2022.4.22

職場の雑談の意味とは？テレワークで重要度が増すコミュニケーションの機会

テレワークの普及により、職場での「雑談」が減少し、コミュニケーション不足による不安や業務への支障が懸念されています。雑談は信頼関係の構築や情報共有のきっかけとなる重要な場です。本記事では、雑談の役割やテレワーク時代における課題、社内SNSなどのデジタルツールを活用した雑談機会の創出方法についてわかりやすく解説します。

職場の雑談のメリット

職場でのコミュニケーションの1つに挙げられる「雑談」。雑談のチカラについてはさまざまな書籍が出版されベストセラーになるなど、多くのビジネスパーソンが注目しています。「面倒だ」と感じる人もいる雑談ですが、職場ではどんなメリットをもたらすのでしょうか。

雑談は重要なコミュケーションの機会

雑談のもっとも大きな意味は、従業員同士のコミュニケーションの機会となる点といえます。心理学に、「単純接触効果」という考え方があります。アメリカの心理学者ロバート・ザイアンスが1968年に提唱した概念で、「興味のないものでも、何度も見たり聞いたりすることで、だんだんとポジティブな感情を持つようになる」というものです。職場でも、同じ人と何度もコミュニケーションをとることで、相手によい感情を抱き、信頼感が増していきます。こうした単純接触効果を得るために、雑談は重要なコミュニケーションの機会となります。参照元：単純接触効果｜Wikipedia 関連記事：ミスコミュニケーションの意味とは？原因や対策を考える | 社内ポータル・SNSのTUNAG（ツナグ）

メンバーの思わぬ情報を知ることができる

メンバーの考えやスキル、将来に向けての要望などを把握するために、上長や人事との1on1や評価面談などを設けている職場は少なくないでしょう。こうした公式の場でメンバーと対話するのとは別に、雑談の機会を積極的に持つことで、メンバーの思わぬ情報を知ることができます。たとえば、雑談の中で「Aさんが猫を飼っている」という情報を得たとします。後日、猫に関する新しいサービスを立ち上げようとなったとき、「Aさんが猫を飼っている」という情報を知っていれば、Aさんからアドバイスをもらったり、プロジェクトに参画してもらったりすることができます。メンバーとの何気ない雑談から得た情報を「知っている」のと「知らない」のとでは、その後のコミュニケーションや業務遂行に差が出てきます。

職場での雑談がめんどくさいと感じる理由

職場のいわば「潤滑油」のような重要な役割を担う雑談ですが、中には職場での雑談をめんどくさいと感じる人もいるでしょう。雑談がめんどくさいと感じるのは、お互いのことをよく知らないために「何を話していいかわからない」「相手が喜ぶ話題が見つからない」と感じるためかもしれません。たとえば、「1歳の子どもがいる」「猫が好き」「好きなスポーツはラグビー」など、話の端緒となるようなプロフィールを1つでも知っていれば、雑談のハードルはグッと下がるのではないでしょうか。また、お互いの日報を自由に見られるようにしておけば、共通の取引先の話題や、業務上の悩みごとなどをきっかけにコミュニケーションできるかもしれません。参照元：困った！会話が続かないときの「雑談力が上がる話し方」のコツ｜ダイヤモンド・オンライン

テレワークでの雑談の機会

新型コロナウイルスの世界的流行をきっかけに、多くの職場でテレワークが導入されました。今後、コロナ禍が収束して以前のような日常が戻ったとしても、引き続きテレワークは「多様な働き方」の一選択肢として残るでしょう。

テレワークの普及により雑談の機会が減少

テレワークはどこにいても仕事ができることから、地方在住者や家庭の都合で外に在宅勤務せざるを得ない人にとってメリットの大きな働き方です。一方で、テレワークの職場でのコミュニケーションがとりづらいというデメリットもあります。組織開発を主な事業とする株式会社スコラ・コンサルトの「テレワーク下の雑談」に関する2020年の実態調査によると、アンケートに回答したビジネスマン230人のうち約8割が、「出社時と比較して、職場のメンバーとの雑談機会が減った」と感じているそうです。また、「職場のメンバーとの雑談が減って不安に思うことはありますか？」という問いには、20.0％が「かなり不安」、49.6％が「少し不安」と回答しており、回答者のうち約7割が「雑談が減ったことへの不安を感じているという結果が得られました。

約75％が雑談の機会が減少したことで、仕事に「支障が出る」と回答

雑談が減ったことで、多くの人が心理面で不安を抱えていることがわかりました。では、仕事面ではどうでしょうか。「仕事をするうえで雑談ができなくて困ることはありますか？」という問いに、23％が「かなりある」、51.7％が「少しある」と回答しており、およそ75％が雑談の機会が減少したことで仕事に支障を感じていることがわかりました。「雑談ができないことで、どういった点で困るのか」という問いには、「相手の状況がわからないので相談や業務を依頼するタイミングがつかめない」「オンラインや電話だと非公式での意見交換がしにくい」「業務における報告のみで心が通じ合う感じが生まれない」といった声が挙がっています。参照元：「雑談」が組織と仕事の生産性を左右する？常態化していくテレワーク実態調査　およそ6割が「テレワーク環境で『雑談』が生まれるきっかけない」、4人に3人が「仕事をするうえで『雑談』ができなくて困る」｜株式会社スコラ・コンサルト

