2024.7.23

【成功事例あり】社内の情報共有不足が招く弊害と解決するためのポイント3選！

現場で何が起きているのかわからない
情報の伝達ができておらず、一人の従業員が休むと業務が滞ってしまう
言った言っていない問題が発生し、社内の対人関係が悪化する

などのお悩みはありませんか？

HR総研のアンケート調査（2024年）によると、企業の人事責任者・人事全般の担当者（331名）のうち約4分の1が「社内の情報共有ができていない」と考えていることがわかりました。

また、社内の情報共有が十分できていると回答した企業は全体のわずか3%しかおらず、情報共有に課題を抱えている企業がいかに多いかが伺えます。

この記事では、情報共有の方法を見直したいが何から始めればいいかわからないとお悩みの方々に、情報共有不足が引き起こす弊害やその原因を解説し、社内の情報共有方法を見直すポイントを紹介しています。

最後に、社内向けの情報共有ツールを活用した事例も紹介していますので、この記事を参考にして、社内の情報共有を見直してみましょう！

社内での情報共有が重要な理由

まず、情報共有の重要性についてお話しする前にビジネスにおける情報共有について再度確認しましょう。

ビジネスにおける情報共有とは、従業員一人ひとりが持つ業務で得た情報を、会社全体や組織・チーム内で蓄積・共有・利用できる状態のことです。蓄積、共有、利用のプロセスがうまくいかないと、長期的には会社の業績に関わるような弊害をもたらす可能性があります。

逆に言えば、情報共有不足を解消すれば業務効率や生産性が向上するだけではなく、人材の定着や業績の長期的な向上にもつながります！

社内の情報共有不足が招く3つの弊害

ここでは社内の情報共有不足から発生する代表的な課題を3つ紹介します。

業務効率・生産性の低下

情報共有不足が招く弊害としてまず取り上げられるのが、業務効率や生産性が下がることです。

例えば、特定の情報を一部の担当者しか知っておらず、その人がいないと仕事が進まなくなる状況に陥ったことはありませんか？

社内でスキルやノウハウが共有されていれば、業務の担当者に依存することなく業務を効率的に分担し、実行できます。

社員のモチベーションの低下

情報共有不足は従業員のモチベーションの低下にもつながります。

例えば「情報の伝達ミスで自分だけ会議の連絡を受けていなかった」というような状況があります。この場合、情報を伝える側に悪意がなくとも受け取った側は不信感を抱いてしまいます。

実際に、HR総研アンケート調査（2024年）によると、社内コミュニケーションに課題がある企業は、従業員エンゲージメントが低いという結果も出ています。

つまり、情報共有不足により信頼関係が失われ、社内環境が悪化し、離職率が上昇する可能性があるということです。

トラブル対応・意思決定の遅れ

情報が共有されないことで、トラブル対応が発生したり、意思決定に遅れが生じたりすることも弊害の一つに挙げられます。

例えば、社内で情報共有や業務の連携が不十分な場合、トラブルの対応や意思決定に時間がかかり、顧客からのクレームにつながる可能性があります。

クレームが増えると、業務量が増え、結果として残業やストレスが増加する悪循環が生じてしまいます。また、現代社会では変化が速いため、意思決定が遅れると競合他社よりも行動が遅れるリスクもあります。

社内の情報共有不足が発生する原因

「ホウレンソウ（報連相）は社会の基本」とよく言われるように情報共有が大事と言うのは誰もが理解していると思います。

では、情報共有不足はなぜ起きてしまうのでしょうか。代表的な原因を3つ紹介します。

現状として社内の人間関係に問題がある

情報共有の不足は社内の人間関係にも関連があります。

例えば、社内の人間関係が悪化している場合や、職場に不満を抱いている場合、自分のノウハウや情報を共有したくないという心理状態になります。また、ミスを責める風潮があると、上司に叱られることを恐れて情報を共有しないことがあります。

そのため、情報共有をしやすい風通しの良い環境を整備することが重要です。

情報共有のルールが曖昧

社内で情報を共有する際にルールがないと、従業員は何を共有すべきか、すべきでないかがわからず、効果的な情報共有ができません。

例えば、チャットツールの利用時間がルールで決まっていないと、休日や深夜でもチャットが行われてしまい、情報共有が煩わしく感じられるでしょう。

また、不要な情報まで共有されると、情報が混乱して埋もれる可能性があります。そのため、情報共有に関するルールを明確にして、混乱を避けるようにしましょう

情報共有の手段が非効率

情報共有の手段が非効率で、共有に手間がかかると情報共有が滞ってしまいます。

例えば、情報を共有する手段が紙やFAXだと、紙に書いてからFAXに送る手間がかかります。情報共有する手段の手軽さも情報共有不足を解消するために重要な要素です。

社内の情報共有を見直す際のポイント3選

ここまで、社内の情報共有不足が引き起こす弊害とその原因について解説しました。

次に社内の情報共有を見直す際のポイントを3つ紹介します。こちらのポイントを抑えて、情報共有の方法を見直してみてください！

情報共有に対する従業員の意識改革

情報共有不足を解消するには、まずはじめに「情報共有を徹底すること」を社内の習慣として浸透させることが重要です。

情報共有の徹底は従業員が中心となって行うものなので、ルールを作ったり、ツールを導入したりする前に、「情報共有を徹底すること」を社内に浸透させる取り組みを実施しましょう。

