「ITツールを導入した方が良いとは考えているものの、十分な調査や検討を行うための時間やリソースが不足しており、具体的に何から着手すべきかも明確ではない。」
こうした課題は、中小企業において情報システムを担当している方や、組織開発の責任を担う方によく見られる悩みです。実際、多くの担当者が「必要性は認識しているものの、どのような手順を踏めばよいのかが分からない」と頭を悩ませています。
そこで今回、自社に必要なITツールを明確にできる、無料のツール診断シート（Excel形式）をご用意しました。
【時間がない方のためのポイントまとめ】
この診断シートは、たった3つの質問に回答を入力するだけで、自社の課題や取り組むべき方向性を具体化し、本当に必要なツールを明確に示してくれます。特に難しい操作はもちろん、ITツールに対する事前知識も必要ありませんので、気軽に試してみてください。
この診断に必要な時間はおよそ10分です。
手軽に実施できるため、忙しい業務の合間や休憩時間にも気軽に取り組めます。
ここからは、Excel診断シートを使った診断方法を4つのステップに分けてご説明します。ステップごとの記入ポイントや診断結果の見方も併せて解説しますので、ぜひこのまま進めてみてください。
STEP1は、理想の会社像をイメージするプロセスです。自社の課題を整理するためには、まず「どのような会社にしたいのか」を明確にイメージすることが重要です。理想の組織像を考えることで、現状の課題やギャップも自然と明らかになります。
Excelシートに、あなたが考える理想の会社の姿を自由に書いてみましょう。形式は問いませんので、具体的な内容でもざっくりとしたイメージでも問題ありません。細かいことを気にせず、まずは頭に浮かんだことをそのまま書き出していくのがポイントです。
例えば、「社員同士がコミュニケーションを積極的に取れる職場」「効率的で無駄のない仕事ができる」「新しいアイデアが活発に生まれる組織」など、イメージした内容を素直に書き留めてみてください。完璧を求める必要はありません。この後のステップで現状を整理するための材料になるので、気軽に記入を始めてみてください。
もし具体的なイメージがなかなか浮かばない場合は、自社の経営理念やビジョンを改めて振り返ってみるのがおすすめです。理念やビジョンには、会社が将来的に目指している姿や価値観が示されています。
例えば、自社の理念が「社員が主体的に活躍できる会社を作る」だとしたら、自然と「従業員が生き生きと働ける組織像」がイメージできるでしょう。
理念やビジョンを基に理想を整理すれば、自社の目指す方向性から大きく外れることもありません。自社の原点を思い出しながら、理想の会社像をまとめていきましょう。
自社に最適なITツールを選ぶためには、現在抱えている課題を明確にする必要があります。現場で感じている課題や不便さを具体的に書き出すことで、本当に必要なツールの方向性が見えてきます。
Excelシートの「課題」の欄に、現在直面している問題を書き出しましょう。この時、「誰が」「どのような状況で」その課題に困っているのかを明確にすることがポイントです。
課題だけを書いてしまうと抽象的で対応策が見えにくくなります。例えば、単に「情報共有ができていない」ではなく、「営業担当者が外出先から迅速に情報共有できないため、顧客対応が遅れる」
のように具体的な状況を示して書き出しましょう。
もし課題がすぐに思い浮かばない場合は、STEP1で記載した「理想の会社像」と現状を比較して、その差を洗い出すのが有効です。
例えば、理想に「チームでのコミュニケーションが活発」と挙げたものの、現状では「チーム内のコミュニケーションが不足している」と感じるなら、これが具体的な課題となります。
同様に、「効率的に業務を進める組織」が理想であるのに、現状では「作業ミスが頻繁に起きる」とした場合、「業務効率の低さ」や「ミスの多さ」が課題として明確になります。
理想と現状のギャップを意識して課題を書き出すことで、どのようなツールを導入すべきか、次のステップで具体的に考えやすくなります。
◾️『ITツール診断シート』
3つの質問に回答するだけで自社に必要なITツールがわかる診断シートです。ぜひお気軽にダウンロードください！
課題を解決するためには、その根本的な原因を特定することが重要です。「なぜその課題が生じているのか？」を掘り下げることで、適切な対策を導きやすくなります。
ExcelシートのSTEP3では、組織課題の原因になりやすい代表的な項目を9個集めました。STEP2で書き出した課題を1つ選び、もっとも影響を与えていると思われる原因を1つ選択してください。
例えば、「経営層の方針が現場にうまく伝わらず、従業員の温度感がバラバラ」という課題がある場合、選択肢として「経営と現場で目線のギャップがある」を選択すると良いでしょう。
プルダウンを選択したら、診断は終了です。お疲れさまでした！診断結果を読み、自社に必要なツールを把握しましょう。
シートの記入が完了すると、これまでの入力内容に基づいて必要なツールが自動的に整理されます。
まずはツールを紹介する前に、課題を解決に向かわせる方向性や施策について解説をしています。青枠に大まかな取り組みの方向性とそれに対する解説、具体的な施策例が表示されるので、ツールと併せて理解を深めましょう。
緑の枠には取り組みの方向性を踏まえてどのようなツールを入れると良いか、ご紹介しています。表示された情報を参考に、具体的な製品やサービスを比較検討していくだけで、導入作業がスムーズに進むでしょう。
いかがでしたか？
3つのステップを進めることで、自社に必要なツールが明確になり、導入に向けた具体的なイメージを掴めたのではないでしょうか。
無料のツール診断シートを活用すれば、たった10分程度で自社に適したITツールを整理できます。以下よりダウンロードできますので、ぜひこの機会にご活用ください。
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