社内合宿をスムーズに進める幹事の動きとは!? 盛り上げるコツをインタビュー

社内合宿の幹事を任された時、どんなことに気をつければよいか、どんな準備が必要かなどを前編の記事にてご紹介しました。 後編のこの記事は、社内合宿をよりスムーズに進行するためのコツや盛り上げるためのポイントを、前回に引き続き、鈴木さん、中谷さんのインタビューを通してお伝えします!
▼(参考)今回の合宿スケジュール 1日目(昼):各自車移動、集合後、全体会議・議論 1日目(夕食):BBQ 1日目(夜):運動会&花火(運動会後は自由解散) 2日目(朝):アクティビティ(ヨガ) 2日目(昼):アクティビティ(サバゲー) 2日目(夕方):解散

合宿をスムーズに進めるために幹事がおさえておくべきポイント

当日のスケジュールを把握し、役割を明確にして動くこと

↑(左)鈴木、(右)中谷 - 幹事は2名でしたが、事前の食材の買い出し、社内レクリエーション時の司会などに加わった人もいましたね 中谷:そうですね、当日のBBQの買い出しは2名ほど一緒に来ていただいて、1時間くらい前に先に買いにいきました。 - 2日目の朝は、みんなでヨガをして、その場所で朝ごはんというとても素敵な時間だったんですが、手作りの朝ごはんの準備すごく大変だったんじゃないですか? 中谷:ヨガが始まったのを見て、すぐに朝ご飯を用意する場所に移動しました。私と鈴木さん、森山さんの3人で、宿泊した部屋(コテージ)のキッチンで作っていました。バケットを切って、パンを焼いて、ひたすら具材をはさんでました。設備が揃っていたので準備はやりやすかったです。 鈴木:でも時間ギリギリでしたね……。なんとか間に合ったという感じでした。 - そうなんですね、ヨガが終わったベストタイミングで朝ごはんが届けられて感動しました! 中谷:ヨガが始まった時間から終わる時間を想定していました。ヨガの場所にいる別のメンバーに連絡して状況を報告してもらったりして、連携しながら準備していましたね。
▼ POINT ・おおまかな役割と当日のスケジュールを把握して各自が動けるようにしておくこと ・買い出しや準備など、幹事以外にも協力者を募って役割分担すること

次のプログラムのために、先回りして場所を確認する

- 1日目到着後、どんな動きをしていたんですか? 中谷:BBQの場所の説明を受けたり、社内レクリエーションに使いたい外の広場の場所の確認や、施設の使い方などを確認していました。場所が広かったので、移動する時間もかかり、あっという間に会議の時間になりましたね。 鈴木:運動会を開催する場所の確認をしていました。 中谷:そうそう、当日宅配で手配していたライトとかを受け取って組み立てていたりもしました。同時進行でBBQの準備も進めていたので、かなりバタバタでしたね。 - めっちゃ大変じゃないですか! 中谷:あとは、2日目の朝のヨガの場所を事前に下見に行ったんです。施設の方からは「歩いていけるよ」と聞いていたんですが、実際は敷地がかなり広かったので、歩くのと車で移動するのとどっちがいいか確認していました。 鈴木:そしたらめっちゃ迷いましたよね(笑)竹やぶの中に入っちゃったりして。 - 遭難しそうだったんですね…… 鈴木:あとから分かったんですが、道についていた行き先の矢印が間違った方向を向いてたんです。サスペンスドラマみたいですよね(笑)それも含めて、事前に下調べしておいて良かったです。
▼ POINT 合宿場所を事前に下見をしていない場合が多いため、プログラムがスムーズに進行できるかどうか、先回りして場所の設備などを確認しておく。

宿泊する場合は、部屋ごとにリーダーを決める

中谷:これは振り返って思うことなんですが、宿泊する部屋ごととかのグループ毎にリーダーを決めておいて、スケジュールのお知らせとか誘導とかのお願いをしておけばよかったなと思いますね。2日目の朝、みんなを2人で起こすのが本当に大変で(笑) 鈴木:事前に何時にどこに行かないといけないのかも十分に伝わっていなくて、当日の朝にバタバタしてしまいました。 - 時間通りに動いている人も多かったですが、誰がいないかとか把握しきれないですよね。 中谷:そうなんです。朝のヨガは先生を呼んでいたので、決まった時間から絶対始めないといけないじゃないですか。さらに、ちゃんと起きて移動している人もいたので、待たせてしまってはいけないと思って、結構焦りました。
▼ POINT プログラムの進行は幹事で行いながら、団体を仕切ってもらう人を別で指名しておくとよりスムーズに進む。

合宿参加時の服装は詳細にアナウンスを!

