在宅勤務を成功させる労働環境の作り方を3つのポイントで紹介

在宅勤務を成功に導く鍵、それは適切な労働環境を構築することです。多くの企業が新たに導入している在宅勤務は、従来の方法とは異なる新しい働き方の最たるものです。 朝起きてオフィスに通勤して仕事をするという常識から、家で仕事をするのが常識になりつつある現代社会において、在宅勤務を取り入れても従業員の作業効率や生産性が落ちない労働環境は、企業が率先して作っていかなければいけない重要事項です。 この記事では、在宅勤務を成功に導くために企業が取り組むべき労働環境の作り方を紹介していきます。導入を悩んでいる方、導入して作業効率や従業員の士気が落ちてしまったと悩んでいる方は、ぜひこの記事を参考にしてみて下さい。 ⇒社内ポータル・SNS「TUNAG（ツナグ）」が3分で分かるサービス資料はこちら

在宅勤務を導入することで企業が得られるメリット

政府が推進する働き方改革と新型コロナウイルス感染拡大の影響により、急遽在宅勤務を導入したという企業は少なくありません。 在宅勤務はデメリットや課題にばかり目が向きがちですが、導入することで企業が得られるメリットも数多くあります。 生産性を上げるための労働環境の構築方法を紹介する前に、まずは在宅勤務を導入することで企業が得られるメリットを今一度しっかりと把握しておきましょう。

コスト削減

政府は新型コロナウイルス感染拡大の前から、時間や場所にとらわれない多様な働き方を実現できる在宅勤務を推進しています。少子高齢化や地域活性化の推進、環境への負荷軽減がその理由で、企業が導入することで得られるメリットも、政府が在宅勤務を推進する理由と通じるところがあります。 在宅勤務を本格的に導入することで、企業は大幅にコストを削減できます。

• 賃料
• 通勤手当

特に大幅にコストカットができる部分としては、賃料と通勤手当が挙げられます。 100％出社勤務が常識だった従来の働き方では、従業員を増やせばその分だけオフィスを拡張する必要がありました。しかし、従業員が出社せずに自宅で働くのであれば、広いオフィスは必要ありません。 出社義務がなくなれば通勤にかかる費用も0円になりますので、通勤手当も大幅にコストカットすることが可能です。

優秀な人材を確保できる

日本は現在、深刻な少子高齢化社会です。 内務省が発表した資料によると、1950年の高齢化率は5％で1970年は7％と高齢化率はまだ低いのですが、1994年に14％まで上がると、2018年には28.1％にまで上昇。2016年がピークで2028年までは減少していくとされていますが、その後も2054年まで継続的に増加していくと考えられています。 この結果を見ても分かる通り、日本はこれからますます労働人口が減っていく時代に突入していきます。労働人口が減っていけば優秀な人材も減りますので、相対的に企業は優秀な人材を確保することが難しくなっていきます。 優秀な人材を確保することが難しくなる状況を打開できるのが、在宅勤務の導入です。 100％出社勤務が常識だった従来までの働き方では、会社に通勤することが可能な人だけが採用対象でしたが、在宅勤務を導入すれば採用できる人材は全国各地だけでなく、世界各国にまで広がります。世界中から選りすぐりの人材を探すことができるため、優秀な人材も確保しやすくなるのです。

ワークライフバランスを実現できる

ワークライフバランスとは、仕事と日常生活の調和という意味です。 仕事に重点を置けば生活が疎かになり、生活に重点を置けば仕事のキャリアアップを断念するしかないというのが現在の日本で、仕事と生活の両方のバランスを上手に整えるのは現状の働き方では至難の業です。 しかしながら在宅勤務であれば、通勤時間を浮かせることができるため、その分の時間を有意義に活用することができるようになります。 プライベートの時間を有意義に過ごせるようになるワークライフバランスの充実は、従業員の心と体を癒やす効果があるため、企業の生産性を向上させる大きな要因にもなります。

在宅勤務の課題

信用調査会社「東京商工リサーチ」が、2020年11月9日〜11月16日に11,076社を対象に行った調査によると、在宅勤務を実施している企業は30.7％で、導入後に取りやめた企業は25.4％という結果になりました。 前述したように在宅勤務が企業にもたらすメリットは数多くあるものの、実際に導入したからこそ見えてきた課題も多くあります。在宅勤務を導入後に取りやめた企業が多いのも、課題を解決することができないというのが大きな要因であると考えられます。 ここからは、在宅勤務をすることで生じる課題について紹介していきます。

希薄になるコミュニケーション

在宅勤務による最大の課題と言えるのが、従業員同士のコミュニケーションが希薄になるという問題です。 オフィスで同じ空間に同僚や上司がいれば、気軽に話しかけて仕事の進捗状況や悩みなどを相談することができますが、在宅勤務であればそうはいきません。プロジェクトやタスクの進捗状況管理も難しく、コミュニケーション不足が原因で企業の生産性が低下してしまう可能性も十分に考えられます。 単身者で在宅勤務をしている方は1日中誰とも話さないという場合もあり、人と接する機会が極端に少なくなることで、ストレスを感じてしまう方も多くいます。

労務管理が難しい

在宅勤務では、労務管理の難しさも大きな課題です。 公私の区別がつきにくくなる在宅勤務は、従業員によってパフォーマンスに差が生まれます。オフィスであれば管理職が従業員の労務管理を直接目で見て行えますが在宅勤務ではそれができないため、労務管理は非常に難しい問題です。 在宅勤務でもパフォーマンスを上げて企業の生産性を向上させるためには、労務管理をしっかりと行える環境を早めに整備しなければいけません。

