BIツールとは？エクセルとの違い、導入他社事例などを解説

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BIツールとは

情報・データの分析に用いられるシステムのこと

BIとは、「ビジネス・インテリジェンス（Business Inteligence）」の略語です。ビジネスインテリジェンスとは、企業内に蓄積された情報・データを分析し、経営に活かすという考え方で、この情報・データ分析に用いられるシステムのことを「BIツール」と呼びます。 BIツールは、売り上げや顧客データなど、企業の業務システムに蓄積されている膨大なデータを一元化し、多様な方法で分析結果を提示します。社内のどこからでもアクセスすることができ、データからの情報検索、業務上の問題点の洗いし、戦略的な意思決定の活用などを行えることが特徴です。 わざわざ各自で個別のシステムにデータを照会し、Excelでの表やグラフを作らなくても、BIツールを使用すれば、「ミーティングで報告する資料を作りたい」という一般社員から、「経営戦略を練りたい」という上層部まで、BIツールにアクセスするだけで目的を達成できます。 時間や手間を短縮できるため、様々な企業が導入を進めています。

エクセルとの違い

エクセルと比較した場合、BIツールは異なる形式のデータを読み込むことができ、かつ、エクセルより高スピードでより多くの量のデータを処理することができます。 またエクセルでは、一度作ったファイルはそのまま更新しなければデータが古くなるのは避けられませんが、BIツールは常に最新のデータを自動的に読み込んでいくので、分析結果も自動的にアップデートされたものが表示されます。 エクセルを誤って削除してしまい、データも消えてしまうというトラブルもBIツールにはありません。

BIツールでできること

データ分析

BIツールは月毎の売り上げや在庫管理データ、販売データや顧客データなど、多くのデータを過去から現在まで大量に読み込んでいます。それをそのままグラフや表として出力できます。

レポーティング（報告）

BIツールがデータを分析し、レポーティングしてくれます。たとえば、パフォーマンスが落ちていたり、設定されている目標との乖離が大きいなど、問題があるポイントをBIツールが独自に発見し、分析を行い提示してくれます。 「問題を見落としてしまう」という人的ミスを防ぐ効果もあります。

意思決定のフォロー

売り上げ目標や予算をどのようにしたらよいか悩む場合、BIツールに分析を任せることができます。景気変動などの外部要因も取り入れながら将来のシュミレーションを行い、判断が適切かどうかフォローしてくれます。

社員のナレッジを共有

データ共有により、どの事業がどれだけ成果が出ているか、情報を可視化してくれます。また、社員各自が持っているデータを集計することや、分析の手法をBIツール上でシェアすることが可能となり、業務の効率化が進みます。

BIツール導入のメリット

資料作成時間の削減

今までエクセルにかかっていたデータの集計や分析、資料作成時間などがカットされます。BIツールを使えば、最短で数分ほどでも資料を作ることが可能になります。 ミーティングやプレゼン準備に費やしていた時間を削減でき、ほかの業務に専念することができます。

経営・行動の指針ができる

BIツールの分析・報告機能により現状の課題が明確になり、現場レベルから経営陣まで、各自の行動にデータの裏付けや、指針ある行動がとれるようになります。

BIツール導入の進め方

社内のニーズを探り、導入目的を決める

どの部署で、どんなデータをどのような業務に活かしたいかのニーズを調査します。アンケートなどで要望をヒアリングするのも良いでしょう。 導入を決めた場合、何のために導入するのかの目的を明確にしておく必要があります。運用者や管理者など、そのツールに対して責任を持つ人も設定しましょう。 このツールを通して、どういう状態にしたいのかをイメージしておかなければ、導入は失敗してしまいます。

利用者を決める

BIツールを必要とするのは、経営陣なのか、支店をまとめるエリアマネージャーなのか、現場スタッフが利用するのか、もしくは全社員が利用できるようにするのかなど、具体的に使用する人を明確にします。

試験的に導入しトレーニングを行う

いずれ全社員で共有するといった場合でも、データ分析にはある程度の経験を持つ社員を中心として、試験的に利用を開始するところからスタートしましょう。 （ツールの中には、準備段階から分析や統計の知識を必要とするツールや、特に知識が無くてもすぐに使えるツールがあります。）

BIツール導入事例

株式会社四電工

「自前主義」という観点からシステムを自社開発し、データの分析利用を活発に行ってきましたが、社員の世代交代により、新しい社員には既存のシステムの知識が無いために、使いこなすことが難しくなっていました。 そこに試験的に特定の部署でBIツールを導入したところ、予想以上に利用頻度が上がり、他部署からも利用したいという要望が出てきたそうです。現在は2,000名を超える全社員の基盤として欠かせない存在になっています。

鳥居薬品株式会社

製薬メーカーとして営業活動を行う中で市場分析は欠かせません。従来はエクセルにデータを取り込んで分析していたところ、「情報量やスピード感」への課題を感じ、BIツールの導入の検討を開始したそうです。 導入の際には、「グラフなどの表現力」も重視してツールを選び、視覚的にデータを見ただけで深掘りできる分かりやすさなども求めました。 現在は情報システム部から営業部まで、毎日全社員の8割がアクセスしているといいます。また、BIツールも数社試した結果、現場スタッフの評価を踏まえて現在のものに落ち着いているのだそうです。

