社内ポータルサイトは、企業が自社の従業員向けに設けている、社内情報へのアクセスポイントとなるWebサイトのことです。自作は可能ですが、リスクが伴うことも知っておきましょう。社内ポータルサイトを自作する方法や注意点について解説します。
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▼こんな方におすすめ▼
・社内ポータルを導入する前に比較検討したい方
・短時間で最適な社内ポータルを見つけたい方
・稟議書の作成など社内ポータルを上申する予定のある方
社内ポータルサイトを導入する方法は主に3つあります。まずは、それぞれのメリットと注意点を把握し、自社に合った作り方はどれかを検討しましょう。
社内ポータルサイトは、担当者による自作が可能です。後述するWordPressやGoogleサイトを活用すれば、情報の集約に役立つプラットフォームを作れます。
ツールで自作するメリットは、無料または低コストでシステムを構築できることです。ツールの使い方はネットで検索すれば分かるため、小規模サイトならプログラミングに明るくなくても作れるでしょう。
一方、ツールで作った社内ポータルサイトは、セキュリティ面で不安が残ります。また、カスタマイズ性が低いため、運用に支障をきたす恐れもあります。
社内ポータルサイトのパッケージサービスには、最初から基本的な機能が豊富にそろっています。ある程度自社に合った形にカスタマイズすることも可能です。料金体系が分かりやすく、予算計画が立てやすいメリットもあります。
ツールで自作する場合はゼロから設計する必要がありますが、パッケージサービスならテンプレートが既に用意されているため、ゼロから作成する必要がありません。既存のテンプレートと直感的な操作により、システムの迅速な構築が可能です。
パッケージサービスを利用する際の注意点は、カスタマイズ性に限界があることです。豊富な機能を組み合わせれば大半の企業のニーズには応えられますが、細かい部分までこだわりたい場合には対応できないケースもあります。
既存のツールやパッケージサービスを使わず、外注で独自開発すれば、自社が求める形の社内ポータルサイトを実現できます。隅々まで細かいカスタマイズが可能です。
外注による独自開発では多額の費用がかかるほか、設計段階から開発・運用開始までに比較的長期間を要するケースがあります。
また、外注で独自開発したからといって、従業員が活用しやすいものになるとは限りません。使われないシステムになってしまうとリソースが無駄になるため、リスクが高い方法だといえるでしょう。
開発にかかる費用をできるだけ抑えたいなら、自作ツールを活用してみましょう。社内ポータルサイトを自作できる代表的なツールを紹介します。
WordPressは、ブログやWebサイトを簡単に作成・運営できる、基本無料のサービスです。世界中で広く使われているCMSであり、HTMLやCSSなどの専門知識が少なくても、Webサイトのデザインや機能を比較的簡単にカスタマイズできます。
シンプルな管理画面で使いやすい点が、WordPressの大きな特徴です。直感的な操作でコンテンツを追加していけるほか、豊富なプラグインで便利機能を簡単に搭載できます。
出典：WordPress.com | 簡単にサイト作成、ブログ運営、オンライン販売、レンタルサーバー付きのプラットフォーム
Googleサイトは、Googleが無料で提供するWebサイト作成サービスです。プログラミングスキルがなくても、直感的な操作で容易にWebサイトを構築できます。
Googleが提供する他のサービスともスムーズな連携が可能です。自社でGoogleのサービスを活用している場合は、Googleサイトで自作した社内ポータルサイトの運用が楽になるでしょう。
出典：Google サイト
さまざまな種類があるCMSの中でも、社内ポータルサイトの自作に適した無料サービスがConcrete CMSです。カスタマイズの自由度が高く、システムの独自性を高めたい場合はWordPressより使いやすいでしょう。
社内ポータルサイトに必要な基本機能もそろっており、他のサービスにはないような機能を実装できます。編集・承認権限を細かく設定できるため、複数人でのシステム運用にも向いています。
出典：Concrete CMS - 最高のウェブサイト運営を実現するCMS 【日本語公式サイト】
社内ポータルサイトを自作すれば費用を抑えられますが、本来の目的を達成できない恐れもあります。主なリスクを知った上で、自作するかどうか検討することが大切です。
一般的な社内ポータルサイトには、主に次のような機能が備わっています。
システムを自作する場合、これらの機能を十分にそろえられず、自社が求める仕組みを実現できないことがあります。実装できる機能を事前に確認しなければなりません。
社内ポータルサイトを設ける目的の1つに、社内に散らばった情報の集約があります。情報を一元管理することで、従業員が情報にアクセスしやすくなり、業務効率化や生産性向上につながるのです。
しかし、無料のツールなどを使った自作の場合、社内ポータルサイトの作成に特化した機能が不足しがちで、必ずしも従業員が積極的に利用するシステムになるとは限りません。
機能不足や使い勝手の悪さにより、従業員に使われない状況になった場合、システムを作った意味はなくなります。
社内ポータルサイトの運用にあたっては、セキュリティ面にも十分な配慮が必要です。自社の機密情報も扱うことになるため、情報が外部に漏洩することがあってはなりません。
無料ツールなどを活用した自作でも一定のセキュリティ対策は可能ですが、専門的な攻撃や未知の脆弱性に対して十分な対応を行うのは難しいでしょう。
従業員に使われる社内ポータルサイトを作りたいなら、エンゲージメント向上プラットフォーム「TUNAG」の導入がおすすめです。TUNAGを社内報として活用するメリットを紹介します。
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社内掲示板・チャット・ワークフローなど、情報共有や社内交流に役立つ機能が充実しているため、社内ポータルサイトとしての活用が可能です。機能不足で使われなくなるという心配はなく、むしろ日常的に使いやすい機能により社内ポータルも活性化するでしょう。
TUNAGは社用PCだけでなく、スマホアプリでも利用できます。全ての従業員が時間や場所を問わず気軽にアクセスできるため、使われる社内ポータルサイトを目指すことが可能です。
また、システムを直感的に操作できることから、運用担当者の負担も大幅に軽減できます。Webツールに不慣れな場合でも、自社が求める形への容易なカスタマイズが可能です。
TUNAGのサーバーは、世界中の企業や政府機関が利用するAWSを採用しています。情報が暗号化されて保管されるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えることが可能です。
アクセス権限に関しても、ユーザーの権限に応じて操作・閲覧できる内容を制限できます。不正アクセスやなりすましによる情報漏洩リスクも、2要素認証により防止されているため安心です。
社内ポータルサイトは自作が可能ですが、使いやすさやセキュリティの面でどうしても不安が残ります。費用面も考慮すると、パッケージサービスを利用するのがおすすめです。
エンゲージメント向上プラットフォーム「TUNAG」を導入すれば、従業員に使われる社内ポータルサイトの構築を実現できます。情報共有や社内交流に役立つ機能が充実しているほか、マルチデバイスに対応した使いやすさも魅力です。
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