電子帳簿保存法とは簡単に言うと、今まで紙での保存が義務付けられていた税務関係の書類をデータで保存してもよい、と認めた法律です。
企業が日々の事業を行うなかで、請求書や納品書などの取引に関する書類や取引内容を記載した仕訳帳など多くの国税関係帳簿書類が発生します。従来、それらの帳簿書類は紙で保存することが原則であり、たとえ文書が電子データで作られたものであっても、印刷して紙で保存・管理する必要がありました。
しかし、紙での保存は非効率な業務を生み、保管場所やコスト、また情報の管理に関する手間など様々な問題があります。 このような問題をデータにより解決するために施行された法律が、電子帳簿保存法です。もともとは1998年に制定された法律でしたが、制約が多く、運用側に大きな負担がかかるという観点から導入する企業は多くありませんでした。しかし近年、2016年、2018年とたて続けに大きな改正が行われ、様々な面での規制が緩和されたことから、電子帳簿保存法の導入や活用がしやすくなりました。
電子帳簿保存法によって、決算書などの国税関係帳簿書類をデータで保存するには次の3つの方法があります。
「マイクロフィルムでの保存」と「電子データでの保存」は「電磁的記録による保存方法」と呼ばれ、紙での保管を行わずに、各書類を電子データのままサーバ・DVD・CDなどで保管する方法や、COMと呼ばれる「電子計算機出力マイクロフィルム」を使って、写真フィルムで資料を保管する方法です。COMは耐久性があり長期保管に向いているとされ、はじめから電子計算機で作成されている帳簿類については、そのままCOMで保存することが認められています。
「スキャナでの保存」は2005年に電子帳簿保存法が改正された際にスキャナ保存制度として導入された、紙をスキャンすることで書類を電子データとして保存する方法です。 2015年までは、スキャナ保存された文章に電子署名が必要でしたが、2016年以後はスマートフォンなどで読み取った領収書等も国税関係書類として認められるように法の規制が緩和され、使いやすくなっています。
帳簿や書類を電子データで保存することで、主に経理の業務効率化が大きく進みます。 具体的に、以下のような業務上のメリットが考えられます。
書類が電子化されることによって、ファイリングや書類整理など、手作業で行っていた業務時間が削減できます。また、情報の検索も容易になるため、「ほしい情報を探すための時間」を削減することができます。 また、ネットワーク上で書類をやり取りすることもできるので、支社や支店、またリモートワーク下において、遠隔拠点との連携も取りやすくなり、紙の書類の到着を待つ時間や、到着するまで業務が進まないといったことがなくなります。
さらには、電子署名やタイムスタンプによってデータの原本性が証明されるため、領収書などの書類の不正を防ぎ、各種申請内容との正否チェックが容易になります。 2016年、2018年の電子帳簿保存法の要件規制緩和によって、スマートフォンなどによる撮影が認められたりと、電子帳簿保存の要件のハードルはどんどん下がってきています。 このことによって、今後のさらなる業務の効率化が期待できます。
中小企業にとって、電子帳簿保存法により書類のペーパレス化が進むことは、手作業の多くなる業務が軽減されていき、生産性が向上することで、残業などの労働問題への対策にも繋がります。つまり「電子帳簿保存法を導入する」ということは、中小企業の「働き方改革」にも大きく貢献できるということです。
帳簿や書類を電子データとして保存や管理することで、紙の使用量やコピーを取る際のインク代、紙書類を保管するファイル代など、紙での保存にかかっていたコストの負担がなくなります。また、印刷やファイリングなどにかかる人件費の削減にもつながります。
IT化によって、業務のペーパーレス化が進むことで、帳簿や書類などを電子化するだけでも結果的に大きくコストを削減することができます。さらに、クラウドサービスを利用すれば、電子化した書類を自社サーバで管理するときのサーバの管理費が不要となり、さらにコストダウンが図れます。
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各帳簿や書類などが電子データとして保存されると、コピーやバックアップなどをとって、データを分散した管理をすることができます。
紙書類で管理しれいる時の「間違って廃棄してしまった」ということがなくなったり、火災などの不測の事態が発生した場合も、紙での管理に比べて、復旧がしやすくなったりと、データ喪失の被害を抑えることができます。
電子帳簿保存を行うには、大きく以下の2つの手続きが必要あとなります。
「電磁的記録による保存」「スキャナ保存」それぞれに承認が必要となり、申請書と添付書類を、電子帳簿保存を始める3か月前までの申請が必要です。
真実性の確保：データが改ざんされることはないか
可視性の確保：誰でも確認できるデータか
上記の要件を満たすための詳しい条件などは国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化！」に掲載されています。
2020年に新たに改正された電子帳簿保存法のポイントはキャッシュレス決済を利用した場合の紙の領収書が不要になり、経理処理が完全ペーパーレス化できるという点です。
これまでは、経費になるレシートをスマートフォンで撮影し、保存しておくことが必要でしたが、2020年の改正により、Suica・Paypayなどのキャッシュレス決済やクレジットカード決済を利用した場合にはその利用明細データを保存することが可能になり、それぞれの利用明細データがそのまま領収書の代わりになるのです。
また、さらに、これまでは不正防止のために「その時刻以降、電子データは改ざんされていません」ということを証明する「タイムスタンプ」を3日以内に付与する必要がありました。
ですが、今回の改正によって、ユーザーが自由にデータの改変ができないものに関しては、タイムスタンプが不要となりました。これにより、経費精算のミスが防止され、経理の経費処理の負担が大きく軽減されることになります。
また、コロナウイルスの影響でリモートワークになった企業は経費処理を自宅で済ますこともできるようになったので、経費処理のために出社する、といった事態がなくなり、さらなるリモートワークの推進が期待できます。
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