「口頭伝達で一週間かかっていたのが一瞬になった」ハマIN自動車学校が情報共有をDXするまで

静岡県湖西市で「ハマIN自動車学校」を運営する株式会社ハマIN自動車学校。「安心・安全・信頼」を基盤により多くの方に選ばれる自動車学校を目指し、同時に職場環境の改善やチームワークの強化を通じて、働きがいのある学校づくりを進めています。

そんな中、朝礼や口頭伝達での業務連絡が非効率であることに課題を感じていました。またプライベートチャットで業務連絡をすることもあり、仕事とプライベートの混同に社員から不安や不満の声が上がっていました。

同社ではそういった課題を解消するためTUNAG（ツナグ）を導入し、社内の情報伝達にかかる時間を大幅に削減しました。チャット機能やタイムライン機能を活用したスムーズな情報共有について、校長の大場様（以下、敬称略）にお話を伺いました。

（取材：2024年11月）

• 【規模】51〜100名
• 【業界】サービス業
• 【活用方法】社内ポータル
• 【導入目的・効果】情報共有の促進

口頭の情報伝達に課題、プライベートチャットの業務利用も

情報伝達が滞り、組織全体へ重要事項が行き届かない

ハマIN自動車学校 校長 大場亨浩様

〜TUNAG導入前、貴社ではどのような課題を感じていましたか？〜

大場：社員全員に伝達事項をリアルタイムに共有できないことが一番の課題でした。

たとえば朝礼ではその日休みのインストラクターもいるので、全てのインストラクターに連絡が行き渡るまでに最低3日、長いと1週間ほど同じことを言い続けるような状態でした。また、朝礼にはインストラクターしか参加しないので他の部署の人への伝達がうまくできず、組織全体で重要事項が統一できないことに悩んでいました。

自動車学校という特性上、インストラクターは教習や授業から帰ってきた10分間しか他の社員と顔を合わせて話す時間がありません。その時間に休憩や別件で席を外すと全く相談や情報共有ができないような状態でした。

プライベートチャットでの業務連絡に不安や不満の声も

〜当時、何か情報共有ツールは利用していなかったのでしょうか？〜

大場：プライベートチャットで業務連絡をしている場面もあったのですが、仕事とプライベートが混同されるということで社員から不安や不満の声が出ていました。

「プライベートの情報や写真が流出したりしないか？」とものすごく心配する方もいて、プライベートチャットを業務に使用するのはやめたいと思っていました。

仕事用の情報共有ツールとしてTUNAGを導入

投稿数の上限や一方通行なコミュニケーションに限界を感じた

〜プライベートチャットをやめるにあたり、どのようなツールを検討しましたか？〜

大場：当初は、ビジネス用のチャットアカウントを利用して、「会社が日々の業務連絡や伝達事項を投稿し、社員は閲覧するだけ」のツールとして運用していました。

しかし、使っていくうちに無料プランの毎月の投稿数の上限に引っかかるようになってしまいました。また、社員から返信できず誰が既読したかも分からない仕様だったので、一方通行な連絡しかできない点は不便に感じていました。

「有料プランにしようか？」という話も出ていたとき、弊社の代表である小川がTUNAGを見つけたんです。

TUNAGはチャット以外にも情報共有の機能が豊富だった

〜TUNAGを導入した決め手は何だったのでしょうか？〜

大場：チャット機能があり、プライベートと切り離した仕事用のツールで情報共有ができるのはもちろん、チャット以外にも情報共有のためのいろいろな機能があると感じました。たとえば「会社からのお知らせ」としてタイムライン画面（※）に情報を共有し、社員もコメントで返信できますよね。

※TUNAGにはチャット機能とは別で、最新の投稿が表示される「タイムライン画面」が存在します。チャットと比べて情報をさかのぼりやすいのが特徴です。

部署内の連絡、全社への一斉伝達ができる仕組みを整備

部署ごと・職種ごとの業務連絡をスムーズに

※左：ハマIN自動車学校のチャットルームのイメージ画像、中央と右：TUNAGのチャット機能のデモ画面。部署や役職ごとにグループチャットを作成し、リアルタイムで情報共有ができます。

〜現在、TUNAGを活用してどのように情報発信していますか？〜

大場：部署ごとや職種ごとにチャットルームを作って業務連絡をしています。次長が部署のチャットルームを作ったり、最近では社員の判断で、たとえばインストラクターの中でも「二輪のインストラクター」「検定員」などに分けてチャットルームを作成しているようです。

