サーベイ実施で終わらせない！経営者と従業員双方のコミュニケーションで組織を健全化

組織が大きくなるほど、経営層は従業員の状況を把握することが難しくなります。従業員とコミュニケーションがとれていない状況が続くと、生産性や従業員のモチベーションの低下を招くだけでなく、重大なトラブルが経営者の把握できない水面下で進行するといった状況もあり得るのです。

このような状態を防ぐには、定期的にエンゲージメントサーベイを実施するなど組織全体の状態を可視化し、課題解消のための制度や取り組みの実行、さらに経営者と従業員が同じ方向を向くための健全なコミュニケーションが必要となります。経営層と現場の意識を乖離させないための施策や考え方や、状況を可視化するための手段について見ていきましょう。

【時間がない方のためのポイントまとめ！】

• 経営陣の声は思っているよりも届いていない
• サーベイ実施は必要だが重要なのは改善施策の実行
• 双方向でコミュニケーションをとれる環境を構築する

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自分の会社なのに孤立する経営者

会社の経営者・役員には、会社の方向性や戦略を意思決定する権限があります。にも関わらず、孤独感を感じる経営者は少なくありません。従業員数が何百人いても、孤独感が解消できず、まるで会社が自分のものではないように感じることがあります。

この感覚は決して錯覚ではありません。経営者の方針や目標設定に社員がついて来られずに業績不振に陥る会社や、重大なトラブルが露見するまで経営者がまったく把握できていなかったという事態は、多くの会社で起こっています。

なぜ、経営者は自分の会社であるにも関わらず孤独感を感じ、そして実際に孤立してしまうのでしょうか。

経営陣の声は従業員に本当に届いているか

経営者は会社のビジョンや戦略を明確に伝えているつもりでも、それが従業員にとって理解しやすい形で伝わっているとは限りません。

トップダウンのコミュニケーションは一方通行になりがちなため、経営陣の意図や方向性が現場に伝わらず、従業員との間に認識のギャップが生まれます。このギャップが大きくなると、経営者は自分の考えが受け入れられていないと感じ、孤独感が増します。

また、経営層からの声が届いているかどうかの確認手段がないことを課題に感じる経営者も少なくありません。

メールや社内掲示板で情報を共有しても、従業員がそれを読んだかどうか、理解したかどうかを確かめる手段がなければ、経営者は「自分の声は現場に届いているのだろうか」と不安に苛まれることになります。

コロナショック以降希薄化が進むコミュニケーション

新型コロナウイルスのパンデミック以降、リモートワークが一般化し、従業員同士や経営陣との直接的なコミュニケーションの機会が減少しました。

結果として、経営者と従業員の間の距離がさらに広がり、経営者の孤独感が深まる傾向にあります。

リモートワーク環境では、偶然の会話や非公式なコミュニケーションが減り、組織内の情報共有や相互理解が難しくなります。

社員の人柄や仕事に対する姿勢、仕事に対する悩みを共有する機会が減ることで、エンゲージメントの低下や離職率の上昇に繋がる懸念が高まります。

現場との乖離が組織の崩壊に

現場の従業員が直面している課題や問題を理解していないと、経営者の意思決定が的外れなものとなり、組織全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼします。

経営者と現場の意思の乖離が進むと、経営者の指示が素通りしてしまうか、形だけの実行に終わり、効果的な施策を打つことが難しくなります。

加えて、管理職から上がってくる声も実情とは乖離したものになってしまうことも。現場に不満があっても上層部に上がってこなくなり、表面化するまで把握できなくなります。

このような問題が続くと、最終的には組織の崩壊を招き、修復が困難な状況に陥ってしまうでしょう。

「社員が何を考えているか分からない」を抜け出すために

「自社の社員が何を考えているのか分からない」状況から抜け出すために、まず行うべきなのは組織全体の課題を把握する「組織サーベイ」です。

しかし、サーベイの実施だけで満足してしまっては、何も改善されません。社内制度をはじめとする改善施策の実行、双方向でコミュニケーションをとれる環境構築がポイントとなります。

エンゲージメントサーベイで組織と従業員の関係を定量化

エンゲージメントサーベイは、組織と従業員の関係性を定量的に把握するための手段です。

サーベイを通じて得られるデータは、従業員の満足度やモチベーション、組織内のコミュニケーション状況など、さまざまな側面を明確にする手助けとなります。

【エンゲージメントサーベイツール「TERAS」を用いたイメージ】

組織・従業員エンゲージメントを定量化するサーベイ「TERAS」

得られたデータを詳細に分析し、従業員のニーズや不満を具体的に把握します。この段階でのデータ分析は、経営層が現場の実情を正確に理解するために欠かせません。

分析結果を基に、改善すべき点を明確にし、具体的な施策を策定します。

いくつか例を挙げましょう。

• 会社理解・共感に課題：社内報の発信、1on1で直接伝える、理解度テストを実施する
• 上司との関係に課題：1on1で定期的にコミュニケーションをとる、配置転換する
• 仲間との関係に課題：サンクスカードの導入、社内ポータルでプロフィールを共有
• 業務環境・待遇に課題：福利厚生の充実、社内ポイント制度の導入

このようにサーベイによって明確になった組織課題、個人単位の状態に合わせて、社内制度や取り組みによって改善を測る必要があります。しかし、せっかくサーベイを実施していても、具体的な改善策を講じられていない組織が多いのも実情です。

