シフト管理は、店舗業態で働く方々にとって重要な業務のひとつですが、作成や変更、共有に多くの手間と時間がかかり、負担に感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで注目されているのが「シフト管理アプリ」です。シフト管理アプリを使えば、スマホやパソコンから簡単にシフトの作成や変更ができ、メールやLINEでスタッフと共有することも可能です。無料で使えるアプリもあるため、自分の店舗やチームに合ったアプリを選ぶことが大切です。
この記事では、シフト管理アプリのメリットや選び方、そしておすすめのアプリを紹介します。
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シフト管理アプリとは、シフトを効率的に組むことができることから、多くの企業に導入されているアプリです。この記事は、シフト管理に苦労している店長や管理者向けにおすすめのアプリを紹介しています。毎月の手間であるシフト管理の効率化を図り、他の業務に時間を使いましょう。
シフト管理アプリには、以下のようなメリットがあります。
シフト管理アプリは、自動化機能が搭載されており、提出された従業員のシフトを一斉に読み取り、適材適所に従業員を配置することができます。これにより、従来の負担が軽減されるだけでなく、迅速なシフト調整へもつながり、従業員の満足度を向上させながら業務効率化することが可能となります。
また、スマホからシフト希望を提出できることで、移動中や自宅など、いつでもどこでも手軽にシフトの申請ができるため、出し忘れや遅れが減ります。さらに、通知機能やリマインダーも活用できるため、タイミングを逃しにくく、計画的に提出できます。
また、シフト管理アプリの多くは直感的で使いやすく、操作がスムーズです。そのため、シフトの登録・削除。変更が簡単に行えます。アプリは、デジタルプラットフォーム内での運営となるので、その変更がリアルタイムで反映されます。手続きが迅速に行え、柔軟な対応が可能です。
スマホ内で作成しているため、簡単にリンクやファイルを送信でき、リアルタイムで情報を共有できます。また、LINEなどを通じて、特定のグループや個人に迅速に伝えられるため、コミュニケーションが円滑になり、情報の伝達ミスが減ることも期待できます。
また、シフト管理システムの柔軟な設定により、固定シフトも設定することができます。高校生などの時間が基本的に固定のアルバイトのシフトを組む際に、重宝される機能で、人数の枠を減らした状態でシフトを組むことができるため、迅速な調整ができます。
また、一番優れた機能としては、アプリ内のシステムが従業員のスキル情報を管理し、最適な配置を提案してくれます。これにより、各人の得意分野を活かした編成で効率的な店舗運営を実現させます。また、どの従業員を優先的に教育すればいいかも分かるため、業務教育目標も向上させられます。適切な人材配置が行えることで、顧客満足度やチームのパフォーマンスも向上させることができます。
シフト管理アプリを導入しても、それが使い勝手が悪いことや、店長・管理者、従業員が上手く使いこなせないと意味がありません。シフト管理アプリを選ぶ際の注意点として以下の点があげられます。
シフト管理アプリで1番求められるものは、「操作性」です。学生や若い従業員ならば、普段からスマートフォン利用しているため、苦労することは少ないですが、スマートフォンの利用に慣れていない人にとっては、操作性が悪いアプリは、従来のシフト提出よりも苦労することになり、アプリの浸透・提出方法統一を大きく遅延させます。ユーザーインターフェースが直感的で使いやすく、サクサクとシフトを入力できるアプリを基準として採用することを推奨します。
雇用している従業員を全員登録することはもちろん、入退職・転勤といった、人員の増減にも柔軟に対応する必要があります。効率的な店舗運営をするためにも、メンバー追加を簡単にできるアプリかどうかは重要な指標です。
シフト管理アプリ以外のアプリにも当てはまりますが、アプリの利用時に出てくる広告は邪魔になります。特に店長や管理者であるならば、必然的に毎日利用するアプリになります。その度に広告によって1分ほど無駄にしていては、月次・年次換算した際に多くのロストタイムになります。広告がしつこく出てくるアプリなのか、有料サブスクリプションに加入すれば消えるのかなどを把握してください。
シフトを作成した後、自社に掲示することが一般的ですが、従業員は出勤しないとシフトを確認できないため、次回の勤務予定が分かりにくくなります。その結果、他のスタッフに教えてもらったり、シフト確認のためにわざわざ職場に行かなくてはいけないことがあります。これでは情報伝達が非効率であり、
手軽にシフトを作成しても、スタッフとの共有に手間がかかっては意味がありません。シフト管理アプリの中には、全員にシフト表を送信できる機能があるものもあるため、スタッフへのシフト共有が簡単に行えるアプリを検討することをお勧めします。
雇用している従業員の中に、学生や幼いお子さんがいるパートがいる場合、シフトの急な変更が発生することがあります。その際に簡単にシフト調整ができなければ、適切な人員配置に時間がかかり非効率な店舗運営に繋がります。アプリ上のメッセージ機能など、ヘルプに入れる人を探しやすいかも把握しておくことを推奨します。