職場での雑談を生み出す仕掛け

テレワーク下での雑談についての調査は、職場での雑談が心理面・仕事面でいかに重要であるかを示しています。人間関係や業務を円滑にするためにも、会社側で雑談を生みだす仕掛け作りをする必要がありそうです。雑談のきっかけを作るには、次のようなアクションが有効です。

経営層の考えや部署からの連絡内容を積極的に発信する

従業員同士のコミュニケーションを促すために、経営層からの積極的な発信は欠かせません。経営マネジメント側の考えや会社の方針などを繰り返し発信することで、従業員が組織の方向性を理解し、共通言語が生まれます。経営方針について、共通理解を持つことで、意見や軽い会話などから業務に直結するコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。また、各部署やチームが取り組んでいる業務の内容を日々発信することも有効です。自分たちがどんな業務をしているかを他部署に見えるようにすることで、「あの部署では何をしているのかわからない」という状態を解消し、お互いの業務について相談がしやすくなります。

社内SNS等のコミュニケーションツールを活用する

プライベートでSNSを利用して友人の近況を知ったり、コミュニケーションを取ったりしている人はたくさんいるでしょう。同じように、職場で機能する社内SNSがあったらどうでしょうか。従業員1人ひとりのプロフィールが見られたり、日常で起こったことを投稿したりすれば、雑談のきっかけが生まれます。「相手のことを何も知らない」状態から「なんとなく知っている」状態にできれば、ささいな会話がしやすくなります。特に、リモートワークが普及した現代においては、社内SNSが価値を発揮し始めています。

サークル活動など部署を超えた横のつながりを作る

サークル活動など、部署を超えた横のつながりを作るのも1つの手段です。特に、サークルなど趣味の活動は、従業員同士が共通の「好き」を通して距離を近づけるよいきっかけになります。部署が異なるためにふだんの業務では接することのない人同士が、共通の趣味をきっかけに雑談するようになる。こうした雰囲気が醸成できれば、社内の風通しもよくなります。テレワークが普及したいま、社内コミュニケーション用のツールを導入した企業も多いのではないでしょうか。サークルや趣味の活動は、何も一箇所に集まる必要はありません。チャットツールにサークルチャンネルを設ければ、自然とオンライン上で雑談が始まります。

社内SNSの利用実態

職場の雑談のきっかけとなる社内SNSを導入する企業が増えています。利用実態を見てみましょう。

社内SNSの導入は10年前から盛んに

NTTデータ経営研究所が2010年に発表した「企業内SNSの利用状況と効果をめぐって～NTTデータのケースを中心に｜経営研レポート」では、企業のビジネスブログ・SNSの開設率は、2007年末で6.8％、2008年末は10.5%と増加していることがわかります。業種としては、サービス業での導入が多く見られます。また、2005年〜2008年にかけては、社内のコミュニケーション活性化や組織革新のツールとして、企業内SNSの導入が盛んだったことがわかります。当時はオフィスの分散化が進み、勤務時間のシフト制や採用形態、雇用形態などが多様化し始めていたことから、社内SNSが社員同士のつながりや情報交換の場であったことがうかがえます。 10年前の調査ですでに社内SNSの導入が伸びつつあったことから、個人スマホの所持率や各種社内SNSサービスの導入社数が増えている現在は、より活用が広まっていると言えるでしょう。参照元：企業内SNSの利用状況と効果をめぐって～NTTデータのケースを中心に｜株式会社NTTデータ経営研究所

社内SNS・イントラサイトの役割

社内SNSやイントラサイト（イントラネット上に作られた社内向けの情報共有を行うためのWebサイト）は、どのような役割を果たすのでしょうか。ソーシャルイントラネットサービスを提供するLumAppsによると、イントラサイトは従業員のコミュニケーションにおいて、次のような役割を果たすと言います。・従業員エンゲージメント・つながりとコラボレーション・能力、情報、知識の共有イントラサイトや社内SNSを通じて、経営者は従業員に向けて、企業文化や理念を発信できます。従業員は自身の意見を述べることができるため、双方向のコミュニケーションが生まれ、エンゲージメントやつながりが生まれます。また、従業員同士がノウハウを共有しあうことで、個々が一定以上の能力や知識を身につけることができます。

職場の雑談を生み出す、デジタルツールという選択肢

リモートワークが普及した今の時代において、社内コミュニケーションの潤滑油となる、社内SNSのようなツールが果たす役割は大きいでしょう。雑談を生むきっかけを作り、その雑談から従業員同士がお互いを知り、心理的安全性が生まれ、円滑な業務へとつながっていきます。職場の雑談を生みだすために、社内SNSやイントラサイトといったデジタルツールを1つの手段として検討してみてはいかがでしょうか。