情報共有に関するルールの整備

情報共有の重要性が従業員に伝わったら、次は情報共有が円滑に進むような環境を整える必要があります。ルールが明確であれば、従業員は迷うことなく効率的に情報を共有することができます。

具体的には使うツールの種類やタイミング、共有する情報の種類などを会社のルールとして決めておくと良いでしょう。ただし、ルールは必要最低限にとどめることが重要です。

ルールを細かく決めすぎてしまうと、従業員は情報共有することに抵抗感を抱いてしまう恐れがあります。そのため、自社にあった情報共有のルールを検討してみてください。

情報共有の方法を変える

従業員の意識改革や、情報共有に関するルールの整備をしても情報共有の方法が非効率だと情報共有を怠ってしまうことがあります。

例えばメールや紙、FAXなどは情報を共有することができても、整理や保存が難しく、後から見返すのが困難で手間がかかります。

そこで役立つのが、情報共有を手軽に簡単に行える情報共有ツールです。スマートフォンで利用できるものもあり、デジタルツールに抵抗がある方でも簡単に利用できるものもあります。

この後紹介する導入事例を参考にして、情報共有ツールの導入を視野に入れてみてください。

社内向け情報共有ツールの活用効果

上記で述べたような情報共有不足が引き起こす弊害を少しでもなくすために、情報共有のあり方を見直す企業が増加しています。

そこで便利なのが、手軽に情報共有や管理ができる情報共有ツールです。ここでは社内向け情報共有ツールを導入した際の主な効果を３つ紹介します。

業務が見える化することで生産性向上

情報共有ツールによって業務の状況が可視化できることで生産性の向上が見込めます。

情報共有ツールはメールや紙、FAXと比較して、情報を蓄積・活用が容易な特徴があるため、業務の連携がとりやすく作業効率が上がります。

また、蓄積された業務に関する情報をいつでも見ることができるので、業務の属人化を防ぐことができます。

組織や従業員との信頼関係が築ける

情報共有ツールを使って組織や従業員の情報が常に把握できる状態になると、不安が解消され、信頼度が高まります。

例えば、情報共有ツールを使って情報を徹底的に共有する習慣が身につくことで、コミュニケーションのトラブルを減らすことができます。経営本部から情報共有が行われていれば、組織の目指す方向性が明確になり、共通のゴールを目指したチームビルディングも可能となります。

迅速な意思決定や対応ができる

社内の情報共有が円滑に行われると、社内の情報を簡単に把握できるので、部署間の連携がスムーズになり、迅速な意思決定やトラブルへの対応が可能になります。

また、目まぐるしく変化する現代、迅速に意思決定ができると競合他社よりも早く行動に移すことができ、長期的には業績の向上にもつながります。

情報共有ツールの活用で業務効率化に成功した事例

情報共有ツールの活用効果がわかったところで、社内向けの情報共有ツールを活用し、業務の効率化に成功した事例を2つご紹介します。

株式会社イーストンの事例

株式会社イーストンは、札幌・仙台・関東でイタリアン・焼き鳥・バル業態など約50店舗の飲食店を展開する企業です。

同社は、情報共有に複数のツールを使用していたため情報の所在が明確でなく、コミュニケーションギャップが頻発していたことに課題を抱えていました。
また、各種申請手続きが紙ベースであり、手続きが煩雑であることも問題であったといいます。

そこで、情報共有ツールの一元化と手間削減の視点から「TUNAG」を導入しました。

具体的には、タイムライン上で情報を見逃さないように投稿グループ機能を活用し、ユーザーが横スクロールして関連情報を一度に見られるようにしました。

情報が一元化し、情報過多がなくなった結果、情報の蓄積・共有・利用がしやすくなりました。どの情報がどこにあるか探しやすくなったことで、有給申請件数が5.8倍に増加したといいます。

また、手続きのプロセスが簡素化され、有給申請にかかる時間が90％短縮されました。

事例記事はこちら＞＞有給申請のペーパーレス化で約90%の時間削減：申請承認・チャット・掲示板を1つのアプリにまとめたイーストンの事例

TUNAGの導入事例はこちらから

株式会社まつおかの事例

株式会社まつおかは、全国のデパート・百貨店に約60店舗のお惣菜店を展開する企業です。

同社は、ほとんどの店舗がテナントであり自前のネットワーク回線が引けないこと、電話とFAX、メールといった複数の連絡手段はあるものの、本社と店舗間の円滑な連絡が難しいことに課題を抱えていました。

そこで、普段から使い慣れているLINEと共通するUIや、使い勝手の良さから「LINE WORKS」を導入しました。具体的には、分散していた情報電話、FAX、メールなどの連絡手段をLINE WORKSに集約し、本部と店舗間でリアルタイムに情報を共有できる環境を整えました。

結果として、本社とのコミュニケーションが迅速に取れるようになりました。また、送信したメールは、送信者に既読/未読が分かるため、店長がメールをより頻繁に確認するようになり、本部との連携が強化されました。

事例記事はこちら＞＞本社と全国63店舗における情報連携を円滑化。惣菜の盛り付けやPOPの掲示例を全店舗で共有するなど、VMD（ビジュアルマーチャンダイジング）の徹底にも活用しています。