という課題や関心をお持ちの方必見の記事です。
この記事では、社内チャットを導入後に直面する課題を挙げた後に、効果的に活用するための3つのポイントを成功事例とともに詳しく解説します。 本記事を参考に社内チャットツールの運用を見直してみてください。
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▼事例一覧▼
「なるべく1つのツールで完結させるDX」とは
株式会社プレジャーカンパニー（飲食）
申請承認・チャット・掲示板を1つのアプリに
株式会社イーストン（飲食）
情報共有から帰属意識の醸成までTUNAGに一本化
株式会社ピーアンドエム（アパレル）
店長で止まっていた情報をアルバイトまで届ける
株式会社活美登利（飲食）
見える化・効率化で従業員満足度向上を目指す
ホイテクノ物流株式会社（物流・運送）
理念浸透から申し送りまで。「医院のインフラ」として活用
医療法人社団鈴木内科医院（医療・介護）
社内チャットは、電子メールや電話、FAXと比べて次のようなメリットがあります。
「社内チャットツールを導入したものの十分に活用されていない」「ツール導入が裏目に出て現場に悪い影響を与えている」といったケースは少なくありません。
ここでは、社内チャットの導入・活用で生じがちな課題をまとめます。
社内チャットにより、各自が受け取るメッセージ量が増えた結果、大量のメッセージのなかに重要な情報が埋もれてしまう状況に陥ることがあります。
そうなると情報の確認漏れが生じますし、チャット上の情報を過去にさかのぼって参照する必要が生じた場合に情報の検索・抽出にかなり手間がかかってしまいます。
情報がむやみに増えるのを防ぐとともに、できるだけ整理された形で配信されるようにするための工夫が必要です。
社内チャットによりコミュニケーション量が増え、コミュニケーションへの圧力（即確認・即返信の要求など）が高まることで、従業員の多くに「社内チャット疲れ」を生じさせてしまうケースも少なくありません。
そうした状況が続けば職場環境が悪化し、生産性低下や離職率上昇につながります。
社内チャットによるコミュニケーションの活性化を図るのと同時に、「チャット疲れ」の予防にも取り組む必要があります。
従来のコミュニケーション手段（電子メールや電話など）からチャットツールに移行し、現場に十分定着するまでには、ある程度の時間がかかります。新しいツールに慣れて使いこなせるようになるまでにかかる時間は従業員ごとに異なり、デジタルツールに抵抗感や苦手意識があるために習熟が遅れる従業員もいます。
自社の組織風土や社内文化に応じて、ツールへの習熟を後押しするための適切な施策を検討する必要があります。
社内チャット導入で生じる課題を踏まえ、社内チャットを有効活用していくためのポイントをまとめます。
大量のメッセージに重要な情報が埋もれてしまう事態を防ぐには、チャットのチャンネルを用途別に分けるのが効果的です。
例えば以下のような分け方が考えられます。
情報の氾濫や「チャット疲れ」が生じるのを防ぎ、社内チャットを適正かつ効果的に運用するために、社内チャットの基本ルールやチャンネルごとの利用ルールを定めて周知徹底を図ることが必要です。
例えば以下のような事項についてルールを設けると効果的です。
項目 | 活用ルールの例 |
|---|---|
投稿内容 |
|
絵文字やスタンプの使用 |
|
報連相への返信形式 |
|
メッセージ受信を知らせる通知の設定 |
|
ユーザー名・グループチャット名 |
|
グループチャットの作成 |
|
送信・返信の時間帯 |
|
従業員ごとの個人差にも配慮しつつ、ツールへの慣れを促進するための施策を展開する必要があります。
以下のような施策が代表的です。
ツールを導入して社内チャットを有効に活用している企業の事例を導入目的別に紹介します。
関東を中心に飲食店21店舗を展開する株式会社プレジャーカンパニーは、チャット機能を含む総合社内アプリ「TUNAG」に社内の情報を集約したことで、情報の抜け漏れを減らすことに成功しました。