武蔵コーポレーション株式会社

不動産投資を主業とする武蔵コーポレーションでは、顧客と賃貸借契約を結ぶ際、入居者の様々な個別条件で必要書類や内容が異なるため、手作業で一つ一つ確認・選択をしながら申込書類を整えていました。 エクセルを使用した帳票作成に、契約1件あたり15分程度の時間を要していたといいます。BIツールを導入後は、その作業時間が2分にまで短縮されるという効果がありました。帳票の種類を間違えるというミスもなくなり、生産性が大幅に向上したそうです。

セイハネットワーク株式会社

子供の英会話教室経営などを展開するセイハネットワークでは、マーケティングや営業分析に利用していた従来のツールがありました。しかし、操作が難しいことや、地図が使いにくいなどの欠点がありました。 BIツールを用いることで、地域ごとに人口や世帯を集計し、地図上で表示できるようになったため、どの地域に出店すれば入会見込みの高い子供がいるかなど、一目で把握できるようになったそうです。 また、顧客管理もスムーズに行えるようになったことで、現場からマネージャークラスへの報告も簡易化し、アクションが迅速化しました。

前田建設工業

前田建設工業では、建築・土木工事や地域開発、インフラ整備まで幅広く事業を展開しています。2016年以降、“働きがい・働きやすさと利益獲得を同時に達成する会社となる”という目標を掲げる中で、実際の従業員の実労働時間を迅速に知るツールが無く、人事や労務管理に手間が掛かっていました。 BIツールを利用することによって、タイムリーな施策を行うことができ、労働時間の適性化につながっているそうです。

代表的なBIツール

Data Knowledge

Data Knowledgeは株式会社クロスユーアイエスが販売するBIツールです。 歴史は古く、1987年に開発され、30年以上利用されています。そのためユーザーの声を反映した機能も多く搭載されており、BIツール初心者にも使いやすいのが特徴です。分析レポートが豊富なため一目で経営状態が分かり、レポートの作成も容易に行えます。

Actionista！

株式会社ジャストシステムが提供する「Actionista！」は、マニュアルが不要で誰でも簡単に使用でき、「どのBIツールよりも簡単に扱える」ことを特徴としています。 1つのライセンスで全社員が利用できる手軽さがあり、ユーザー数によって課金される心配がありません。国産メーカーで、製造からアフターサポートも行ってくれるのが魅力です。

BOARD

BOARD Japan株式会社が販売する「BOARD」は、ヨーロッパを中心に世界3,000社を超えて導入実績のもと、2012年に日本初上陸しました。BOARDはBIとCPM（企業業績管理）が一つになったBIツールです。 データ収集と分析に留まらず、戦略的な目標設定や、結果の監視機能まで、幅広く扱えるツールとなっています。プログラミングの知識は必要なく、ドラッグ・アンド・ドロップ機能、データと同期されるオブジェクト構成など、どんな分析でも簡単に作成することができます。

モーションボード

モーションボードは大塚商会が販売するBIツールです。ロケーションデータに強みを持っており、“訪問先の住所を複数指定して最も効率的に巡回できるルート最適化分析”や、“特定の場所から指定した時間で到達できる範囲を算出する到達圏分析”など、地図データの分析も行うことができます。 スマートフォンをセンサーデバイスとして活用できる「IoT Agent」というスマホ用アプリを提供するなど、モバイル端末で外出先から利用可能という手軽さも魅力です。

LaKeel BI

データ分析に必要な機能を備えた、オールインワンパッケージのBIツールです。集計するデータはExcel・CSVなど形式を問いません。社内全員など大人数でも一定コストで利用できるのも魅力です。 BIツールの利用に慣れていない初心者でも使いやすいシンプルな仕様でありながら、何度でも参加できるハンズオントレーニングや電話・メールでの問い合わせ等フォロー体制が整っています。多数の導入企業名がHPで見られるのも安心の材料になるでしょう。

業務効率化を実現するBIツール

導入目的を明確にして運用を

BIツールが注目され、様々な成果につなげている企業事例がでてきています。しかし、目的なく導入をしてしまうと、誰も活用しなくなり、コストも無駄になってしまいます。 ツールの導入は従業員にストレスがかかるものです。そのサポート体制や、実際の効果を検討したうえで導入を進めましょう。

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このようなBIツールの導入が進み、業務の効率化が進むことで、より高度な仕事ができるようになります。従業員のキャリアアップ、仕事へのやりがい、働きがいといった会社や組織に対する魅力が無ければ従業員は離職してしまうことも考えられます。

業務効率化や労働時間の削減だけでは、従業員のエンゲージメントの向上にはつながりません。改めて従業員と会社の関係を見直してみてはいかがでしょうか。

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