントラネットを介して容易に情報共有やコミュニケーションを図ることができます。これにより、部署間の壁を取り払い、よりスムーズな連携が実現されます。

イントラネットのデメリット

イントラネットの導入は多くのメリットをもたらしますが、一方で考慮すべきデメリットも存在します。以下にその主なデメリットを解説します。

コストとリソースの問題

イントラネットを導入するには、初期的に高額な導入費用が必要となる場合があります。特に、カスタマイズや特定の機能を追加する場合、そのコストはさらに上昇する可能性があります。また、継続的なメンテナンスコストも発生します。サーバーの保守、ソフトウェアの更新、障害対応など、日々の運用には専門的な知識やリソースが必要となるため、それらのコストも考慮する必要があります。

関連記事:社内イントラとは?無料でも作れる?導入メリットや有名ツールを紹介

技術的な問題

イントラネットの導入や運用には、ハードウェアやソフトウェアの互換性の問題が伴います。特定のシステムやデバイスとの連携に際して、技術的な障壁が生じる可能性があります。また、ソフトウェアのバージョンアップ時に、既存の機能やデータとの互換性問題が生じるリスクも考慮する必要があります。

情報管理の問題

情報の集約や一元管理が容易になる一方、情報の過剰や重複のリスクも伴います。従業員によって同じ情報が異なる場所に保存されることで、情報の整合性が失われることがある。また、情報の更新が疎かになると、古い情報や誤った情報が流通し続けるリスクもあります。

セキュリティとプライバシーの課題

イントラネットは組織内の情報を集約するため、内部不正のリスクが高まる場合があります。不正アクセスや情報の流出など、セキュリティ上の危機が増加する可能性が考えられる。また、従業員のプライバシー情報も含まれる場合があるため、アクセス制限や権限の設定に関する課題も生じます。

イントラネットのセキュリティ対策:SSLサーバー証明書

イントラネットを運用する際、情報の安全性は絶対的な要件となります。ここで注目すべき対策が、SSLサーバー証明書を使用した通信暗号化です。
「SSL」とは、Secure Sockets Layerの略称で、オンライン上でのデータ送受信を暗号化し、安全性を向上させる技術を指します。

イントラネットの通信暗号化が可能に

イントラネットにおいて、SSLサーバー証明書を利用すると、サーバとユーザ間の全ての通信が暗号化されます。この暗号化によって、悪意のある第三者が中間で情報を盗み取る、いわゆる「中間者攻撃」を防ぐことができます。また、暗号化された通信は、ブラウザ上での警告表示が消え、ユーザに安全な通信を保証する信頼性を与えることができます。

SSLサーバー証明書とは

SSLサーバ証明書とは、Webサイトが本物であることを証明し、SSLによるインターネット通信の暗号化を行うための電子証明書です。GMOグローバルサインなどの認証局が発行した証明書をWebサーバーにインストールして利用します。SSLとはSecure Sockets Layerを略したものでです。データを暗号化することで、データを保護しながら安全に送受信できます。

イントラネットの基本的な機能

イントラネットには、データや情報の共有だけでなく、さまざまな機能が搭載されています。機能はイントラサービスによって異なることがあり、例えば以下のような機能が考えられます。

サイト内検索

イントラネットでは数多くの情報が集約されているため、情報が埋もれることも。しかし、分散した情報や従業員情報を一つのプラットフォームに格納し、横断的に検索できることが大きなメリットとなります。

サイト内検索を活用することで、必要な情報を素早く取り出せるようになります。そのため、ドキュメント全文検索などの充実した検索機能を持つツールを選ぶことが推奨されます。

パーソナライズ機能

イントラネットサイトには、ユーザーごとに最適化された情報を提供する機能がある場合があります。これは、どのページを閲覧しているかの情報を基に、その人にとって有用な情報を優先的に表示する仕組みです。この機能により、より効率的な情報収集やユーザーの利用満足度向上が期待できます。

アクセス解析

イントラネットを作成しても、社員に「見られていない」「使われていない」といった課題があります。社員がサイトの存在を知っていることも重要ですが、社員が見たいコンテンツを配信しているのかも重要です。

イントラネットには、何がどのくらい見られているのかを把握するためのアクセス解析機能が搭載されています。コンテンツ別に社員のアクセス状況を調べることで、イントラネットの改善にもつながるでしょう。イントラネットを運用する際、KPIを設定しておくとより良い運用につながります。

イントラネットを導入する際のポイント

イントラネットを導入することでさまざまな機能が活用でき、業務の効率化にもつながるでしょう。一方で、漠然と導入を進めていては効果を十分に発揮することは難しくなります。

デジタルワークプレイスを実現するために、イントラネットなどのツールは必須です。イントラネット構築・運用に際しての注意点を解説します。

1. 運用目的を明確にする

イントラネットの導入にあたり、社内にどのような課題があるのかを把握する必要があります。具体的にイントラネットでどのような課題を解決したいのか、運用目的を明確にしておきましょう。イントラネットの運用目的が不明確だと、社員の混乱を招く可能性があります。

