テレワークマネジメントの課題と成功させる3つの方法

政府が推奨する働き方改革のひとつである、テレワーク。情報通信技術を活用することで時間や場所を問わずどこでも仕事ができるテレワークは、新型コロナウイルス感染拡大防止の影響もあり、急速に普及しています。 従来のオフィスに出社して仕事をする勤務形態とは異なるテレワークは、ワークライフバランスの向上、優秀な人材を確保できる、コスト削減という大きなメリットがある一方、顔を合わせず離れて仕事をすることで、従業員に対するマネジメントが非常に困難であるという問題点が浮き彫りになりました。 テレワークは企業イメージの向上にも繋がりますので、新型コロナウイルス感染拡大が落ち着いても継続しようと考えている企業は多いかと思いますが、マネジメントに関する課題を解決しなければ、テレワークを導入しても大きな成果をあげることは難しいでしょう。 この記事ではテレワークマネジメントの課題と、その課題を解決してテレワークを成功に導く方法について紹介していきます。テレワークのマネジメントに苦戦している方、今後の導入を考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみて下さい。 ⇒社内ポータル・SNS「TUNAG（ツナグ）」が3分で分かるサービス資料はこちら

テレワークマネジメントの課題

テレワークのマネジメントはオフィスに人が集まって仕事をしていた従来の方法とはまったく異なるもので、同じ方法を使っていては企業の生産性向上は見込めません。テレワークに合ったマネジメントを実施することで、効率的に企業を成長させることができます。 まず始めに、テレワーク下のマネジメントの課題について、以下で詳しく解説していきます。

評価体制の確立が困難

テレワークでは、従業員を適切に評価するのが難しいという課題があります。 オフィスでみんなが集まって仕事をする従来の働き方では、仕事の結果とプロセスの両案を勘案して評価するというのが一般的でしたが、テレワークでは実際に従業員が仕事をしている姿を見ることができないため、プロセスに対する適切な評価を判断することが難しいという問題点があります。 オフィスで共に働いていれば上司が部下の仕事を目で見てチェックし、仕事へ取り組む姿勢や勤務態度で評価することが可能ですが、テレワークではそれができないため、テレワークによる評価制度の確立が非常に難しいのです。 また、従業員目線で見ても、自分が頑張っている姿を見てもらうことができないことで仕事を一生懸命していることを評価されていないのではないかという疑心暗鬼に繋がり、給料や待遇で評価をされていないと感じれば、仕事への意欲が低下する原因となってしまいます。

コミュニケーションを取る機会が減少する

テレワークによる仕事はオフィスとは違い直接会うことができないため、コミュニケーションを取る機会が極端に減少します。 マネジメントの観点から見ると、オフィスで顔を合わせて普段から日常的に会話をしていれば気付けたような従業員の些細な変化も、テレワークだと見逃してしまいます。 相手の様子が分からずテキストのみのやり取りになってしまうことが多いテレワークでは、表情や伝えたい言葉のニュアンスを完全に把握できないため、相手に間違って受け取られてしまうことも多く、小さなことでも諍いの原因になってしまうこともあるでしょう。 従業員同士の些細なやり取りやコミュニケーションで仕事が円滑に進められる部分も非常に大きいので、テレワークによりその時間が遮断されてしまったことは大きな課題と言えます。

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就業時間の管理

テレワーク導入時の課題として、就業時間の管理も挙げられます。 従来の出社勤務であれば、出勤時間、休憩時間、退勤時間が明確に決められていて、目に見える管理下の中で従業員の就業時間をしっかりと管理することができたものの、テレワークの場合は何時から何時で休憩をして、いつからいつまで仕事をしたのかが分かりにくい状況です。 また、テレワークはいつでも自分の好きな時に仕事ができるというメリットがある一方で、いつでも仕事ができてしまうというのがデメリットになる場合もあります。 目に見える成果を出さなければ仕事をしていないと思われるんじゃないかというプレッシャーを抱えてしまうテレワークでは、従業員が就業時間を過ぎても仕事をしてしまう超過勤務によるケアも大きな課題です。

パフォーマンスの低下

テレワークでは、仕事の進め方が対面からオンラインへと移行されたことによるマネジメントの課題も浮き彫りになってきました。 これはコミュニケーションが希薄になってしまうという課題と通じる部分があるものですが、オフィスにみんなで集まって仕事をしていた時と同じ内容の案件であっても、テレワークだと余計な工数がかかってしまうというケースは良くあります。 今までは対面で行っていた業務の多くがオンラインへと移行されることで、業務の管理が難しくなり、従業員のタスクを把握することが困難な状況になります。 オンライン化への弊害を感じる部分も多く、同じ仕事であっても従来と同じような成果をあげられなくなり、それが従業員への更なるモチベーション低下へと繋がる一因でもあります。