〜チャット機能以外での社員同士の情報発信についても教えてください。〜

大場：タイムライン画面に部署ごとの「回覧」が流れてきます。たとえばインストラクターの「回覧」では、その日の技能検定や学科試験の合格率、試験を受けるための勉強の進行具合など、社員で共有すべき内容が発信されています。

全社向けの一斉連絡や業界ルールを投稿する「会社のお知らせ」

※ハマIN自動車学校の実際のTUNAG画面です。「小川社長からの思い」「会社からのお知らせ」など各種お知らせをカテゴリ分けして発信しています。カテゴリごとに過去の投稿を遡れる一方、タイムライン画面には全カテゴリの最新の投稿が並びます。ハマIN自動車学校では投稿に動画や画像を付けたり、関連する社員をタグ付けして効率的に情報共有を行っています。

〜会社から全社員への一斉伝達についても、どのようにTUNAGを活用しているか教えてください。〜

大場：私からは主に「会社からのお知らせ」を発信しています。直近では車両利用についての会社ルールをお知らせしました。そうした社内の決定事項や社内アンケートの回答依頼、お客様対応について各部署で話し合ってほしいことなどを投稿しています。

そうした社内で決まった新たなルールはもちろんのこと、弊社ならではの車両に対する知識や法律など、インストラクター以外にも知っておいて欲しい情報、免許制度や警察から発信される自動車業界のルールなどについて日々発信しています。

〜ちなみにチャット機能と「会社からのお知らせ」「回覧」などのタイムライン画面への投稿は、どのように使い分けているのでしょうか？〜

大場：タイムラインは会社全体や部署全体に向けた連絡や相談ごとを共有する場です。

一方で、チャットルームは部署内のリアルタイムでの情報共有や話し合いの場というイメージです。タイムライン画面に投稿された一斉連絡や相談ごとについて、社員が自分の部署のチャットで「これどう思う？」と話し合う。そんな使い分けをしています。

「つどいの広場」でプライベートのことを発信

※ハマIN自動車学校の実際のTUNAG画面です。「集いの広場」には地域イベントのチラシなど、比較的カジュアルな情報が投稿されています。「新人日報」は、業務内容と気づきを記載して学びを深めるのはもちろん、先輩社員との写真を撮って投稿できるようにするなど社員同士のコミュニケーションを生む仕組みになっています。

〜その他、どういった用途でTUNAGを利用していますか？〜

大場：「つどいの広場」という、プライベートや趣味など仕事以外のことについて発信できる場を設けています。

たとえば、「〇〇に遊びに行ってきたよ」「釣りに行ってきました！」「ここのラーメンが美味しかった」みたいな内容が投稿されています。業務連絡ではなく、気軽な交流の場として使っています。

情報伝達が劇的に効率化し、「社員をつなぐ」場所ができた

口頭で一週間かかっていた伝達が一瞬で済むようになった

〜TUNAGを導入したことで、どのような効果がありましたか？〜

大場：連絡事項の伝達が非常にスムーズになりました。一度TUNAGに投稿するだけで全社員に共有できるので、ものすごく助かっています。朝礼でも「昨日TUNAGで投稿した通り……」と話すことが多くなり、情報が流れている前提で話を進められるため効率的です。

口頭での伝達とは違い「聞いていません」「知りませんでした」ということも起こりませんし、情報共有が確実になりました。

時間が合わず社員同士で話し合いができないという課題もTUNAGで解決できました。TUNAGのチャットでメッセージを送っておけば、相手も気づいたタイミングで返信してくれますし、時間の壁を越えてスムーズに相談ができるようになりました。

TUNAGが新入社員の顔を覚えるきっかけに

〜業務連絡がスムーズになったこと以外にも何か効果は感じていますか？〜

大場：他の取り組みとして、新入社員は1カ月間TUNAGに日報を提出することになっています。1カ月間毎日投稿するのは大変だと思いますが、他の社員がTUNAGを見ているからこそ日報を通して新入社員の皆さんの顔を覚えるきっかけになっていて、すごく良いなと思っています。

実は「社員の皆さんが、結構TUNAGを見ているんだな！！」と感じた経験があります。

この間、取引先から温浴施設の無料チケットをいただいたんです。枚数に限りがあったので、「早い者勝ちですよ！」とTUNAGに投稿したら、すぐに「欲しいです！」とコメントがあり、休みの日にわざわざ電話してきた人もいました。休みの日にTUNAGをチェックしている人もいるんだと強く感じました。