理想は、定期的なサーベイの実施と課題に合わせた改善施策の実施。そして改善されたかどうかの評価のPDCAを回し続けることです。

社員の生の声を聞く環境を作る

経営者や役員が社員の生の声を直接聞ける環境を作ることは、組織運営の基盤となります。

現場からの声を直接聞くことで、データと現場の乖離を確認し、潜在的な問題を早期に発見することができます。具体的な手段としては、定期的な従業員との1on1やヒアリングセッションなどの導入が効果的です。

社員数が多く、個別ヒアリングが難しい場合には、社内アンケートの実施や社員の声を集めるための専用フォームを設置することも有効でしょう。

社員が日常的に感じている問題や改善点を把握しやすくなり、重大なトラブルの防止にもつながります。

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双方向の伝達で認識の齟齬を防ぐ

経営側からの一方的な伝達では、社員が経営側の意図やメッセージの要点を正確に理解しているか判断することが困難です。

そのため、双方向のコミュニケーション手段を整備し、認識の齟齬を防ぐことが重要です。

例えば、定期的な全社ミーティングや部門別ミーティングを開催し、経営側のメッセージを伝えた後に質疑応答の時間を設けることで、社員の理解度を確認できます。

また、デジタルツールを活用して、社員からのフィードバックをリアルタイムで受け取ることも有用です。チャットツールや社内ポータル・SNSを導入し、社員が自由に意見や質問を投稿できる環境を作ることで、コミュニケーションの質が向上し、組織全体の認識の統一が図れます。

全員がリアルタイムで情報を共有できる体制の構築

全員がリアルタイムで情報を共有できる体制を構築することは、組織の透明性と一体感を高める上で欠かせません。

例えば、弊社サービス「TUNAG」では、社内チャット、プロジェクト管理ツール、社内SNS、ドキュメント共有システムなどが備わっており、情報の伝達速度が向上し、社員間のコミュニケーション活発化を支援しています。

また、情報の透明性が高まることで、社員は自分たちがどのように組織に貢献しているかを実感しやすくなり、エンゲージメントの向上にもつながります。

導入事例集への動線：

組織の状況を可視化する

組織の規模が大きくなるほど部門間のコミュニケーションや情報共有が複雑になり、情報の流れや人材の配置状況を正確に把握することが難しくなります。

組織の状況を可視化することは、経営層から現場までの全員が共通の認識を持ち、効率的かつ効果的な意思決定を行うために不可欠です。

以下では「TUNAG」を活用した効果的な方法とその効果について詳しく解説します。

【社内チャット】一方的な伝達ではなく相互理解が重要

社内チャットツールは、単なる情報伝達手段にとどまらず、双方向のコミュニケーションを促進する重要なツールです。社内チャットを活用することで、部門間の壁を越えたコミュニケーションが可能となり、迅速な問題解決や意思決定が促されます。

「TUNAG」の社内チャット機能は、テキスト／画像／動画／ファイル等の送信が可能で、リアルタイムなやりとりをスピーディーに行えます。

一方的な伝達だけではなく、社員同士が意見を交換し合うことで、相互理解が深まり、組織全体の連帯感が強まります。スマホから簡潔にメッセージを送信できるため、突発的なトラブルに対しても即座に対応策を協議する場として活用が可能です。

また、チャットツールにはログ機能があるため、過去の議論を遡ることで、意思決定の経緯や重要な情報を確認することもできます。

【投稿リアクション機能】情報がきちんと伝わっているかを確認

組織が大きくなると、情報が一部の社員にしか伝わらない、あるいは誤って伝わるリスクが高まります。

「TUNAG」の投稿リアクション機能は、情報が正確に、かつ全員に伝わっているかを確認するための有効な手段です。この機能を活用することで、社員が情報を受け取ったかどうか、理解したかどうかを視覚的に把握できます。

具体的には、重要な社内通知やプロジェクトの進捗報告などに対して、８種類の絵文字で投稿に対してリアクションできます。

また、リアクションの数や種類を分析することで、情報の浸透度や理解度を把握し、必要に応じて追加の説明やフォローアップを行うことができます。

【組織図】どんな人材がどの部署に属しているかを一目で把握する

複雑な組織構造を一目で理解するためには、組織図の活用が欠かせません。組織図は、各部署の構成や役割、社員の配置状況を視覚的に示すツールであり、人材マネジメントや業務運営の効率化に大いに役立ちます。

組織図を活用することで、どの部署にどのようなスキルや経験を持った人材が配置されているのかを迅速に把握できます。プロジェクトチームの編成や人材の適材適所への配置が容易になり、組織全体のパフォーマンスを最大化できます。

また、組織図は社員のキャリアパスを明確にする手段としても有効です。社員は自分の現在の位置と将来のキャリアパスを視覚的に理解することで、モチベーションを高めることができます。

さらに、組織図のデジタル化により、リアルタイムでの更新が可能となり、急な組織変更や異動があった場合でも、迅速に対応することができ、情報のギャップを防ぐことができます。

組織課題の把握と改善施策によって組織の健全化を図る

経営者の声や想いは、組織が大きくなればなるほど従業員には届きにくく、認識の齟齬が生まれやすくなります。その状態が続くと従業員のモチベーションは低下し、さらに経営側はなぜモチベーションが下がっているのか原因が分からない状態となってしまいます。

すぐに社内報や1on1などに取り組むのも手段の一つですが、課題を把握してからではないとやってみたけれど効果がなかったということにもなりかねません。

まずはサーベイの実施によって、組織や従業員の状態を把握することから開始。組織課題を明確にし、その上で適切な改善施策の実行と双方向のコミュニケーション設計、PDCAを回し続けることで組織の健全化を図りましょう。