労働環境の違い

従業員それぞれで労働環境が違うという点も、テレワークの大きな課題です。 オフィスには仕事を効率よく進めるための設備が整っていますが、テレワークの場合はオフィスと同等の労働環境が整っている方は少ないでしょう。 例えばネット環境ひとつを取っても、快適なオンライン環境が整っている人とそうでない人がいます。デスク、椅子、パソコンのスペック、周辺機器など、オフィスと同じ環境で仕事ができないというのは、従業員にとって大きなストレスになります。 労働環境の変化は作業効率にも大きな影響を与えますので、生産性も低下します。 全従業員に同一の労働環境を整えてあげるというのは膨大なコストがかかるため現実的ではありませんが、業務効率を上げるための最低限の支給は企業として考えるべき点です。

テレワークを成功させるためのマネジメント方法

ここからは、テレワークマネジメントの課題を解決できる適切な方法を紹介していきます。

働きやすい労働環境を作る

テレワークマネジメントを成功させるためには、従業員が働きやすい環境を作ることが何より先決です。働きやすい労働環境を作るとは周辺機器などを支給するといった物理的なものではなく、仕事に支障がでるコミュニケーション不足を解消するためのツールの導入などです。

• セキュリティ対策を万全にする
• 共有のコミュニケーションツールを導入する
• 労務管理の体制を整える
• 評価体制をしっかりと確立する

企業共有のツールを導入することで、テレワークマネジメントの課題であるコミュニケーション不足を解消できると共に、企業のビジョンや評価体制なども確立され次第、従業員に共通認識として浸透させることが可能です。 ツールを導入して企業と従業員がしっかりとコミュニケーションが取れる状態を作ることができれば、労務管理も個別で行うことができ、気軽に話せる機会が増えれば仕事に対する不安や不満、悩み事なども相談しやすい環境を作ることができるでしょう。 要するに、テレワークで従業員が働きやすい環境を作ることで、マネジメントもしやすくなるということです。

仕事の目的と評価の根拠を明確にする

前述した課題の項目で挙げた従業員のパフォーマンスの低下は、仕事の目的と評価の根拠を明確にすることで改善することが可能です。 どうしてもテレワークは一人で黙々と仕事をする時間が長いため、明確な仕事の目的が分からなければモチベーションを維持することは難しいです。同じオフィスで仲間たちと共に仕事をしている環境では自然と士気を上げられるものですが、テレワークで一人で士気を上げるのは容易ではありません。 テレワークマネジメントを成功させるために、今従業員が行っている仕事の目的と企業のビジョンをしっかりと伝え、これだけ頑張ってくれればこれだけ評価するという基準についても丁寧に説明してあげることが重要です。 さらに効果的なのが、目標を細分化するというもの。短期的なものから中期的、長期的なものまで企業がビジョンを明確に提示することでモチベーションはテレワークでも維持することができ、成果に対する適切な評価を与えてあげれば、自主的に動く従業員が増えていき生産性も向上するでしょう。 弊社が提供する『TUNAG（ツナグ）』は、組織の目指している姿を社内制度という形で従業員へ浸透させることができます。企業のビジョンを明確にすることで、伝えたつもり、分かっていたと思っていたを解消することができます。

定期的なメンタルケアも欠かさずに行う

従業員と1対1で話す機会は、必ず定期的に作りましょう。 コミュニケーションツールの導入、労務管理体制と評価制度の確立、企業のビジョンを浸透させる…テレワークマネジメントを成功させるために取り組むべき企業の施策をこのように説明してきましたが、企業と従業員は人と人との関係で成り立っているわけですから、やはり直接のコミュニケーションは疎かにしてはいけません。 1対1にする理由は、複数人の従業員がいる場では正直な今の気持ちを素直に話してくれない場合もあるからです。

• テレワークにより不便に感じていること
• 改善してほしいと思っていること
• 今後このような仕事をしたいなどの希望
• 個人的な悩み相談

仕事の話だけではなく、個人的な悩み相談や雑談だけでも構いません。 企業が従業員に対して適切なマネジメントを行うためには、従業員の人となりをしっかりと理解し、ひとりひとりに合った方法を模索することこそが最も適切な方法です。 週に1回でも月1回でも構いませんので、必ず1対1で話し合える機会を作り、現場の言葉に耳を傾けましょう。

まとめ

テレワークマネジメントの課題と解決方法を紹介してきましたが、参考になりましたか？ テレワーク下では従業員同士のコミュニケーションが希薄になり、それが原因で仕事のクオリティが落ちてしまうなど、さまざまな要因で労働生産性が低下してしまいます。適切なテレワークマネジメントを実施することで、働きやすい労働環境を提供しましょう。 テレワークを導入して組織を変えるためのおすすめツールとして、エンゲージメント経営プラットフォーム『TUNAG（ツナグ）』をおすすめします。 組織と現場の距離を縮めることができるTUNAG（ツナグ）は、企業のビジョンを社内制度という形で従業員に浸透させ、企業と従業員の認識のズレを減らすことができます。さらに従業員の行動や反応をリアルタイムで見える化できるので、テレワークでも孤独感が減少し、仕事に対するモチベーションや意欲を向上させることも可能です。 100社あれば100通りの課題があるかと思いますが、TUNAG（ツナグ）は多様な経営に合わせて自由に設計することが可能ですので、ぜひお問合せください。