2024.5.22

組合員参加型のコミュニケーションを活性化するツール活用術！〜月平均70%のログイン率を維持する方法とは〜

国内・海外輸送をはじめ、物流加工、部品製造、カーサービス等の事業を運営している、「TBロジスティクス株式会社」で、約450名の組合員数を抱えるTBロジスティクス労働組合。

「約450名という規模感になりますが、複数の拠点がバラバラに約20ヶ所の拠点があり、かつ様々な業種があるのですが、特に輸送業務のトラックドライバーが多く、勤務時間もバラバラです。そのため、各職場で行われている活動や取り組みの内容を伝えても、なかなか十分に伝わらなかったり、コミュニケーションが上手く取れませんでした。」

そうお話しいただいている書記長の神谷様(写真右)に、TUNAG導入背景や活用事例について、インタビューをさせていただきました！

導入前の課題について

〜TUNAG導入前、どのような課題を感じていましたか？〜

2023年1月終わりに結成して、約1年経過した組合になりますが、情報の共有や展開がなかなかうまくいかないという課題がありました。会社の規模はそこまで大きくはなく、組合員のみで言えば約450名という規模感になりますが、複数の拠点がバラバラに20ヶ所の拠点があり、中には数入しか組合員がいない拠点もあります。

その中でも様々な業種があるのですが、特に輸送業務のトラックドライバーが多く、勤務時間もバラバラです。そのため、各職場で行われている活動や取り組みの内容を伝えても、なかなか十分に伝わらないことがありました。また、コミュニケーションがうまく取れない場面もあり、資料を掲示しても、見てもらえないことや説明が不足していることもありました。このような状況では、情報が適切に伝わらないという問題を強く感じていました。

さらに、その拠点がバラバラで勤務時間もまちまちであることから、様々な申請手続きに関しても適切な説明が難しかったり、申請書などの提出が滞ったりしていました。また、書類を渡しても必ずしも提出されないこともあり、手続きが面倒だと感じて申請を諦める人もいました。また、組合が新しく設立されたばかりであり、組合活動がまだ浸透していない状況であるため、最初から失敗してしまうと組合員に不信感を抱かせる可能性があると考えました。

その中で他社様でホームページを使われているところが何力所か聞いたことがあり、特に近しい例として、親会社であるトヨタ紡織労働組合がホームページを運用されていることを知りました。そのホームページを見ると、機関誌の閲覧や優待の申し込みなどができるだけでなく、組合の制度などの情報も掲載されていますので、そのような取り組みを参考にして進めようと話し合いました。

導入のきっかけや決め手

〜TUNAGを導入するきっかけとなった出来事を教えてください〜

2023年の7月終わり頃に、とある研修会にて、こくみん共済さんの担当職員と私が話している中で、「カリツー労働組合さんがアプリを導入したそうですよ」と職員の方から聞き、私は非常に常に興味を持ちました。実は、その数週間後にたまたまカリツー労働組合さんと会う予定があり、その機会を利用して質問をしましたが、喜んで色々と情報を提供してくれました。

私以外にも数人が同席しており、その中にはトヨタ紡織労働組合の役員もいましたが、TUNAGの方がはるかに優れているという話にもなりました。特に、カリツー労働組合さんはコミュニケーションツールとして非常に優れているという活用をされていまして、その当日、TUNAG for UNIONのホームページに早速問い合わせをさせていただきました。(笑)

さらに、その午後に中部生産性本部の研修会に、先ほど同席いただいたトヨ夕紡織労働組合の役員の方が参加したところ、スタメンさんとイオンフィナンシャルサービスユニオンさんがいらっしゃり、弊労組をスタメンさんに紹介していただけました。良いご縁があり、事が順調に進んでいきました。ただ実は、TUNAGを検討する直前に、ホームページの導入の話が組合の役員間でほぼ固まっていました。

しかし、ホームページでの出来ることの可能性や今後の運営面において、多少なりとも疑問を感じたため、一時保留にし、その後、役員への説明会をしつつ、TUNAGへの移行を提案しました。当初はホームページの導入が決定するまでの間、不安な点がありましたが、役員全員がTUNAGへの移行に賛成し、10月の定期大会で決議を取り、導入することに至りました。

〜具体的にTUNAGのどんな点にご興味をお持ちになりましたか？〜

まず、操作や管理含め、利便性が大きな魅力でした。スマホの画面をタップするだけでアクセスできるので、ブラウザを立ち上げてネットで検索する手間が省けますし、TUNAGを利用することで、一方通行ではなく、双方向のコミュニケーションを実現できることですね。申請手続きやコメントのやり取りなど、役員を介さずに直接行える点が大きなメリットですし、自分たちでコンテンツを簡単に作成できる点も魅力的でした。

また、導入したけど結局活用されないことや無駄になることを避けるためにも、ホームページよりもTUNAGの方が優れていると感じ、この点について他の役員からも反対意見なく、賛同してくれました。