iPhoneを利用している人もいれば、Androidなどのスマートフォンを利用している人もいます。「せっかく良いアプリを見つけたのに全員で利用できない...」ということになれば、本末転倒です。社用携帯などをアルバイトに供給している企業は少ないはずです。雇用している従業員の機種端末でも利用できるものを選ぶことを意識してください。
シフト管理アプリには、医療従事者向け、介護職向けものなど、職業に特化したものもあります。基本的には、そのアプリも店舗や小売用に作られていますが、自分の運営している業種に合わせてアプリを決める必要があります。
シフト管理アプリは、無料で利用できるものも多くありますが、大きく以下の3パターンに別れます。それぞれのパターンのおすすめのアプリを紹介します。
シフト管理、給与計算、予定管理に対応したシフト管理アプリです。勤務先やシフトパターンを登録し、カレンダーの日付をタップするだけで、迅速にシフトを入力できます。深夜手当や休日出勤などのシフトにも対応しているため、正確な給与計算が可能です。ホーム画面にウィジェットを追加することで、シフト予定を時系列で一覧表示できます。アプリを開かずにシフトを確認できるのも便利です。
参考：シフト手帳 Pro
また、｢Airシフト｣と連携させることで全機能を完全無料で使えるものとして、シフトボードがあります。簡単なシフト作成・リアルタイム共有・スキル管理・出勤管理機能・シフト希望の提出・給与計算機能と機能が充実しています。
参考：シフトボード
規定された人数までは無料で使えるものの、それ以上の人数で利用する際は、有料プランになるアプリです。例えば、｢assift｣は、従業員10名までなら無料で利用できますが、｢11名以上で使いたい」となれば、｢11〜15人 250円」｢16〜20人 500円」と料金が加算されていきます。
参考：assift
100名までは無料プラン内で支障なく使えますが、「101名以上で使いたい」「複数拠点を管理したい」といった要望がある場合は有料のProプランが必要になります。
参考：oplus
人数制限に加えて機能制限があるアプリも存在します。例えば、｢ジョブカン勤怠管理」では、利用人数が10名までに制限されており、さらにデータ保持期間が30日間に限られています。
参考：ジョブカン勤怠管理
上記以外のおすすめアプリも以下の用途のように金額に分けてご紹介します。
URLをメンバーに送るだけで、日程調整ができるツールで、ログインなしでスマホやタブレットから誰でも閲覧することが可能です。また、日程調整時にはコメントを添付させることが可能で、「〇日までテスト期間」といったメッセージをつけることが可能で、ヘルプの調整などもしやすいと好評です。
参考：調整さん
中小企業・ベンチャー企業を中心に、累計60,000社以上が採用しているアプリです。利用人数が30名までなら無料で利用することができ、ICカード、｢Slack」｢LINE」等、さまざまなツールと連携させて打刻することができます。労働基準法を満たしたシフトを組むことができるのも魅力です。
先述した｢シフトボード｣と連携させて、従業員のシフト管理を行います。コミュニケーションが取れるチャット機能が、シフト表と一体になっていて、これ1つでやり取りが完結します。利用料金は、1ユーザー330円ですが、店舗を跨いでの利用も可能なため、チェーン店やフランチャイズを運営している方におすすめです。
参考：Airシフト
マウスをドラッグしてシフトを作成できるため、関数やExcel・スプレッドシートが苦手な方でもシフトを作成できます。また、時間ごとの必要人数の自動集計、スタッフごとの勤務時間の集計、期間を指定してのシフトの作成・管理といった用途ごとの細かい機能を使うことができ、過不足なくスタッフの勤務調整ができます。月7,700（税込）となるが、月額制でユーザー数に関係なく利用することができるため、大規模な従業員を抱えている企業におすすめです。
参考：おまかせシフト
日毎に必要人数を設定できる「勤務シフト作成お助けマンDay」と、時間毎に必要人数を設定する「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種を提供しています。用途によって使い分けることも可能ですが、飲食店などの店舗経営には、「勤務シフト作成お助けマンTime」が有効的です。条件さえ設定すれば、すべて自動でシフトを作成できることから、給与計算などが楽になります。もし、条件を満たせない場合は、アラート機能で知らせてくれるため、安心して利用することができます。｢1〜20名から6,600円（税込）｣で利用することが可能です。
参考：勤務シフト作成お助けマン
ブラウザで利用でき、インストールが不要な勤務シフト自動作成サービスで、夜勤などの複雑な条件設定や公平性を考慮したシフトをたったの5秒でAI が作成してくれます。ベーシック、スタンダード、プレミアムといった松竹梅の幅広いサービス体系によって、介護・医療機関・薬局・ホテル/宿泊・アパレルなど幅広い業界で利用されてます。
参考：Shiftmation
シフト管理アプリとは、シフトを効率的に組むことができ、他の業務に時間を割くことが可能になるため、多くの企業に導入されているアプリです。しかし、アプリによって様々な特性を持っていて、自社が運営している店舗形態に適したものを選ばなければ、業務効率化には繋がらなりません。店長や管理者は、よく吟味してどのアプリを採用するか検討することが必要です。
適したアプリを採用して、シフト管理の業務効率化をはかりましょう。
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