最終的にどのような状態にしたいのかというゴール設定も重要です。目的やゴールを明確にすることで、最適なツールや機能選びが可能となり、イントラネット導入の成功率も高められるでしょう。

2. 使い方の周知を従業員に行う

イントラネットの導入効果を発揮させるためには、まず従業員に概要や使い方が定着していることが重要です。どれだけ優れたイントラネットを構築しても、利用者が少なかったり、適切な利用がされなかったりなどの課題に直面することになります。

導入する際に社員への周知はもちろんのこと、使い方に関するフォローアップ行いましょう。一部の人だけが利用できるのではなく、社員全員が最低限の機能を使いこなせるのが理想的です。「使い方がわからない」「欲しい情報が見つけられない」とならないように、適切なサポートが大切です。

3. セキュリティに問題がないかを確かめる

イントラネットを構築・運用するにあたり、セキュリティ対策も不可欠です。イントラネットのセキュリティ問題は、外部ネットワークからの攻撃と内部による不正が挙げられます。

外部攻撃については、コンピューターウィルスによる侵害だけでなく、内部ネットワークに侵入されてクラッキングされる恐れがあります。外部からの攻撃を防ぐために、許可していないアクセスや不正なアクセスをブロックするファイアウォールを設置しましょう。

また、社内の全社員がアクセスできる環境にあると、不正に情報を引き出されたり、データを改ざんされたりする可能性があります。内部不正を防ぐために、閲覧権限の管理、アクセス履歴の管理など徹底することが大切です。

4. ネットワーク不具合時の対策を立てておく

万が一、長時間のネット障害が発生すると、復旧するまで一切のデータが閲覧できないことになりかねません。イントラネットにデータや情報が集約されていると、会社全体の生産効率が大幅に低下してしまいます。

イントラネットを構築する際は、いざというときの対策を立てておくことが重要です。すぐに対応できるよう社内で体制を整える、もしくは外部業者との保守・サポート契約を締結しておくと安心でしょう。

イントラネットに関するよくある質問

ここでは、イントラネットに関してよくある疑問と、その回答をまとめます。

イントラネットとインターネットの違いは?

イントラネットとインターネットは、接続できるネットワークの範囲において基本的な違いを持っています。

イントラネットは特定の組織や企業内のネットワークに限定され、主に社内の端末からのみアクセスが可能です。従業員は特定のイントラサイトにログインし、社内に設置されたイントラサーバーに情報を求めたり、共有したりします。

もし組織内に複数のイントラネットが存在する場合、それぞれにアクセスすることもできますが、外部からのアクセスはセキュリティ対策、特にファイヤーウォールによって制限されています。

一方、インターネットは全世界のネットワークにアクセス可能な公共のネットワークです。多くのサーバーやウェブサイトが存在し、プロバイダーとの契約を通じて接続することで、世界中の情報やサービスを利用することができます。

このように、イントラネットとインターネットは、接続の範囲と利用方法において、明確な違いを持っています。

イントラネットで外部アクセス接続するには?(VPN)

VPN(Virtual Private Network)を導入することで、社外からでもイントラネットに接続できます。VPNとは、特定の人だけが利用できる仮想のプライベートネットワークです。社内にVPN対応ルーターとVPNサーバーを設置し、利用者の端末にVPNソフトをインストールすることで、仮想のネットワークが形成されます。

イントラネット環境でWeb会議をするには?

イントラサーバーにオンプレミス型のWeb会議システムを導入することで、インターネットに接続しないイントラネット環境でもWeb会議を行うことができます。セキュアな環境でシステムを構築するため、機密情報の漏洩やハッキングのリスクを最小限にしたWeb会議の開催が可能です。カスタマイズ性が高いため自社の目的に合わせて機能を追加するといった自由な設計が可能ですが、導入時のコストが高い、システムを構築するまでに時間がかかる、メンテナンスやトラブル対応を自社で行う必要があるなどのデメリットもあります。

オープンソースのWeb会議システムなら無料で導入できます。ただし、導入するためには専門的な知識が必要です。オープンソースのWeb会議システムには、Jitsi Meet、BigBlueButton、Wire、Elementなどがあります。

イントラネットとLAN(ローカルエリアネットワーク)の違いは?

イントラネットとLANは、共にネットワークの一形態ですが、それぞれ異なる目的と特性を持っています。

イントラネットは企業内部など特定の組織で使用されるプライベートなネットワークで、通常のインターネットと同じ技術を使用して情報共有やサービス提供を目的とします。

一方、LANは物理的に近い場所にあるコンピューターやデバイスを接続するネットワークで、ファイル共有やプリンターの共有などの基本的な通信を目的としています。イントラネットはより広範で複雑なサービスを提供できる一方で、セキュリティ対策などの管理が求められることが多いです。LANは比較的シンプルな構造で、特定の場所での高速通信を実現します。

このように、両者は用途と機能の違いから区別されます。

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