シャッフルランチは、部署や役職を越えた社員同士の交流を目的としたコミュニケーション施策です。普段関わりのないメンバーと気軽に会話できることで、業務の円滑化や新たな気づきが生まれるきっかけにも。
本記事では、効果的な運用方法や企業事例、制度を定着させるためのポイントを解説します。
シャッフルランチは、他部署、他支店、先輩後輩など普段関わりのない社員同士が一緒にランチに行ってもらうことで、コミュニケーション不足の解消を目的とした制度のことです。
あらかじめ制度として設計することで、個人任せではなく、組織全体として交流のきっかけをつくることができ、日常業務の中では生まれにくい部署横断のコミュニケーションを促進します。
シャッフルランチには、社内コミュニケーションの活性化をはじめ、業務や組織運営においてさまざまなメリットがあります。
ここでは、実際に導入した際に期待できる主な効果について見ていきます。
普段は交流のない他部署の人と交流できるので、何かあったとき円滑な情報伝達や相談などを行えるようになります。
従業員の中には、子育て中や介護中などの方がいることもあります。
様々な背景がある方と話すことで、働き方に関わる多くの情報を得たり、新しい気づきを得たりすることができます。同じ部署でも、普段の業務に関わらない話題で共通点が見つかったり、新しい発見があると、親近感がわいたり、その後の業務のコミュニケーションが円滑になる機会となることがあります。
硬い会議の場では発言しにくいことでも、リラックスしたランチの場で気軽に他部署・他業務への要望を出し合うことができます。このような機会から新しい取り組みなどが生まれることもあります。
シャッフルランチであれば、休日をつぶして無理やり機会をつくったり、夜の飲み会とは異なるため気軽に参加しやすいというメリットがあります。
これまではタバコ部屋や飲み会などの場で行われていたことも多くあったと思いますが、そのような場になかなか参加できなかった人も含めて、より意見交換がしやすくなるというメリットがあります。
アルバイトの方、子育て・介護中の方、定時後は通学している方……定時後の時間の使い方はさまざまです。その時間を強制的に「飲み会」という場に集めることがどうしても難しいケースもあるのではないかと思います。
ランチであれば、就業時間内になりますので、参加もしやすいのではないでしょうか。
シャッフルランチは実施すれば必ず効果が出る施策ではありません。
運用方法や参加者への配慮が不足すると、かえって負担感や形骸化を招くこともあります。導入前に把握しておきたい注意点を確認しておきましょう。
シャッフルランチの回数を重ねるにつれて、グループになる顔ぶれに新鮮さが無くなることも多くあります。完全にランダムにや組み合わせるのか、意図的に選択していくのかなど、目的に合わせて運用する必要があるため、運用する際の目的などを明確にする必要があります。
手間の解決方法の一つとしては、シャッフルランチに参加した人が、お互い自部署の違う人を招待し合うという方法もあります。
コミュニケーションが得意でないメンバー同士が上手く会話できない場合があります。会話がうまくできず、せっかくのランチが盛り上がらずに終わってしまうと、参加したメンバーもいい気分ではありません。
また、よく知らない同士で無難な話題に終始してしまい、気を遣ったランチの場になってしまうと、有意義な場にならず、シャッフルランチの本来の目的を果たすことができません。
そのような可能性がある場合は、事前に話すテーマを決めておいたり、話題をふることができる人が同席するなど、最初はそのランチの場が「楽しい話」になるように心がけていきましょう。
ランチに使うお店が毎回同じになったり、シャッフルランチという制度そのものがマンネリ化し、目的を意識せず惰性で運用されてしまう可能性もあります。
毎回意図や目的、テーマを明確にし、参加した人が新しい気づきや発見を得られるような場にできるよう工夫が必要です。具体的にはその制度がどのくらい活用されていて、誰がいつ参加したのかをしっかりデータに残しておくことです。
シャッフルランチを効果的な施策として機能させるためには、事前準備と運用設計が重要です。
ここでは、制度をスムーズに進めるための基本的なステップを紹介します。
シャッフルランチを行うにあたり、どんな課題を解決したいのか、どんな反応を得られると良いのかを事前に明確にしておきましょう。
課題に合わせて、有意義なランチの時間となるよう、グループ分けを行いましょう。まずは「他部署の人同士が接する機会を増やしましょう」という目的であれば、完全にシャッフルしたり、「職種の違う人同士が、今の業務内容について理解を深める場にしたい」という目的であれば、必ず職種が違う人でグループが構成されるようにしてみましょう。
ただ、実際にそのメンバーで集まったときに会話がはずむかどうかは別問題ですので、その場を想像し、誰か盛り上げ役が入った方が良いのかどうかを検討しましょう。
シャッフルランチの目的や、意図も含めて、従業員に告知しましょう。まずは全従業員に「こんな制度をやりますよ」という形で説明できると良いですね。
お店選びや、支払いについてのフローも事前に明確に決め、この場でアナウンスするようにしましょう。
シャッフルランチが活用されているかどうかが見えなければ、従業員が「自分も活用したい」と思うことは難しいでしょう。実際に行われている様子や写真、リアクションなども一緒に社内のコミュニケーションツールで報告すると、活用されやすくなります。
実際にシャッフルランチやそれに近い制度を導入している企業では、どのような効果が生まれているのでしょうか。
ここでは、シャッフルランチを実施している企業事例を紹介します。
他部署の方との交流を目的に、「仕事Bar」という制度を設けています。部署をまたぐ5人以上の会が対象で実施しており、飲食費の支援があります。ランチという場に限定していませんが、シャッフルランチと目的は近いものです。
参考：
https://cybozu.co.jp/company/work-style/
ユーザーファーストのものづくりを進めるために、社内のあらゆる人とコミュニケーションをとることをシャッフルランチを取り入れることで実現しています。
シャッフルランチに社長が加わることはもちろん、そのランチの場で聞いた内容を通じて異動した方もいるそう。また、一度会話することでその後の業務のやりとりがしやすくなったというメリットも紹介されています。
参考：
https://www.wantedly.com/companies/connehito/post_articles/29189
シャッフルランチを有効な場とするには、どんな課題を解決するためのシャッフルランチなのか、どんな状況になれば目的に近づくのかを明確にすることです。
スタートした後はどんな風に活用されていて、どんなリアクションがあるのかを“誰”が確認していくのかも明確にしなくてはなりません。制度をそのまま放置してしまっていては、確実に形骸化してしまうため注意が必要です。
シャッフルランチはコミュニケーション活性化の1つのきっかけです。制度自体をうまく活用できなければ、コミュニケーション活性化につながらず、シラケてしまうことにもつながります。その制度で実現したいことを踏まえ、うまく活用されるようにPDCAをまわしていくようにしましょう。
シャッフルランチを通して、業務上のコミニュケーションを活発にし、業務効率化や生産性の向上。さらには新しいアイディアが生まれる企業文化の醸成を目指していきましょう。
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