生産性向上には「生活残業」の実態把握と対策を。5つの解決方法とは

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生活残業とは？

残業代を稼ぐため、意図的に残業を行うこと

生活残業とは、残業代を稼ぐために意図的に残業を行うことをいいます。 現在、働き方改革において注目されている「長時間労働」ですが、そういった生活残業を生活費として期待している従業員がいる場合もあるため、簡単に解決することが難しい問題となっています。 しかし、企業が生産性向上を目指していくためには、生活残業にあたるような業務に対して対価を支払い続けるのは妥当ではありません。このような現状の対策には、目先のルールの変更だけではなく、会社全体として風土の改善や仕組みづくりの見直しが必要です。

残業代をあてにしてしまう背景・問題

生活残業は、会社側と従業員側、双方に問題があると考えられています。具体的には、以下が考えられます。

会社側の原因

・業務にかかる工数を把握、残業時間をそのまま良しとしている ・支給する給与が少ない ・昇給などの給与体系が明確でない ・長く働く人を評価する風土がある

従業員側の原因

・早く終われる業務を意図的に時間をかけて行っている ・業務をしているように装うことが容易である ・長く働いている人の方が評価されている ・将来のキャリアイメージがわかず、給与を上げていくことができないと諦めている

従業員側の意識の問題に焦点がいきがちですが、もちろん、会社側の管理の問題もあります。会社が支給する給与額と業務内容が見合っており、評価制度が整っていれば、わざわざ残業することは無いかも知れません。

生活残業が企業に与える影響

人件費の増加、従業員の健康への影響

生活残業をする従業員が多くなると、企業やチームに悪影響を与える可能性があります。 中身の無い業務にコストをかけることになるため、人件費が増加することや、残業をすることで従業員の健康を損ねることにつながります。また、従業員の健康が損なわれた場合、企業側が責任を追及されるリスクもあります。

他の従業員のモチベーションの低下

「ちゃんと仕事をしていないのに給料を多くもらう従業員がいる」と感じると、しっかり仕事をして成果を上げた従業員のやる気を奪い、チームや会社の士気を下げることにもつながります。

意図的に残業をしている人の特徴とは

意図的に残業をする人の行動が分かれば、対策も検討しやすくなります。ここでは、考えられる特徴をご紹介します。

退社時間が一定

残業時間をしっかり計算しているため、最初から残業時間を決めた上で仕事に取り組んでいることがあります。そのため、退社時間はいつも一定であることが多いです。 残業時間のトータルがぴったり一定時間におさまっていたり、残業に波がなく、毎日決まった時間だけ残業しているような場合は、意識的に残業時間を調整している可能性があります。 労務担当の方などは、そのあたりも含めてチェックしてみてはいかがでしょうか。

仕事の進め方が非効率

納期を守るという意識が欠如しているため、効率の良い仕事の仕方をしようという感覚がありません。探し物や調べごとに無駄に時間をかけたり、就業時間が近づいた時に新しい仕事を始めたりします。この後の対策でもご紹介しますが、業務の進捗管理を上司やチームでしっかり進めることが重要です。

日中の集中力が落ちている

「残業すればいいや」と思い、日中の仕事に集中していないことも考えられます。トイレや、タバコ休憩に頻繁に行ったり、休憩から長く帰ってこないということがあります。営業職など外回りが多い業務の場合は、見えないところで長く休憩時間をとっている可能性もあります。

防止するための5つの対策

1）業務の管理を行う

当たり前のように聞こえるかもしれませんが、誰が何を行っているのか、その業務はその人しかできない属人的な業務になっていないか、棚卸しをして見直すことが必要です。従業員が納期意識を持つことによって、効率的な仕事の方法を模索するようになります。 また、ノー残業デーなどの制度を設けることも一つです。定時に帰る曜日を設定し、少しずつ従業員の意識が変わるよう、まずは「労働時間」について意識を上げていく試みから始めてみましょう。 参考：PCログ勤怠管理機能 | 漏洩チェッカー

2）残業に関するルールを決め、責任の所在を明確にする

「残業を行う場合は、上司に許可を得なければならない」「一定の残業時間を超えた場合は、その責任者に社長が直々に注意する」などのルールを設け、責任の所在を明らかにしましょう。 責任者同士で各従業員の残業時間や取り組み状況を共有しあい、それぞれが意識する場を設けることも有効です。

3）人事評価と結びつける

単純に成果主義に切り替えれば良いという問題ではないため、評価制度を見直す場合は会社がどんな人を評価するのか、どんな人になってほしいのかのビジョンやイメージをしっかり設定し、従業員と共有する必要があります。 そのうえで、「意図的な残業は評価につながらない、意味がない」という企業風土を地道に作っていくことで、長期的に生活費のためにわざと残業する人を減らしていくことができます。

4）残業していることが評価されない風土をつくる

企業のこれまでのやり方や文化に大きくメスを入れる形となるため、この方法は簡単には進まないかもしれません。 これまで日本では、顧客のためのサービスを丁寧に行うことが良しとされており、おもてなし精神が評価されてきました。しかし、過剰なサービス提供につながり、本来の価格と見合わないほどのサービスを知らぬ間に提供し、結果、長時間労働につながっていしまっている可能性もあります。 その現状に対して、安易に「短い時間で業務を終わらせろ」というのは現場の反発も生んでしまいます。 「長く職場に残って頑張っているね」「上司より先に帰ってはいけない」などの文化があれば変えていくこと。少しずつ企業風土を変えていく地道な努力が求められます。 参考元：残業対策の9つのアイデア - 事例3選と長時間労働に潜むリスク | 漏洩チェッカー

5）コミュニケーションを活性化し、チーム内の業務を可視化する

生活残業が起こる状況は、それを良しとしている雰囲気、もしくは個人の業務がブラックボックス化している状況があることも原因の一つです。 チーム内でのコミュニケーションをしっかりと行い、業務を可視化、チームとして何を目指しているのか、そのために個人は何をするのかを共有していくことで、お互いの業務について知り、効率化するための意識づけを行うことができます。 意図的に残業をするという行為は、称賛される行為ではありません。場合によってはチーム内での不信感、それを良しとしている・見抜けていない会社への不信感につながります。 風通しの良い会社、オープンな会社づくりをするため、チームでのコミュニケーションの活性化を進めてみてはいかがでしょうか。

まとめ

従業員も本心では無駄な残業をせず、早く帰りたい。と思っているかもしれません。生活残業を防止するためには、会社側による管理体制の改善、ルールづくり、評価制度の見直しや従業員の意識改革両方が必要です。

エンゲージメント経営により、会社と従業員、従業員同士の信頼関係を強める

お金をもらうためにわざと残業する……ということがまかり通っていると、真面目に働く人ほどそのような現状に共感できず離職してしまうかもしれません。 生活残業をする理由には、将来のキャリアイメージがわかず、給与を上げるためにどうしたらいいかが分からないという点もあります。会社としてどうすれば給与を上げていくことができるのか、どんな人が評価されるのか、ビジョンやメッセージを伝えていくことが重要です。

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