2024.12.4

入退室管理システムとは？機能や導入のメリット、選び方のポイントを解説

入退室管理システムは施設のセキュリティを強化し、業務効率化を図るのに役立ちます。近年は、ICカードや生体認証なども採用されており、より高度な管理が可能です。入退室管理システムの機能や、選び方のポイントなどを知っておきましょう。

入退室管理システムとは？

入退室管理システムは、オフィスや建物への入退室を適切に管理するためのシステムです。企業の場合は自社の社員をはじめ、顧客や取引先など入室を許可された人物が、指定されたエリアに自由に出入り可能になります。その一方で、部外者や権限のない者の侵入を防ぐことができます。

システムの導入により、社内セキュリティの向上や労務管理の効率化に役立つのに加えて、アクセス履歴の記録も可能です。トラブル発生時の追跡も容易になるため、多くの企業が自社の安全管理のために導入を進めています。

入退室管理システムの機能

入退室管理システムに実装されている主な機能としては、認証方式によるアクセス管理機能をはじめ、入退室の履歴や特定の時間帯・場所へのアクセス制限機能などがあります。

また、緊急時のアラートや監視カメラとの連携機能があるシステムも多く、リアルタイムでの監視が可能です。いわゆる「共連れ」を禁止する機能もあり、これらをうまく活用すれば、社内のセキュリティが大幅に向上するだけでなく、社員の行動管理にも役立つでしょう。

ただし、システムによって利用できる機能は異なるので、事前によく確認した上で、自社の環境やニーズに合ったものを慎重に選択する必要があります。

代表的な認証方法

入退室管理システムの認証方法には、いくつかの種類があります。代表的なものとして、ICカードやPINコードによる認証をはじめ、指紋や顔認証などの生体認証、スマートフォンアプリによる認証などが挙げられます。

ICカードやPINコードはすでに広く利用されていますが、近年普及している生体認証はセキュリティ性が高く、スマートフォンアプリを使ったモバイル認証も人気です。複数の認証方式の組み合わせが可能なシステムも多いので、自社のセキュリティ要件や運用環境に応じて、どの方式を選択するのがよいか検討しましょう。

入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムを導入すれば、以下のように部外者の社内への侵入を防げるのに加えて、内部犯による不正行為の防止にもつながります。また、アクセス権限の自動管理により、手動での確認作業が不要になり、業務効率化にも寄与するでしょう。入退室管理システムを導入するメリットを解説します。

部外者や権限のない者の侵入を防げる

部外者や入場権限のない者の侵入を確実に防止できるのは、入退室管理システムを導入する最大のメリットです。システムによる厳密な認証が求められるため、悪意のある者の社内への侵入を防げるようになり、社員が安全に仕事ができる環境を構築できます。

さらに、アクセスの状況が履歴として記録されるため、問題の発生時も迅速に原因を特定し、適切な対応を取ることが可能です。

例えば、特定の時間帯やエリアで不審な入退室があった場合、履歴を確認することで、誰がどのタイミングで入退室を行ったのかを正確に把握できます。これにより問題が大きくなる前に対処できるようになり、システムの履歴を証拠として活用できるメリットもあります。

内部犯による不正も防止できる

入退室管理システムは、社員による内部不正を防ぐ手段としても有効です。アクセス履歴が記録されることで、不審な行動や異常な入退室を発見しやすくなります。

また権限のある社員だけが、特定のエリアにアクセスできるように制限することで、機密情報の漏えいリスクも軽減できるでしょう。管理体制の透明化・公正化により、健全な労働環境を構築できます。

人件費の削減にもつながる

入退室管理システムを導入すれば、人件費の削減にも寄与します。従来は警備員が常駐していた場所や、出入りの監視に人手を割いていた部屋なども、システムによる入退室管理が可能になります。

特に、大規模施設や複数の拠点があるオフィスなどでは、入退室管理の自動化によるコスト削減効果が大きいでしょう。組織全体の経費を抑えられるのに加えて、常に強固なセキュリティ体制を維持できるのもメリットです。

入退室管理システムの選び方

入退室管理システムを選ぶ際には、主に次のポイントを意識しましょう。

必要な機能が実装されているか？
認証方法は環境に合っているか？
アクセス制御の柔軟性は問題ないか？
現場の社員が運用しやすいか？
システムの拡張がしやすいか？
他のセキュリティツールとの連携が可能か？
サービスベンダーのサポートは十分か？

まず、企業の規模やセキュリティ要件に合ったシステムを選ぶことが重要です。その上で、機能性やカスタマイズ性・拡張性などに注目し、自社に合ったものを選択する必要があります。導入コストやサービスベンダーのサポート体制も考慮し、総合的に最適なシステムを選定しましょう。

入退室管理システムを有効活用するコツ

入退室管理システムを最大限に活用するためには、まず社員にシステムの使用方法をしっかりと教育する必要があります。社員が正しく利用できなければ、セキュリティ上の問題が発生する可能性もあるので、十分注意しましょう。

また、システムの設定やアクセス権限の管理を定期的に見直すことで、運用の効率化を図ることも大切なポイントです。セキュリティレベルに応じて認証方法を強化し、異常が発生した際には迅速に対応できる体制を整えましょう。システムを定期的にアップデートすることで、常に最新のセキュリティ基準を維持することも重要です。

入退室管理システムの導入を検討しよう

入退室管理システムは、企業のオフィスや公共施設などのセキュリティを強化し、効率的な労務管理を実現するのに役立ちます。環境に合ったシステムを導入することで、オフィスへの不正な侵入を防止するとともに、管理コストの削減が可能です。

導入するシステムを選ぶ際には、必要な機能が実装されているか確認するとともに、認証方法や管理ツールの操作性などもチェックしましょう。他のセキュリティツールと連携できるシステムならば、労務管理者の業務効率化にもつながります。導入後の運用体制や、ベンダーによるサポート内容なども、考慮して最適なシステムを選択しましょう。