社内規定は、企業が従業員に守ってもらうルールや基準を定めるために欠かせないものです。本記事では、社内規定の作成方法や注意点、そして従業員に周知するための効果的な方法について解説します。
監修を務める涌井好文社会保険労務士は、神奈川県で企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活躍しており、長年の経験を基に実践的なアドバイスを提供します。社内規定をしっかりと整備し、円滑な企業運営を目指しましょう。
社内規程とは、社内における規則をまとめたものを指します。法律の範囲内で会社が自由に内容を定めることが可能です。組織を円滑に動かすためには、人事制度や賃金制度、職務権限などを定めた規則が必要です。
社内規程で定めることができる範囲に制限はなく、企業に関わるあらゆる事項について規則を定めることができます。また、規則だけでなく、企業理念や経営理念などを定めることも可能です。
社内規程を定める目的は、企業内のルールや基準を明確にして、従業員全員が同じ方向を向いて働けるようにすることです。これにより、業務の効率化やトラブルの未然防止が期待できます。
また、社内規程は法令に従って企業が適切に運営されていることを示すため、コンプライアンス（法令遵守）の観点からも重要です。従業員にとっても、具体的な行動指針が明示されることで、安心して業務に取り組むことができます。
企業における規則といえば、まず思いつくのは就業規則ではないでしょうか。社内規程も就業規則も企業内における規則を定めたものであることに違いはありません。
しかし、社内規程が企業におけるあらゆる規則を包含するものであるのに対して、就業規則は原則として、「従業員」の就業における規則に限定されている点で違いがあります。
就業規則は、常時10人以上の従業員を使用する企業であれば、労働基準法89条によって作成及び届出が義務付けられていますが、社内規程には作成や届出の義務はありません。また、就業規則は記載すべき内容を労働基準法89条で定められており、不利益変更には従業員の同意も必要ですが、社内規程には、そのような制限はありません。そのため、社内規程においては、従業員の同意を得ることなく、内容を決定可能な点も両者の違いです。
社内規程に就業規則を含めている企業もありますが、法的地位の違いなどから両者を区別する場合が多くなっています。しかし、社内規程に法律上の定義が存在しないことや、就業規則に企業理念などの任意事項を定めることも可能であるため、両者の厳密な区分は困難です。
社内規程を理解するうえでは「規程」と「規定」の違いも併せて理解しておく必要があります。まず、規定とは個々の条文を指す単語です。個々の規定をまとめたものが規程となり、企業における規程を全てまとめたものが社内規程です。
賃金規程であれば、賃金の計算方法や支払い時期といった個々の条文として規定が設けられており、賃金に関する複数の社内規定によって賃金規程が形成されています。社内規程は、賃金規程や文書取扱規程、出張旅費規程といった個別の事項についての規程をまとめた会社の規則全体を表すものです。
社内規程は自由に作成できるため、その内容は企業によって異なりますが、主に以下のような定めを設けることが多くなっています。
既に説明した事項の他にも、ソーシャルメディアに関する規程や、ハラスメント防止規程、マイナンバー取扱規程などを設けている企業もあります。就業規則を除けば、設けなくてはならないという規程は存在しないため、企業ごとの実情にあった規程を設けると良いでしょう。
就業規則は、作成や届出の義務はありますが、どのように作成するのかといった定めは設けられていません。そのため、自社において全て内製することも外部に作成を委託することも自由です。
もちろん一部は自社で内製し、残りは外部委託としても問題ありません。これは社内規程においても変わることはなく、内製と外部委託のいずれ方法を取ることも企業の自由です。
既に述べた通り、社内規程のどこまでを内製するかは企業の自由です。また、社内規程は、内容についても自由に決定可能ですが、あくまでも法律の範囲内であることが必要です。そのため、どこまでを内製するにしても、最終的には専門家のチェックを受けることが望ましいでしょう。
企業理念や経営理念などは、法律の規制が及ぶものではありませんので、内製しても問題ない部分です。しかし、賃金規程や育児介護休業にも関わる休業規程などは、労働基準法や育児介護休業法をはじめとする法律に違反するものであってはなりません。そのため、このような規程は、社労士や弁護士といった外部専門家に作成、監修を委託した方が安心できます。
社内規程を作成する際には、以下の点に注意して、より効果的な社内規程を作成しましょう。
特に重要な規程については、細部まで確認しておくことが大切です。これにより、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。
社内規程は必ず法令に基づいた内容にすることが大切です。特に会社法、商法、労働基準法、独占禁止法、製造物責任法、個人情報保護法などの法令に違反していないか、専門家に確認することが重要です。違反があると会社や従業員に悪影響を及ぼす可能性があります。
各規程同士に矛盾がないか、またそれを支えるマニュアルや補足事項との整合性を確認します。規程間での一貫性を確保することが必要です。
規程は誰が読んでも理解しやすい、曖昧さのない言葉で記載するようにしましょう。
規程がどの場面で適用されるか、例外がある場合はそれも具体的に書くことが重要です。
社内規程は全従業員に周知される必要があります。そのため、TUNAGなどの社内ポータルサービスを活用し、規程を迅速に共有し、従業員全員に確実に伝える仕組みを整えると効果的です。
会社の変化や法改正に応じて、社内規程を定期的に見直し、必要に応じて更新することが求められます。また、変更時の手順や方法を予め決定しておくことが重要です。
規程の体系化と、他の規程や補足事項、要綱等との関係性を明確に管理することも重要です。さらに、規程の管理をどの部署が担当し、どのような手順で扱うのかを明確にしておく必要があります。
社内規程作成には、いくつかの手順が存在するため、次項から項目を分けて解説を行っていきます。