TUNAGを活用した取り組みについて

〜TUNAGの運用開始にあたり、具体的に何からスタートしましたか？〜

予想通りではありましたが、コミュニケーションの手間が著しく減少し、効率化されたという点が大きな利点でした。様々な申請や展開に関する作業量が確実に減っていることも一つの要因になると思っています。また、申請書類のペーパーレス化や優待や慶弔金などの申請については、早い段階でも変化を実感しました。不要な印刷物が減少し、不備があってもすぐに組合員とのやり取りができる点がメリットに感じましたね。

まだ登録率100%ではないので、用紙での申請も併用していますが、全体として印刷物が97%ほど減っています。(掲示物、申請書類、機関紙など)優待申請に関しては、以前はクーポン券などを組合員に送付して利用してもらうスタイルでしたが、TUNAGの導入により、申請が容易になるだけでなく、提携業者がアプリ画面の提示で受け入れてくれるケースも増え、利用しやすくなった点も大きなメリットでした。

実際に、「TUNAGでクーポン使ったよ」と声を掛けてくれる組合員さんもいましたし、TUNAG導入前だと、本当にわずかしか利用されなかったのですが、導入後だと非常に増えてくれて、みんなが使いやすくなったんだろうなっていうのは実感しましたね。また、2023年12月1日に全組合員に展開をしたのですが、春の取り組みに向けて、TUNAGでアンケートを実施しました。

組合自体が設立間もないこともあり、WEBアンケートを扱ってる業者でアンケートを実施することも検討しましたが、余分にお金掛かるのも嫌だなっていうのもありましたし、アンケートはまた別のシステムで運用となると、抵抗感も出るかなと思ったので、このTUNAGで運用可能なので、ここも一元化できたっていうのが良かったなと思います。

この春取りのアンケートに限らず、色々な場面で投票をしたりとか、こくみん共済さんや東海ろうきんさんなどからカレンダーやギフトを貰う機会があり、TUNAGを活用して希望者に配布しました。従来だとこういたものは、最終的に配布しきれずにゴミになっちゃうのですが、TUNAGで募集をかけて全て配布しきれたので手軽に発言できることも良かったですし、欲しい人には非常に喜んでもらえましたね。

今は、色んな機能を使って組合内の情報伝達の観点でも、意見回収するコンテンツも常設し、そこで出た意見を拾って優待を拡張したりしています。TUNAG展開時にはリリース記念抽選会というイベントを実施したり、翌月1月が1周年を迎えるタイミングでもあったので、1周年記念の抽選会も実施しました。1周年記念抽選会は用紙での申し込みも併用しましたが、用紙での申し込みは0件でした。

また、こういった抽選会は大変好評でしたので、その後も抽選会を常設することにしました。最初の頃は、月1回の申し込みで運用していたのですが、2月以降は週1回で申し込みできるように設定し、少しでも楽しんでもらえたらという思いがあります。さらに、TUNAGを開くきっかけにもなったら良いなという思いもありましたが、抽選が当たった人からは喜んでもらえていますし、何かふとした時やアイディアを好きに織り込めるのが非常にいいなと思ってますね。抽選会で当たった人の中
で、喜びのコメントを返信してくれる人もいるので、こちらとしてはとても嬉しいです。

今後期待する効果や取り組んでいきたいこと

〜TUNAGに期待する効果について教えてください〜

情報を知る・伝えるツールとしてはもちろんですが、すでに一定の効果が現れつつあります。これからも執行部と組合員、そして組合員同士が情報を共有し、コミュニケーションを図るためのツールとして、TUNAGを活用していきたいと考えています。

管理者機能に関しては、現在私一人で担当しています。しかし、将来的には広報担当や事務員など他のメンバーも活用できるようにしたいと考えています。特に、事務業務の効率化や広報活動における機関紙の簡易化など、TUNAGを活用してこれらの業務を一元化したいと思っています。

〜今後、目指す組織像やありたい姿について〜

組合員が自ら積極的に行動や発言をしたり、組合活動に参加する風土を醸成していきたいと考えています。TUNAGは、組合員一人一人の声を拾うツールとして活用できるので、一人の声や思いを大きな成果につなげることで、組合員が活躍できるようなやりがいを感じることができる環境を目指しています。

一方で、実態としては、コミュニケーションにまだまだ課題があり、人間関係のトラブルもある状況になります。しかし、TUNAGをコミュニケーションツールとして活用することで、コミュニケーションを改善し、みんなで協力していけるような組合を作り上げていきたいと考えていますので、組合のメンバー全員が参加し、共に成長していけるような環境を目指していきます。

〜TUNAGをご検討されている方々に向けてのメッセージ〜

TUNAGを導入して本当に良かったと感じています。工数の低減やペーパーレス化、情報の一元化は、労働組合にとって非常に重要な課題です。これらの業務は人が手動で行う必要があるものではなく、デジタル化によって効率的に処理できるものです。そういった業務をアプリなどのデジタルツールに任せることで、人間の貴重な時間やリソースを他の重要な活動に充てることができます。皆様にもぜひ一度実際にTUNAGをご活用いただき、その効果を実感していただきたいと思います。TUNAGは労働組合の活動を効率化し、より効果的な組織運営を実現するためのツールとなることを言じています。

〜神谷様、ありがとうございました！〜