2024.9.20

ペーパーレス化で決裁期間75％短縮、残業時間90％削減。風通しの良い組織を目指す瑞鳳会グループの取り組み

岐阜県岐阜市内を中心に、整形外科や介護老人保健施設など、医療・介護・福祉のサービスを展開する瑞鳳会グループ様。

同グループでは、「紙ベースの情報共有により組織の風通しが悪い」という課題を解消するためにTUNAGを導入。ペーパーレス化を進め、「3週間かかっていた決裁を3日程度に短縮」「残業時間を90％以上削減」などの効果を実感しています。

劇的な業務効率化を実現したTUNAG活用法について、法人事務局法人統括責任者の吉本浩章様（以下、敬称略）にお話を伺いました。

※記載の内容はインタビュー時点の情報です。

ペーパーレス化と業務効率化のためにTUNAGを導入

紙ベースの稟議や申請が、組織の風通しを阻害していた

〜TUNAG導入の背景を教えてください。〜

吉本：瑞鳳会グループでは、社内稟議が決裁されるまでに各担当者の間で時間がかかっていたり、様々な申請が担当者で止まっていたりと、情報伝達がスムーズにできていない状況が多くありました。そのため、職員のメッセージが経営陣に届かないことも多々あり、組織全体の風通しの悪さが最大の課題でした。

また、TUNAG導入前は勤怠管理・経費精算・マニュアルの閲覧なども全て「紙」が主体となっており、どの事業所も紙であふれていました。

そのような状態でしたので、当グループでは、とにかく「『紙』をなくす」を合言葉に、数多くのグループウェアを検討していました。

スマホで使いやすいUIと、担当者のサポートが導入の決め手

〜ツールを比較検討する中で、TUNAG導入の決め手は何だったのでしょうか？〜

吉本：機能面での決定のポイントは、「スマホでも気軽に利用できること」「職員が使いやすいインターフェイスであること」「導入後のサポートにおいて、担当者が伴走してくれること」の3点です。

ただ何より、営業担当の方が最大の決め手ですね。実は、TUNAGの話を聞く時点で別のシステムの導入をほぼ決定していたのですが、TUNAGの営業担当の方からとても魅力的なご提案を受け、その場で「TUNAG」の導入を決定しました。

こちらの要望をしっかりと受け止めた上で素晴らしい提案をしてくれたり、「活用できそう」と思わせてくれた営業力が、導入の決め手として非常に大きかったです。おかげさまで今でも、「『紙』をなくす」を合言葉として、TUNAGをベースにDX化が進められています。

申請処理が短縮、残業も90％削減。職員同士の距離も近くなった

3週間かかっていた決裁が3日に短縮、残業時間も90％削減

〜TUNAG導入後、情報共有はスムーズになっていますでしょうか？〜

吉本：稟議申請をワークフロー機能で運用するようになり、決裁までに2～3週間ほどかかっていたものが3日程度で済むようになりました。稟議書の必要事項の書き漏れがなくなったこと、見積書や契約書が添付されるようになったこと、そして、今どこまで決裁が回っているのか分かるようになったことが大きな理由です。また、却下する際はどこに問題があるのかコメントできるので、却下された側も不平不満がほぼありません。

〜ペーパーレス化によって、稟議・申請がスムーズに進んでいるんですね！〜

吉本：そのほかに、残業時間が90％以上削減できています。これは、稟議申請や勤怠申請を電子化したことで、検索して処理を行うことができるようになり、「目視で探す」という業務工数が限りなくゼロになったからだと考えています。

そのため、事業所からの電話の問い合わせに対し、「まず申請書を探して、それから折り返しの電話をする」という業務がなくなり、スムーズなコミュニケーションが可能になっています。

グループ行事や勉強会をTUNAGで発信、職員間の距離が縮まる

〜稟議や申請以外にも、TUNAGを活用していますか？〜

吉本：入職された方の紹介や、各種勉強会の案内、グループ内行事の共有、トップのメッセージなどをTUNAGで発信しています。グループ内の出来事をできる限り発信するようになったことで、職員間の距離が近くなったと感じています。

「やりながら変えていく」精神で、表彰制度やマニュアル整備も

〜最後に、瑞鳳会グループ様の今後の展望について教えてください。〜

吉本：まずはグループ内表彰制度を作って、「頑張っている人」にフォーカスをしていきたいと思っています。「頑張り」をフォーカスすることで、グループ全体が前を向いて進んでいける風土にしたいと思っています。

また、この業界は行政の運営指導が多くあります。実際に、指導時に残業についてTUNAGをお見せして説明したところお墨付きをいただけたので、今後はマニュアルや指針などもTUNAGにアップして、最新の情報を「常に」「すぐに」見られるように準備したいと思っています。最終的には、人事情報などもTUNAGを利用してもっと効率化を図り、バックオフィス機能の大半をまとめていけると楽になるのかなと思っています。

担当者の個人的な思いとしては、もっとじっくりと作りこむ時間が欲しいとも思っていますが、「やりながら気軽に変更していける」という軽い気持ちで、今後も様々なことにトライしていこうと思っています。

〜吉本様、お話しいただきありがとうございました！〜