↑朝ヨガを行う様子 - 他に「こうしておけばよかった」ということはありますか? 中谷:服装の指示はもう少し明確にしておけばよかったですね。 鈴木:半袖でサバゲーは厳しかったですね……。 - 確かに。でも、事前に「汚れてもいい格好で」とアナウンスはしていましたよね? 中谷:そうなんですが、もう少し具体的な指示がある方が良かったですね。「サンダルはダメだよ、絶対スニーカーで」とか具体的に言うべきでした。 「どろんこになりますよ」だけだと受け取り方によって変わってしまうので、怪我防止の視点からもアクティビティ実施時の服装は細かく指定したほうがよいですね。
▼ POINT 服装は怪我防止のためや、アクティビティを全力で楽しむためにも、詳細な指定を。特に女性メンバーにはより詳細に伝えておくと良い。

合宿を盛り上げるためのアイデア5つ

1)合宿前に詳細の発表を小出しにしてジワジワと盛り上げる

- 合宿開催前、どんなことをするかや施設の発表ってけっこう小出しにしてましたよね? 中谷:そうなんです、TUNAGでちょっとずつ発表して、ワクワクしてもらおうとしていました。1年前の過去の合宿の様子の振り返りも行いました。 鈴木:ちょっとずつ公開していくことで、その日が楽しみになりますよね。最初は宿泊先、次にアクティビティなどの内容、最後に旅のしおりみたいな詳細な内容が記載されたものを投稿しましたね。
▼ POINT 合宿前から当日を楽しんでもらうための情報を少しずつ発表して盛り上げる。

2)車移動時や宿泊時の「グループ分け」にもこだわる

- 移動する車のメンバーはどうやって決めたのですか? 鈴木:車に乗るメンバーは異なる部署、性別や年齢のバランス、運転できる人の配置を気にしながらシャッフルして決めました。普段あまり会話しない人がコミュニケーションをとれるように考えました。 中谷:色々考えてグループ分けしたつもりだったんですが、よく考えたらキャラが偏ってる車がありましたね……。 - 宿泊するコテージの部屋決めは、くじでしたね! 中谷:車のグループ分けがちょっと偏ってしまったので、部屋はくじにして運まかせにしてしまおうと(笑) - クジ、めっちゃ盛り上がってましたね! 鈴木:借りていたコテージが、広いところとそうでないところなど、部屋によって差があったので、逆にくじでよかったです。「いい部屋当てたい!」みたいな盛り上げにつながりましたね。あのくじのセット、ドンキで買ってきたものなんです。「王の部屋」と名のつくコテージは、「王」って手書きで書きました(笑)
▼ POINT ちょっとしたグループ分けも、コミュニケーションの機会になるので活用する!

3)集合までの「移動中」も、合宿のコンテンツに

- 大阪・名古屋・東京から集まる形でしたので、移動時間が結構ありました。その間、それぞれの車で写真撮影してくださいって指示がありましたね、あれも事前に決めていたのですか? 鈴木:そうですね。各車でどんな風に出発したか、途中どんなことをしているかを投稿してもらうように各グループに依頼しました。TUNAGに投稿するルールも決めて、リアルタイムでみんなの様子が見れるようにしましたね。 - 「あっちの車がソフトクリーム買って食べてるからうちも食べよう」みたいな感じでしたね(笑) 中谷:ソフトクリーム、みんな食べていましたね(笑)集合までの時間も楽しかったです。
▼ POINT 集合する前の時間もコンテンツに!移動時間の様子をリアルタイムに投稿することで集合までのモチベーションもUP。

4)朝ごはんは手づくりが喜ばれる!(そしてコストダウンにも)

↑幹事のみなさんの手づくり! - そういえば朝ヨガの後の外で食べる朝ごはん最高でした!ヨガの間、みなさん朝ごはん作っていたんですか? 鈴木:そうです、幹事2名ともう一人の3人で用意しました。事前に買ってきたバケットを切って、焼いて、挟んで。時間ギリギリでしたけど、喜んでもらえて嬉しかったです。 中谷:コテージにキッチンの設備がそろっていたので、準備しやすかったですね。予算的にも、削れるところがどこか考えると朝ごはんだったんです。キレイな景色を見ながら朝みんなでごはんを食べることができて良かったです。
▼ POINT 朝ごはんは外食すると結構高い。みんなで作ったり、みんなで外で食べたりすることで一体感が生まれるきっかけにも。

5)全員で集合写真を撮ることを忘れずに

- 集合写真はコテージの前で撮影すると決めていましたか? 鈴木:特に決めていなかったですね。 中谷:オリジナルのTシャツを作っていたので、それを着て撮ろうとは言っていました。最初は2日目のヨガを実施した場所で撮影しようと思っていたのですが、Tシャツ持っていくのを忘れてしまっていたのと、全員がいなかったので撮れなかったですね。 最初に撮るポイントとタイミングを先に決めておく方が良いですね。今回は結果的に撮れたので良かったですが。 鈴木:写真を撮影するタイミングは後半がいいですね。議論したり社内レクリエーションした後でまとまり感があるので。
▼ POINT 集合写真撮影は必須!合宿の後半〜締めのタイミングで撮影することがおすすめ。あらかじめ場所を決めておくのもおすすめです。

まとめ

短い時間でコミュニケーションがとれる貴重な機会だからこそ、工夫が必要

社内合宿は、社員で議論したりチームビルディングなどを目的として開催されることが多いと思いますが、予算もかかるため、最大限にその機会を活用していきたいですよね。当日までの盛り上げをうまく行うことで、合宿自体に関心を持ったり、普段話すことが少ない人に対して興味を持ったりするきっかけになります。 また、移動中や部屋割りなど、ちょっとしたことも全て楽しめるような仕組みを入れることで、合宿全体において満足感を高め、一体感を得ることができます。 社内やチームで合宿を検討する時は、このようなことも工夫しながら進めてみてはいかがでしょうか?TUNAGでは、このような合宿時の想い出や情報発信などを投稿してコミュニケーションをとることが可能です。 【関連記事】「サバゲー」がチームビルディングにおすすめな理由。 実際に体験してきました!

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