2024.12.4

作業マニュアル作成のコツ。重要性やメリットとともに、作成に役立つツールも紹介

作業マニュアルは業務効率化に加えて、新人の教育や業務の引き継ぎに必要な資料です。実用的なマニュアルを作成するには、役割をきちんと理解した上で、正しい作成手順を踏むことが大事です。作業マニュアルを作成する際のポイントを押さえておきましょう。

作業マニュアルの重要性

作業マニュアルは、社員に業務の進め方を説明するとともに、質の高い仕事をしてもらうのに必要な資料です。まずは、作業マニュアルの概要や役割について、基本的なところを解説します。

作業マニュアルとは？

作業マニュアルとは、業務に関する手順やルールを記載した文書です。業務内容と具体的な手順、使用するツールや注意点などを明確に示し、誰でも理解できるように作成する必要があります。マニュアルの作成により、業務の進め方が社員間で統一され、業務効率化や品質の確保につながります。

また、業務に慣れていない新人や、未経験者でもスムーズに業務の進め方を習得できるため、教育の効率化やミスの削減にもつながるでしょう。結果として、組織全体の生産性の向上と、安定した業務運営を実現できます。

作業マニュアルの役割

作業マニュアルの主な役割は、業務の標準化や効率化です。社員間での作業のばらつきを抑え、一定の品質を保つために作成します。単純に作業の流れを説明するだけでなく、業務に関する基本的な知識を提供し、仕事をする上で重視すべきポイントを理解してもらうのも、マニュアルの役割です。

正しくマニュアルを作成すれば、社員の経験・スキルにかかわらず、同じレベルで業務の遂行が可能になります。さらに、新人教育や既存社員の指導の際にも、スムーズな対応ができるようになるでしょう。業務上のミスのトラブルを減らし、組織全体の効率を上げるのに大きな役割を果たします。

作業マニュアルを作成するメリット

作業マニュアルを作成すれば、以下のように業務の標準化や品質の向上に役立つとともに、業務の引き継ぎもスムーズになります。社内で作業マニュアルを作成するメリットを整理しておきましょう。

業務の標準化や品質の向上に役立つ

作業マニュアルを作成することで、業務の標準化が進み、社員間での作業のばらつきをなくせます。どの社員が業務を担当しても、ある程度は同じ結果を得られるようになり、一定の品質を保てるのがメリットです。

標準化された業務手順を全員が順守することで、全体の業務効率もアップし、ミスの発生も減少することができます。さらにマニュアルを通じて、業務内容を明確にすれば、業務上の改善点も見つけやすくなり、さらなる品質の向上に繋がります。

業務の引き継ぎがスムーズになる

社員が退職したり、新たな担当者が業務を引き継いだりする場合に、マニュアルを参照できれば、当該社員が迅速かつ確実に業務内容を把握できます。

細かい手順や注意点を一から説明する手間が省けるため、引き継ぎの効率を大幅に向上できるでしょう。さらに作業マニュアルがあれば、引き継ぎ担当の社員による口頭での説明だけでなく、さまざまな情報を視覚的に確認できるため、理解を深めやすいのもメリットです。

教育・研修コストの削減につながる

作業マニュアルが整備されていると、新入社員や未経験者の教育・研修にかかるコストも削減できます。研修の担当社員や講師による個別指導の時間を減らしつつ、マニュアルに基づいて社員が自主学習できるようになるため、教育の効率もアップするでしょう。

また、マニュアルを使って研修を進めることで、内容の均一化も図れるので、指導する側と指導を受ける側での認識のズレも起こりにくくなります。結果的に、教育時間の短縮とコストを削減でき、組織全体の生産性の向上に寄与します。

作業マニュアルの作成手順

作業マニュアルを作成するには、まずは作業プロセスを明確化し、ポイントを整理する必要があります。一般的な作業マニュアルの手順を解説するので、参考にしてみましょう。

1.作業プロセスの明確化

まずは、マニュアルの作成対象となる業務のプロセスを明確にしましょう。どのような作業をどういった順番で進めるべきか洗い出し、必要なステップや要件を整理します。この段階で、担当者や関係部署とよく話し合い、実際の業務に即したプロセスにすることが大事です。

業務全体の進め方を明確にすることにより、マニュアル作成をスムーズに進められるようになり、無駄な手順も省けるようになります。

2.ポイントの整理

作業プロセスを明確にしたら、次にそれぞれの作業段階において、重要なポイントを整理しましょう。作業中に特に注意すべき部分や、ミスが発生しやすい箇所をピックアップし、強調して記載できるようにします。

読み手が注意すべき点を一目で把握できるようにするのに加えて、作業全体の要点を整理しておくと、構成を作成しやすくなります。完成したマニュアルも読みやすくなるので、実用性が高まります。

3.構成の作成・まとめ

マニュアルにおいて重要なポイントを整理したら、全体の構成を作成します。読み手が理解しやすいように、論理的な順序で内容をまとめることが重要です。構成は一般的に、対象となる業務の基本情報から始めて、詳細な手順や注意事項に進みます。

それぞれの項目は短くシンプルにまとめ、必要に応じて小見出しや番号を付けることで、情報を整理するとよいでしょう。構成を作成したら全体の流れがスムーズかどうか、上記の注意すべき点を理解しやすいかなど、細かくチェックしましょう。

