社内ポータルサイトがあれば、情報共有の強化や社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。無料でも作れますが、使いやすさやセキュリティに注意が必要です。社内ポータルサイトを無料で作成するサービスや注意点について解説します。
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・社内ポータルを導入する前に比較検討したい方
・短時間で最適な社内ポータルを見つけたい方
・稟議書の作成など社内ポータルを上申する予定のある方
企業のどのような課題に社内ポータルサイトが役立つのでしょうか。目的や主な機能など、まずは社内ポータルとは何かを見ていきましょう。
社内ポータルサイトとは、企業が社内の従業員向けに提供する情報共有のWebサイトです。GoogleやYahoo!などの一般的なポータルサイトは誰でもアクセスできますが、社内ポータルサイトは基本的に対象者を社内に限定しています。
社内ポータルサイトがあれば、企業におけるさまざまな情報のスムーズな共有が可能です。従業員が知りたいことを一元管理しているため、業務効率化やナレッジの蓄積に寄与します。
コミュニケーションの活性化を図れることも、社内ポータルサイトのメリットです。チャット形式で会話できるため、SNSのような感覚で気軽にコミュニケーションを取れます。
社内ポータルサイトには、情報共有やコミュニケーションの活性化に役立つさまざまな機能があります。主な機能は次の通りです。
アクセス権限を設定すれば、コンテンツの利用範囲を制限することが可能です。セキュリティの強化を図れるほか、よりスムーズな情報共有にもつながります。
社内ポータルサイトを無料で作成したい場合、目的や用途に応じて複数の方法があります。各方法の特徴を理解し、自社に合った最適な作成方法を検討することが重要です。
以下に、プログラミングの知識がなくても社内ポータルサイトを作成する方法を紹介します。
無料のWebサイト作成ツールを使えば、専門知識がない人でも簡単に社内ポータルサイトを構築できます。
Googleサイトなどのサービスは、直感的な操作でテンプレートをカスタマイズできるため、短期間で見やすいサイトを作成可能です。
また、複数のユーザーによるオンライン共同編集も可能なため、運用管理をチームで分担しやすいメリットがあります。
ただし、提供される機能が基本的なものに限られるため、複雑な権限管理や独自の機能追加といった高度な要望には応えられないことが多く、本格的なカスタマイズを求める場合には不向きです。
WordPressやConcrete CMSといった無料のCMSを利用すれば、自社の要望に沿った自由度の高い社内ポータルサイトを構築できます。
これらのCMSはデザインや機能の拡張性が非常に高く、社内掲示板や文書管理システムなどを自由に追加できます。
さらに、多様なプラグインを利用すれば細かな権限設定や外部ツールとの連携も可能になるため、中規模以上の企業においても十分な対応力を発揮します。
ただし、自社内でサーバー管理をする必要があるため、セキュリティ対策やメンテナンスの負担が大きく、専任の管理者が不在の場合は運用面でリスクが高まります。
Google WorkspaceやMicrosoft 365をすでに導入している場合、これらのサービス内にある無料機能を活用して簡易的な社内ポータルサイトを構築できます。
ドキュメント共有、カレンダー連携、オンライン会議など日常業務に使うツールを一箇所にまとめて運用できるため、情報の一元化と業務効率化が同時に実現します。
また、既に従業員が利用しているツールを基盤としているため、新たな導入教育や運用面の抵抗が少ない点も利点です。
しかしながら、あくまで既存サービスの枠内での構築となるため、細かなUIの調整や特殊な機能の追加といった柔軟性には限界があります。
社内ポータルサイトは自社で作成することが可能です。無料で社内ポータルサイトを作成できる代表的なサービスを紹介します。
Googleサイトは、Googleが提供する無料のWebサイト作成ツールです。テンプレートやテーマを選択し、画像やテキストを配置することで、社内ポータルサイトを簡単に作成できます。
HTMLやCSSなどのプログラミングスキルやデザインの専門スキルは不要です。社内でGoogleのサービスを利用している場合は、社内ポータルサイトと連携させることもできます。
他の従業員に編集権限を譲渡すれば、複数の従業員で同時に編集作業を行うことも可能です。ただし、細部まで作り込むのには向いていません。
出典：Google サイト
CMSの代表的な例としては、WordPress・Joomla・Drupalなどがあります。Concrete CMSは、自由度の高いデザインカスタマイズが可能な、無料で使えるCMSです。