社内規程を作成するには、まず社内規程作成プロジェクトの責任者を決定することが必要です。社内規程の作成は誰が行っても構いませんが、責任者を定めることで情報の一元管理や、進捗状況のチェックも容易になります。
インターネットや書籍、専門家などを利用して、社内規程に関する情報を収集し、どのような社内規程が自社に必要であるか洗い出しを行います。あれもこれもと規程を増やしても、無駄の多い社内規程となってしまい、効率的な運用は望めません。収集した情報から自社の実情に合った適切な規程を選択しましょう。
社内規程を新たに作る場合であっても、通常社内には既に業務マニュアルや服務規律をはじめとして、何らかの社内ルールが存在していることがほとんどです。社内ルールと収集した情報との照合と併せて、既存ルールを社内規程に組み込むべきかといった判断を行います。
既に社内規程がある場合には、収集した情報と照合し、法改正が行われた部分や実情と合わなくなった部分をチェックしましょう。また、不足している部分があれば、必要となる規程の追加を行います。
情報収集と既存ルールのチェックを終えたら、たたき台となる草案を作成します。一から作成する方法もありますが、後述するテンプレートなどを使うと、より効率的に作成を進めることが可能です。
また、作成する規程ごとに関連部署へのヒアリングを行っておくと、実際の運用に当たってのトラブルを減らすことに繋がります。原則として社内規程は、自由に作成可能とはいえ、実際に運用する部署の実情と乖離したものであってはなりません。
作成した草案は、専門家のチェックを受けることが推奨されます。社内規程は法律によって専門家のチェックが義務付けられているわけではありません。しかし、労働基準法32条や35条によって制限が設けられている労働時間や休日などを含む規程は、チェックを受けることで、後のトラブルを未然に防止することに繋がります。
専門家のチェックを受け、内容に問題がないようであれば、実際に社内規程を作成することになります。社内規程の様式には制限がないため、紙であっても電子化された社内規程であっても構いません。もちろん、紙と電子化された社内規程の両方を用意することも自由です。
また、社内規程は一度作成して終わりではなく、社内の状況や法改正に合わせて変更を行うことも必要です。そのため、作成後は定期的に社内規程の見直しを行うと良いでしょう。
社内規程を改定した際には、従業員に速やかに通知することが大切です。改定内容が全員にしっかり伝わらないと、新しい規程が守られず、トラブルが発生する可能性があります。通知方法としては、社内メールやポータルサイトの活用が効果的です。
また、TUNAGのような社内ポータルサービスを使用すれば、改定内容を簡単に周知でき、従業員全員に確実に伝えることが可能です。さらに、改定理由や施行日などの詳細も一緒に通知することで、従業員の理解を深めることができます。
社内規程を内製する場合には、テンプレートを活用することで、効率的に作成することが可能です。社内規程における諸規程は、企業によって千差万別ですが、本項では重要な社内規程である賃金規程や、近年需要が増しているテレワーク規程、改正の行われることも多い分野である育児・介護休業規程のテンプレートを紹介します。
厚生労働省が提供している賃金規程であり、基本給や諸手当、割増賃金など給与に関する規定だけでなく、賞与や昇給に関する規定も含まれています。公的機関が提供しているテンプレートであるため、作成に当たって大きな助けとなるでしょう。
厚生労働省が公開しているテレワークにおけるモデル就業規則作成の手引きであり、巻末に規程例が掲載されています。コロナ禍を受けて急速に普及したテレワークですが、導入に当たっては労働時間管理や費用負担のトラブルも多いため、しっかりと規程を作成することが必要です。
参考：厚生労働省「テレワークモデル就業規則～作成の手引き～」
従業員の出産育児や、家族の介護問題が生じた場合には、育児・介護休業制度を活用することになります。近年では、職業生活と家庭生活の両立が重要視されており、育児・介護休業規程の重要性も増しています。
社内規程は、作成して終わりというものではありません。運用を行う際には、従業員にその内容を周知し、遵守してもらう必要があります。そのため、作成した後には、誰でも閲覧可能なように、文書を電子化し、社内ポータルや社内SNSに社内規程へのリンクを用意することや、社内の見やすい場所への掲示などを行うと良いでしょう。
就業規則は労働基準法106条によって従業員への周知が義務付けられており、以下の労働基準法施行規則52条の2に則った方法で周知することが必要です。社内規程の周知方法に制限はありませんが、就業規則と同様の方法で周知を行っておくと後のトラブル防止に繋がります。
社内規程を電子化して共有することは、周知に有効な手段です。ただし、PCを保有している従業員だけではない場合もあるため、スマートフォンでも閲覧可能な環境にしておくと良いでしょう。
社内規程を全従業員に効果的に周知するためには、TUNAGのような社内ポータルサービスが便利です。TUNAGは、社内チャットや掲示板、ワークフローを一元化し、重要な情報を従業員に迅速かつ確実に伝えることができます。
さらに、TUNAGはスマホ対応しており、どこからでもアクセス可能なため、現場の従業員にも素早く周知が可能です。また、ナレッジ蓄積機能を使えば、過去の社内規程や変更履歴を簡単に確認できるため、規程の共有や更新もスムーズに行えます。これにより、情報の伝達ミスを減らし、社内全体で規定を守る体制を作ることができます。
企業が円滑に事業活動を行うためにはトラブルを防止することが大切です。社内において守るべき規則を定め、従業員に遵守してもらうことで、トラブルを未然に防止することに繋がります。
当記事では、企業における規則の集合である社内規程について解説を行ってきました。自社に合った適切な社内規程が作成できれば、業務効率化やコンプライアンスの向上にも繋がるため、是非当記事を参考にして、効果的な社内規程を作成してください。
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