TUNAGは社員と社員を「つなぐ」ツール

〜貴社にとって、TUNAGは一言で表すとどんなツールでしょうか？ また、TUNAGを導入するのにおすすめな企業はありますか？〜

大場：TUNAGという名前の通り、社員と社員を「つなぐ」ツールです。弊社のような社員同士で話す時間が取りづらい企業には良いツールだと思います。

朝に少し会って、それ以降は個々で業務にあたり、お昼をとる時間もバラバラという企業におすすめです。自動車学校はもちろん、営業で外に出て行く人たちが多い企業なども良いかもしれません。

社員と向き合い、運用の工夫を継続してきた

丁寧な説明や声かけ、地道なコメント返信で社内ツールとして定着

〜TUNAG導入にあたり、苦労したことや工夫したことはありますか？〜

大場：最初はITツールに不慣れな社員のところまで、TUNAG導入スタッフが直接行って、TUNAGの登録方法から使い方まで説明しました。また、口頭でも「こういう目的でTUNAGを導入したので、しっかり見てくださいね」という内容は特に意識して伝えるようにしました。

やっぱりツールが新しく導入されるときって、特にITツールが苦手な方は面倒だと感じることもあると思うので、社員の皆さんに目的や必要性を理解してもらえるよう心がけました。

他にも導入当初、TUNAGを社内ツールとして定着させる工夫として、管理職の社員と一緒に全てのコメントに必ず返信するようにしていました。

投稿の時間帯への配慮も

〜TUNAG浸透後、他に何か運用方法を見直した点などあれば教えてください。〜

大場：TUNAG導入してすぐの頃、社員同士で連絡を取りやすくなったからこそだとは思うのですが、早朝や深夜に投稿をする社員が一部にいました。スマートフォンに通知が飛ぶので、「遅い時間にTUNAGを更新するのはやめて欲しい」「時間帯を考えた投稿をして欲しい」という意見が出たのです。

ただ「TUNAGの投稿時間について社内でこういう声がありました」と共有したら、深夜や早朝の連絡はだんだんと減っていきましたね。

また導入して間もないタイミングで、会社としてはせっかく発信をしてくれている人に水を差したくないという気持ちもありました。そこで「早朝や深夜に通知が来るのが嫌な人は、スマートフォンの設定で特定の時間帯に通知が来ないようにする方法もありますよ」と受け取り側にも工夫をしてもらいました。

写真やPDFの添付機能を活用

〜その他に、TUNAGを運用するうえで工夫していることはありますか？〜

大場：TUNAGをパッと開いた時に賑やかな雰囲気になるほうが良いと思い、私から情報発信するときは、投稿にイラストや写真を入れるように工夫しています。たとえば地域の花火大会のチラシが届いた際には、チラシの写真を載せて目を引くようにしています。

ファイルも添付できるので、重要書類についてTUNAGで伝達する際は、書類のPDFを載せるようにしています。コンシェルジュ社員の方がパソコンでTUNAGを見て、PDFをダウンロードして勉強したり、ファイリングしたりする様子をよく見かけます。

顧客満足度・社員満足度の双方をさらに高めていきたい

〜最後に、貴社が今後目指す組織の姿について教えてください。〜

大場：小川が代表に就任した際に「顧客満足度ナンバーワンの自動車学校になる」というビジョンを掲げました。自動車学校という業種を教育業というよりもサービス業として捉え、お客様に対して何ができるかという観点で改革を進めています。

さらに社員満足度の向上にも取り組んでおり、コンサルタントにも入ってもらい、研修を受けているところです。

お客様にも職員にも「ハマINで良かった！」と言ってもらえるような会社にしたいと思っています。

〜その中で、TUNAGでは今後どのようなことに取り組んでいきたいですか？〜

大場：プライベートに関する交流の場をもっと盛り上げていきたいです。現状TUNAGでは、会社の取り決めなど仕事に関することのほうが多く投稿されているので、仕事のツールというイメージが定着して少し堅苦しい雰囲気があると思います。

「つどいの広場」もありますが投稿してくれるのは一部の社員だけなので、みんながもっと気軽に投稿できる場にして社員同士のコミュニケーションを活発にしていきたいです。

そうすることで仕事の相談もしやすい環境ができ、社員満足度のさらなる向上につながると思っています。

〜大場様、お話いただきありがとうございました！〜