直感的に操作できるため、Webサイトの作成や更新を比較的容易に行えます。また、拡張性の高いフレームワーク上で、さまざまな機能を実装することが可能です。
閲覧権限やワークフローなど、社内ポータルサイトに必要な機能も用意されています。以前は日本語での使用が困難でしたが、現在では日本語の解説サイトが複数公開されています。
出典：Concrete CMS - 最高のウェブサイト運営を実現するCMS 【日本語公式サイト】
R-Groupはクラウド型のグループウェアサービスです。利用者数やオンラインストレージの容量に制限がなく、無料で利用できます。
掲示板・タイムカード・カレンダーなど、社内ポータルサイトに必要な基本機能が充実しています。分かりやすい操作で簡単に編集できる点も魅力です。
クラウド型サービスであるため、専用ツールのようにPCの保存容量を減らすこともありません。追加費用なしでスマホ版も利用できます。
無料作成サービスを利用すれば、プログラミングやデザインのスキルがなくても社内ポータルサイトを作れますが、使いやすさやセキュリティの面で不安が残ります。社内ポータルサイト無料作成の注意点を見ていきましょう。
社内ポータルサイトは従業員が活用してこそ意味があるものです。せっかく作成したのに使う人が少なければ、社内における情報の扱いは結局今までと同じになってしまいます。
無料サービスで作れる社内ポータルサイトは、誰もが使いやすいものになるとは限りません。操作が難しかったり情報を見つけにくかったりすると、一部の従業員にしか使われないものになるでしょう。
無料作成サービスはあくまでも「サイトを作りやすいサービス」であり、多くの従業員に使われるサイトを作れるかどうかまではサポートしていない点に注意が必要です。
社内ポータルサイトの運用中は、ネット経由で情報やデータにアクセスするため、ネットを介した情報漏洩のリスクに少なからずさらされることになります。
また、従業員による情報の流出にも気をつけなければなりません。強力なアクセス権限をかけなければ、従業員に悪意がなくても知らないうちに情報が漏洩する恐れがあります。
社内ポータルサイトを無料で作る場合、セキュリティ対策には限界があることに注意しましょう。
誰もが使いやすくセキュリティ対策も万全な社内ポータルサイトを持ちたいなら、TUNAGを導入するのがおすすめです。TUNAGの魅力や社内ポータルサイトとしてのメリットを紹介します。
社内ポータルサイトとして活用できる「TUNAG」の詳細を見る
TUNAGは組織課題の解決に向けて最適な取り組みを実現できるプラットフォームです。さまざまな観点から組織課題を特定し、課題に合わせた施策を設計・実行することで、従業員エンゲージメントの向上に貢献します。
チャット・ナレッジ蓄積・社内掲示板・ワークフローなど、情報共有に役立つ機能が豊富に搭載されており、社内ポータルサイトとしての活用が可能です。
経営陣と従業員の双方向での情報発信ができるほか、マニュアルの即時共有や人材育成DXも可能になるため、一体感のある組織づくりを実現できます。
TUNAGはマルチデバイスに対応しており、スマホアプリでもほとんどの機能を使えます。社用PCを持たない従業員も、気軽に情報へアクセスすることが可能です。
社員プロフィール・サンクスカード・タスク依頼など、日常的に使いやすい機能も豊富です。従業員に毎日使われる社内ポータルサイトを実現できます。
また、直感的に操作できる設計も魅力のひとつです。Webツールに不慣れな担当者でも、自社の状況に合わせて自由にカスタマイズできます。
TUNAGのサーバーは、世界中の企業や政府機関などで利用されているAWSを利用しています。情報は暗号化して保管されるため、技術面での情報漏洩リスクを最小限に抑えることが可能です。
また、シングルサインオンの認証機能により、アカウント管理を安全かつ簡単に行えます。アクセス権限についても、操作・閲覧できる内容をユーザーの権限に応じて制限することが可能です。
このように、TUNAGではさまざまなセキュリティ対策に取り組んでいるため、機密情報も安心して取り扱えます。
自社で社内ポータルサイトを用意すれば、情報共有や社内コミュニケーションの課題解決を図れます。GoogleサイトやConcrete CMSなどの無料サービスで作成することが可能です。
ただし、無料で作った社内ポータルサイトは、使いにくくセキュリティリスクも高いものになる恐れがあります。多くの従業員に使われる、安全で実用的な社内ポータルサイトを持ちたいなら、TUNAGの導入を検討してみてはいかがでしょうか。＾
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