月次報告書のテンプレート・例文と、書き方の6つのポイント

「月次報告書」の作成は、組織の業績を評価し、改善の方向性を示すうえで重要です。

この記事では、月次報告書の効果的な書き方だけでなく、組織の力を最大限に引き出すためのポイントを解説します。

月報の目的やPDCAサイクルの重要性、そして組織の成果を最大化するための具体的な方法について詳しく解説しています。月次報告書をより効果的に活用し、組織の成功を追求しましょう。

月次報告書（月報）とは？

月次報告書の定義とは

月次には、「毎月実施すること」という意味があります。月次（げつじ）報告書とは、1ヶ月間の目標に対する実績・成果、取り組んだ業務の内容や進捗、実績などをまとめた報告書のことです。省略して「月報」とも呼ばれます。

月報を記入・提出することで、従業員自身も業務の進捗や実績を振り返り、PDCAに生かすことができます。また、上司が部下の状況を把握したり、経営陣が現場の状況を把握するのにも役立ちます。

また月報は個人単位ではなく、部署単位・事業部単位で記載するケースもあります。特に、月次決算を行なっている企業においては、各部から提出された月報をもとに月次決算書や事業報告書を作成する流れとなります。

月報と週報・日報の違い

月報と週報、日報の違いを表にまとめると下記のようになります。

月報の意味・目的

ここでは月報の意味や目的について詳しくご紹介します。

目標管理ができる

月報の目的として目標の管理が挙げられます。目標がどのくらい達成できているのか、達成できていない場合は何がどの程度足りないのか、達成できる見込みはあるのかなどを確認する際に利用されます。

定量化された根拠のあるデータが蓄積されることで、今後の方向性や軌道修正の必要性などの確認も可能です。また、成果と活動内容の因果関係を証明する際にも役立ちます。

評価の判断材料になる

月報は評価の判断材料にもなります。成果が出せているのか、実績はどのくらい積んでいるのかなどを確認できるため、判断材料として役立ちます。

振り返りの機会になる

月報は1ヶ月間という期間をまとめて報告するため、その間の進捗状況や業績の推移なども確認できます。後から見直すことによって、振り返りの材料になるでしょう。さらに、前年同月比や前月比などの過去の実績と対比させることもできます。

チーム内で情報を共有する

ほとんどの企業が、部署やプロジェクトチームの内で情報を共有しています。最終的には、チームで同じ目標を追っているためです。この際、お互いの業務理解をすることは、チームの方針策定やコミュニケーションを高める上で重要です。また、業務の進捗具合も図ることができるため、遅延が発生した際も補助し合うことができます。

翌月以降の計画を立てられる

月報は翌月以降の計画を立てるのにも役立ちます。月報を読めば業績の経過や目標に対する進捗度などが分かり、翌月以降の契約や戦略を立てやすくなります。

月次決算を実施する流れ

月次決算とは、事業進捗や売上状況、財政状態などを可視化するために、毎月行う決算のことを指します。事業年度末と別に実施することで、より細かく事業状態を把握し、経営判断に活かすことができます。月報によって各事業部や各部署の成果を可視化、月次決算書としてまとめる流れになります。ここでは、月次決算がどのように行われていくのかを確認していきましょう。

決算整理仕訳を実施する

まず初めに、各部署の売上、経費、在庫などのデータを収集して、決算整理を行います。具体的に実施することは下記の通りです。

月次試算表を作成する

当該月の各部署の売上、経費、在庫などのデータの整理が完了したら、月次試算表の作成に移ります。月次試算表は、総勘定元帳から数字を転記したものです。

月次試算表では、各勘定科目の借方と貸方に差がないかを確認しつつ、一致していない場合は原因を特定する必要があります。その際は、各事業部や部署から提出された月報の内容と照合させながら、確認していきましょう。

なお、試算表は下記の3種類に分類されます。

• 合計試算表：各勘定科目の借方と貸方の合計額を示す帳簿です。
• 残高試算表：各勘定科目ごとの残高がまとめて記載されている帳簿です。
• 合計残高試算表：合計試算表と残高試算表が合わさった帳簿です。項目は借方残高・借方合計・貸方合計・貸方残高に分けて記載されます。

また、経営層が資金繰りを確認する際に必要な資料を作成することも重要です。以下のものを用意すれば、網羅的に業績状況を把握することができます。参考にしてください。

• 損益計算書
• 貸借対照表
• 資金繰り表
• その他の資料・・・予算実績対比表、前年同月対比表、部門別損益計算書、借入金一覧表、売上高推移表（品目別、得意先別など）、受注残高表（品目別、得意先別など）、経費推移表、売掛金残高表、買掛金残高表、在庫一覧表など

必要に応じて、部門別や事業別に用意すると管轄ごとの業績を把握できるため便利です。

月次報告書としてまとめて、経営層に報告する

月次決算で取りまとめた内容をもとに、経営状況を数値面から可視化し、経営層に向けて報告します。数値を並べるだけではなく、年間推移や前年比が一目でわかるように、整理すると良いでしょう。

月次報告書の取りまとめが遅くなると、経営判断にも影響が出るため、各従業員にも協力してもらって、決算整理や月次試算表の作成までをスピーディーに行うことが重要です。