4.手順内容と注意事項の記載

構成を作成したら、具体的な作業手順を詳しく記載していきます。それぞれの手順をさらにステップに分け、どのように作業を進めるかを簡潔に示しましょう。

手順ごとに注意すべきポイントや、よくあるミスに関しても併せて記載し、社員が作業中に困らないよう支援することが大事です。上記で整理した注意事項は、必要な箇所に強調して記載することで、読み手が見逃さないよう工夫しましょう。

さらに、適宜画像や図表などの視覚的要素も盛り込み、読み手が直感的に内容を把握しやすくすることも重要です。とりわけ複雑な作業や工程が作業の場合は、視覚的な補足が大いに役立ちます。

5.マニュアルの運用・改善

マニュアルは作成して終わりではなく、実際に運用しながら、改善を続けることが重要です。

業務内容が変わったり、新たな課題が発生したりする場合には、その都度マニュアルを見直し、更新する必要があります。現場からのフィードバックを取り入れ、使いやすさや内容の充実を図りましょう。定期的な見直しと改善が、長期的にマニュアルの効果を高めます。

分かりやすい作業マニュアルを作成するコツ

現場の社員にとって分かりやすい作業マニュアルを作成するには、以下のポイントを意識することが大事です。簡潔な言葉を使用するのに加えて、積極的に視覚的要素も取り入れましょう。さらに、読み手のスキルレベルに合わせた表現を工夫することで、誰でも理解できるマニュアルを作成できます。

簡潔で分かりやすい言葉を使用する

作業マニュアルを作成する際には、できる限り専門用語や難解な表現を避け、誰にでも理解できる言葉を使うことが大切です。情報量が多くなると読み手が混乱してしまうため、必要最低限の情報に絞り込み、整理して記載するようにしましょう。

また、短い文章で分かりやすく表現することで、作業に取り組む際のストレスも軽減され、ミスも防げるようになります。それに加えて、作業を担当する社員がマニュアルを読んだ上で、分からないことがある場合には、別途質問できるようにしておきましょう。

視覚的な要素を取り入れる

マニュアルには、文章だけでなく視覚的な要素を取り入れることも重要です。画像や写真・図表・フローチャートなどを使用すれば、言葉だけでは伝わりにくい部分を視覚的に補完できます。

特に複雑な作業手順やツールの操作方法などは、図や画像を使って説明するようにしましょう。視覚的なサポートを盛り込むことで、マニュアル全体も見やすくなり、読み手が直感的に理解できるようになります。

読み手のスキルレベルに合わせる

読み手のスキルレベルに合わせた内容にすることも、分かりやすい作業マニュアルを作成する上で、非常に重要なポイントです。例えば、新入社員や経験の浅い社員には、基本的な手順や説明を丁寧に記載する必要があります。

一方で、経験豊富な社員には、より効率的に作業を進められるコツや、応用的な情報を盛り込むとよいでしょう。同じ内容でも、読み手のレベルに合わせて表現や説明を工夫することで、誰でも理解しやすく、使いやすいマニュアルになります。

また、読み手が自分に必要な情報だけを簡単に見つけられるように、スキルレベル別に章やセクションを分けることもおすすめです。適宜、参照すべき資料やWebサイトなどの情報も、盛り込んでおくとよいでしょう。

作業マニュアルの作成に役立つツール

作業マニュアルの作成に役立つツールも紹介しておきます。いずれも業界・職種を問わず、多くの企業に導入されているツールなので、それぞれの特性や機能を確認した上で、自社の環境にマッチするか判断してみましょう。

COCOMITE

COCOMITEは、オンラインで業務マニュアルの作成・運用ができるクラウドサービスです。直感的なインターフェースにより、容易にマニュアルの作成ができます。文章だけでなく、画像や動画も自由に挿入でき、マルチデバイス対応により、社員がいつでもアクセスできる環境を構築できます。

また、内容の編集や情報の更新もリアルタイムで行えるため、常に最新の情報を反映させられるのも特徴です。マニュアルは最大で5段階までフォルダ分けができるほか、フォルダごとにアクセス権限の設定もできるので、部門・部署に合わせた運用が可能です。

無料トライアル版が用意されているので、まずは機能性や使い勝手を確かめてみるとよいでしょう。

オンラインマニュアル作成・運用サービス COCOMITE（ココミテ）

はたらきかたマニュアル

はたらきかたマニュアルは、業務プロセスの可視化・効率化を目的としたツールで、業務内容にマッチしたマニュアルの作成が可能です。社員一人一人に合わせた手順書を簡単に作成できるのに加えて、社員間でスムーズにノウハウを共有できます。

特に現場作業が多い企業におすすめで、業務フローや作業内容を分かりやすく整理でき、マニュアルとしてまとめられるのが強みです。新人研修や社員教育などに活用すれば、教育コストの削減にもつながるでしょう。マニュアルの作成はプロに任せられるので、社内でマニュアルの作成に充てるリソースがない企業でも問題ありません。

はたらきかたマニュアル | 業務マニュアル改善・制作・管理・電子化・運用のはたらきかた支援トータルサービス

トースターチーム

トースターチームは、業務マニュアルや手順書の作成が簡単にできるクラウドツールです。AIアシスタントがユーザーに代わり、マニュアルを自動作成してくれるのに加えて、豊富なテンプレートも用意されています。

ステップガイドに従って文章を入力するだけで、高品質なマニュアルを作成できるほか、100の言語に自動で翻訳できる機能も実装されています。動画マニュアルの作成も可能なので、さまざまな業種で重宝するでしょう。社内共有したいWebメディアの記事やトピックを共有できるなど、さまざまな情報共有機能やコミュニケーション機能も利用できます。

AIでマニュアルを自動作成！-トースターチーム