以前は複数のコミュニケーションツールやクラウドストレージを利用していましたが、情報が分散し、報連相の漏れが発生していました。
TUNAGは、画像のように「マネージャーやシェフまで」「正社員まで」「全従業員向け」などチャンネルごとに送信先を分けることができるため、情報が流れることなく届きたい人に届く体制を整えることに成功しました。また、社内申請・承認手続き、トップメッセージ発信など会社に関する情報発信の場所をTUNAGに統一したことで、現場のアルバイトも「TUNAGを見れば業務のことがわかる」ようになり、「言った」「言ってない」問題も減少しました。
関連記事はこちら＞＞＞飲食業界の報連相を、ツール一元化で改善。プレジャーカンパニーの「なるべく1つのツールで完結させるDX」とは？
東光商事株式会社は、新潟県を中心に中古マンションの買取再販売事業や金融サービスを展開しています。同社はビジネスチャットツール「Chatwork」を導入し、社内コミュニケーションを促進しました。
以前は電話・メール・グループウェア掲示板を使用していましたが、部署間のコミュニケーションが遅れることが課題でした。
Chatworkを導入し、「部署ごと」「プロジェクトごと」「連絡用」の3タイプのグループチャットを設定することで、部署間のコミュニケーションが迅速化し、プロジェクト運営がスムーズになりました。さらに、アポイントの取りやすさや業務指示の正確さが向上しました。
関連記事はこちら＞＞＞使いやすくてセキュア“堅い”雰囲気の中小企業に最適
株式会社第一建工は、電気設備工事の業務効率化とコスト削減のため、ビジネスチャットツール「LINE WORKS」を導入しました。
以前は現場従業員との連絡手段として電話を使用していたため、誤発注や重複発注、「言った・言わない」問題が頻発していました。
LINE WORKS導入後、材料発注用のグループチャットを作成し、発注メモを写真で共有することで発注ミスが半減しました。また、施工状況報告や相談のためのグループチャットを活用し、手間と残業時間を削減しました。全社員に社用スマホを貸与し、段階的にツール利用を促進した結果、現場でのチャット利用率が向上し、業務効率が大幅に改善されました。
関連記事はこちら＞＞＞LINE WORKSで職人との情報共有が円滑に！ 連絡手段を電話からトークに置き換えて情報共有が正確になり、誤発注数半減や施工クオリティ向上を実現させました。
TUNAGは、社内の円滑なコミュニケーションを促進し、社員同士の連携や生産性を向上させる社内チャットアプリです。
この記事で紹介したように、社内チャットツールは導入後、増えた情報を漏れなく整理することが非常に重要です。
一般的なチャットツールはリアルタイムでのコミュニケーションは可能ですが、過去の情報をさかのぼって探すことが難しい場合があります。TUNAGはリアルタイムでのやり取りに加え、情報のストックも簡単にできます。タイムラインに共有された情報はカテゴリ分けして整理できるため、検索がしやすく、過去の情報をすぐに見つけ出せます。
現在、TUNAGは800社以上の企業に利用されており、10名規模の小企業から数万名規模の大企業まで、さまざまな企業に導入されています。
従業員同士の連携を強める社内チャットアプリ「TUNAG」のサービス概要を見る
社内チャットには社内コミュニケーションの効率化・活性化や報連相の抜け漏れ防止などのメリットがある反面、コミュニケーション増加が裏目に出て重要な情報が埋もれてしまったり、従業員に「社内チャット疲れ」を引き起こしてしまったりする恐れがあります。
従業員がツールに慣れることができず、社内チャットがなかなか浸透しないというケースも少なくありません。
社内チャットの定着と有効活用を実現するためには、自社に合った適切なツールを導入した上で、「チャットチャンネルの用途別分割」「利用ルールの明確化」「不慣れな従業員へのサポート」などの施策を柔軟に実施していくことが求められます。
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