不公平感が生まれやすくなる

ひとつの企業でも、従業員や部門により在宅勤務ができる人とできない人がいます。 すべての従業員が在宅勤務をできれば不公平感は生まれませんが、在宅勤務ができる人とできない人がいる場合は、不公平感を感じさせない環境を作らなければいけません。 評価制度と労務管理の体制を整えることで、オフィスに通勤しなければいけない従業員の方でも不公平感を感じることなく、仕事に集中できるようになります。

在宅勤務の課題を解決する労働環境の作り方

在宅勤務によりメリットを得るためには、前述した課題を解決できる労働環境を構築する必要があります。ここからは、在宅勤務を導入して生産性を向上させる方法を紹介していきます。

人事評価制度の確立

在宅勤務で企業の生産性を上げるためには、人事評価制度を確立する必要があります。 従業員のモチベーションを上げるためにやりがいのある仕事を与えるというのはもちろん重要ですが、それと同じくらい重要なのが、適切な評価を与えてあげるということです。在宅勤務の場合は上司が従業員と直接触れ合う機会が極端に減るため、勤務態度で評価を決定することが難しく、そもそも在宅勤務による評価方法や基準が定まっていないために、従業員に適切な評価を与えてあげることができない場合も非常に多いです。

• 目標を可視化する
• 評価項目を明確にして共有する

在宅勤務で一生懸命仕事をしているのに企業から評価されないのであれば、従業員のモチベーションは低下していくだけです。それは、企業の生産性低下へと直結します。 オフィスにいる時よりも在宅勤務による従業員の働きは目に見えにくい部分がありますが、組織と個人の目標を可視化し、在宅勤務でも達成できる評価項目をしっかりと明確にして全従業員に共有することで、従業員のモチベーションを下げることなく企業の生産性を上げることができます。

勤怠管理制度の確立

心地よく従業員が在宅勤務を行えるように、勤怠管理に関する制度も明確にしましょう。 在宅勤務は、遠隔で従業員の勤怠を管理しなければいけません。これは仕事をしていない人を監視するだけというわけではなく、労働時間を超過して頑張り過ぎてしまう従業員を防止するという役割も担います。在宅勤務はオフィスとは異なり、目で見て働いている状況を確認することができない状況なので、遠隔でも従業員の勤務時間の管理ができるツールを導入することをおすすめします。 従来の勤怠管理の方法とは角度を変えて、目で見て働いている姿を見ることができないのであれば、成果の対象を労働時間以外にするべきです。どれだけ働いたかではなく、どれだけ成果を出せたかで判断すれば、それに応じて適切な勤怠管理を行えます。 ただでさえ在宅勤務の場合、従業員はオンとオフの切り替えが非常に難しい状況です。仕事とプライベートをしっかりと切り分けて従業員に仕事に集中できる環境を提供するためには、明確な勤怠管理の制度は必要不可欠であると言えるでしょう。

意思疎通が取りやすい環境を作る

在宅勤務で最も危惧すべき点は、従業員同士で意思疎通が取りにくくなるという点です。 仕事中の何気ない会話はストレス解消に効果的であり、仕事のちょっとした困ったことでも隣に仲間がいれば気軽に相談できる環境であったオフィスとは異なり、在宅勤務では従業員同士が気軽に意思疎通が取れる環境ではありません。 コミュニケーションが希薄になると目標が分からず、従業員のモチベーションを低下させてしまう大きな要因になります。在宅勤務でも従業員同士が気軽に意思疎通ができる環境を企業がしっかりと整えてあげることで、労働生産性を上げる効果があります。

• 業務内容の進捗状況を共有
• 目標を明確にする
• 気軽に相談できる環境

在宅勤務によりコミュニケーションが不足していると、業務内容を従業員同士で上手に共有することができません。在宅勤務の場合は、どうしてもひとりで仕事をする時間が長いので孤独感が生まれやすく企業の目標やビジョンを理解しないまま、ただ黙々と仕事をこなすだけの日々を過ごさせてしまいます。 今、自分がどういったアクションを起こすのが適切なのかを理解してもらうという意味でも、企業内で共有のコミュニケーションツールを導入し、意思疎通が取りやすい環境を作りましょう。困っている時や悩んでいる時に気軽に相談することができ、同じ目標に向かって共に仕事をしているという感覚を共有することで、一体感が生まれて企業の生産性は上がります。

まとめ

在宅勤務を導入するメリットと課題を解決するための労働環境の構築方法を紹介してきましたが、参考になりましたか？ 在宅勤務による多くのメリットを企業が得るためには、課題を解決しなければなりません。弊社が提供しているエンゲージメント組織プラットフォーム『TUNAG（ツナグ）』は、在宅勤務の最大の課題である労働生産性を下げてしまうコミュニケーション不足を解決へと導きます。 変化が激しい時代を勝ち抜くためには、企業理念を全社員に浸透させ、部署間の連携強化などを通して従業員同士、企業と従業員の信頼関係を強化し、強固な組織を形成しなければなりません。TUNAG（ツナグ）は組織における「知らない」をなくし、目標やビジョンを可視化することで社内制度として従業員の具体的な行動を促進することができます。 100社あれば100通りの悩みがあります。TUNAG（ツナグ）は、組織の今の状態に合わせた適切な設計が可能であり、着実かつ確実に改善し続けることができます。 在宅勤務による課題を解決したいとお考えの方は、ぜひお問合せくださいませ。